ישיבת ועד אמאי 2019 אפריל-מאי (10.5.2019)
נוכחים: תומר דוד, תומר שלו, אורי מרקוביץ', לירון אפריאט, בשיחה טלפונית: אלה ברוך, בן דינוביץ'.
1. גזברות
מעדכן: תומר דוד
בשבוע הבא ישלח מייל לועד עם משימות להשלמת חוסרי קבלות לסיכום הכספי של 2018.
2. זכויות יוצרים
מעדכן: אורי
לאחר תקופה של חוסר זמינות אחת מבעלות הזכויות חזרה להיות זמינה ולכן אורי יוכל להתקדם בסגירת החוזה מול בעלות הזכויות ועורכות הדין.
התכנון הוא שעד מאי החוזה ייחתם.
לירון מציעה את עצמה לעבוד על נוסח החוזה המדובר. אורי מגדיר דדליין לסיום החוזה לאמצע יולי.
3. תקציב הארגון
מעדכן: אורי
מועלות מספר בקשות תקציביות (המספרים המדויקים צונזרו מהגרסה הפומבית)
נתן רונין מנהל הארוקון 2019 – ביקש תקציב בשביל אירוע חברתי לסיכום הארוקון.
רז קיאני א' כוח אדם ארגוני – ביקש תקציב להדפסת פליירים המספרים על הארגון, לקראת האירוע של יום יפן. אורי מבקש שנאשר תקציב גדול יותר בשביל להדפיס מספיק פליירים גם לאירועים עתידיים.
סם דניאל, במסגרת תפקידיה בארגון הנוגעים ל-WCS – ביקשה החזר חלקי להוצאות שלה שיהיו ביפן סביב תחרות WCS שלא ממומנות על ידי הכנס. אלה מבקשת העברת רשימה מסודרת במייל להמשך דיון יותר מפורט על תקציב זה, הועד מסכים.
תומר מפרט את מצב חשבון הבנק של הארגון, כולל הוצאות עתידיות.
אורי אומר שלדעתו שתי ההוצאות שהתבקשו ע"י נתן ורז חשובות לארגון. מציין לתומר שצריך להבהיר לחן וייס מנהל כאמ"י 2019 שתקציב לאירוע חברתי כמו שביקש נתן צריך להכנס בתקציב הכנס עצמו. אורי מציע להתייחס לכסף על הפליירים ככסף שיוצא מתקציב מש"י, שעד כה לא נוצל השנה.
אלה מעלה שאלה על נושא כמות הפליירים, בן ואורי מסכימים שצריך כמות טובה כדי להשתמש בהם כל השנה.
הצבעה על אישור תקציב לפעילות חברתית של הארוקון. בדגש על זה שתקציבים כאלו חייבים להופיע כחלק מתקציב הכנס במעמד הגשתו, תוצאות הכנס לא אמורות להשפיע על הוצאות הארגון לתהליך סיכום הכנס. 4 בעד (תומר שלו, אורי, בן, לירון) 0 נגד 2 נמנע (תומר דוד, אלה) – ההצבעה עברה.
חברת הועד יוני לינדר הצטרפה לישיבה
אלה ברוך עזבה את הישיבה.
4. צוות קוספליי שנתי
מעדכן: אורי מרקוביץ׳
מעדכנת: לירון
לירון הציגה את ההצעה להגדרת הצוות שנשלחה לועד במייל: צוות שנתי האחראי על פיתוח תחום הקוספליי בקהילה, ארגון פעילויות העשרה לקוספליירים, תמיכה שוטפת בצוותי הקוספליי הכנסיים, שימור ידע בנושאי קוספליי, כתיבת תקנונים בשיתוף עם הצוותים הכנסיים, ניהול WCS לאורך השנה וחיפוש חסויות אקטיבי להעברה לצוות קשרי פנים.
תפקידים בצוות:
-שימור ידע – נושא קריטי, אין מסמכים מסודרים, אין הליך חפיפה מסודר לצוותים כנסיים נכנסים – חלק מתפקיד הצוות הארגוני הוא או לחפוף או לוודא שתהיה חפיפה של צוותים נכנסים. הרבה מהתקלות בצוותים כנסיים קשורות לחוסר תיאום מספק עם שאר הסגל הכנסי, הגדרות התפקיד המועברות בין כנסים לוקות בחסר.
-אחריות על פעילויות חיצוניות שקשורות ישירות לקוספליי.
-תמיכה לצוותי קוספליי כנסיים – עם הכניסה לתפקיד של הצוות הכנסי תהיה שיחה מסודרת בין שני הצוותים עם הצגה של תחומי אחריות. יהיה חבר צוות שנתי שיהיה ע' קוספליי בכל כנס, לא סתם מלווה מטעם הצוות השנתי אלא גם חבר צוות כנסי באופן מלא.
-תקנונים – כתיבת התקנונים תהיה באחריות הצוות השנתי ובאחריותו לדאוג לעדכון שוטף שלהם. תומר שלו מוסיף – הצוות הכנסי צריך להיות זה שמחליט את הלו"ז של העבודה על התקנונים. לירון ממשיכה – אפילו שזו אחריות הצוות השנתי, הוא יערב את הצוות הכנסי בדיונים ובהחלטות. אורי מחדד את התיקון של תומר – צריך להיות מוגדר לו"ז שמציין עד איזה תאריך האחריות היא של הצוות השנתי, ואחריו תהיה תקופה בה העבודה על התקנון באחריות צוות קוספליי כנסי אם השנתי לא עמד ביעדים, ולבסוף תאריך יעד לאישור התקנון על ידי הועד.
יוני מבקשת שלצוות הכנסי תהיה את המילה האחרונה גם לגבי לו"ז העבודה וגם לגבי מי עושה את העבודה בכל חלק בלו"ז.
-קידום תכני קוספליי באירועים חיצוניים – מסביר את עצמו, לספק ייעוץ ותמיכה לצוותי תכנים וכו' לאירועים חיצוניים.
-חיפוש חסויות ושיתופי פעולה – בשת"פ עם צוות קשרי פנים, יהיה חבר בצוות הקוספליי שיארגן אנשי קשר ואירועים רלוונטיים להעביר לצוות קש"פ.
-תחרות WCS – הצוות השנתי אחראי על ניהול ענייני WCS, הצוות הכנסי אחראי על ניהול תחרות המוקדמות בפועל. בסוף הכנס הצוות הכנסי עוזב את המושכות והצוות השנתי ממשיך.
בהינתן שתי הסתייגויות – שהן מי אחראי בצוות על קידום WCS באופן כללי, שזהו תפקיד שלא נמצא בהגדרה הנוכחית שהוגשה לועד, וחידוד אחריות הצוות הכנסי על דדליינים ומי מבצע את המשימות הקשורות לעבודתו כפי שעלה בדיון, התקיימה הצבעה על הקמת הצוות ותחילת גיוס בראשות פלומה פרלוב ובליווי לירון – עברה פה אחד.
גל פרי וגיא תמיר הצטרפו לישיבה.
5. צוות מוזיקה יפנית
מעדכן: אורי
לאחר הדיון הקודם על צוות מוזיקה יפנית הוזמנו גל פרי וגיא תמיר להמשך דיון בישיבה.
תחומי אחריות הצוות כמו שנאמר שם – אירועי קראוקה, תחרות השירה אמא"ידול, ויש לדבר על כמה אחריות יש לצוות בנוגע לג'ייפארטי.
גיא מציג – אירועי קראוקה מתקיימים בניהול גל וגיא כבר שנים, מתקיימים כמה אירועים בשנה (הקדנציה כבר התקיימו שלושה-ארבעה), כולל תחזוקת מאגר השירים, בקרת איכות וכו'.
לגבי אמא"ידול – גיא מציין שאם העבודה על הכנסים תהיה שנתית אז זה תחום אחריות פחות קריטי כי גם ככה יתקיים בעבודה כנסית לאורך השנה.
לגבי הג'ייפארטי – רואים עצמם כאנשים בתפקיד דומה לצוות הפקות מקור בנוגע לפלייליסט ספציפית, כלומר תמיכה בכל תהליך העבודה. גם רוצים לקחת אחריות על הפקת מסקנות ממסיבה למסיבה. יועבר לועד מסמך מסודר של תחומי האחריות בין הצוות למנהלי מסיבות, כל מנהל מסיבה יעבוד תחת הצוות. הצוות יכוון לגיוס מנהלים לקיום מסיבות.
הגדרת הצוות – אחריות מלאה על קיום וניהול אירועי שירה (למשל קראוקה ושירה בציבור) לאורך השנה ותחרויות שירה בארגון, ליווי מקצועי מלא וגיוס מנהלים למסיבות, וידוא קיום מסיבות ברמת תכנית העבודה. מסיבות יכולות להיות מלוות על ידי חבר ועד חיצוני שאינו מלווה הצוות.
חברי הצוות כרגע – גל פרי וגיא תמיר, חבר ועד מלווה – אורי.
הצבעה – עבר פה אחד.
גל פרי וגיא תמיר יצאו מהישיבה.
חן וייס מנהל כאמ"י הצטרף לישיבה
6. כאמ"י
מעדכן: תומר דוד
חן מעדכן שגויס רוב הסגל לכאמ"י, והתקיימה ישיבת סגל ראשונה.
צוות שיווק של כאמ"י רוצים לפתוח דף אינסטגרם של הכנס בלבד מעבר לארגוני – תתקיים שיחה בין הכנס למש"י בנושא. מש"י ישקלו גיוס של א' שיווק של הכנס לתוך צוות מש"י.
תקנון דוכנים נשלח לועד לאישור, תהיה אפשרות לתשלום מראש.
לידר שפריר פנתה לאורי בנוגע לרעיון לדוכן יוצרים שמתמחה בקוספליי, הקונספט הוא דוכן שמנגיש למגיעי הכנס פרינטים, חוברות הסברה וכו'. אורי רוצה להציע לסבסד דוכן כזה כמו דוכן אמן. הועד לא מסכים וכך גם חן, מכיוון שהסבסוד של דוכנים באמא"י נוגע מאוד ספציפית לדוכני ציירים ולא לכל סוג אמן, ואין סיבה לפתוח קטגוריה חדשה במיוחד לסוג דוכן כזה. מה גם, שהדוכן נשמע מסחרי בהחלט מהתיאור שלו.
הישיבה הסתיימה.
נושאים שעודכנו במייל:
1. צוות טכני ארגוני
מעדכן: תומר שלו
אין עדכון החודש.
2. קשרי פנים
מעדכן: תומר שלו
אין עדכון החודש.
3. מצב שימור הידע הארגוני
מעדכנת: אלה
התקיימה שיחה בין אלה ובין רז קיאני מצוות כ.א עבור גיוס אחראי והקמת מערך אנושי לשימור ידע.
אלה תעביר הגדרות תפקיד מסודרות במייל.
4. פעילים
מעדכנת: אלה
פעילים חדשים: 10
פעילים מחודשים: 9
דחיית בקשות: 5
הוספה לקבוצת הפעילים בפייסבוק: 4
הסרה מקבוצת הפעילים בפייסבוק: 0
5. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור
מעדכן: בן
אודליה יחיאל א' תוכן אתר פרשה מהצוות, אורי פרידמן גויס להחליפה בתפקיד.
ניב שצ'רב גויס בתור רכז צוות מש"י ועובד על מסמך דרישות לפרסומים שיועבר לועד ולשאר צוותי אמא"י.
6. פרויקט תלתן
מעדכן: תומר דוד
אין עדכון החודש.
7. מחסן
מעדכן: תומר דוד
אין עדכון החודש.
8. קש"ח – קשרי חוץ
מעדכן: אורי
אין עדכון החודש.
9. כוח אדם
מעדכן: אורי
אין עדכון החודש.
10. ועדת בחירת שופטים
מעדכנת: לירון
אין עדכון החודש.
11. פרויקט הספריה
מעדכנת: לירון
אין עדכון החודש.
12. צוות תכנים שנתי
מעדכנת: יוני
אין עדכון החודש.
13. צוות הפקות מקור
מעדכנת: יוני
אין עדכון החודש.
