נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, תמר ירון, יוני לינדר, אלה ברוך, דני פייגלמן, יבגני קנטור נציג האגודה למד"ב ופנטזיה
1. היפרדות אמאי מהאגודה
מעדכן: אורי
יבגני מעדכן שככל הנראה זו הישיבה האחרונה בה ישתתף, כי לאחר החתימה על ההסכם הכספי לשת"פ להארוקון לא תהיה יותר חובה שינכח בישיבות ותפקידו כמשקיף הסתיים. ההסכם עבר לעו"ד של האגודה והתווסף בעיקר פירוט הסכומים. ועד האגודה אישר אותו בקווים כלליים, עלינו לאשר גם כן ולחתום.
יבגני מעדכן שעלינו להחליט אם ברצוננו להישאר במחסן עם האגודה ואם כן עלינו לחתום על החוזה עבורו איתם, וישלח לנו אותו במייל. על אחריות יוני לוודא שזה יקרה, הדדליין הוא סוף מרץ.
האגודה מודיעה שיש לנו זמן עד סוף אפריל לעדכן את כל אנשי הקשר שלנו שעליהם לשלוח לנו מכתבים וחבילות וכו' לת.ד. שלנו ולא לאגודה.
אורי מעדכן שמתן קליינמן גזבר הארגון התחיל לעבוד על הדו"ח הכספי של 2016.
אורי מעדכן שחשבון הבנק נפתח רשמית ושהצעד הבא יהיה להזמין פנקס צ'קים.
דני מבקש שאורי ישלח לו את פרטי חשבון הבנק בהקדם האפשרי להעביר לניר דרניצקי מנהל הארוקון.
אורי מעדכן שיש כרגע שתי משימות על הפרק.
הראשונה היא לפתוח תיק במס הכנסה ותמר מתנדבת לקחת את האחריות על כך, אורי ממליץ שתדבר עם צבי בר, רואה החשבון של אמא"י.
השניה היא נושא פתיחת תיבת דואר לאמאי. אמנון מתנדב לקחת זאת על עצמו.
אורי מעדכן שעלינו להצביע ולאשר שני נושאים לגבי חשבון הבנק שלנו:
הראשון הוא פתיחת חשבון הבנק לשירות עסקים+. זהו השירות האינטרנטי העסקי של דיסקונט שירשה לנו לעקוב אחר המידע של חשבון הבנק שלנו באינטרנט.
ההצבעה על סעיף זה עברה פה אחד.
השני הוא לאשר ביצוע פעולות דרך האינטרנט, בעיקר העברה בנקאית. יש פיצ'ר אישור בשני שלבים, מה שנותן לנו לאשר פעולות אלו בצורה שמכריחה שני אנשים שונים אשר מורשי חתימה בבנק לאשר אותן בשביל שהן ימומשו. אלה מתנדבת לבדוק מול צבי אם פעולה זו הינה חתימה על פי החוק.
ההצבעה על סעיף זה עברה פה אחד.
דני עדכן לגבי הביטוח ושלח טיוטה נוכחית שלו ליבגני להשוואה מול הביטוח של האגודה. דני ימשיך לטפל בנושא זה.
2. תכנית עבודה שנתית
מעדכן: אורי
אורי ישלח את תכנית העבודה השנתית למתן קליינמן גזבר הארגון בימים הקרובים, לאחר שיעדכנה עם הוצאות שוטפות וכו'.
תכנית העבודה הנוכחית אושרה בהצבעה פה אחד.
דרור טל ודריה ברט מנהלי אירוע חנוכה הגיעו בנקודה זו לישיבה.
3. סיכום אירוע חנוכה 2016
מעדכנים: דרור טל ודריה ברט מנהלי האירוע
אורי מודה לדרור ודריה על ניהול אירוע חנוכה שהיה מוצלח מאוד, ומבקש לדעת מהו סיכומם על האירוע.
דרור מעדכן שהסיכום המלא נשלח למיילים של יוני ואורי שיפיצו אותו לשאר הועד.
האירוע השנה היה יחסית גדול והיה לו סגל יחסית גדול. ברמת ההכנה לאירוע כרגיל היה קשה לגייס מספיק אנשים ומתנדבים – לא היו מספיק מתנדבים ולכן מתנדבים עשו מיוזמתם משמרות כפולות, מה שאומנם מאוד עזר ומבורך אך אינו תקין. לאירוע גם הייתה ע' מנהלת וזה היה רעיון שהוכיח את עצמו כמאוד מאוד יעיל – בכל זמן בו דרור היה עסוק דריה יכלה לנהל ולהיפך, וכך כל האירוע רץ הרבה יותר חלק.
ביום האירוע הכל התנהל חלק מאוד עקב הכנה נכונה והשקעה של כל המעורבים. התכנים, אירוע הקוספליי ואירוע הקראוקה היו ברמה גבוהה, מלאים וללא תקלות טכניות משמעותיות. יצוין לשבח גיא מרטון שהתרוצץ בתל אביב כל הבוקר על מנת לוודא שהאולם הראשי יהיה מוכן לאירוע הקוספליי בצהריים. לא היו מספיק צמידי כניסה כלל אך למרות זאת התור התנהל באופן חלק ויצוין לשבח אחראי הקופות נדב מזרחי שהחזיק אותן ברמה של כנס דגל של אמא"י.
דרור ודריה העלו לאחר סיכום האירוע מספר הצעות ליעול שעלו ממנו:
- מאגר סגל – היה ממש קשה למצוא סגל. כדאי לעשות איזשהו מאגר סגל, בין אם מסמך כלשהו או חלק מהפעילים, של אנשים שביצעו תפקידים, ושהיה "כיף" לעשות איתם אותם. אמנון מתנדב לקחת אחריות על עניין זה.
- תפוצת מתנדבים – תפוצת מיילים של מתנדבים לדורותיהם שאפשר ליצור איתם קשר, ולא רק פוסטים בהמון קבוצות אקראיות בפייסבוק.
- מחסן – שיהיה מסודר עם רשימות ציוד.
- יצירת נהלים – בפרט נוהל דוכנים מסודר חסר מאוד; דרושים נהלים מסודרים לכל התפקידים העיקריים כדי שאנשים ידעו בבסיס איך להתנהל באירועים וכנסים. יוני מתנדב לקחת אחריות על נושא זה. תמר מתנדבת לעזור בנושא זה ודריה מציעה לשלוח נוהל ניהול לשכה שכתבה בעבר.
- מתנדבים צלמים – יש הרבה צלמי קוספליי בקהילה. אולי כדאי לעשות מכסת "צלמי אירוע" שיקבלו כניסה בחינם עם תג מתנדב ויצלמו באירוע. דני מגיב שעניין זה קורה הרבה אבל האיכות לא תמיד עומדת בסטנדרטים אך נענה שניתן להסתדר עם זה.
- החזרי כספים – דרור הוציא כאלף שקל מכיסו ומביע תסכול שעליו לרדוף אחרי הועד והגזבר לגבי החזרים, אורי ציין שישלח בצורה מסודרת את הכל כמו שצריך ונעביר בלי בעיה ישר אחרי הארוקון.
- המשך פעילות אנשי סגל – להציע לאנשי סגל תפקידים באירועים קרובים באופן יזום ולא "לשים בהמתנה" כדי שלא ירגישו שהארגון השתמש בהם וזרק אותם. אפילו רק לומר "הייתם באירוע חנוכה, אנחנו רוצים שתנוחו כרגע" לדוגמה ישפר את הרגשתם. אורי מביע הסכמה רבה עם אמירה זו ומדמה את המצב שבו אנו "זורקים מישהו" בהתעלמות כמו זו, ליריה ברגל הארגון, ואף מציין שהוא ביקש מהוועד לבצע מהלך כזה בין כאמ"י להארוקון ואולי שווה להתחיל לעשות את זה גם בהקשר של אירועים קטנים.
כסיכום דרור מציע לשקול מחדש את מתכונת האירוע לעומק ולהבין אם אנו מעוניינים בו כאירוע (ואם כן להבין איך נהפוך אותו לקטן יותר), או שאנו רוצים בו ככנס לכל דבר.
דרור טל ודריה ברט עזבו את הישיבה.
מעיין קנאי מנהלת צוות המשימה לקראת WCS הגיעה לישיבה.
4. צוות המשימה לקראת WCS
מעדכנות: אלה ומעיין קנאי מנהלת הפרוייקט
מעיין מעדכנת שהיו כמה חודשים שבהם כמעט כלום לא קרה בין השאר מעומס המעורבים וגם מאחריותה האישית. בנוסף ענבל מילר פרשה מסיבות אישיות (לימודים). מאז חולקו משימות, יש התקדמות רצינית עם הפאנל בהארוקון וישיבות תכופות. הצוות התחיל לצלם סרטון ביחד עם גיא מרטון, אך יש אלטרנטיבות באם מרטון יהיה עמוס מדי. בעבודה על הפאנל עובדים גם בבקשות לקטעי וידאו קצרצרים מקוספליירים מחו"ל, אורי אומר שכשיעבדו עם ארגונים רשמיים על הבקשות לעבור דרך קש"ח אבל זה לא משנה מדי ברמת הקוספליירים הבודדים מחו"ל.
מבחינת הצוות, הטלגרם פעיל, בכללי יש עבודה רציפה ויש מעורבות מכל חברי הצוות. כרגע אנשים רבים בצוות עסוקים, בין אם בסגל הארוקון או חו"ל או מבחני קבלה ללימודים ועוד.
אורי שואל מה הכיוון לעבודה עד הארוקון כרגע, ומעיין עונה שבעיקר – שאנשים יעשו את המשימות שלהם אחרי זמן רב של כלום. כרגע אין תכנית עבודה שנתית.
הצוות מבקש לתקן את הרשומות באתר שנוגעות אליו ולא מעודכנות בעמוד הגיוס למשל.
הצוות רוצה גם להתחיל לפרסם סקיטים מצולמים בעמוד הפייסבוק שלו עד הארוקון לכל הפחות.
לצוות WCS, פרט לעובדה שאכן ברצונו להגיע ל-WCS, יש כל מיני יעדי ביניים כמו להשתתף בג'פן אקספו וברצונו לפנות לגורמים כגון קוספליירים מפורסמים וספונסרים. בנוסף ברצון הצוות להשתלב באירועי קוספליי של אמא"י. אי לכך לדעת אלה לקרוא לצוות WCS הוא מיתוג שגוי, מכיוון שזו לא מטרתו הבלעדית ואף עלול לפגוע בתפיסתו מול גופים חיצוניים והקהילה. אלה העלתה עניין זה מול הצוות שהסכים עם בעיותיה והצוות ככללו מעלה את ההצעה לשנות את שם הצוות ל-ACC – Amai Cosplay Commitee. אמנון הציע בדיון מייל טרם הישיבה שיקרא במקום זה ICC – Israel Cosplay Commitee, אורי אמר באותו דיון שאולי מהות הצוות שונה משחשבנו מלכתחילה, ולאחר דיון זה במייל הוחלט להמשיך את הדיון בישיבה.
לדעת אלה המילה "ישראל" לא נכונה למהות הצוות ומטרתו לא לייצג את כל קהילת ישראל, אלא רק את הקהילה שבתוך אמא"י.
יבגני שואל מה המטרות החדשות של הצוות יהיו. אלה ומעיין עונות:
- להביא למצב שבו אנחנו יכולים להשתתף בWCS
- להשתלב באירועי הקוספליי של אמאי ולהיות אחראים עליהם ישירות.
- להציב לעצמו יעדי ביניים שלא יהיו "עד" הWCS אלא שנשתתף בהם עקבית כמו: התחרות בJapan Expo.
- להעלות מודעות והשתתפות בארץ לתחרויות בחו"ל.
יוני שואל האם הכוונה להיות יותר דומים לצוות תכנים שנתי או שהמטרה העיקרית "לשלוח מישהו לחו"ל". אלה ומעיין אומרות שלראייתן – יותר כמו צוות תכנים שנתי, במטרה לקחת תחת כנפן ולטפח את תחום הקוספליי תחת אמאי ככלל.
אלה חושבת שהצוות צריך להיות צוות כפוף לאמאי שעובד לאורך כל השנה, ולדעתה אין מניעה שהצוות יחיה יד ביד עם ארגונים כדוגמת CosplayIL.
מעיין מבקשת בשם הצוות שנשנה את שמו לACC, אף על פי שמהות הצוות טרם קבועה באבן.
הצעה זו התקבלה ע"י הועד בהצבעה פה אחד.
מעיין קנאי עזבה את הישיבה.
5. פניות לועד מאז הישיבה האחרונה
מעדכן: אורי
הייתה פניה מ4DV בה הודיעו לגבי כנס שלהם שיתקיים שבוע לפני כאמי. לגבי כנס הארוקון הקרב ובא הם הציעו לעזור לנו עם טכני, הציעו באופן מעורפל לעזור בספונשרשיפ, והציעו להקים משחקיה בתשלום.
קיבלנו פניה מאנימיקס לגבי תכנים באנימיקס הבא. הם רוצים להיפגש בראשון או שני בשבוע הבא, יוני ואורי יפגשו אותם.
6. פעילים
מעדכנת: אלה
אלה שואלת כמה אנשים להערכתנו יגיעו לאירוע הפעילים. אלה חושבת לסגור מקום במסעדה שכל אחד ישלם על עצמו, לחלק לקבוצות אבל תחת קורת גג אחת.
7. קשרי חוץ
מעדכן: אורי
חן וייס פרש מתפקיד א' קשרי חוץ לתפקיד חבר בצוות. הצוות כרגע מנוהל בפועל על ידי אורי. אורי מבקש מהועד הצעות לאנשים שיהיו מעוניינים לקחת חלק בצוות בדגש על הפן הניהולי. אין דרישת חובה ליפנית אך זה בונוס טוב. תמר מציעה את רין בן ישי לחברות בצוות.
8. הארוקון 2017
מעדכן: דני
דני מבקש עדכון מאמנון על האם יש בכנס אודישנים לבראנד בנוסף ל-N – התשובה היא לא.
ניר מבקש שתתקיים הפעם העברה בנקאית לחברת ההסעות ולא צ'ק, מכיוון שזה המון בלגן להתנהל מולם עם צ'קים.
דני דיבר עם חן וייס לגבי הקונסולות והתעדכן שישפאר צריכים צ'ק ביטחון. אורי אומר שהעניין מסודר כבר.
דני מעדכן שיש דוכני צייר שרוצים לקחת מטר שני. הוצע לתת לא' דוכנים דיסקרציה להחליט לתת להם, לפי סכימת מחיר לבחירתו, ובלבד שזה לא מה שימנע כניסת דוכני ציירים אחרים שברצונו להכניס. התנהלה הצבעה על הצעה זו והיא אושרה פה אחד.
דני שואל לגבי דוכנים שמבקשים הנחות כגון דוכני מחזמר. נענה שמתן יעביר מתווה לפי "ככל שהתרומה לכנס יותר גדולה ההנחה יותר גבוהה".
חוזה זכויות יוצרים לכנס – יועבר אל הועד ויענה על ידי כל הועד עד סוף השבוע.
מתן קליינמן, אחראי הדוכנים וגזבר הארגון, ממליץ לא לשנות את מחירי הדוכנים מאלו שפורסמו.
במייל נשלח חוזר לגבי החזרי נסיעות שעל כל הועד ומתן לעבור ולאשר, לועד עד סוף השבוע.
9. מימוש הטבת כרטיס אמא"י מקדנציה קודמת
מעדכן: דיון כללי
קריסטינה מרטיננקו ביקשה להזמין כרטיסים לשניים מקרובי משפחתה. יש להם כרטיסים שלא יכלו לחדש בכאמ"י 2016 מכיוון שלא פתחנו הרשמה לארגון באותו כנס, ולא יכלו להגיע לאירוע חנוכה. בנוסף כארגון ההודעה הרשמית האחרונה שהוצאנו אמרה שנקבל רק כרטיסים שהוצאנו באירוע חנוכה 2016 והלאה, אפילו שהחלטת הועד האחרונה בישיבה האחרונה בנושא הייתה לתת לאנשים עם כרטיסים שטרם פג תוקפם את ההנחה אפילו אם אינם של הארגון הרשמי החדש.
הסיבה שבעייתי לאשר את הבקשה של היא שאם זו החלטת פוליסה צריך לאפשר הנחות לכל מי שכבר הזמין כרטיסים, וזה בעייתי עד בלתי אפשרי מבחינת החנות, וגם לא הוגן במיוחד. הוצעה ההצעה לתת הנחה לאנשים עם כרטיס שתקף ל2016 או 2017 אך ורק בקניה מחודש מרץ והלאה. הצעה זו התקבלה ואושרה ע"י הועד. אלה תוודא שקריסטינה מקבלת את התגובה הזו באופן פרטי.
10. זכויות יוצרים ארגוניות
מעדכן: אורי
(עודכן תחת הארוקון) חוזה זכויות היוצרים להארוקון מוכן ויועבר אל הועד ויענה על ידי כל הועד עד סוף השבוע.
11. מצב שימור הידע הארגוני
מעדכן: יוני
רוב העדכון החודש התקיים תחת מסקנות אירוע חנוכה 2016. יוני עוד צריך לרשום מסמך ניהול אירוע קטן כסגירת המעגל של אירוע נובמבר.
12. מסמך מדיניות ארגוני
מעדכן: יוני
הועד לא עבר על המסמך כלל מאז הישיבה הקודמת.
הישיבה נסגרה.
נושאים שעודכנו במייל:
1. מעבר על משימות מהישיבה הקודמת
מעדכן: כללי
הועד עבר על רשימת המשימות. רובן בוצעו אך ישנם חוסרים ועיכובים בעיקר במשימות הכלל-ועדיות.
2. פעילים
מעדכנת: תמר
אין עדכון החודש.
3. צוות תכנים שנתי
מעדכן: יוני
חברת הצוות היחידה עסוקה בהארוקון ולכן הצוות מעשית בהקפאה עד לאחריו.
יוני יצר קשר עם יסמין סטריז'בסקי, א. תכנים בהארוקון, לגבי יוזמתו למפגש מרצים של הכנס. יסמין מביעה אופטימיות אך רוצה לתכנן זאת רק לאחר הכנס, בין השאר מקוצר הזמן עד לכנס.
4. פרויקט הספריה
מעדכנת: תמר
אין עדכון החודש.
5. פודקאסט אמאי
מעדכן: דני
אין עדכון החודש.
6. תדמית ארגונית – עדכון והתדיינות המשך
מעדכן: אמנון
אין עדכון החודש.
7. תוכנת הרשמה לארגון
מעדכן: אמנון
אין עדכון החודש.
8. הפקות מקור
מעדכן: אמנון
מחזמר N צריכים חדר אודישנים, בעת הסיור במתחם יבדק הנושא ונחזור אליהם עם תשובה אחריו.
לאחר בירור עם צוות קוספליי של הארוקון הוחלט להקציב לכל הפקה שרוצה טריילר באירוע הקוספליי של הארוקון 2 דקות עם מועד הגשה עד ה25.02.
9. פרויקט תלתן
מעדכנת: אלה
נקבעה פגישה בנוכחות שרון, אמנון ואלה, אולם לבסוף הפגישה בוטלה.
שרון הודיעה כי אין לה מידע להעביר בנושא וניתן להתחיל את הפרוייקט לגמריי מחדש. היא ממליצה לפנות ליבגני, כיוון שהוא מבין בעניין ומביע נכונות לעזור.
בנוסף היא ממליצה למצוא ציירים שמעוניינים לקדם את הנושא ומזהירה שאם לא יהיה אפילו אחד בצוות שהנושא בוער בעצמותיו הוא ככל הנראה לא יקרה.
10. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור
מעדכן: אמנון
אין עדכון החודש.
11. מנגה קפה
מעדכן: אורי
התחילה משימה להחיות את הפרויקט ביחד עם המנגה קפה החברתי בהארוקון הקרוב.
12. פרויקט הנוער
מעדכן: אורי
אין עדכון החודש.
13. הצגת סיכום כאמי 2016
מעדכן: אורי
אין עדכון החודש.
