ועד אמא"י – כל מה שצריך לדעת לקראת הבחירות!

אודות ועד אמא"י – הגוף המנהל והמכוון את הפעילות של אמא"י

אמא"י מוגדר כעמותה ללא מטרות רווח, שפועלת לקידום תחום האנימה, המנגה ותרבות יפן בישראל. כמו בכל עמותה, גם באמא"י קיים גוף רשמי שנבחר באופן דמוקרטי, אשר בסמכותו לקבל החלטות לגבי פעילויות הארגון וזכויות חברי הארגון ופעיליו. בין היתר, ועד אמא"י מקבל החלטות על האופן בו יוקצו משאבי הארגון, והוא זה שמעניק סמכויות לכל המתנדבים, חברי הסגל הארגוני ומנהלי הכנסים, ואחראי לספק להם את הכלים הטובים ביותר לצורך ביצוע המשימות שלהם. על ועד הארגון להיות מאויש בלא פחות מ-7 חברים, על פי תקנון העמותה.

הבחירות לוועד אמא"י –  ההזדמנות שלכם להביא לקדמת הבמה את החזון שלכם!

ועד אמא"י נבחר באופן דמוקרטי בבחירות על ידי חברי הארגון ("האסיפה הכללית").

בדיוק כמו בבחירות הארציות לכנסת, גם כאן לחברי הועד יש השפעה על סדר היום של הארגון – והרי לכל חבר ועד יש אג'נדה מסוימת, ומחזיק בעמדות משל עצמו. למשל, ישנם חברי ועד שיתעדפו את תחום הקוספליי וישקיעו בפיתוח שלו על חשבון השקעה במסיבות מגניבות, ישנם חברי ועד שיחליטו שצריך להתמקד רק בכנסים קטנים וינסו להעביר החלטה לבטל את הארוקון וכאמ"י – אלו הן רק דוגמאות תיאורטיות, אבל מי יודע, ייתכן שבוועד הקרוב ישבו אנשים שתהיה להם את הסמכות החוקית לממש את המחשבות האלה. אם לכם יש חזון לעתיד הארגון, אם אתם רוצים להיות אלה שמחליטים על סדרי העדיפויות, ובמה להשקיע את זמן הפעילים והכסף של הארגון  – אל תסתפקו בלהצביע למישהו שחושב בערך כמוכם – תציעו את עצמכם כחברי ועד! בואו להיות קובעי המדיניות בנושאים שתמיד היו חשובים לכם.

מיד אחרי הבחירות – אין יותר מועמדים, יש חברי ועד חדשים וותיקים – וחברי הועד הוותיקים יכניסו אתכם לעניינים עם חפיפה מסודרת בכל תחום שתקחו על עצמכם. אין צורך בניסיון קודם!

על מה אני יכול/ה להשפיע בתור חבר/ת ועד?

בגדול, על כל החלטה אסטרטגית! ועד אמא"י, כגוף שמנהל את הארגון ומעניק לפעיליו את הסמכות לפעול, מקבל את ההחלטות הגדולות באמת, למשל:

·         תוכנית העבודה השנתית של הארגון  – באיזה אירועים של ארגונים אחרים לקחת חלק ועל איזה עדיף לדלג, איזה כנסים אנחנו רוצים לקיים לאורך השנה ומתי, כיצד לחלק את התקציב ביניהם.

·         מי ימונה לתפקיד מנהל כנס / מנהל צוות בסגל הארגוני

·         אורחים מישראל ומחו"ל – כמה כסף להקציב לנושא, מתי, אם בכלל, להזמין אורחים כאלה ומי הם יהיו.

·         האם הארגון צריך להשתתף בתחרות ה- World Cosplay Summit ובאיזה תנאים.

·         אישור תקנונים, כגון: הפעלת דוכן בכנסים, תחרויות קוספליי, תקנון כללי התנהגות בכנסים (לרבות "הקוד האתי" של הארגון).

·         טיפול במניעת הטרדות מיניות באירועי הארגון.

·         קביעת נהלי העבודה והסטנדרטים המצופים מפעילי הארגון, הן בכנסים והן בצוותים הארגוניים.

מהן המשימות השוטפות של חברי ועד הארגון, ובמה הם לא מטפלים?

בראש ובראשונה – בסמכותם להצביע על החלטות ועד ולהעלות הצעות לדיון בעצמם – זה הלב של כל הסיפור. כל חבר ועד הוא שביעית מסך הקולות (וזה אם כל חברי הועד נוכחים בישיבה). בכל מקרה שבו הועד צריך לבחור בדרך פעולה מבין כמה חלופות, מתבצעת הצבעה – והרוב קובע! לפעמים ההבדל בין לקיים כנס או לבטל אותו יכול להיות קול אחד!

כדי לקיים כנסים, מסיבות ומפגשים – לא מספיק שיהיו מתנדבים שירצו לטפל בקהל ובתפעול ביום האירוע – צריך תשתית ארגונית שתתמוך בפעילות, הכוללת בין היתר: קשרים עם שגרירות יפן וגופים חיצוניים, ייעוץ משפטי, ניהול כספי, שיווק, ניהול מאגרי מידע, ביטוח, ועוד. רוצים לדעת עוד על תחומים אלה? לחצו כאן.

חשוב לדעת – הוועד לא עושה הכל בעצמו!

בוועד לא מחליטים באיזה צבע יודפסו החולצות של סגל הכנס, איזה הרצאות ישובצו בתוכנייה שלו, וגם לא איזה שירים יושמעו במסיבת ה-J-Party הבאה. כל אלה החלטות שניתנות בידי אנשי הסגל הארגוני או סגל הכנסים.

שותפי התפקיד של חברי הועד  – אבל את מי הועד בעצם מנהל?

בארגון קיים גוף שנקרא "הסגל הארגוני", המורכב מצוותים שונים שיפורטו בהמשך, ולכל ראש צוות כזה יש "חבר ועד מלווה". חברי הועד מלווים מקצועית את מנהלי הצוותים הארגוניים וכן את מנהלי הכנסים, מקצים להם תקציבים ומעניקים להם סמכויות נרחבות לפעול במסגרת התפקיד שהוטל עליהם, תוך סיוע במשאבי ידע, מחשוב, כוח אדם ושיווק. חברי הועד לא מנהלים את כל פעילויות הארגון בעצמם!

איזה תחומי עשייה אפשר לקחת על עצמכם כחברי ועד בארגון?

(שימו לב – בדרך כלל חבר ועד לוקח על עצמו יותר מתפקיד אחד)

מלווה צוות קשרי פנים – אחריות על האופן שבו הארגון מתקשר עם חברות ובתי עסק שיש להם אינטרס לשתף עמנו פעולה – בין אם הם יתנו חסות לתחרויות (קוספליי, אמא"ידול, תלתן וכו'), ישלמו כסף כדי לפרסם את השירותים והמוצרים שלהם בכנס, או יספקו הטבות מיוחדות לחברי אמא"י בתמורה לפרסום – הצוות הזה יודע לסגור הסכמי שיתוף פעולה בין הארגון לגופים אלה. צוות זה פועל בשיתוף עם צוות השיווק של הכנס הספציפי אליו הוא מגייס נותני חסות.

מלווה צוות מש"י – מיתוג, שיווק, יחסי ציבור – אחריות על האנשים הכי יצירתיים בארגון, שמוצאים דרכים מלהיבות לקדם את פעילויות הארגון ולחשוף לקהל את כל מה שחשוב לדעת לאורך השנה – באינסטגרם, בפייסבוק, באתר, בניוזלטר, בטוויטר, ביו-טיוב ועוד.

מלווה צוות טכני ארגוני – אחראי על קהילת המפתחים הארגונית, שבזכותם לארגון יש תשתיות מיחשוביות שמשתבחות עם השנים – מערכות לניהול ושימור ידע, ניהול שמירת חפצים, ניהול כוח אדם, ניהול בסיסי נתונים, תוכנות מתקדמות להפקת אירועים עתירי הקרנות, כתיבת נהלים לתפעול כנסים ומסיבות ועוד.

מלווה צוות קוספליי ארגוני –אחראי על הקשר מול WCS, על הנחייה מקצועית של סגל הקוספליי הכנסי בדגש על כתיבת תקנוני התחרויות, קביעת קריטריונים לשיפוט, שימור ידע ופעילויות העשרה בתחום הקוספליי לאורך השנה, הן באירועי הארגון והן בהשתלבות באירועים של ארגונים אחרים.

מלווה פרוייקט הספריה – תארו לכם שבספריות רבות ברחבי הארץ אנשים נחשפים לחוברות מנגה שנתרמו על ידי אמא"י. פרוייקט הספריה נועד להשאיר חותם של אמא"י בכל הספריות העירוניות הגדולות ומסייעות לחשוף אנשים נוספים לתחביב.

מלווה צוות תכנים שנתי – ריכוז הידע על אנשי התוכן של הארגון, ושימור הקשר עמם על מנת לגייס אותם להעביר הרצאות במסגרת שיתופי פעולה של הארגון לאורך השנה – אם זה בבתי ספר, במוזיאונים או התארחות בפסטיבלים – מעבירי התוכן האלה עוזרים לחשיפת הארגון והמיצוב התדמיתי שלו, כסמכות המקצועית בתחום האנימה והמנגה בישראל.

מלווה צוות כוח אדם ארגוני – כפי שראיתם, יש הרבה כוח אדם שפועל לאורך השנה במסגרת "הסגל הארגוני" – וגם האנשים האלה צריכים הכשרות מקצועיות, מפגשים לגיבוש חברתי, לקבל פידבקים ומשובים על איכות העבודה שלהם, וגם – צריך שיהיה מי שמגייס פעילים כשנפתח פרויקט חדש או כשפעיל קיים מחליט לסיים את פעילותו. טוב שיש את צוות כוח אדם ארגוני, שדואג לכל אלה!

מלווה צוות מוזיקה יפנית – הצוות הארגוני הכי מוזיקלי שלנו, שאחראי על ייעוץ הפלייליסט במסיבות הארגון ועל הפקת תחרות אמא"ידול ואירועי הקראוקה לאורך השנה.

משימות נוספות שייחודיות לועד:

גזברות הארגון – אחראי על תיעוד ורישום כל ההוצאות וההכנסות על פי הנחיות רואה החשבון של העמותה, על מנת לאפשר הפקת דוח כספי מדי שנה על פי חוק. הוא גם מי שאחראי לבצע את ההחזרים הכספיים על הוצאות שבוצעו על ידי חברי סגל הכנסים או הסגל הארגוני, ואחראי על הבקרה התקציבית לאורך השנה, כדי לוודא שהארגון עומד בתקציב השנתי שלו.

מזכירות הארגון – זימון ישיבות ועד, ישיבות מקצועיות מיוחדות, כינוס אסיפות, כתיבת והפצת הפרוטוקולים של כל ישיבות הוועד לציבור הרחב, טיפול בקשר מול הייעוץ המשפטי.

מורשה חתימה – אחראי לסייע לגזבר בביצוע פעולות כספיות, כגון החזרים כספיים לאנשי הארגון באמצעות העברות בנקאיות, תשלומים לספקים, הוצאת פריטה ("כסף קטן") מהבנק לקראת כנס והפקדת מזומנים. כל פעולה כספית בארגון מחייבת שתי חתימות ועל כן בלי מורשה החתימה, הגזבר (שהוא גם כן מורשה חתימה) לא יכול לבצע את מרבית פעילותו. התפקיד מהווה שומר סף לפעילות כספית תקינה באמא"י.

למי יכול להתאים תפקיד בועד אמא"י?

(מה אם אני עובד במשרה מלאה / חייל / סטודנט?)

קודם כל, וידוי קטן: מרביתם המוחלט של חברי הוועד לאורך השנים האחרונות, החזיקו במשרה מלאה במקביל לכהונתם בועד – ושרדו! מכיוון שמדובר בתפקיד שנפרס על פני כל השנה, העבודה היא די רגועה במהלך רוב הקדנציה, וניתן למלא את התפקידים השונים גם אם מקדישים להם מספר שעות שבועיות. אין בעיה כמובן לקחת הפסקות לטובת חופשות בחו"ל או תקופות מבחנים, מילואים וכו', ולחזור לאחר מכן להשלים את הפערים. חבריכם בוועד יגבו אתכם במידת הצורך. בכל מקרה אינכם נדרשים להיות זמינים למענה ברמה היומית, אבל כן מצופה שפעילים שאתם אחראים על הקשר מולם יזכו למענה בפרק זמן סביר.

הוועד נפגש 12 פעמים בשנה לישיבת ועד חודשית שנמשכת כ-5 שעות, ובנוסף מתכנסים למפגש אישור הדוחות הכספיים ומשתתפים באסיפה הכללית, המתקיימת בכל שנה בסוכות.

עם איזה אנשים אני הולך להיות בקשר בועד?

הועד שיכהן בקדנציה הבאה עדיין לא נבחר, אבל אנחנו שמחים לספר לכם שבוועד הנוכחי (בקרוב יכונה גם "הועד היוצא") תמצאו נבחרת מרשימה ומגוונת של אנשים – אנשי היי-טק, יו"ר ותיק ומנוסה, מומחי קוספליי והפקות מקור, אפילו מנהל פסטיבל אייקון היה חבר ועד בקדנציה הזו!

לסיכום,

אם מעניין אתכם וקורץ לכם לקחת את הארגון לכיוונים וליוזמות שטרם ראיתם, או שאתם פשוט רוצים לשמר דברים טובים שכבר קורים – הדרך הכי טובה לעשות את זה היא לקבל מחברי הארגון את המנדט להצביע ולהשפיע על החלטות הועד לאורך השנה. נכון, אפשר להפעיל לחץ על חברי הועד לקבל החלטה שמתאימה לעמדה שלכם, באמצעות פנייה לועד, פוסטים בפייסבוק או השתתפות באסיפות – אבל להיות אחד משבעת חברי הועד נותן לכם את הלגיטימציה החוקית לשים על השולחן את הרעיונות שלכם, לקבוע מדיניות וסדרי עדיפויות ולאפשר לקולכם לא רק להישמע, אלא גם להיספר, במגוון ההצבעות שמקיים הועד לאורך השנה.

איך מגישים מועמדות לוועד?

כותבים את המצע שלכם ושולחים אותו לכתובת [email protected]. איך כותבים מצע ומה הדרישות המדוייקות? קראו על כך כאן. אתם מוזמנים לקבל השראה מדף הבחירות לקדנציה הקודמת, המופיע כאן.

הגשת המועמדויות תיפתח ב-1.10.20 ותישאר פתוחה עד ה-15.10.20 (ניתן להגיש מועמדות גם אחרי, אך חברי אמא"י צריכים לאשר את המועמדות במעמד האסיפה). עקבו אחר העדכונים ברשתות החברתיות ובאתר.

לאור ההגבלות בעקבות הקורונה, השנה הבחירות לוועד אמא"י יתקיימו אונליין, בתאריך 29.10.2020. פרטים מדויקים יפורסמו בהמשך.