ישיבת ועד אמא״י – פברואר 2020 (19.2.2020)
נוכחים: אורי מרקוביץ׳, ויטל שיי וקסלר, תומר שלו, ניב שצ׳רב.
יוני לינדר מצטרפת דרך ישיבת וידאו
מחר מתקיימת האסיפה הכללית על מנת לאשר את הדוח הכספי של 2018.
בן מצטרף דרך שיחת וידאו
1. מנהל.ת כנס קיץ 2020
מעדכן: דיון כללי
אורי מקריא את סיכום השיחות שקיימו הוא וניב עם המועמדים לניהול כנס קיץ 2020.
מבין מי שפנו, הועד מתדיין ומסכים ששמואל רוז הוא האופציה הכי טובה, עקב הניסיון שלו בניהול כנסים. אורי ידבר עם שמואל בשביל לעשות שיחה נוספת שלו כא. מנהל לכנס קיץ, ובהמשך נציע לו את ברי אושרין, כאדם הבא בתור מבחינת נסיון ניהולי שפנה אלינו, כע' מנהל כדי להכשיר אותו לניהול אירועים אצלנו בהמשך הדרך.
מלווה כנס קיץ 2020 יהיה לעת עתה ניב, ואם שמואל יעדיף לעבוד תחת חבר ועד מלווה אחר נפתח את הנושא מחדש. בד בבד נצמיד מנטור לצוות הניהול שמכיר את העולם הארגוני של אמא"י לייעוץ מקצועי, מכיוון שגם לניב וגם לשמואל אין נסיון בניהול אירועים ברמה זו באמא"י.
החלטת הועד כרגע – נקיים שיחות עם שמואל רוז ו לגבי הכנסי, ונציע לשמואל את ברי כע':
מנהל כנס קיץ: שמואל רוז
הצעתנו לשמואל לע' מנהל : ברי אושרין
בן עוזב את הישיבה
2. אמא"י 101 (שימור ידע)
מעדכן: ויטל
שי "שינאי" קדוש, א' אמא"י 101 (צוות שימור ידע) מצטרף לישיבת דרך שיחת וידאו
שינאי הצטרף כדי לעשות חפיפה לוועד במערכת שימור הידע של הארגון, bookstack, ולהסביר איך הוועד יכול לעזור לו לקדם את הנושא בשאר הארגון.
שינאי עושה תיאום ציפיות עם הוועד לגבי המטרות של מערכת ותצורת שימור הידע בארגון. אנחנו רוצים משהו "יותר טוב" מגוגל דרייב, במובן שהיא תיתן לנו דרך יותר נוחה לגשת לידע שלנו מאשר גוגל דרייב – תיתן לנו דרך נוחה יותר לחפש את המידע ולארגן אותו, ותיתן לנו מקום אחד מרכזי לכל הארגון עם הרשאות, בניגוד לדרייבים נפרדים לגמרי לכל צוות.
תומר מציין שצריך גם ללמד לשמור ידע, צריך ללמד את שאר הארגון איך לרשום את הידע שלהם בצורה טובה כדי שהמערכת גם תרוץ. צריך מישהו שיפנה לכל בעל תפקיד בארגון, יקבל ממנו רשימת תחומי אחריות ויטיל עליהם לרשום מסמכים על הידע שלהם, איש-איש. שינאי מגיב שהוא עושה תהליך זה וכבר התחיל בו, כרגע בקבוצה קטנה של אנשי סגל ארגוני כפיילוט. שינאי רוצה לדעת מהן דרישות הועד לשימור הידע כרגע.
תומר מתאר שלראייתו המערכת צריכה להיות מקום אליו מגיע מישהו בארגון שרוצה לדעת איך עושים משהו בארגון, רושם את השאלה במערכת ומקבל מאמר שמתאר את זה, למשל "איך פונים לספונסרים". מערכת זו אמורה להחליף את הפורמט הנוכחי של "תשאל את X, הוא יודע".
ויטל דורש שהוועד ייצרו קשר עם הצוותים שהם מלווים, כדי שבכל צוות יהיה איש קשר עם שינאי למטרות שימור ידע.
המטרות של שינאי לעתיד הקרוב:
- לרכז את כל הצרכים שיש כרגע ברמה הארגונית על מנת ליישר קו.
- להתכונן ולהתחיל להריץ תהליך של חפיפה והעברת ידע של הכנס הקרוב, במטרה להעביר את התוצר כבר לכנס הקיץ.
- להמשיך לעבוד על המערכת ברמה הטכנית.
תהליך עבודה שנגזר מכך:
- אורי יעביר מייל לכל הצוותים.
- מלווי הצוותים ידאגו שהא׳ של הצוותים שהם מלווים יצרו קשר עם שינאי.
- שינאי ידבר עם הא׳ (אנשי הקשר שלו) ויקח את זה משם.
תומר מבקש שאמא"י 101 יהיה נושא קבוע בישיבות ועד עד שהמערכת "תקום על הרגליים".
שינאי עזב את הישיבה
בנושא זה תומר מעלה פספוס לגבי נוהל שהיה אמור לעבור לסגל הארוקון ולא עבר. הנוהל הספציפי אינו הנקודה, אלא העובדה שאין מקום מרכזי שמרכז את נהלי הארגון, ואין אפילו רשימה של נהלים קיימים בארגון. הועד מבקש לבדוק האם ניתן במערכת לשים "תיוגים" על פרטי מידע שונים, ולשייך מסמכים למספר כותרות שונות – כך שלמשל גם תחת "לוגיסטיקה" וגם תחת "נהלים" יהיה רשום "נוהל פניה לספקים".
3. אירוע שוק בדים
מעדכן: אורי
אירוע שאליאור בשן הציעה, בדקנו תאריכים אפשריים – שבועות לא אפשרי כי הוא נופל על חמישי, מה שאומר שהחבורה הציבורית ברביעי תהיה כמו יום שישי ובחמישי תהיה כמו שבת; לעשות את האירוע ביום שלישי לא כל כך עובד. לכן הראשון למאי הוא ההעדפה, ה24 באפריל אם תהיה בעיה איתו.
בנוסף לשוק הבדים עצמו, שוק החלפות ומכירות בדים בין קוספליירים שיבואו לאירוע, יהיו שני חדרי תוכן עם דגש על תכני קוספליי באופן מעשי.
אליאור בשן מנהלת את האירוע.
הועד מעלה את נעה סלימי כאופציה להיות ע. של אליאור – היא יחסית צעירה אך מארגנת אירועים קטנים לקהילת הקוספליירים כבר תקופה ושלחה פניה לגבי כנס הקיץ.
הכיוון לסגל האירוע הוא לפנות לצוותים ארגוניים קיימים.
אורי כרגע מבקש אישור עקרוני שהארגון מעוניין להרים את האירוע. בהמשך אורי יגיש תוכנית תקציבית מסודרת שהוועד יאשר פורמלית. הועד מאשר עניין בקיום האירוע.
תומר שואל למה להגביל את התכנים רק לקוספליי ולא לפתוח גם לתכני אנימה כלליים יותר או קראוקה. אורי עונה שהיה דיון על זה אבל המטרה היא שקהל היעד דווקא כן יהיה רק קוספליירים ולא רוצים להתפרש לאירוע "כללי". יוני מבקשת שבאירועים כן ישלבו אנימה – כי אם כל הסדנאות הן עיצובים שנוגעים למדיה מערבית אזי יש טעם לפגם כי אנחנו ארגון על תרבות יפנית.
4. שיחת חבר ועד שביעי אפשרי
מעדכן: דיון כללי
רון ליקבורניק מצטרף דרך שיחת וידאו
רון הוזמן לשיחה כהמועמד המוביל של הועד כרגע לחבר הועד שיחליף את לירון אפריאט שפרשה מהועד.
היה אחראי מתנדבים, ניהל כנס כאמ״י יחד עם אורי, היה פעיל בין 2010-2015 באמא״י.
בחיים הוא מתכנת, כיום מנהל סטארטאפ.
למד מדמח וקוגניציה בעברית, היה סגן יו"ר קמפוס באגודת הסטודנטים שם וניהל את כוח האדם. נוסף על כך הוא ניהל גם את הועד למדעי המחשב באוניברסיטה. היה ביחידה טכנולוגית בצבא. ארגן את ההאקתון הראשון בירושלים וארגן שם כל מיני דברים אחרים. ב3 שנים האחרונות עבד כמתכנת בחברת סייבר והוביל צוות פיתוח
תומר מציין שמדובר ברזומה מרשים ושואל למה רון נעלם מהקהילה בשנים האחרונות.
רון אומר שהוא הגיע להרגשת מיצוי מהפעילות בקהילה. בתפקידיו הוא מאוד התחבר לאנשים. מציין שהתחיל הרבה תהליכים שממשיכים עד היום עם המתנדבים בכנסים.
חשב על להגיש מועמדות לוועד אמא"י הרבה שנים כדי לפתח את הדברים שחשובים לו באופן יותר רוחבי בארגון. הוא התעניין לאורך השנים בהן "נעלם", שאל מה הולך, ומלדבר עם חברים פעילים בקהילה כיום החליט שהגיע הזמן לחזור.
פחות מחפש לעזור עם תפקידי סגל כמו דוכנים בכנס – רוצה לעשות משהו יותר מלמעלה ועבור החברים הפעילים בארגון.
תומר שואל באיזה תחומים רון הכי היה רוצה לתמוך ולתרום?
רון מגיב שהוא צריך ללמוד מה בדיוק הולך בארגון כי כרגע קשה לו לומר ספציפית.
אורי אומר שיש כמה עקרונות שהוועד מנסה לפעול לפיהם:
הכי חשובה מביניהם זה הקשר עם האנשים, זה מה שהצבנו לעצמנו כיעד.
מאוד חשוב לנו שחברי הארגון ירגישו שהוועד נגיש להם, זה המטרה מספר אחת.
במובן זה אורי אומר שרון פותח לנו חלון לקהילה שאולי לא הרגישה בנוח לפנות אלינו עד כה.
מעבר לזה, דבר נוסף שאנחנו מנסים לחתור אליו זו הקטנת התערבות חברי הוועד בצוותים כי בסופו של דבר גבול היכולות שלנו כארגון זה גבול יכולות הוועד.
ככל שאנחנו צריכים לנהל צוותים יותר – אנחנו יכולים לקחת פחות צוותים תחתנו וצוותים חדשים לא יכולים להיפתח. ככל שהצוותים מתפקדים בעצמם, ואנחנו מתפקדים כצינור מקשר ביניהם לוועד, הארגון יוכל לצמוח.
מבחינת חלוקת הצוותים כיום הרוב אצל אורי והוא כן ישמח להעביר את חלקם הלאה, המניע העיקרי הוא שהצוותים הללו יקבלו את היחס שמגיע להם. שניים מצוותים אלו היו תחת לירון טרם פרשה מהועד, ולכן בפרט הגיוני שיעביר את חלקם ממנו כשיכנס חבר חדש לוועד.
אורי מתאר את המחויבויות שכלולות בלהיות בועד, כפי שהחליט הועד בתחילת הקדנציה וכפי שמפורט בתקנון.
רון ישמח לדבר עם אורי מחוץ לישיבה פעם נוספת טרם יסכים להצטרף לועד כחבר הועד החלופי.
רון עזב את הישיבה
הוועד מצביע על האם רון נכנס לוועד בהינתן הסכמתו של רון בשיחה שתתקיים בסופש:
כניסתו לתפקיד תהיה בתוקף בראשון למרץ. הצבעה – עבר פה אחד.
5. צוות מוזיקה יפנית
מעדכן: ניב שצ'רב
צוות מוזיקה יפנית רוצה לבקש תקציב מהארגון לסטיקלייטים באירוע אמא"ידול להארוקון. הכנס לא מוכן לתת להם תקציב למטרה זו.
תומר מתנגד להצעה מכיוון שמדובר בעקיפת סמכות. אם הכנס לא מוכן לתת להם תקציב לאירוע שמתרחש בכנס אז לא ראוי שנלך מעליו ונגיד שהארגון כן מוציא עליו כסף.
יוני מסכימה – נכון שמדובר על מותג של הארגון, אבל אפשר להסביר באותה דרך השקעה ארגונית בכמעט כל אירוע בכנס, ולדעתה אין סיבה שנדרוס את ההחלטה הזו לגבי אירוע זה מעבר לכל אירוע אחר בכנס, שהנוהל שלנו כועד הוא לא להתערב בהחלטותיו.
אורי מציין שצוות אמא"ידול כנראה יקנו בעצמם סטיקלייטים אם לא נאשר להם, מכספם שלהם, מתוך הנחה שלא יקבלו על זה החזר. מציין אי נוחות שאנשים בארגון מוציאים כסף מכיסם כי הם לא מקבלים משהו שקיבלו בעבר לאירוע שלהם, ועל כן מרגישים שהנראות של האירוע נפגעת.
לאחר הדיון הועד מסכים פה אחד שלא יינתן החזר על הסטיקלייטים.
6. הפקות מקור
מעדכן: תומר שלו
ג'אנקן מיוזיקל, ההפקה שמיועדת להארוקון 2021, צריכים לשם קיום אודישנים מקומות שבו יוכלו לקיימם למשך 4 שעות פעמיים בטווח של עשרה ימים.
אופציות לבדוק מחירים לגביהן שאולי נוכל לקבל בחינם:
מזא"ה 9, הסלון, מרכז טניס תל אביב.
תומר מבקש אישור עקרוני במקרה וכל האופציות החינמיות נופלות – נוכל לממן את החלל לאודישנים. הועד מסכים לכך.
7. כוח אדם
מעדכן: אורי
מבקש תקציב עקרוני למפגש הכשרה. הועד מאשר פה אחד.
הישיבה נסגרה.
