ישיבת ועד אמאי 2025 דצמבר (16.12.2025)
נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, שרון טורנר, מיכאל פרימוב, דניאלה חייקין, חבר ועדת הביקורת נימרוד סקאל, בשיחה וירטואלית: חברי הועד אפרת מרגלית כרמון וגיא אשל
מיתר פשקר מנהלת הארוקון ואלון אברהמי ע׳ מנהל הארוקון הצטרפו לישיבה.
1. תקציב הארוקון
מעדכן:מיכאל
מיתר הציגה את תקציב הארוקון לועד.
הועד הצביע על הצעת התקציב – עבר פה אחד.
מיתר ואלון עזבו את הישיבה.
2. תכנית עבודה
מעדכן:אורי
הועד עבר על תכנית העבודה לאחר העדכונים בה מחברי הועד השונים מאז הישיבה הקודמת. התכנית טרם מוכנה לאישור, ותאושר בישיבה הבאה.
אפרת עזבה את הישיבה.
3. חנוכון
מעדכן:אורי
העבודה על האירוע מתקדמת כהלכה, הכל סגור – נמכרו כחצי מכמות הכרטיסים המקסימלית. הכנס יחליט בקרוב האם לקיים מכירה במקום או רק דרך האתר.
4. צוות תיעוד שנתי
מעדכן:נימרוד
נימרוד מציג לועד הצעה להקמת צוות תיעוד שנתי כא׳ הצוות המוצע (ע״י אפרת שרצתה להעלות את הנושא):
מדוע נדרש?
מפני שתיעוד זו עבודה שמתקיימת בעיקר אחרי הכנס, וזה גורם שלפעמים דברים נופלים בין הכיסאות כשהכנס נגמר, או שאין תקשורת טובה בין צוותי תיעוד של סגלים שונים.
בנוסף, לאור רכש ציוד התיעוד שנקנה לאחרונה עבור הארגון והעובדה שיתכן ויבוצעו רכישות דומות בעתיד, כדאי שיהיה צוות שמכיר את המלאי הקיים ויודע אם קיים צורך בהשלמות/שדרוגים, וכן כיצד יש לתחזק את הציוד.
מה יעשה הצוות?
• יעבוד בצמוד עם צוותי תיעוד כנסיים (כמובן לא נדרש אם יש נציג מהצוות השנתי בצוות הכנסי) כדי לעבור תהליך מסודר של איסוף המידע, חלוקה לעורכים, קביעת דדליינים והעלאה מסודרת לערוץ היוטיוב של אמא"י.
• יתחזק רשימות של עורכי וידאו וצלמים המעוניינים לקחת חלק בעשייה של הארגון, וינהל מעקב אחרי המתנדבים במידה ועולות בעיות שכדאי לשמר ידע לגביהן.
• יהיה אמון על רכישות של ציוד תיעודי כדי לוודא מענה הולם לצרכים שעולים והתאמה לציוד הקיים.
• ינהל את ארכיון האירועים וההרצאות בערוץ היוטיוב של אמא"י, יחד עם אחראי היוטיוב של הארגון.
מפני שאנחנו ארגון של מתנדבים, הקמה של צוות חדש מצריכה אפשרות ישימה לגייס אליו אנשים. לאחר שיח עם נימרוד סקאל בנושא, שבמידה רבה מקיים את התפקיד כפי שתואר לעיל בימים אלו בלי תואר "רשמי" של חבר סגל ארגוני בצוות האמון על תיעוד, אני סבורה שיוכל להוות א' צוות תיעוד שנתי ראוי, ושהמסגרת תוכל לסייע לו לייעל ולשפר את העבודה על התיעוד, כאשר זו לא תתבצע "מאחורי הקלעים".
נימרוד רוצה לגייס את עורכי הוידאו שגויסו לצוות שיווק לצוות הזה.
הצבעה על הקמת צוות תיעוד כפי שהוצע בליווי אפרת – עבר פה אחד.
5. התנהלות מול שת״פים
מעדכנת:דניאלה ומיכאל
דניאלה ומיכאל הציגו את הצורך ליצור נוהל עבודה מסודר מול ארגונים שפונים אלינו לשת״פים.
הדיון בנושא אינו בפרוטוקולים הפומביים עקב רגישותו בשלב זה.
דניאלה מציינת שבהמשך היא ומיכאל יעבדו על נהלי עבודה מסודרים מול שת"פים, הנהלים יעלו לאישור הועד בהמשך.
6. נהלי שיתוף פרויקטים מתוך הקהילה שלא עולים בקנה אחד עם מטרות הארגון
מעדכן:אורי
היו לאחרונה שני מקרי בוחן לשאלה זו. אחד הוא פניה לפרסום ואולי מימון מאת המחזמר "הקומפלקס", מחזמר מטעם פעיל ארגון שתורם ותרם רבות לארגון. במקרה הזה שיתפנו את הפרויקט שלו אבל לא תרמנו כספית.
דוגמה נוספת – פניה לפרסום מאת פרויקט אנימציה להנצחת נייבי בירד, חברת קהילה שנרצחה בפיגוע. גם את הפרויקט הזה שיתפנו, ואירוע חנוכה שלנו הסכים לתת להם דוכן באירוע לפרסום הפרויקט.
שרון סבורה שבעתיד ראוי לבחון את אופי התוכן שיפורסם לפי התאמה למטרות הארגון ואת מטרות הפרויקט, למשל האם הפרויקט למטרות רווח או לא. הועד מסכים שקריטריונים אלו הם הרלוונטיים.
היא כן סבורה שהנצחה של חברי קהילה היא מקרה מיוחד שראוי לחרוג עבורו, אבל שפרט אליו לפרסם פרויקטים שאינם קשורים לארגון בשאר הקריטריונים זה לא רלוונטי אם הנפשות הפועלות הן הקשר היחיד לארגון.
הועד מסכים שהמצב הנוכחי של סינון ראשוני ברמת צוות שיווק והעלאה לרמת הועד אם יש צורך הוא מספיק, ומסכים שאם תהיה עליה משמעותית בכמות הפניות נוכל לפתוח מחדש את הנושא.
7. תדירות הישיבות
מעדכנת:שרון
שרון מציעה לועד שאולי כדאי לעשות יותר ישיבות כדי להוריד את העומס בכל ישיבה. אורי סבור שאפשר לעשות כך אם כמות הנושאים בישיבות תתחיל לעלות, אבל שאין צורך לקבוע את זה כנוהל קבוע – למשל ישיבה זו הוגבלה לזמן סביר.
הישיבה נסגרה.
8. נספחים – החלטות ועד שעברו מחוץ לישיבות
מעדכנת:יוני
ההחלטות הבאות עברו במייל מאז הישיבה האחרונה:
- אושר תקציב פרסים לתחרות בדיסקורד.
- אושר פרסום פוסט ברשתות החברתיות בנוגע לפרויקט אנימציה להנצחה של נייבי בירד.