ישיבת ועד אמאי 2025 נובמבר (25.11.2025)
נוכחים: אורי מרקוביץ', אפרת מרגלית כרמון, שרון טורנר, גיא אשל, מיכאל פרימוב, דניאלה חייקין, חברי ועדת הביקורת נימרוד סקאל, סם דניאל, בשיחה וירטואלית: חברת הועד יוני לינדר
1. תקציב תחילת עבודה לכנסים בשוטף
מעדכן:אורי
לכנסים הגדולים בד"כ יש דרישות להוצאות לפני שהתקציב שלהם מאושר ע"י הועד, למשל לישיבות הסגל הראשונות.
אורי מציע לועד שנאשר סכום לכל כנס באופן גורף שיהיה זמין לפני אישור התקציב לכנס, לשיקול דעת המלווה, שיעביר הוצאות ממנו לגזברות כרגיל. הצבעה – עבר פה אחד.
2. חנוכון
מעדכן:אורי
כל הסגל גויס פרט לדוכן מידע ותיעוד. האירוע מתקדם כצפוי, אך בסופו של דבר לא יכלול את השת"פ שדובר בישיבה הקודמת – עקב מסגרת הזמן הקצרה ואי התאמת ציפיות מוקדמת מספיק, ביטלנו את השת"פ הפוטנציאלי בהחלטה משותפת איתם, ואנחנו מתכננים להמשיך בדיונים על השת"פ עבור 2026.
3. סיכום אנימאטסורי 2025
מעדכן:אורי
בכנס הייתה עליה של 40%-50% בכמות המגיעים ביחס לאנימאטסורי הקודם (שיש לציין שהתקיים במקביל למלחמה עם לבנון). הכנס הרוויח.
כמו בכל כנס היו בעיות עם האינטרנט והסליקה לאורך היום. עם מכשירי הסליקה היו יותר בעיות מהרגיל. הארוקון מודעים למסקנות מהכנס ועובדים כדי לטפל בבעיות, כולל מחשבות על החלפת חברת ומכשירי הסליקה – פרטים נוספים בהמשך הישיבה.
שרון שואלת לגבי המחסור במתנדבים באנימאטסורי לאחר הבעיה הדומה בהארוקון השנה. אורי עונה שהכנס נתן יותר חופש לא' כוח אדם בגיוס והבאת מתנדבים, והכנס סבור, לאחר ביקורות ממתנדבים שלא חזרו, שאנחנו זקוקים ליותר יצירת engagement אצל מתנדבים פוטנציאליים. אופציות שהוצעו הן קונספטים כמו כרטיסיות התנדבות שיתנו צ'ופרים ככל שמתנדבים חוזרים ליותר אירועים.
מבחינת שחיקת סגל, אורי סבור שלא הייתה יותר או פחות שחיקה מהרגיל בכנס.
באולם הראשי הייתה תקלה טכנית רצינית הכנס בתחילת היום, מה שדחה את האירועים אחריו ודרש מאמץ מהתכנים ומצוות אולם ראשי כדי לצמצמו עד סוף היום. זה היה יותר בעייתי מהרגיל כי לו"ז אולם ראשי היה לחוץ מהרגיל עם פחות באפרים. הוועד ממליץ בהמשך פשוט לא לדחוף כל כך הרבה תכני אולם ראשי באותו כנס.
אורי עוד לא בטוח אם הוא רוצה להמשיך בתפקיד מנהל אנימאטסורי או לא, ויעדכן בישיבה הבאה לאחר דיונים נוספים עם חברי הנהלת אנימאטסורי 2025 לגבי אם מי מהם ירצה לקחת את התפקיד.
4. תכנית עבודה 2026
מעדכן:אורי
אורי הציג לועד טיוטה ראשונה של תכנית העבודה לשנת 2026. השנה נאשר תכנית עבודה עבור עד דצמבר 2026, ולא רק עבור הקדנציה הנוכחית, כדי לאפשר קיום אירועים בתחילת הקדנציה הבאה ללא בעיות תקציב, לדוגמת חנוכון.
הועד יעדכן את תכנית העבודה לקראת אישור בתקווה בישיבה הקרובה.
5. גילאי היעד של תכני הארגון, והגבלות תוכן בתכני הארגון
מעדכנת:אפרת
אפרת מצביעה על תופעה קיימת בארגון במסגרתה חלות מגבלות מסוימות (לדוגמה, מגבלות לבוש או מגבלות תוכניות) שמתאימות לכנס "לכל המשפחה". היא רוצה לשאול האם אנחנו רואים את עצמנו כארגון שמכוון ליצור תכנים לקהל נוער צעיר ומטה בלבד, או גם לקהל בוגר.
אפרת סבורה שהקהל הבוגר הוא קהל חשוב עבורנו, ושלא ראוי שנגביל את תכני הכנסים שלנו בצורה שתשדר לקהל הכנס שהכנס מיועד לקהל צעיר מאוד – זהו לא בהכרח קהל שישאר בקהילה ויהיה מעורב בהתנדבות ובסגל, בניגוד לקהל מבוגר יותר. בנוסף, אפרת גם לא סבורה שקהל צעיר או הורים עם ילדים יפסיקו להגיע לאירועינו אם נקל על ההגבלות הנובעות מטעמי גיל קהל יעד על התוכן באירועי תוכן.
יוני מציינת להבהרה שבעוד שאפשר להתדיין בנושא ואף להגדיר קהל יעד ספציפי לאירועים – לועד אין את הסמכות להחליט מהו קהל היעד של הארגון כולו; מדובר בשאלה שנופלת תחת תקנון הארגון, וכל שינוי שנרצה לעשות עבורו יצטרך לעבור דרך האסיפה הכללית.
אורי מציג שהמצב הקיים אכן כולל הגבלות על תוכן מבוגר באירועי תוכן, למשל על תכנים מסוימים במחזות זמר.
דניאלה מציגה שלארגון יש שני כנסים עיקריים שפתוחים לכל המשפחה ולשנות את גיל היעד בהם יכול לגרום לקהל שלם משפחות וילדים, לא להגיע. ולירידה משמעותית במגיעי הכנס. היא מציעה אולי ליצור אירוע שמתאים את עצמו עבור הקהילה הבוגרת יותר ולשמור על האירועים הגדולים כפי שהם.
שרון נתנה דוגמאות להגבלת תכנים בכנסים בהם ביקשו לצנזר מילים, תמונות או משלב לשוני באופן קשיח יותר ממה שמופיע בערוצי הטלוויזיה הישראליים המיועדים לילדים ובני נוער.
מיכאל סבור כי יש הגבלות גיל מחמירות על תכנים מסויימים כגון דמויות מכותרים מסויימים והתנסחויות, למרות שהכותרים והמקורות מהן התוכן נובע אינו מוגבל בגיל ואף מופיע בפורמטים אחרים בכנסים שלנו ולפעמים מוגדר גם כתוכן בסיווג "לכל המשפחה"
אפרת משיבה שאינה סבורה שכנסי הארגון צריכים לכלול תכנים בוגרים בלבד, ועל כן שלא מדובר בסוגיה המצריכה שינוי תקנון. אלא, יש מקום לבחון את המדיניות הקיימת ולבדוק אם אנחנו מעוניינים ליצור סביבה "סטרילית" ונקייה לילדים וקהל צעיר, או שיש מקום להפחית במגבלות על תוכן בוגר שאינו בלתי הולם.
גיא סבור שכדאי לבצע ריכוז כלשהו של הדרכים שבהן גישת "כל המשפחה" הארגונית מקבלת ביטוי כיום (הדוגמאות שעלו בדיון ונוספות), ובעזרתו להציג את הנושא בקבוצת הפעילים כשלב מקדים לקיום אסיפה – על מנת להבהיר את הסוגיה ואת ההשלכות (יתרונות/חסרונות) האפשריות במידה ויוחלט על שינוי בגישה.
אורי מציין שכל שינוי מהמגבלות הנוכחיות של הארגון על תכנים בכנסים – חשוב שיעבור דרך העו"ד וגם בבירור מול מרחב בטוח, בתור הצוות שכרגע פועל ליישם את המדיניות המחמירה של הארגון על הכנסים.
נימרוד סבור שאם נעשה כאן החלטה ששונה מהסטטוס קוו, חשוב שהועד יעלה זאת מול האסיפה הכללית בכל מקרה. הועד מסכים שכדאי להעלות את הנושא מול האסיפה הכללית, לכל הפחות למען דיון עם יותר פעילים בארגון.
לי-און סונג, א' צוות דוכנים שנתי, הצטרפה לישיבה.
6. תקנון דוכנים
מעדכנת:לי-און
לי-און הציגה לועד את השינויים המוצעים בתקנון הדוכנים לקראת הארוקון.
הועד אישר את התקנון פה אחד.
לי-און עזבה את הישיבה.
תום רוף הצטרף לישיבה.
7. מערכת הסליקה הארגונית
מעדכן:תום
תום הראה לועד את הצעת המחיר שהשיג משירות Tranzila לאחר סקר שוק ביחס למערכתנו הנוכחית, Grow.
אורי מציע לתקצב תקופת ניסוי של 4 חודשים עם השירות, ואז נחליט האם להמשיך להשתמש בשירותיהם.
תום מדגיש כי זמן המעבר למערכת יהיה כחודש. תחילת העבודה, אם הועד יאשר, תהיה אחרי חנוכון. עם זאת אנו לא מצפים לבעיות בקבלת תשלומים בתקופה הזו.
הועד הצביע – עבר פה אחד.
8. אשראי ארגוני
מעדכנת:שרון
צוות מרצ'נדייס מבקשים כרטיס אשראי ארגוני כדי שיהיה אפשר להזמין דרכו מספקים. כרגע כל המרצ'נדייס הארגוני מועבר על כרטיס אשראי פרטי ולאחר מכן מתקבל עליו החזר, ויש מקומות שמרימים על כך עין כשמזמינים בכמויות גבוהות לשימוש לכאורה אישי מכרטיס אשראי אישי.
נושא הוצעת אשראי ארגוני הועבר לבירור למול רו"ח הארגון.
9. תקציבי קוספליי שנתיים
מעדכנת:שרון
שרון סבורה שכדאי להוציא את תקציבי תחרות הקוספליי מידי הכנס, ולהגדיר אותם ברמה של התקציב השנתי.
זאת מכיוון שכך נוכל להוציא החלטה זו לצוות קוספליי ארגוני באישור הועד, במקום להכפיף אותה לאחריות מנהלי הכנסים, ואולי נוכל להגדיל את יוקרת תחרויות הקוספליי שלנו, ולדאוג לאחידות בפרסים של התחרויות בשני כנסי הדגל של הארגון.
אורי מסכים עם הצעה זו. הוא שואל כיצד ננהל הסכמי ספונסרשיפ בפורמט זה, אם הפרסים אינם תחת הכנסים. בפרט – האם זה יגרום לכנס לחפש פחות ספונסרים, אם זה לא "כסף של הכנס"?
גיא סבור שאין צורך לפתור בעיה זו לפני שנתקלנו בה – הוא לא חושב שזו תהיה בעיה משמעותית. אפרת מסכימה וסבורה ששת"פים מגיעים לרוב מרצון של הסגל – שרוצים לתת פרס מגניב יותר מכסף למשל – ולא מחיפושים של דרכים לחסוך כסף בתקציב.
דניאלה שואלת מה נעשה לגבי שאר התחרויות הארגוניות, ומה לגבי תחרויות שאין להן סגל ארגוני? בעיניה ראוי שהועד יגדיר צוות או נוהל עבודה עבור הפרסים של כולן.
אפרת סבורה שמכיוון שכל התחרויות בארגון פרט לתחרות הקוספליי הן פרויקטים של אנשים ספציפיים שדוחפים אותן, זה פחות נחוץ.
דניאלה חושבת שאם נפצל את הטיפול בפרסים בתחרויות שונות כך שרק חלק תחת הכנס זה יצור חוסר התאמה בין תחרויות שונות בהתאם לתקציב שהוגדר עבורן על ידי הנהלת הכנס. היא סבורה שצריך להגדיר נוהל פרסים ארגוני.
אפרת מציעה לקיים דיון עם האנשים שמנהלים את התחרויות שיש בארגון על מנת לקבל יותר מידע ולגבש נוהל כזה.
סם מציינת שחשוב לחשוב גם על תקציבים של פסלונים, רוזטות וכו' – אורי מציין שכך איידולפסט ואמא"ידול מתנהלים כרגע, הם מקבלים תקציב כולל לאירוע ומחלקים אותו, בין היתר, על פסלונים ושאר פרסים, ושאלו עניינים לוגיסטיים שמשוקפים בתור תקציב מסודר מטעם הנהלת הכנס להפקת האירוע כולל הפרסים מטעם הכנס בימינו, ככה שהעברת כל התחום הרחק מהנהלת הכנס יפגע בעצמאות הכנסים, כיוון שעל הכנסים תיפול האחריות להחזיר את הכספים שילכו על הפרסים כך או כך.
אפרת מציעה להצביע על נושא הוצאת פרסים לקוספליי לתקציב שנתי ולא כנסי, ולקיים פגישת המשך עם שאר מנהלי התחרויות כדי להחליט לגביהן.
הצבעה – עבר פה אחד.
הישיבה נסגרה.
10. נספחים – החלטות ועד שעברו מחוץ לישיבות
מעדכנת:יוני
ההחלטות הבאות עברו במייל מאז הישיבה האחרונה:
- צוות תרגום קיבל אישור תקציב קטן לבדיקת התוכנה OOONA ביחס לתוכנת הכתוביות הנוכחית שהארגון משתמש בה.
- הועד אישר רכש בנק שעות עבודה עם העו"ד הארגוניות לשנה הקרובה.
- הועד אישר את תקנון הדוכנים לחנוכון.
- הועד אישר את תקנוני תחרות הקוספליי עבור הארוקון.
בנוסף, הפקת המחזמר "הקומפלקס" החליטו למשוך את בקשתם שנידונה בישיבה הקודמת לתקציב מאמא"י.
11. עדכונים שוטפים
מעדכן:כללי
הצוותים הבאים העבירו עדכון לאחר הישיבה:
צוות קשרי פנים / שיתופי פעולה – אלון אברהמי ודניאלה עוזרים לאופיר עם הקרנת ג'וג'וטסו קאיזן שתתרחש במהלך דצמבר.
צוות מוזיקה יפנית – בתיאום עם צוות תכנים, הוחלט להכניס את צוות מוזיקה יפנית תחת צוות תכנים.
צוות מחסן – הצוות יצר קשר עם סגל כנסי לעזרה בכל הנוגע לספירות מלאי ובדיקות תקינות של ציוד כנסי שבמחסן.
צוות דיסקורד – הוחלט על קיום תחרות לקראת כנס הארוקון.