נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, תומר דוד, אלה ברוך
1. עדכונים ביורוקרטיים
מעדכן: אורי
כל הנקודות הביורוקרטיות נסגרו!
2. צוות ACC
מעדכנת: אלה
הצוות עובד בימים אלה על הסרטונים הבאים המתוכננים להסברה על WCS והשינויים הצפויים לתחרות הקוספליי. הסרטון מתוכנן לעלות ב-1 ביולי יחד עם תקנוני תחרות הקוספליי של כאמ"י.
מתוכנן לייב שבו יענו על שאלות בין עליות התקנונים לפתיחת ההרשמה, שזהו טווח של כשבוע. עוד צריך לסגור מקום לקיום הלייב – הצוות ידבר עם תומר שלו, ויתאם עם צוות קוספליי שינכחו.
הועד העביר החלטה מיילית על שינוי גיל ההשתתפות המינימלי במוקדמות לWCS לגיל 18 עקב הצורך לחתום על הסכם עם אמא"י כבגיר באם יזכה במוקדמות. פרט לכך היו מספר עדכונים לתקנון המבוססים על בירורים מול WCS.
הצוות בירר מה קורה אם נבצר מהזוכה בתחרות להשתתף בה – ניתן להעלות את המקום השני במקומו, והצוות יחקור מה זה אומר מבחינתנו לוגיסטית.
3. צוות קש"ח
מעדכן: אורי
הצוות קיים ישיבה פיזית ראשונה, דובר על חלוקת תפקידים בתוך הצוות וחלוקת אחריות לחפיפת נטע וייס חברת הצוות החדשה.
בן דינוביץ' הצטרף לישיבה.
4. גזברות
מעדכן: תומר
אורי ותומר התחילו סיכום שנת מס 2017. בשלב זה הסיכום כולל בעיקר וידוא שיש לנו עותקים של קבלות על כל ההוצאות; במייל הגזברות ודרייב הועד חסרות כמחצית מהקבלות. במהלך התהליך שיתבצע נצטרך להבין אילו קבלות חסרות, לחלקן יהיה צריך לדבר עם בתי העסק כדי להשיג קבלות רטרואקטיבית.
בקרוב ישלח מייל לחברי הועד כדי לפצל את המשימה ליותר חלקים ולא להעמיס את כולה על שני אנשים, במיוחד מכיוון שתומר יהיה במילואים מה-27 ביוני עד ה-19 ליולי.
עקב עיכובים בעבודת הגזברות בתצורתה הנוכחית, תומר מבקש למנות אותו לגזבר באופן רשמי במקום מתן קליינמן. הצבעה – 5 בעד (אורי תומר אלה יוני בן) 0 נגד 0 נמנע – עבר פה אחד.
5. פעילים
מעדכן: תומר
אין תוכניות לזמן הקרוב, תומר ככל הנראה יוכל לאשר פעילים בסופ"שים כשהוא יהיה בבית בתקופת המילואים.
אלה מעדכנת שעל תעודות ההוקרה שנשלחו לפעילים התקבלו המון תגובות תומכות, ושהתעודה גם הניעה אנשים לחדש את מעמד הפעיל שלהם. בנושא זה – אלה מציעה מעתה לשלוח למתנדבים וסגל באירועינו הודעה עם מילות תודה על תרומתם באירוע ולעודד הרשמתם לפעילים לאחר האירוע.
בן פתח מחדש את הדיון מהישיבה הקודמת לגבי חוסר הגעת הפעילים למפגש הענייני. בן מציע שלא יהיו יותר מפגשי פעילים ענייניים, אלא רק היברידים בין מפגשים ענייניים וחברתיים, כך שלפעילים תהיה סיבה להגיע תמיד למפגשים. אורי ותומר עונים לו שה"חלק הענייני" במפגש הענייני האחרון לקח את כל הזמן שהיה לנו במפגש ואף יותר, ולכן זה פתרון בעייתי ליישום.
אורי מציג שאולי הבעיה היא בשעה וביום, ומציע לפתוח שרשור בפעילים כדי לשאול את הפעילים מדוע לא הגיעו למפגש אם הם לא הגיעו, מתוך מקום של ניסיון לשפר אותם כי המפגשים חשובים לארגון.
אורי מעלה את עניין פיקניק הפעילים. כצעד ראשון צריך לפתוח דיון בפעילים בנושא כדי לקבוע תאריך. אלה לוקחת זאת על עצמה אבל לא תוכל לתכנן אקטיבית עד אוגוסט.
6. כאמ"י 2018
מעדכן: אורי
העבודה מתקדמת בהצלחה רבה, בקרוב יוכרזו אורחי הכנס.
ישיבת סגל שניה תתקיים השבוע.
בנייני האומה פתחו לנו את האופציה להשתמש בספקים טכניים נוספים מעבר לסימול לצורכי הפן הטכני, צוות טכני התחיל לעשות סקרי שוק מול ספקים אלו ולכן יכול להיות שנוכל לקצץ מתקציב טכני.
היום התקבל מתאר דוכנים חדש לסמטת האמנים כמו שדובר מול נציגי האמנים ע"י צוות דוכנים. יעלה לנו כסף לאשר אותו, אך הרווח במקום נטו לדוכנים שיתווסף אמור לכסות זאת לפעם הזו ואף להעלות את כמות הדוכנים לעתיד.
יש דוכן שביקש להיות דוכן תרומה באירוע, הפקת מקור שמתכננת לעלות בעולמות או באייקון ולא באירועי הארגון. יוני מציינת שבעבר היה תקדים שאנו פותחים באייקון ועולמות דוכני תרומה להפקות מקור שלנו והם מסבסדים את הדוכנים, אך בשנים האחרונות זה השתנה וכעת אנו צריכים לשלם עליהם. תומר מציין שבכל מקרה אם ההפקה לא עולים באירועינו אז אין לנו שום סיבה לתמוך בהם כלכלית בצורת דוכן תרומה מסובסד על ידינו. הצבעה לגבי סיבסוד דוכן תרומה להפקת מקור זו בכאמ"י – בעד 0 נגד 5 (אורי אלה בן יוני תומר) נמנע 0 – נדחה פה אחד.
7. בחירות 2018 + אסיפה כללית
מעדכנת: יוני
צריך לגייס מנהל בחירות. יוני מציעה את סרג' יצחקוב, אורי ידבר איתו.
יוני מציפה רעיון של סרטונים לקידום הבחירות, היא בדיונים על כך מול גיא מרטון ותתאם עם חברי הועד לגבי השתתפותם בעתיד הקרוב.
אורי מעלה את עניין נספח המרות, הוא רוצה להכניס תיקון לנספח שירשה לחברי ועד, בני משפחתיהם ובני זוגם להשתתף בתחרויות ארגוניות תחת תנאים מסוימים. הנושא עולה כאן מכיוון שהוא משליך ישירות על תהליך הבחירות; התנאים הם:
- עליהם להודיע זאת במצע הבחירות שלהם ובמועד הבחירות באופן מובהק.
- יהיה אסור עליהם לקחת חלק בכל דיון בעל השלכה ישירה על אותה תחרות.
- על חבר הועד לקבל את אישור היו"ר בצמוד למועד הרשמתו להשתתפות בתחרות הרלוונטית, והיו"ר עצמו מנוע מהשתתפות בתחרויות באופן גורף. על היו"ר לדווח על הנושא למנהלי האירוע ולועדת הביקורת, גם בעת ההרשמה וגם בסמוך למועד האירוע.
תנאים אלו יהיו רלוונטיים רק לדיונים ועדיים הנוגעים בתחרות עצמה ולא לתחום הכולל (כלומר למשל תחרות הקוספליי, לא כל תחום הקוספליי בארגון).
בן מעלה חשש מהעניין ברמת "שוחד לוביסטי" מטעם חברי ועד לשופטים – העברת שינויים והחלטות עבור השופטים בתמורה לטובות באותן תחרויות. התקיים דיון בנושא; תומר מציג שלו למשל יהיה הרבה יותר נוח להתמודד לועד בקדנציה הבאה אם סעיף כזה יעבור בנספח המרות, כי הוא רוצה את האופציה להשתתף בתחרויות קוספליי. בן מגיב שזה יכול להיראות באור מאוד שלילי שחבר ועד נשלח על כספם ליפן למשל (בנוגע לתחרות WCS), אך אורי ותומר מעלים גם שבאגודה מתנהל נוהל כזה בדיוק לגבי פרס גפן בו הפרס עומד על סך 10 אש"ח.
הועד מסכים עם בן שחשש זה קיים, אך לא סבור שהוא משמעותי. בנוסף, כל השתתפות בתחרות הרי נתונה לשיקול דעתו של היו"ר, וזהו "שסתום הביטחון" של השינוי.
אורי מציג לסיכום הדיון ששינוי זה בהחלט ימתיק את הגלולה לאנשים ששוקלים האם הם רוצים להצטרף לועד, שזו מטרת ההצעה מלכתחילה.
ההצעה עלתה להצבעה – 5 (אורי בן תומר אלה יוני) בעד 0 נגד 0 נמנע – עבר פה אחד.
בן מציג שהוא רוצה באסיפה הכללית להעלות תיקונים לתקנון הארגוני, שהם הוספת תקופת צינון לפני הצבעה באסיפה הכללית, ותשלום לחברות באמא"י. בן מבקש להעלות את נושא דמי החבר בישיבה הבאה לדיון.
8. חברי אמאי
מעדכן: בן
בן מעלה הצעה שהעלה בעבר – לאפשר חידוש חברות באתר אמא"י. במהלך הדיון עולות כמה נקודות שיש לבדוק. ראשית צריך לעבור לשימוש בכרטיסי חבר ללא תאריך, ושנית צריך לוודא שבכל מקום בו בודקים הנחת אמא"י יש אפשרות לבדיקה דיגיטלית של הכרטיס. בן מציע לדבר עם שירות מכירת הכרטיסים שלנו בנושא כדי להטמיע ממשק בדיקה מול מאגר אמא"י, אבל זה כנראה יעלה כסף נוסף מצידנו.
הדיון בהצעה הושהה עד שבן יחזור לועד בנושא עם הצעות מחיר והצעה קונקרטית.
9. מש"י
מעדכן: בן
הייתה ישיבה פיזית ראשונה מוצלחת, כמעט כל הצוות הגיע.
הצוות רוצה להקצות "רכז מש"י", בין אם חבר חדש או נוכחי, שלא יהיה "א' צוות" אלא יהיה "צינור תקשורת" מרכזי משאר הארגון לתוך מש"י. ירדן ליבני חברת הצוות הביעה עניין בתפקיד, ועד אז בן יבצע את התפקיד.
יש צורך באחראי יוטיוב ובמעצב לאתר החדש, הצוות רוצה להוציא קול קורא לתפקידים אלו. אורי מבקש להמתין ולהעביר זאת דרך צוות כוח אדם שיחזור לפעולה בקרוב.
שאלה שעלתה בישיבה – מה מוגדר כניגוד אינטרסים לחברי הועד? השאלה הספציפית היא האם מותר לחבר ועד להציע חברה בה הוא עובד לעבודה בתשלום על למשל האתר הארגוני. אורי מציג שהחברה יכולה לעשות לנו ספונסרשיפ, אבל אנחנו לא יכולים לשלם לאותה חברה כסף על שירותים. נעלה את השאלה מול עו"ד שלנו.
יוני מעלה הצעה להצבעה מדיון במייל-
הצבעה על מינוי עומרי רוזנברג כמנהל מאגרי המידע של אמא"י – 5 בעד (אורי אלה בן יוני תומר) 0 נמנע 0 נגד – עבר פה אחד.
10. כח אדם
מעדכן: אורי
לוסי אקל, א' צוות כח אדם, לאחרונה די נעדרת ולא עונה מסיבות אישיות, אורי ימשיך לנסות ליצור קשר איתה השבוע כדי להבין מה קורה עם הצוות. אם לוסי תביע חוסר רצון להמשיך אפשר לדבר עם מריה צליקוב שהייתה מעורבת בעשיית הצוות, לגבי התפקיד. חשוב שצוות זה יחזור לעבוד, הוא קריטי לעבודת הארגון ואורי ידגיש זאת ללוסי.
11. צוות תלתן
מעדכנת: אלה
ההרשמה לתחרות נפתחה, עד כה נרשמו כ 49 איש, נותרו כשבועיים וחצי עד סוף ההרשמה.
טרם נסגרו פרסים, אנו בשיחות מול צוות קש"פ בנושא. לכל הפחות ארטא כנראה יהיו ספונסרים שוב.
12. צוות תכנים שנתי + מסיבה
מעדכנת: יוני
עוד רגע יאזלו הכרטיסים למסיבה, כולם במכירה מוקדמת. ההכנות למסיבה מתקדמות היטב, לא תהיה מכירת כרטיסים במקום עקב כמות הכרטיסים שכבר נמכרה.
בנוגע לטאנאבאטה, ישנם מספר אירועים במרחק מסוים זה מזה. אחד יהיה ב8.7 בנתניה והשני יהיה 25-27.9. בנתניה תהיה תהלוכת קוספליי ואופנה, ויהיו הרצאות. טרם נפתח איוונט כי הוא באחריות האגודה לידידות, אנחנו רק בשותפות. ליווי האירוע מטעם הצוות הוא באחריות שרון אלבז.
יש לנו מעורבות באנימיקס בתאריך 7-11 באוגוסט עם כמה הרצאות, ליווי האירוע מטעם הצוות הוא באחריות מיה שראל.
קיבלנו פניה מפסטיבל האבירים שהשנה הם בנושא "אבירים פוגשים סמוראים", זה בתאריך 29-30.9, ליווי האירוע מטעם הצוות הוא באחריות מיה שראל.
חברות הצוות הילה בגם ואנג'ל זולוטניצקי החליטו לפרוש מהצוות.
13. זכויות יוצרים ארגוניות
מעדכן: אורי
אורי צריך לאסוף את כל המסמכים וההתכתבויות שנערמו בנושא עד כה על מנת להמשיך לקדם אותו.
14. מועדוני הקרנה אמא"י
מעדכנת: יוני
יוני עשתה סקר התחלתי בין תלמידים בארץ ועם מנהלי קבוצות הקרנה בארץ. כרגע הפרויקט דורש הכנת פלייר או מצגת להפצה לבתי ספר וספריות על מנת לתת פיץ' ראשוני, זאת כדי להגיע לקהל הצעיר ישירות ולא רק "דרך חברים", וכמובן לנסות לחסוך ולהקרין במקומות שיסופקו ע"י בתי ספר וספריות. יוני יצרה קשר עם מעצב גרפי ותיצור יחד איתו את הפלייר/מצגת.
הפרוייקט ככל הנראה ינוהל דרך באי כוח של הארגון, "מדריכים", שינכחו בכל פגישת צפיה כזו, ישוחחו עם הנערים שם על הסדרות שהם רואים ויוכלו לספר להם על עשיית הארגון ואירועים קרובים הרלוונטיים להם.
עם כל התכניות הללו כרגע יוני צריכה לדבר עם מקומות לאחר הכנת הפלייר כדי להתחיל לסגור מקומות לפיילוט. יש לציין שנראה שדווקא לא נוכל כל כך להרים את הפרויקט כרגע מכיוון שבתי ספר הם פשוט הרבה פחות פעילים ויכולים להגיע לתלמידיהם בחופשת הקיץ.
נושאים שעודכנו במייל:
1. אמאי החדש
מעדכנת: יוני
אין עדכון החודש.
2. הפקות מקור
מעדכנת: יוני
אין עדכון החודש.
3. מחסן
מעדכנת: יוני
אין עדכון החודש.
4. ספריה
מעדכן: סבי
הודפסו ונאספו גליונות ראשונים של בועת מחשבה לפיילוט העברה למספר ספריות, נשלחו מיילים בנושא למספר ספריות בניהם ניסיון לחדש קשרים עם ספריות מהעבר. ב-22 לחודש הועלה לעמוד הפרויקט בפייסבוק גיוס לאנשי קשר לספריות, קיימות וחדשות, עד כה גויס איש צוות אחד לספרית חולון. דוד צור גויס לפרויקט כחלק מצוות גרפיקה ועיצוב.
5. מנגה קפה
מעדכן: סבי
ההכנות למנגה קפה חברתי בכאמ"י 2018 מתנהלים כסדרם, סקר לבחירת סדרות המנגה לפעילות נבחר להיפתח בעמוד הפייסבוק של הפרויקט ב-24.7.
6. שימור ידע ארגוני
מעדכנת: יוני
אין עדכון החודש.
7. קש"פ – קשרי פנים
מעדכן: אורי
רז קיבל את רוב המידע הנחוץ לו ומתחיל עבודה. כרגע אורי לא בטוח אילו נקודות הוא רוצה להדגיש בציר הזמן הארגוני.
