ישיבת ועד אמא"י – אוגוסט 2020 (26.8.2020)(ישיבה וירטואלית)
נוכחים: תומר שלו, אורי מרקוביץ', רון ליקבורניק, יוני לינדר, ניב שצ'רב
הארוקון 2021
בנייני האומה הציעו לנו תמיכה בהרמת כנס וירטואלי דרכם. ביום ראשון תהיה ישיבה בין ניר דרניצקי מנהל הארוקון, אורי, ובנייני האומה בנושא זה כדי שנבין מה בדיוק נכלל בהצעה זו. בפרט בנייני האומה רישתו את המקום במצלמות כך שאפשר בעצם להעביר כנס משולב – כנס פיזי שגם ישודר בלייב. אם יהיו מגבלות עקב הקורונה ב-2021 נוכל להשתמש ביכולות אלו כדי לקיים כנס מצומצם יותר.
סיכום כאמ"י 2020
כפי שעודכן בחודש שעבר, התקיימה ישיבת סיכום לכאמ"י 2020 כדי להפיק מסקנות מתהליך העבודה על האירוע. ניב הציג לוועד את סיכום אותה ישיבה.
בעיה מרכזית שעולה בסיכום הייתה הקושי בגיוס סגל. אורי מציין שזו גם בעיה בשלב חזון הכנס שמועבר למועמדים לסגל – אם בשיחת הגיוס אתה כמנהל מעביר למועמדים בדיוק מה התכנון לכנס, זה משדר להם שאתה יודע מה אתה עושה ושהתכנית כבר מוכנה, ויכול להיות שפה הייתה בעיה – כלומר הכנס לא הצליח לשכנע את פעילי אמא"י שיש תכנית לכנס ועל כן לא הצליח לרתום את האנשים.
תומר מודאג בנוסף שיש פה בעיית מוטיבציה בפעילי אמא"י. אם אנשי הסגל שלנו פשוט לא רוצים להרים אירוע וירטואלי, עלינו להתחשב בכך בתכנונים שלנו לתקופת הקורונה – בפרט למשל לגבי כנס חנוכה שיש לדבר עליו עוד היום.
אורי מעלה נקודה נוספת לסיכום שהיא שהיו תפקידים שלא נחפפו כראוי – הועברו להם פרטי קשר של מי שיוכל לחפוף אותם אך הם לא פנו אליהם וניסו לעבוד בעצמם. אורי מציין לדוגמה כמה מקרים בכנס זה שהוא יודע עליהם אישית (ולא נכללים בפרוטוקול מטעמי צנעת הפרט).
אורי רוצה לסכם את הדיונים על מנהיגות וחזון בכנס בצורה הבאה – הבעיה הראשית הייתה שלא היה לנו לא מנהל מנוסה, לא ע' מנהל מנוסה, ולא מלווה ועדי מנוסה. תומר מדגיש לעתיד – צריך מאוד להיזהר ואף להימנע מהרמת אירועים במצב כזה. אורי מציין שבמצב כזה חשוב להביא מלווה חוץ-כנסי וחוץ-ועדי שילווה מקצועית את עבודת הכנס וישמש כחופף בזמן אמת.
אירוע חנוכה 2020
מהמצב הנוכחי של הקורונה בארץ ברור שעד חנוכה לא יהיו הקלות משמעותיות, ולכן לא נוכל לקיים אירוע חנוכה פיזי. אורי סבור שבעיקר על מנת להתכונן לקיום פוטנציאלי של הארוקון במתכונת שאינה פיזית, כדאי לנו לקיים את אירוע חנוכה במתכונת וירטואלית. תומר סבור שפעילי הארגון לא ממש מתעניינים באירועים וירטואליים אלא רק באירועים פיזיים – רון מסכים ומציין שזה מה שמאפיין את הקהילה שלנו, קהילה שרוצה בעיקר לפגוש אנשים, לא לבוא לצפות בתוכן.
אורי מעלה הצעה – אירוע חנוכה בסנטר, בפורמט כפי שעשינו בעבר: דוכנים, אולי אירועי תוכן בסלון ובגלריית המעצבים. תומר מציין שאייקון מתכננים אירוע משלים לאייקון שיתקיים בסנטר, בו יתקיים שטיח אדום לקוספליי ודוכנים יוכלו להקים מיקום פיזי, ולכן הוא תומך בעניין אך מסתייג מהאפשרות של תכנים עקב הצפיפות. רון תומך בדעתו של תומר – חושב שלא קריטי לעשות תכנים, אך חשוב להיות שם ולהפגין נוכחות כארגון אם הקהילה שלנו "עייפה מהקורונה".
אורי יפנה לסנטר כדי לדבר על מה האפשרויות שלנו מולם ולשריין את חנוכה.
תכנים בזמן הקורונה
יש שתי הרצאות מקוונות מתוכננות, אך יש תקופת זמן ביניהן. המטרה של אורי ושל צוות תכנים היא להגיע למצב בו נקיים הרצאה כל שבוע למשך לפחות חודשיים. מסקנות מכל הרצאה ומכל פאנל שמתקיימים בערוץ מועברות חזרה לצוות.
הצוות רוצה לארגן פאנל עם הועד לקראת הבחירות.
אירועים פיזיים
רון חושב שצריך לעשות יותר אירועים פיזיים – הארגון צריך לחשוב ולהבין מה האופציות שלנו. רון מציין שכפי שאמרנו בדיון על אירוע חנוכה, נראה שהרבה מהקהילה שלנו רוצה בעיקר מפגשים פיזיים, אז קריטי שנתחיל לקיים אירועים כאלה עבורם.
צוות כוח אדם ומוטיבציה ארגונית
רון מציג לועד סיכום משאלונים שעשה צוות כוח אדם שנשלחו לפעילים בארגון לפני כחצי קדנציה. רון מציין שהעובדה שלקח לתשובות כל כך הרבה זמן להגיע אלינו היא בעיה בפני עצמה ויש לשפר נושא זה, אך זה מתקשר לאיטיות בפעילות צוות כוח אדם בקדנציה האחרונה באופן כללי.
נראה שמהסגל הארגוני שענו על השאלון, הרוב חושבים שיש הרבה נושאים שנופלים בין הכיסאות, אך מרגישים מחוייבים לתפקידם ומפיקים סיפוק מתפקידם. עם זאת נראה שכמחצית מהעונים לא יודעים או לא בטוחים מה הועד עושה בכלל, מה שצריך להעלות לועד נורות אזהרה.
רון מציג לועד עשרה קונספטים וצעדים שלדעתו צוות כוח אדם צריך להתמקד בהם בארגון בשנים הקרובות:
- הבנת התהליך אותו עברו אנשי ארגון בכירים (סגל, סגל ארגוני, ועד).
אורי מוסיף – צריך וחשוב להבין גם את התהליך שעברו אנשי סגל שכבר לא מתנדבים איתנו בארגון.
- בניית מיפוי סטטיסטי של מתנדבי הארגון בשנים האחרונות (מתנדבי כנסים, סגל, סגל ארגוני ו-ועד).
- בניית תוכנית בהסתכלות קדימה של פיתוח כח אדם עתידי לארגון.
- בניית מסד נתונים שיכיל את האנשים שעוברים בארגון:
- מעקב אחרי קידום של אנשים.
- בניית תיכנון חכם של כנסים – במקום ישירות להציע לאנשים שכל הזמן עושים תפקידים, תהיה פנייה גם לאנשים חדשים שיוכלו לקחת על עצמם תפקידי סגל זוטר וככה להתקדם בארגון.
- דוגמא: למתנדבים שעשו עבודה טובה שווה לפנות ולהציע תפקיד סגל זוטר או תפקיד מתקדם בכנס הבא. הבעיה שהרבה פעמים לא עושים כלום עם אותם מתנדבים (שעשו עבודה טובה).
- בנייה של דרגות אחריות חדשות למתנדבי ארגון צעירים.
- מעקב אחרי ביקורות וחוות דעת שעוברות על אנשים בארגון.
- פידבק כינסי לכל מתנדבי הכנס (סגל + מתנדבים) – הפידבק הוא ל2 הצדדים, על המתנדבים ושל המתנדבים.
- פידבק חצי שנתי\רבעוני של סגל הארגון (היום זה נעשה ובפועל לא עושים עם זה כלום, כלומר לא מועבר הלאה לכמעט שום מקום ולא מסיקים ממנו מסקנות).
- הקמת מערך של תגמולים למתנדבי הארגון (הבנה שהתנדבות זה מדהים ולא רק כאב ראש) – זה צריך להיות כולל פוסטים של תודות של אנשים שהיו בארגון ואנחנו רוצים להודות להם, אירוע סוף שנה של אמאי למתנדבים ועוד.
- הקמת תשתית קירוב של אמא"י לקהילה – קבוצת פייסבוק של אמאי, לאינסטגרם שכבר יש וכו'.
אורי מוסיף – קבוצה בדיסקורד.
- בניית מקור ידע על תהליך של כל אדם שעובר בארגון (ממתנדב עד לועד)
- מעקב אחרי קידום של אנשים
- הצעה של אנשים לתפקידים שצריכים איוש
- הבנה שהכל מתחיל במתנדבי הכנסים, לכן צריך להשקיע בהם ולחבר אותם לארגון.
תומר מזהיר שתכניות ארוכות טווח יותר מדי נוטות להיכשל באמא"י מכיוון שרוב הפעילים וחברי הועד שלנו לא נשארים לכמות זמן כל כך ארוכה; צריך וקריטי שיהיה א' כוח אדם פעיל שיישם את המטרות הללו לאורך מספר שנים, לא רק קדנציה אחת.
מסקנה מדיון זה על צוות כח אדם היא שכל צוות בארגון צריך תכנית עבודה מסודרת בתחילת השנה, שתפקידו של מלווה הועד הוא לוודא שהצוות עומד בתכנית זו ולעקוב אחריה.
קהלי היעד של הארגון
מדובר בדיון המשך לדיון מהישיבה הקודמת. אורי סבור שצריך להבין מי קהל היעד של הארגון, ולא ברמה של גילאים בלבד אלא כתת-קהילות: קהילת הקוספליי, קהילת המוזיקה היפנית, קהילת האנשים שמגיעים להרצאות; צריך להבין למי אנחנו תורמים כארגון.
תומר חושב ש"תרבות יפנית פופולרית" זו הגדרה מספיק רחבה, ולא צריך להצר את ההגדרה.
יוני שואלת את אורי אם מדובר בהגדרה יותר צרה של הקהילה שאנו פונים אליה; אורי מגיב שהרעיון הוא להבין מה סדרי העדיפויות שלנו בתוך הקהילה כארגון. למשל אם המטרה היא גיבוש הקהילה, או פניה לקהילה הבוגרת יותר על פני הקהילה הצעירה, וכו'; ומכאן נגזור סדרי עדיפויות ונדע לאן להשקיע משאבים, מה לומר למנהלי תכנים וכנסים להדגיש.
לאחר דיון סוכם שבעוד שראוי כועד לתת דירקטיבות על למשל איזה תכנים להדגיש בכנסים, מכיוון שהבחירות מתקרבות, עדיף להמתין לועד הבא שיעשה את ההחלטה על איזה תכנים וקהילות להדגיש.
בחירות
תאריך תחילת שליחת המצעים לבחירות ידחה לבקשת מש"י, על מנת לנסות לפרסם את הבחירות בצורה יותר מוצלחת.
סבב עדכונים
ספריה
מעדכנת: יוני
הבעיות העיקריות בפרויקט הספריה כרגע הן שינוע הכרכים לספריות; לקראת הקדנציה הבאה דרור טל א' הספריה יארגן הצעה תקציבית המבוססת על החזרי נסיעות על מנת לחלק את הכרכים באופן תדיר לספריות שאנחנו עובדים איתן. מעבר לכך הצוות מתכנן לנהל מעקב אחרי הכרכים מול הספריות כדי להבין איזה כרכים מושאלים וכמה, על מנת להשתמש במידע הזה כדי להביא מנגות שיעניינו את הקהל באותן ספריות.
צוות שימור ידע
מעדכן: רון
הצוות עוד לא סגור על הפלטפורמה בה שימור הידע בארגון יתבצע ושוקלים מערכות אחרות. הצוות רוצה לבדוק מול הצוותים האחרים בסגל הארגוני אופציה של פורום בפלטפורמת שימור ידע. יוני מציינת שלדעתה הבעיה אינה למצוא את הפלטפורמה הכי נכונה אלא פשוט לשבת לאנשים על הראש עד שהם יכתבו את מסמכי שימור הידע; יוני מבקשת מרון להעביר לצוות לעתיד שמטרתם היא להוציא מאנשים את הידע, לא לוודא שהפלטפורמה שהם עובדים עליה היא הפלטפורמה הכי נוחה.
אורי מבקש להדגיש – זה לא שמשנה לנו כועד מה הפלטפורמה. יש לועד מטרה שבארגון ייעשה שימור ידע, ואנחנו משאירים את השיטה המסוימת לצוות – אנחנו רוצים לקבל עדכונים על תוצאות ומסמכים שנכתבים.
צוות תלתן
מעדכן: ניב
הארטבוק האינטרנטי בנושא ילדים/ות קסומים/ות בשלבי סיום להרשמה, יש כמות נרשמים מכובדת.
הישיבה נסגרה.
