נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, חן וייס, שרון טורנר, תמר ירון, יבגני קנטור (נציג מטעם האגודה למדע בדיוני ופנטזיה).
1. הליך ההתנתקות מהאגודה
מעדכן: אורי
אורי קיים ישיבה עם יבגני וליאת שחר קשתן, יו"ר האגודה למדע בדיוני ולפנטסיה, בקשר לנושא התנתקות מהאגודה, וסוכמה רשימת יעדים ופעולות שיש לעשות. לבקשת אורי, אמנון עבר על חוקי רשם העמותות בשביל להבין יותר טוב מה הדרישות להקמת עמותה.
אמנון יעביר עד ה-3.2 במייל את כל המידע הדרוש להקמת עמותה: מה הטפסים הנדרשים, מה לוחות הזמנים הנדרשים בהתנהלות מול רשם העמותות, מה ההכללות המשפטיות על החותמים, וכמה אנשים צריכים לחתום. יבגני מציע לפנות לרשם עצמו לברר דברים ולא להסתמך על החוק הכתוב בלבד.
לאחר שאמנון יגיש את המידע שאסף, אורי יפתח דיון מרוכז על המשך העבודה בנושא, ויפתח קול קורא לוועד הארגון.
הליך ההתנתקות מהאגודה יעלה כנושא מרכזי לדיון במפגש הפעילים העיוני שיתקיים בתחילת מרץ.
2. אירוע הקרנה
מעדכן: אורי
בשל ביקוש גדול לסרט מכירת הכרטיסים נגמרה כשבוע וחצי לפני הסרט, ובעקבות כך הוחלט להחליף את האולם לאולם גדול יותר. כל הכרטיסים לסרט נמכרו, ויש ביקוש להקרנה נוספת.
צוות האירוע מורכב מ-3 אנשים אשר יהיו נוכחים באולם ההקרנה מ-6:30.
נקודות לשימור: הפרסום היה יעיל, ההגרלות עזרו לקידום הסרט.
נקודות לשיפור: נראה שבודדים לא קיבלו במייל את הכרטיסים (אף כי קיים שיפור מאז האירוע קודם). התקבלו תלונות שלא היה מידע באתר על ההקרנה עד שלב מאוד מאוחר.
מההיענות לאירוע ניתן להסיק שיש עתיד לאירועי הקרנה. שווה לוועד לשקול לעשות שימוש נוסף בפרסום בעזרת הגרלות פרסים. אורי ישלח סיכום אירוע לישיבה הבאה.
3. צוות תכנים כללי
מעדכנת: שרון
אין עדכונים בנושא.
4. מנגה קפה
מעדכן: אורי
התקיימו שתי פגישות של מנגה קפה שרון, יסמין סטריז'בסקי לוקחת פיקוד על התא, מה שעוזר לאורי, שכרגע נתון במסגרת זמנים לחוצה.
5. האנאמי
מעדכן: חן
עוד לא התקבלה תשובה מהגנים הבוטניים אם יתקיים אירוע השנה, חן ירים להם טלפון בתחילת השבוע.
6. הארוקון
מעדכן: חן
התפרסם סרטון של שיפוט מוקדם לקוספליי, ההרשמה צריכה להיפתח ב-9.2.
התוכניה כמעט סגורה.
העבודה על הכנס ממשיכה להתנהל כסדרה, צוות עיצוב ערך סיור בבנייני האומה וההרשמה למתנדבים בעיצומה.
7. פעילים
מעדכנים: אורי, אמנון ושרון
נגזרו, נויילנו וחולקו כרטיסי הפעילים במפגש הפעילים האחרון. אמנון מעוניין שתתבצע רכישת מכונת ניילון עבור הארגון, ויבצע בדיקת עלויות.
חודש הבא חבר וועד אחר יחליף את אמנון באחראי על רישום הפעילים.
אורי סכם את מפגש הפעילים החברתי. למפגש הגיעו 18 פעילים, הפידבק היה חיובי ואנשים נהנו.
שרון פתחה סקר לתאריך למפגש פעילים ענייני. אורי ישב עם שרון לגבי המשך העבודה עד אמצע פברואר.
8. מחזות זמר
מעדכן: אמנון
2D, המחזמר הצפוי לעלות בכאמ"י, התחילו לעשות חזרות.
Y בשלבים מתקדמים מאוד, וצפויים לעלות בהצלחה בהארוקון הקרוב. התקיימה ישיבה בין נציגי אמא"י, הכנס והמחזמר.
9. פרויקט קוספליי למען מטרה
מעדכן: אורי
השם לקוח מ- cosplay for a cause. ביאטריס ריטרבנד פנתה לאורי בבקשה להרים פרויקט של הכנת לוח שנה שנתי עם תמונות של קוספליי, שהמטרה הגדולה היא שכל הרווחים ממכירת לוח השנה יתרמו לעמותה למלחמה בסרטן לבני נוער, נושא שקרוב לליבה.
היא מבקשת מהארגון שלושה דברים:
- תמיכה כלכלית
- תמיכה שיווקית
- תמיכה לוגיסטית
הקוספליי יהיה יפני בלבד. הלוגו של אמא"י יופיע על לוח השנה.
אורי ציין שמדובר בפרויקט שיבגני רצה לעשות בעבר, והוא יעביר לנו את ההערכות הכספיות הדרושות לפרויקט.
לוחות השנה ימכרו במסגרת כנס כאמ"י בקיץ, עם אופציה לאפשר לאנשים להזמין מראש באינטרנט. בעזרת ההזמנות מראש נדע את סדר גודל הביקוש לקניית לוח שנה זה. במידה והפרויקט יצלח, נשקול המשכתו בעתיד.
ביאטריס ציינה שהיא מעוניינת להשתמש בתמונות איכותיות שקיימות כבר. היא תדאג לכתב ויתור לצלמים ולקוספליירים אשר בתמונותיהם יעשה שימוש.
אורי ילווה את ביאטריס, ויערוך בירור כיצד ניתן לתרום למטרה אותה ביאטריס בחרה בתור ארגון. כמו כן, הוא יצור קשר עם הארגון אליו תורמים.
10. פרויקט הספרייה
מעדכנת: תמר
יבגני מעדכן שיש פלאייר פרסומי ופוסטר של באר שבע שהיה חסר. יבגני שלח מייל לספרייה בירושלים בתקווה לקבל את הכרכים שהם לא רוצים יותר.
יש צורך לאחראי ספרייה חדש בבאר שבע.
11. מנגזין
מעדכנת: תמר
גיא מרטון מאוד עמוס בגלל הארוקון. אין הרבה התקדמות, צוות המנגזין מתכנן סיקור לקראת הארוקון. צריך לשקול איך להמריץ את הפרויקט. תמר תדבר עם גיא.
12. תחרות ציור
מעדכנת: שרון
הפרויקט לא עומד בלו"ז כמתוכנן, התקנון בשלבי ניסוח אחרונים, אך על הועד למצוא שם לתחרות על מנת למתג אותו כמוסד ולא כתוכן נלווה לכנס הארוקון. שרון תפתח על זה דיון מסודר במייל.
אורי פתח תיבת מייל לצוות התחרות כדי שיוכלו לפעול בצורה רשמית.
13. עדכון כלל תקנוני התחרויות של אמא"י
מעדכן: דיון כללי
כרגע לא קיימת התייחסות ישירה ורשמית בתקנוני התחרויות השונים להגבלת משתתפים המקורבים לשופטים ואחראי התחרויות מבחינה משפחתית ובני זוג.
סוכם כי כלל תקנוני התחרויות השונים ירועננו עד לכנס כאמ"י.
על הועד לקבוע מנגנוני אכיפה המתמודדים עם השפעה חיצונית על שופטים, כדי להבטיח את הגינות התחרויות.
הוחלט כי חברי ועד לא ישתתפו בשום תחרות בזמן כהונתם. למעט החרגות חברי סגל האירוע לא ישתתפו בתחרויות, אך לא תהיה הגבלה על קרובי משפחתם ובני זוגם, מלבד סגל ישיר והדרג לו הוא כפוף (למשל מנהל כנס).
משפחה מדרגה ראשונה ובני זוג של שופטים לא יוכלו להשתתף בתחרות הרלוונטית לשופטים.
כל החרגה מההחלטה צריכה לבוא עם מנגנונים מתאימים. לדוגמא, כדי לאפשר השתתפות בתחרות של מקורב של בעל תפקיד כמו מנהל כנס, על בעל התפקיד להתחייב שלא יהיה יכול להיות אחראי על השופטים וצוות הקוספליי.
הסיבה המרכזית של אורי לתקנן תקנות אלה זה נראות. אורי מציין שעל הועד להגדיר מנגנוני בחירת שופטים לפני שאנחנו עוסקים בהגבלות. לכן הדיון נדחה ויפתח בהרחבה בהמשך.
14. גיוס כוח אדם
מעדכן: אמנון
יוני מוסר שאין עדכון. אמנון לוקח על עצמו לקדם את פרויקט הגיוס לישיבה הבאה.
15. נראות ארגונית
מעדכן: אמנון
אמנון פירט את העדכונים שנערכו באתר. אמנון ציין שדפים רבים שאינם עוד רלוונטיים הוסרו, ודפים אחרים עודכנו. האתר מתעדכן טיפין טיפין, והדבר הבא שיתחלף זה הבאנר, שיהיה בו רק את הארוקון.
אמנון ציין שאם הועד מוצא עמודים נוספים שאינם עדכניים יותר ואפשר להסיר, ישנו מסמך מסודר שהועד יכול לעדכן דרכו את עומרי.
16. פרויקט התיכונים
מעדכן: אורי
התקבלה פנייה מאנה ציפרמן, מנהלת הספרייה של עירוני ט' ראשון לציון. אורי יחזיר לה תשובה.
17. פניות לארגון מאז הישיבה האחרונה
מעדכן: אורי
פנייה מהאמנית היפנית מימי – התקבלה הודעה מאמנית יפנית שרצתה להופיע בהארוקון, אך מאחר והתוכן שהיא מציעה אינו רלוונטי לאנימה ומנגה, פנייתה נדחתה.
מייד קפה – התקבלה בקשה לעזרה בהקמת מייד קפה. החלטנו לאפשר להתארגנות לפתוח דוכן תרומות בהארוקון, אורי ותמר יפגשו איתם בעתיד כדי לראות כיצד הארגון יכול לעזור להם, אם יהיה משהו רלוונטי.
שירופסט – התקבלה פנייה מרומי צדוק, מנהלת אוג"י, בדבר תמיכה באירוע שירופסט המיועד להתקיים השנה בשבועות. אורי, חן ואמנון יפגשו איתה.
תא ניפון – פנו אלינו בבקשה לפתוח דוכן בהארוקון. הנושא אושר והוא בטיפול.
