נוכחים: אורי מרקוביץ', דני פייגלמן, יוני לינדר, תומר דוד, בן דינוביץ', אלה ברוך
1. צוות תכנים שנתי
מעדכנת: יוני
הצוות רוצה להרים מסיבה בעוד חודשיים-שלושה, שרית אגב תנהל אותה. יוני תקשר את שרית עם דני לחפיפה לגבי ניהול מסיבה.
בנוסף לכך הצוות רוצה להתחיל להרים אירועים בקן הקוקייה. אורי מציין שישמח לקחת ליווי של אירועים אלה אם יש צורך בכך.
2. פניה לגבי חלוקת כרטיסי פעילים בכנסים
מעדכן: דור ניסנהאוז
דור ניסנהאוז, א' דוכן מידע בכנסים, נכנס לישיבה.
דור מציג שפעם הדפיסו מראש כרטיסי פעיל לחלוקה לפעילים בדוכני מודיעין בכנסים. דור מציע לשים את כל מכונות הלמינציה וכו' שדרושים כדי להוציא כרטיס פעיל בדוכן מודיעין ולייצר חדשים לפעילים המבקשים כאלו, ובכך למנוע את ההדפסה מראש של כרטיסים שבסוף אף אחד לא בא לקחת.
הועד מסכים לחלוטין שזו הצעה טובה ומאשר שנעשה זאת בעתיד. הועד מבקש מדור שירשום זאת ברשימת הציוד שדוכן מודיעין מקבל מהמחסן בכנס הקרוב.
3. כרטיסים, חברות והרשמה לארגון
מעדכן: בן
התקיים דיון ביוזמת בן בנוגע למעמד הפעיל בארגון, האם פעיל הוא חבר ומה הן הסיבות לכך; מדובר בבעיה בעיקר מכיוון שמעמד הפעיל אינו מתוקנן, ומכיוון שהרשמה לפעילים הרבה פחות מאובטחת מחד אך דורשת פחות מידע מהנרשם מאידך.
בן מציג שהוא רוצה להוציא את התאריך מכרטיס החבר, ולעבור למערכת בדיקת תוקף ממוחשבת פשוטה לפי מספר חבר. בכך גם נוכל למנוע את הצורך להחליף את הכרטיס הפיזי בכל הרשמה, ונוכל אינטרנטית לשלוח תזכורות לאנשים שתוקפם קרוב להיגמר. בעתיד בן רוצה לעבור להרשמה או לפחות חידוש הרשמה אינטרנטי. התקיים דיון על הבעיות החוקיות ובעיות הנוחות בהרשמה כזו; הועד לא הגיע למסקנה לעת עתה והנושא יעלה מחדש בישיבה הבאה.
דור ניסנהאוז עזב את הישיבה.
4. עדכונים ביורוקרטיים
מעדכן: אורי
פתיחת תא דואר – אורי מקווה לסגור את המשימה בשבוע הקרוב.
יהיה צריך להחליט אם נרצה לשנות את התקנון באסיפה הכללית הקרובה – צריך להתחיל לעבוד על הנושא. בן יפתח דיון במייל ויקח אחריות על יצירת טיוטה ראשונה לתקנון חדש עד הישיבה הקרובה.
5. כאמ"י 2018
מעדכן: אורי
חן ווייס הציע את עצמו לניהול כאמ"י, והועד קיבל אותו כמנהל כאמ"י 2018.
רוב הסגל גויס. חסר בעיקר א' לוגיסטיקה. מחר תהיה ישיבת סגל ראשונה, בן ואורי יגיעו (אורי כמלווה הכנס).
העבודה על הכנס מתקדמת טוב, יש שני ע' מנהלים (נתן רונין ודריה ברט). הוכנו נוהל וטופס חדש להחזרי נסיעות. תומר שואל לגבי קופה קטנה להחזרים בכנס – נענה שצריך לאשר זאת מול רואה החשבון של הארגון.
6. שימור ידע ארגוני
מעדכן: תומר
תומר העניק לחן וייס הרשאות כמעט מלאות לוויקי כדי שהוא יוכל ליצור משתמשים לאנשי הכנס ולנהל את העניין בלי לשלוח אנשים לדבר עם תומר בדרך.
7. צוות גיוס
מעדכן: אורי
אירוע מתנדבים לאחר הארוקון שאושר ע"י הועד מיילית יקרה עוד שבועיים. ישלחו לועד הזמנות.
8. צוות ACC
מעדכן: אלה
הצוות מקיים שיחות מול WCS עבור השתתפות עתידית בתחרות.
9. מש"י
מעדכן: בן
עקב נסיבות אישיות של חיאל רידר, רכז מש"י, הוא לא יהיה זמין לתפקיד בחודשיים הקרובים. לתקופה הקרובה בן ירכז את פעולת מש"י.
יוני מעלה – יש ראיונות שבועיים עם קוספליירים באינסטגרם, בואו נעשה ראיונות שבועיים עם חברי סגל ארגוני שיעלו לפייסבוק כדי שאנשים ידעו מה עושים באמא"י! אורי מציין שתכלס מה שצריך זה לגייס מישהו שיעשה את זה, וזה רעיון טוב.
בן מציין שחודשו הדומיינים הארגוניים.
סרטיפיקט הSSL באתר אמא"י חודש, אך באתרי הארוקון וכאמ"י טרם טופל העניין.
תוכנת ההרשמה לארגון עברה המון שיפורים ע"י עומרי רוזנברג, אחראי תוכנת ההרשמה. סודרו ממשקים חיצוניים לבדיקת חברות, להעברת מיילים לניוזלטר אוטומטית, שליחת מיילים אוטומטית לאנשים שפג תוקפם וכו'. בנוסף מתנהל דיבור על אבטחת כל המאגרים הללו מול דרישות מדינת ישראל דרך עורכות הדין.
10. קשרי פנים וספונסרים (קש"פ)
מעדכן: אורי
רז אתגר גויס להיות אחראי על הנושא בארגון.
רז עובד על מצגת למשיכת ספונסרים, יש מספר קשרים שכבר התחיל לדבר איתם. רז רוצה להכין תכנית עבודה שיווקית להגדלת המעורבות, וימשיך בעבודה זו מול מש"י.
11. קש"ח
מעדכן: אורי
הצוות עובד על הבאת אורח/ים לכנס.
ניר דרניצקי מנהל הארוקון 2018 נכנס לישיבה.
12. הארוקון 2018 – סיכום בנוכחות ההנהלה
מעדכן: ניר דרניצקי
אורי מברך את ניר בשם הועד על העבודה על הכנס.
ניר פותח ואומר שזה היה כנראה ההארוקון הכי קשה מאז הראשון שלו.
העבודה התחילה מיד אחרי כאמ"י, גויסו מאוד מהר תכנים ועיצוב. היו בעיות בגיוס מכיוון שאחרי כאמ"י, הרבה מאוד מהסגל שהיה עם מוטיבציה לחזור לתפקיד הלך מיד להיות סגל בכנס חנוכה.
ניר מציין לטובה שכבר יש סגל מלא לכאמ"י 2018. הועד מברך את עבודתו של ניר בשימור הסגל שלו, שהרבה ממנו חוזר לכאמ"י.
היה קשה לגייס ע' מנהל, באופן כללי קשה לגייס ע' מנהלים. ניר מקווה שנמצא אנשים שהם "חומר הנהלה" ומציין שהוא ניסה לדחוף כמה מהם לכיוון הנהלה בעתיד. ניר מציין שחייבים לא לבנות על אדם אחד כמנהל, אלא על צוות הנהלה שלם. לא פניות פרטניות, אלא פניות לקבוצות.
ניר ממליץ לא לעשות הסעות לכנסים יותר. לא מילאנו אפילו הסעה אחת מת"א – זה כבר לא יעיל ולא משתלם. דני מציין שבכאמ"י הן כיסו את עצמן ובן מציין שלדעתו זו פונקציה של השיווק המושקע בהן. ניר מבקש לכל הפחות מהועד ומהנהלות הכנסים העתידיות לעשות חישוב עלות-תועלת. ניר ממליץ לבטל את רוב המכירות הפיזיות מאותן סיבות.
ניר העביר לועד חוו"ד על צוותים, תחומים ואנשים שונים בכנס.
לגבי תקנון קוספליי – ניר ממליץ לעתיד לא להטיל על סגל הכנס לשנות את תקנון הקוספליי, ובמקום זאת, להרכיב גוף חיצוני קטן שירכיב מחדש את תקנון הקוספליי וזה פשוט יהיה התקנון. ניר ממליץ לעבור על תקנונים מחו"ל וכו', ולוודא שבועדה זו ינכח מישהו שמבין בניהול לו"ז האולם הראשי.
לגבי התנהלות מול הועד – ניר אומר שראשית לוודא שהתקנונים שדורשים אישור יאושרו כבר לפני הכנס ע"י צוות חיצוני, כמו שדיבר על קוספליי וגם למשל עבור דוכנים. ניר מדגיש – עדיף להתערב כמה שפחות בהחלטות הכנס וההנהלה.
ניר יוצא מהתפקיד בהרגשה די מתוסכלת, הרגיש לאורך השנים שכל פעם הוא מגיע ו"מרים את השברים" – מבחינה כלכלית כמנהל הכנס המרוויח העקבי היחיד, מבחינת שחיקה של חברי סגל לאורך זמן וכו'.
ניר מרגיש שלא לוקחים לתשומת לב ראויה את המסקנות שהוא מעביר לאורך השנים; למשל רואה שלוקחים לסגל חברי סגל שהוא מזהיר שישרפו. הוא כן מרגיש שהוא הקים תשתית, ובעוד שהוא רצה לעשות יותר – בגלל שכל הזמן הסגל מתחלף והוא צריך לוודא שהכל בכנס עובד, הוא לא יכל להתקדם הרבה מעבר לתשתית בסיסית. "הצלחתי להחזיק את זה עומד עד עכשיו".
לגבי תפקודו של סבי – הוא היה מלווה יחסית פסיבי, אך זה עבד לכנס זה מכיוון שניר היה המנהל והוא מנוסה בעניין.
הועד הודה לניר בשנית על עבודתו רבת השנים בארגון.
ניר דרניצקי עזב את הישיבה.
בנושא תקנון הקוספליי, צוות ACC עובד כעת על התקנון לקטגוריית WCS עתידית. נשאלת השאלה האם כדאי שהצוות יבנה כבר את כל התקנונים לתחום הקוספליי וימשיך לעשות כך לעתיד. בן ואלה מבקשים להעביר סמכויות אלו לACC. הועד מבקש כן לכלול בבניית התקנון התייעצויות עם למשל א' אולם ראשי. הצבעה – בעד 6 (יוני אורי אלה בן דני תומר) נגד 0 נמנע 0 – עבר פה אחד.
לגבי סבב שיחות סיכום כנס – יוני תפתח שרשור מייל בנושא עד שישי ונתחיל לסדר, הפעם נקיים שיחות סיכום רק עם סגל בכיר.
13. פעילים
מעדכן: תומר
תומר רוצה להדפיס כמה כרטיסי פעילים למפגש, אפילו שרצינו לעצב אותם מחדש בקרוב. תומר ידפיס 100 מהעיצוב הנוכחי.
תאריך המפגש טרם נקבע רשמית אך מסתמן להיות חמישי ה-24 במאי.
תומר רוצה לפרסם רשימת נושאים טרם המפגש, עוד קצת פחות משבוע.
14. פרויקט תלתן
מעדכנת: אלה
פרויקט תלתן רוצה להרחיב את עיסוקיו, לא רק להיות אחראי על תחרויות ציור אלא לקדם את תחום האמנים וספציפית הציירים בקהילה.
הצוות מבקש מהועד לשנות את מטרתו ל"קידום תחום אומנות הציור בהשראת סגנון האנימה והמנגה בישראל".
הצבעה – בעד 6 (יוני אורי אלה בן דני תומר) נגד 0 נמנע 0 – התקבל פה אחד
הישיבה נסגרה.
נושאים שעודכנו במייל:
1. אמאי החדש
מעדכנת: יוני
אין עדכון החודש.
2. פניות לועד מאז הישיבה האחרונה
מעדכנת: יוני
אין עדכון החודש.
3. זכויות יוצרים ארגוניות
מעדכן: אורי
אין עדכון, הנושא בטיפול פרטני סביב כאמ"י אך נצטרך להתקדם עם הסכם קבוע להמשך.
4. הפקות מקור
מעדכנת: יוני
אין עדכון החודש.
5. מחסן
מעדכנת: יוני
אין עדכון החודש.
6. פרויקט הספריה
מעדכנת: יוני
אין עדכון החודש.
7. אתר ארגוני
מעדכן: בן
אין עדכון החודש.
