נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, תמר ירון, חן וייס, שרון טורנר, יוני לינדר, אלה ברוך, דני פייגלמן, יבגני קנטור (נציג מטעם האגודה למד"ב ולפנטזיה)

1. אסיפה כללית וועד יוצא

אורי מכריז שזו ישיבה אחרונה ולועד הישן נשאר לעשות רק אסיפה כללית. על אחריותו לשלוח מיילים בנושא. המטרה היא שיהיה אירוע מצומצם מאוד של בעיקר עדכונים.

האסיפה לא תהיה מן המניין מכיוון שצריך להודיע עליה 30 יום מראש והארגון טרם הוקם 30 יום לפני אייקון; מכיוון שכך האסיפה תהיה פתוחה לקהל הרחב. מתוכננת אסיפה כללית אמיתית לאירוע חנוכה.

על כל חברי הועד היוצא להסדיר את כל חובותיהם לגזבר ולפרוטוקולים טרם סיום תפקידם.

2. מסיבה

עדכון: דני

יש איחורים בלו"ז פרסום המסיבה. נשמע שהתגובות לפרסום חיוביות.

המועדון לוקח תשלום נוסף על כל אדם מעל 150 ולכן דני שוקל להגביל ל150 איש בלבד. כרגע הגביל את כרטיסי ההזמנה מראש ל150 וההחלטה תתבצע לפי מה שילך ביום עצמו. הצפי הוא בכל מקרה שנכסה פחות או יותר את התקציב.

יש לאונג' של כ70 מקומות שכנראה נסגור למרות שהוא כלול במחיר, מתוכנן לפתוח אותו באיזור 3-4 כדי שאנשים יוכלו לשבת שם עד שתתחיל תחבורה ציבורית.

החוזה הועבר ליבגני לשם חתימה ASAP. אורי יעשה את ההעברה הבנקאית של המקדמה בימים הקרובים.

בנקודה זו בישיבה הצטרף יבגני קנטור.

3. סיכום כספי כאמ"י 2016

עדכון: אורי

אורי טרם חלק את הסיכום הכספי עם הועד וחלק אותו מיד עם פתיחת נושא זה.

ועדת הביקורת של האגודה דורשת שהדוח הכספי יהיה מוכן ובידיהם עד ה-30 לחודש.

4. הארוקון 2017

עדכון: דני

דני קיים פגישה עם תומר שלו כחלק מחפיפת ניהול לקראת הארוקון. דני מעדכן שיתחיל לגייס סגל באיזור אייקון (אחרי המסיבה שבליוויו). ניר דרניצקי יוכל לענות לגבי תפקיד בהארוקון רק כשבועיים-חודש לאחר אייקון. דני קיבל הצעות מגוונות כבר עכשיו לתפקיד א' לוגיסטיקה. דני מודאג לגבי פעילותו בועד במהלך העבודה על הארוקון. המטרה היא למצוא ע'ים לניהול הכנס בידיעה שהם יהיו מנהלים בעתיד.

5. התנתקות אמא"י מהאגודה

עדכון: אורי

תשובה מרשם העמותות אמורה להגיע עד סוף השבוע.

מחר תתקיים ישיבת חפיפה אחרונה שאליה יגיעו מתן קליינמן, גזבר הארגון, וחן לבקשת אורי להציג את תפקידיהם בסגל הארגוני.
לאחר מכן כמו שאורי עדכן בתחילה תהיה האסיפה הכללית כנקודת ניתוק רשמית, לא בטוח שנוכל לרשום אנשים חדשים לארגון באותו זמן עדיין כי זה תלוי באישור הרשם, ולכן האסיפה תהיה פתוחה לציבור הרחב.

התכנון הוא לאסיפה כללית שלא מן המניין בחנוכה 2016 שבה נעלה את עניין ועדת הביקורת. אמנון מציין שלא יהיה בארץ. יבגני מציין שיכול להיות שייתכן שלא ניתן לנהל בחירות לועדת ביקורת אם לא מנהלים בחירות לועד עצמו, ועל אחריותו של אורי לברר זאת מול עורכת הדין שלנו. יש לציין שאין חובה לועדת ביקורת

בשנה הראשונה להקמת הארגון, ככה שאפשר לחכות לאסיפה כללית שמן המניין.

6. החייאת WCS

עדכון: אורי

מעיין קנאי שלחה בקשה מסודרת לידיעה למה הפרוייקט מוקפא ואורי שלח לה תגובה מסודרת ומפורטת. מעיין הציעה את עצמה לראשות הפרוייקט – אורי ציין שאפשר לסמוך על מעיין עם ניהול הפרוייקט משום שהיא קיבלה ביקורות טובות כע' לוגיסטיקה בכאמי, והייתה בצוות דוכנים בשני הכנסים שקדמו לו. היא ביצועיסטית מצוינת שגורמת לדברים לקרות.

קוספלייIL – כנראה ישמחו לעזור בהעברת תוכן במסגרת החייאת הפרוייקט. מעיין גם פנתה לנאקורי ועומר כהן שמעוניינים גם לעזור.

יבגני מציע להעביר את כל המסמכים הרלוונטיים למעיין ומציין שעליה לשלוח קונקריטית תקציב ותכנון עבודה לפרוייקט.

אורי מדווח שהרבה ממי שעבדו על הפרויקט הפסיקו לעבוד עליו עקב העובדה שלאחר חקירה בפרויקט הקודם, עלה שזה ממש לא ריאלי שתהיה משלחת ישראלית לWCS בשנים הקרובות, ושעובדה זו לא השתנתה כהוא זה בזמן שעבר בלי קשר לפרוטקציות שיש או אין לנו. התהליך יקר וארוך בסקאלה של כמה שנים.

שרון טענה שצורת הפעולה של כוח המשימה, של קיום סדנאות, לא יביאו אותנו למקום שנוכל לעשות את כל מה שדרוש להגיע ל-WCS.

אורי עונה שאם נרים מספיק את הרמה בארץ נוכל לקבל ספונסרים שיעזרו לנו לשלם על כל ההוצאות הללו וזה מתחיל בלהציב סטנדרט קהילתי ולבנות תקציב ארוך טווח לאט לאט.

אלה מפחדת שהפרוייקט יהפוך את התחרות למשהו מאוד מלחיץ לקוספליירים. אורי עונה שזה תהליך שיקח זמן ולא בבום אחד יהפוך לתחרות בסטנדרט בינ"ל; דני אומר שכבר עכשיו התהליך בארץ מאוד מלחיץ וזה משתקף בקהילת הקוספליי. כל הנוכחים מסכימים ומדגישים שיש לעשות תיאום ציפיות עם מעיין ושכל המידע הרלוונטי ישוקף אליה כמו שצריך. חן מציין שכמנהלת הפרוייקט בסופו של דבר מעיין תחליט על כל מה שדובר כאן, כאשר תפקידו של הועד הוא להתוות את מדיניות הפרויקט.

הועד הצביע והחליט פה אחד בעד החייאת הפרויקט בניהול מעיין. אורי יבצע את תיאום הציפיות עם מעיין.

אלה תלווה את הפרויקט ואורי ילווה איתה כשותף לחודשים הראשונים על מנת לחפוף אותה כמלווה.

7. דוכן ארגוני באייקון

עדכון: אורי

נראה שהפעם לא נוכל לסגור את דוכן אמאי באייקון בשעה 7 אלא רק בשעה 9 ולכן נצטרך יותר מתנדבים מהרגיל. אנחנו מנסים עדיין לדבוק ב11 עד 7 כמו בעבר ונעשים מאמצים בעניין מול אייקון.

8. פרס תלתן

עדכון: שרון

לא נקבעת ישיבה כבר זמן מה. לא הייתה עמידה בלו"ז שנקבע, וטרם נקבע לו"ז חדש ורלוונטי שבמסגרתו הצוות שואף לפעול. נראה כי ההתקדמות בפרויקט נעצרה, ולא נראה שיחול שינוי בפרויקט זה אלא אם מישהו יקח את המושכות. שרון אומרת שהפרויקט היה מאוד שאפתני אך חן אומר שכל דרישה יכלה להתממש לפחות דרך קשרי חוץ.

שרון מביעה לקיחת אחריות ואשמה חלקית על עצמה, שהועד לא מסכים איתה במלואה.

שרון סיימה את תפקידה כמלוות הפרויקט (כחלק מסיום תפקידה בוועד) ואמנון קיבל על עצמו את תפקיד המלווה.

9. פרויקט הספריה

עדכון: תמר

יבגני מנהל הפרויקט לא כ"כ מעדכן את תמר במיילים עקב העומס מהאגודה אך הפרויקט עדיין מתפקד.

מחר-מחרתיים יועבר משלוח לאשדוד, בנוסף איליה לזבניק התחיל לכתוב תוכנה לניהול מלאי ומשלוחים לפרויקט.

בוצעה פנייה של מישהו שרוצה לקחת יד בפרויקט, אורי יעביר את פרטיו ליבגני.

10. קוספליי למען מטרה

עדכון: אורי

הוחלט שתהיה מכירה של לוח השנה באייקון ועל אורי לדאוג שזה יפורסם.

הפרויקט הפסיד בינתיים אך עדיין לא סיימנו למכור.

ביאטריס תדבר עם קומיקאזה לגבי מכירה אפשרית שם. חנות go japan בהוד השרון רוצים לקנות מאיתנו עותקים. על אורי לברר שזה עוד רלוונטי.

כרגע נותרו עוד כ150 יחידות כשצריך לכסות את הגרעון כדי להתחיל לתרום לצדקה לפי התכנית המקורית.

11. פרויקט הנוער

עדכון: אורי

אורי יפנה לניצוצות לראות אם ממשיכים לעבוד איתם. הוא אומר שלא הייתה חוויה חיובית בבית הספר אליו הלך וציטט פערים תרבותיים קלים ושהקהל לא כל כך התעניין בתכנים שלו. להרצאה שהעביר במסגרת הפרויקט הגיעו 12 אנשים, אך הוא עדיין רוצה לנסות שוב כיוון שהוא מאמין שזה יכול להוות מקפצה לפרויקט הנוער.

12. חנות ארגונית

עדכון: אורי

אין עדכון לגבי החנות הארגונית.

13. זכויות יוצרים ארגוניות

עדכון: אורי

הוחלט שיש להחתים כל אדם אשר יוצר תוכן עבור הארגון שמוגן בזכויות יוצרים על חוזה אשר מציין שכל הרווחים מהתוכן ללא יוצא מן הכלל הולכים לארגון, בעתיד אסור שנעבוד עם אנשים שלא חותמים על כך.

סם דניאל, אחת מבעלי הזכויות על דמויות הארגון, המליצה שיהיה אדם שאחראי לזכויות יוצרים בארגון אך אורי סבור שזה נושא רחב מדי כדי למנות עליו אדם, ושניתן לסגור אותו ע"י קשר עם העו"ד דרך הועד בלבד. אורי לוקח על עצמו את משימת העברת הנוסחים לויתור על זכויות יוצרים ולויתור על זכויות שימוש (שני חוזים שונים) לעו"ד.

14. פעילי אמא"י

עדכון: תמר

בחודש האחרון התווספו שני פעילים חדשים. לא פג תוקפו של אף אחד. כעת יש 81 חברים בקבוצה.

כאשר נהפוך רשמית לעמותה נצטרך לבקש מכל הפעילים להגיש מחדש טופס חברות.

אורי דחק בוועד הקיים לקיים דיונים בקבוצת הפעילים.

15. אירוע הקרנה

עדכון: חן

חן אומר שכרגע אין לו זמן עקב עומס בעבודה אך הוא כן מנסה לשמור את היד על הדופק ומנסה להביא סרט להקרנה לפני אירוע חנוכה.

דני מעוניין לארגן אירוע הקרנה של אנימייטור אקספו, ואולי אירוע הקרנה מסיבי של סרטים ישנים, ויצור קשר עם חן בעניין.

16. פניות מאז הישיבה האחרונה

עדכון: אורי

קיבלנו פניה מIOEA, גוף יפני שמעוניין לאגד את כל מארגני הכנסים בעולם ולהביא להם גישה למשאבים רבים שאין להם. הפניה הגיעה מיוקה שהרצתה בכאמי דרך מעיין פריאל. אור פרלמן שכעת ביפן קיבל המלצה חמה מאוד על הארגון המדובר ממארגן כנסים במלזיה אשר פגש ביפן. אורי ביקש ממעיין לברר בדיוק במה מדובר מבחינתנו, ונראה שעלינו רק למלא טופס מסודר – בטיפול אורי. בתיאוריה הארגון הזה מצרף אליו אירועים ולא ארגונים אך נבקש להצטרף כאמאי – ארגון יחיד עם שני אירועים תחתיו. אורי ביקש ממעיין להמשיך את הקשר.

אורי שואל האם הקשר מול ארגון זה נופל תחת קשרי חוץ או שמא עלינו למנות סגל ארגוני חדש לתפקיד זה למשל. חן סבור שזה לא נופל לגמרי תחת קשרי חוץ ושבסדר לבצע כאן דלגציה למעיין פריאל אף על פי שאינה חלק מצוות קשרי חוץ כרגע.

התקבלה פניה מסטארטאפ ישראלי שמעוניין ליצור פלטפורמת קומיקס טכנולוגית גם ליצירה וגם לקריאה ורוצים להתפשט גם למנגה ולכן פנו אלינו לעזרה כדי ללמוד על שוק המנגה. הוא יודע שלא נוכל להביא לו אמני מנגה יפנים לשיחה אבל כן ביקש אמנים ישראלים בסגנון זה, לדעת חן זה אינו רעיון פרודקטיבי. נשמע שיש מה לדבר איתו על ספונסרינג בעתיד אך חן חושב שהשוק בארץ שונה לחלוטין מהשוק ביפן בכל מובן – עבודתי, טכנולוגי וכו'.

17. קשרי חוץ

עדכון: חן

אין כרגע אורח בקנה בגלל עומס של חן אבל בקרוב יעבדו על זה במרץ. חן רוצה לעשות רוטציה בכוח האדם של צות קשרי חוץ. חן הציע לסם דניאל אשר מאוד עזרה עם האורחת בכאמי להצטרף לצוות קשרי חוץ והיא הסכימה, הוא קיבל אישור מהועד לכך שהיא תצטרף לצוות. אור פרלמן עקב עזיבתו ליפן עזב את הצוות אך הציע לעזור באם נזדקק לעזרתו.

חן מעדכן שרביד קפלן יצרה קשר מטעם סמוראי האוס שרוצים שנעשה שם הרצאה ושהוא ימשיך דרכה את שיתוף הפעולה.

חן מעדכן שהתקבלה פניה משרון טורנר לגבי אירוע נובמבר לקבל תכנים ממכללת תל חי פוטנציאלית לאירוע ושהוא יצור את הקשר.

18. אירוע תוכן נובמבר

עדכון: יוני

בהתבסס על מסקנות אירוע חנוכה 2015 יוני עשה רשימת משימות לאירוע, תמר עברה עליה עקב דמיון האירוע לאירוע חנוכה שהיה בליוויה, לאחר מכן יוני עבר על הרשימה יחד עם מור אורן מנהלת האירוע.

מדובר על אירוע שימשך כ-3 שעות, הכולל בעיקר הרצאות תוכן. אנחנו רוצים למצוא תוכן נוסף, עבר נוסח למש"י בשביל להוציא קול קורא לקהילה. כנ"ל להעביר לרשימת המרצים בארגון, דרך יסמין סטריז'בסקי, א' תכנים מכאמ"י 2016. לקהל הרחב והפעילים הקול הקורא יצא בקרוב. המשימות העיקריות שיש לעשות עם מור זה להסגר על הצעת תקציב לשני האשכולים הרלוונטים בתל אביב ורמת גן. יוני יעביר במייל את הפרטים הטכניים.

יוני מעלה תהיה לגבי הפרסים באירוע טריוויה. השאלה אם רוצים לתת תלושים לקומיקאזה וCNV, האופציה העדיפה היא לתת פרס כניסה חינם לכנס הבא.
יוני יתייעץ דרך המייל עם הועד לגבי גיוס סגל לאירוע.

הועלתה הנקודה שאולי נצטרך לנהל את נושא הביטוח בעצמנו כי העמותה כבר תקום אז, אבל יכול להיות שהאגודה למדב פנטזיה תוכל לסדר את העניין. יוני לוקח על עצמו לדגום את יבגני ואורי בעניין.

19. אירוע חנוכה

עדכון: דיון כללי

אמנון שואל האם אנחנו בכלל רוצים לעשות את אירוע חנוכה כמו בשנים קודמות ומציין שבגלל האופי של אירוע נובמבר, אפשר לשנות את המודל. הוא מציין שהוא לא בטוח מה הכי טוב ולכן מעלה זאת לדיון.

אורי אומר שלדעתו דווקא עדיף כן לנהל חנוכה כרגיל כדי לשדר ששום דבר לא השתנה אפילו שקמנו כעמותה רשמית, ושצריך לראות את חנוכה כאירוע השקה ארגוני.

אמנון שואל לגבי מודל התשלום. אורי אומר שהמודל הנוכחי באירועי חנוכה נוצר מרצון לבדוק את בשלות הקהילה למודל ממוקד-תכנים כמו של אייקון, ובשל זיקה לאירוע ההשקה הארגוני הקודם שוקל לקחת תשלום בכניסה.

סוכם שכדאי לתאם עם מארגני gameon תאריכים כדי לא ליפול על אותו היום איתם, לבקשתם. הוחלט שאורי יצור את הקשר הזה.
אורי מציע את עצמו לליווי האירוע.

האירוע נקבע ל-25 בדצמבר.

20. מש"י

עדכון: אמנון

הייתה אמורה להתקיים פגישה אמש עם מרטון אך נדחתה.

אתר – ממתינים לכך שאניטה תשלח את העיצובים ומילותיה עליהם.

שילוב גיא אשל בהחלטות על לו"ז הפרסומים של מש"י עובד מצוין ולמעשה לו"ז הפרסומים אפילו מתחיל להיות קצת עמוס.

הראיון עם האורח של הארוקון, המדובב המפורסם טוהרו פורויה, טרם פורסם ואמור עד סוף החודש להיות מפורסם לפי הבטחתו של גיא מרטון.

21. גיוס כוח אדם

עדכון: יוני

אין עדכון.

22. הפקות מקור

עדכון: אמנון

רועי רוט מסיים את תפקידו כמלווה הפקות מקור, ואמיר גל פילוס מחליף אותו. בגלל המעבר הרבה מהתגובות להפקות המקור מתעקבות, עקב הרצון שאמיר יכנס לעניינים. בשבוע הבא תהיה פגישה בינו לבין בראנד.

ישנן שלוש הפקות מקור בקנה.

Brand musical – התחלנו עבודה מולם והם הקימו דוכן בכאמ"י באישורינו.

ושניים נוספות ששלחו טיוטא לתסריט.

23. סגל ארגוני

עדכון: דיון כללי

לאחר דיון מהישיבה הקודמת והנוכחית על אפשרויות לכניסה חינם לסגל ארגוני, ההצעה הסופית היא שכל חצי שנה יקבלו כרטיסים יומיים לכנסים הארגוניים ולאירוע קטן אחד. חצי שנה הוגדרה כאוקטובר עד מרץ ואפריל עד ספטמבר.

בהצבעה ההצעה הוסכמה פה אחד ע"י הועד החדש אך סויג שעלינו להגדיר מה הוא בדיוק סגל ארגוני ומי מקבל את זה כל חצי שנה. באחריות אמנון לפתוח את הדיון במייל.

24. פודקאסט אמאי

עדכון: דני

דני רוצה לפתוח פודקאסט ארגוני. ברצונו להוציא בעקביות פעם בשבוע נטו אודיו של אנשים מדברים על נושאי הקהילה. דני אומר שהוא לא רוצה את זה מצונזר אך הועד נגד הרעיון. הוא רוצה להעלות נושא בפעילים לבריינסטורמינג.

אורי אומר שזה רעיון טוב גם עבור נראות ארגונית באם הוא תחת הארגון ומאורגן נכון.

25. תיעוד מכנסי עבר

מעדכן: אורי

יש כמות גדולה של תיעוד מצולם מכנסי עבר וברצונם של גיא מרטון ושל ברק אלבז להתחיל לפרסם אותו כבר, חלקו אפילו ערוך. חן רוצה שנעבור על כל תוכן כזה (למשל עם רייקה) כדי לוודא שמוכן לעלות ליוטיוב, למשל עקב תיקונים שהוכנסו לאחר מכן.

אניטה מציעה לעשות זאת כסרטוני פייסבוק בעמוד הפייסבוק כדי להחיותו. אין סיבה לא לעשות גם וגם כי לא איכפת לנו שהצפיות יחולקו בין היוטיוב לפייסבוק.
אמנון מציע לשים הכל בפלייליסט ביוטיוב מיידית ולפרסם כל שבוע כסרטון פייסבוק חדש בנוסף.

באחריות דני וגיא מרטון לקחת את כל הסרטונים שתומר שלו צילם בכנסים שעברו, כדי שנוכל לערוך אותם ולהכין לפרסום גם כן.