ישיבת חפיפה ועד אמאי 2025 אוקטובר (23.10.2025)
נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, אפרת מרגלית כרמון, שרון טורנר, גיא אשל, מיכאל פרימוב, דניאלה חייקין חברי ועדת הביקורת סוניה סלבין, נימרוד סקאל, בשיחה וירטואלית: חברת ועדת הביקורת סם דניאל
0. החלטות מישיבת הועד לאחר הבחירות
בישיבת הועד שהתקיימה לאחר הבחירות באסיפה הכללית, נבחר פה אחד אורי מרקוביץ' כיו"ר הועד.
1. חפיפת הועד הנכנס
מעדכן:אורי
אורי פותח ואומר שמרגע זה "כולנו חברי ועד" – לכל דבר שאנחנו אומרים יש משמעות לארגון, אנחנו מייצגים את הארגון, גם מבחינה חוקית, ועלינו להיות מודעים לזה. בקבוצת הפעילים הועד יותר חופשי להביע דעות ומטרתה לקרב בין מתנדבינו אלינו, ולכן עמדת הועד היא שחברי ועד בפעילים מדברים בשם עצמם ולא בשם הועד. על אף זאת, עלינו להיות שם ממלכתיים, אנחנו עדיין חברי ועד. יוני מוסיפה – בקבוצת הפעילים במובן מסוים כל הדיונים הם אחד עם כולם, אפילו בתתי שרשורים, ועלינו להיות מודעים שמילותינו מייצגות יותר מרק את עצמנו ואת הדיון הספציפי – הרבה מהקוראים יבינו אותן במובן מסוים כעמדה ארגונית.
אורי מוסיף שהוא לא מאמין שהדברים שנאמרים בישיבות הם 100% סודיים והוא בטוח שאנשים תמיד מדברים עם חבריהם על דברים שקרו בישיבת הועד. הוא פשוט מבקש שנדבר רק עם אנשים שאנחנו סומכים עליהם, ושאם נפגענו ממשהו שקורה בישיבה – שנרגיש בנוח לדבר איתו ועם שאר הועד על הנושא. אורי כן מבקש להימנע מלדבר על נושאים שנוגעים לצנעת פרט כמה שיותר. למשל – ביקורת על תפקוד של אנשים מסוימים לא רלוונטית לאנשים שלא מחליטים על לקחת אותו לתפקיד מסוים ולא צריך לדבר איתם על זה מחוץ לקונטקסט הזה, עניינים שנוגעים לבעלי עסק או דוכן שעבדו מולנו, מרחב בטוח. דוגמה נוספת היא תכניות שלא הוכרזו לציבור עדיין, לא לדבר עם אנשים שלא ישירות רלוונטיים.
לעניינים הנוגעים למרחב בטוח – ועדת הביקורת לא תנכח בדיונים, והועד יחתמו על טופס כדי לאשרר שלא נוציא מידע הנוגע לצנעת פרט מדיונים אלו.
אורי ניהל שיחות אישיות עם חברי הועד, ומתכנן לנהל שיחות תדירות הקדנציה עם חברי הועד. במיוחד חשוב לו להדגיש שאנחנו פה לעשות דברים כי אנחנו רוצים לעשות אותם, לא כדי לסמן וי על משהו.
2. נהלי הועד
מעדכן:אורי
אורי יסביר ראשית את הנהלים הארגוניים. לאחר ההסבר הועד יצביע האם הוא מעוניין לקחת על עצמו נהלים אלו.
ישיבות הועד מתנהלות על פי נוהל באופן חודשי, אך זה לא מעוגן בתקנון. מזכיר/ת הארגון האחראים לקביעת הישיבות ויו"ר הארגון אחראי על ניהולן.
לפי התקנון בישיבת ועד רוב קולות הנוכחים קובע בכל הצבעה, והיו"ר רשאי להכריע במקרה של שוויון.
ישיבת ועד יכולה להיפתח רק אם יש לפחות 4 חברי ועד בישיבה, למרות שיכולה להתקיים ישיבה נדחית שבוע לאחר מכן רק עם 2 חברי ועד אם במועד הישיבה לא היו לפחות 4.
מאיתנו מצופה לסגור את כל נושאי הישיבה עד 48 שעות לפני על מנת לפרסם בקבוצת הפעילים עם תאריך הישיבה, וכמובן על מנת לוודא שהועד מודע לנושאים שיעלו טרם הישיבה.
אפשר להוסיף נושאים בתיאום מול היו"ר גם לאחר 48 שעות לפני. יהיה שרשור מיילי בו נרשום נושאים נוספים ונוכל להעלות שאלות לגבי נושאים חדשים.
לישיבות ניתן ואף רצוי להזמין אורחים הנוגעים לדיונים הנידונים בה על מנת לקדם שקיפות ולוודא מעורבות של גורמים מקצועיים בארגון בהחלטות מקצועיות.
היו"ר הוא זה שמאשר את הגעת האורחים.
החלטות במייל:
אופן החלטת ההחלטות במייל – הצבעות במייל עוברות רק אם אין מתנגדים להצבעה תוך 24 שעות, ויש מספר קולות בעד של לפחות אחד פחות מחברי הועד המכהנים.
החלטות בישיבות טלפוניות:
ישיבות טלפוניות – יהיה מותר לעשות ישיבה טלפונית כאשר לפחות אחד פחות ממספר חברי הועד המכהנים חייבים להיות נוכחים בתחילת השיחה, והחלטות עוברות ברוב מוחלט. היו״ר רשאי לקבוע דדליין להצבעה זו, מי שלא הצביע עד אז נחשב כנמנע.
שיחות טלפוניות מתרחשות במידה ואין הסכמה בשרשור במייל או במקרים דחופים.
יו"ר הועד הוא האדם שמזמן את כינוס הישיבה הטלפונית.
ישיבות לא מן המניין:
ישיבה שלא מן המניין היא ישיבה על נושא שארוך מדי לדון בו בישיבה החודשית הקבועה.
סוג נוסף הוא כאשר יש נושא חירום. במקרה כזה מזמנים ישיבה תוך זמן אותו היו"ר יקבע ולא קצר יותר משבוע והנוכחות היא מינימום 4 חברי ועד. מקרה חירום לדוגמא: דיוני תקציב דחופים לכנס.
אם זו ישיבה שמעבירים בה החלטות – חובה שיהיו בה 4 חברי ועד על מנת שהיא תהיה ישיבת ועד רשמית.
יו"ר הועד הוא האדם שמזמן גם את הישיבות שלא מן המניין.
ההצבעות בכל סוגי הישיבות הן שמיות אלא אם יוחלט אחרת.
הצבעות אשר עוברות במייל או בישיבות טלפוניות – יעלו כנספח לפרוטוקול הבא.
נוהל עדכונים שוטפים:
מדובר בנושא האחרון והקבוע בישיבות – הזמן לדבר על מה שמתרחש בצוותים והפרוייקטים המלווים על מנת שכל הועד יהיה על אותו הקו ויהיה מיודע בהתקדמות של הצוותים והפרוייקטים. ניצור רשימה מסודרת של הצוותים והפרוייקטים ונתחיל לעדכן אותם לפי הרשימה ונעדכן לפי הצורך. במידה והישיבה הייתה ארוכה ולא היה זמן לכל הצוותים והפרוייקטים – הצוותים והפרוייקטים שדובר עליהם יעברו לתחתית הרשימה.
חשוב שעד יום לפני הישיבה לכל חבר ועד כבר יהיה עדכון מכל הצוותים אותם הוא מלווה.
אם העדכונים ניתנו בעריכת הפרוטוקול ולא בתאריך הישיבה, על הועד לוודא שהעדכונים נכונים ליום הישיבה ולא לאחריה (למשל לא לעדכן על החלטות צוותיות שנעשו אחרי יום הישיבה אך לפני העריכה הזו).
נוהל עדכונים שוטפים לא תוחזק בקדנציות האחרונות. עם זאת, הועד הנכנס מסכים שזו שאיפה טובה ונכונה, ורוצה לנסות לאמץ אותו גם הקדנציה.
הצבעה על נהלי הישיבות כרשום למעלה: ההצבעה עברה פה אחד.
3. המשך חפיפת הועד הנכנס
מעדכן:אורי
בנוגע לפרוטוקולים של ישיבות הועד והאסיפות הכלליות, אורי מפרט שישנם שלושה פרוטוקולים: הפרוטוקול הפנימי שחשוף רק לועד ולועדת הביקורת, הפרוטוקול הציבורי בו אין מספרים כספיים או מידע הנוגע לצנעת הפרט או לעיתים תכניות שעוד בשלבי תכנון ואינן ודאיות, והפרוטוקול שמפורסם בפעילים בו כן מפורסמים מספרים כספיים.
מה שנאמר בישיבת הועד אינו פומבי באופן כללי מעבר למה שמפורסם בפרוטוקול, עדיף לא לדבר על נושאים שלא פורסמו עדיין עם אנשים שאינם רלוונטיים לאותו עניין באופן ספציפי.
לו"ז פרסום הפרוטוקולים: בסופ"ש אחרי הישיבה המזכיר מוציא אותו לעריכה של חברי הועד, במהלך אותו שבוע אם היו אורחים הם מקבלים את החלק שבו הם נכחו בישיבה לעריכתם, ובסופ"ש השלישי לאחר הישיבה על הפרוטוקול לצאת לפרסום.
סגל ארגוני – בתיאוריה רשימת הסגל הארגוני מתעדכנת פעם בחצי שנה, בינואר וביולי, ויש להם הטבות – כניסה חינם לכנסים הגדולים ו-40 ש"ח הנחה לכניסה לאירוע בודד אחר במהלך כל חצי קדנציה. בפועל הרענון הזה לא קורה מעבר לשיחות פנימיות של צוותים ארגוניים.
אנחנו בדרך כלל מוציאים טופס הרשמה לאירועים רלוונטיים על מנת לחלק את ההנחות וההטבות.
מורשי חתימה – מורשי החתימה הם האנשים שרשאים לאשר העברות כספים מול הבנק, הליך שדורש אישור של שני אנשים וחותמת הארגון. יש כרגע ארבעה, אורי מרקוביץ', יוני לינדר, לירון אפריאט ותומר שלו. ברצוננו להחליף את לירון אפריאט ותומר שלו אשר לא נמצאים בועד הנכנס או ביוצא, אורי מציע את עצמו, את יוני (שכבר מורשי חתימה) ואת אפרת ומיכאל כמורשי חתימה.
הועד הנכנס הצביע על אישור יוני לינדר אורי מרקוביץ' אפרת מרגלית כרמון ומיכאל פרימוב למורשי חתימה בבנק – עבר פה אחד.
חתימה על חוזים – לפי החלטת ועד קודמת, כל חבר ועד רשאי לחתום על חוזים שמחייבים את הארגון כל עוד הוא חותם ביחד עם החותמת הארגונית והחוזה אינו מעל כמות כסף מסוימת שמעליה צריך חתימה של שני מורשי חתימה כרגיל.
יוני מבהירה כי כל חברי הועד מורשי חתימה בשם הארגון לכל מטרה שאינה העברות כספים מול הבנק.
עד תחילת ינואר עלינו לאשר תכנית עבודה ותקציב לקדנציה, כשטיוטה ראשונית מיועדת לדצמבר.
תכנית העבודה והתקציב הינם רשימת כל התכניות שלנו לקדנציה הקרובה. צריך לרשום בה את צפי ההוצאות וההכנסות של כל צוות ופרויקט שיפעלו הקדנציה.
בשנים קודמות המטרה שלנו הייתה לסיים את הקדנציה ברווח. גם השנה בהמלצת רו"ח הארגון אנחנו נכוון לסיים את הקדנציה בסכום אפס, מכיוון שהגענו לסכום בעו"ש ששווה להוצאות השנתיות שלנו – המקום הכי טוב להיות בו כמלכ"ר.
תקשורת עם עורכות הדין – בהמשך לנוהג מהשנה שעברה, פנייה לעורכות הדין תתבצע על ידי חבר הועד הרלוונטי לעניין הבירור. עקב העובדה שהתשלום לעורכות הדין מתבצע על פי מאגר שעות, את הפנייה הראשונית יש לבצע בתיאום יו"ר הארגון.
4. הצגת וחלוקת תפקידים
מעדכן:דיון כללי
חפיפות והעברות תפקיד (לפי מציג התפקיד):
ליווי צוות שיווק – אורי
הצוות אחראי על האתר, פייסבוק, יוטיוב, אינסטגרם, טוויטר, טיקטוק, מדיות חברתיות בכללי. הצוות גם עוזר לצוותי השיווק הכנסיים, אבל לא בעצמו אחראי על שיווק כנסים. הצוות גם מגיב לפניות במייל. הצוות יחסית מנהל את עצמו בעצמאיות תחת הא' אופיר לוטן, ויש נהלי פניה מסודרים במייל של הועד – מומלץ להודיע גם למלווה הצוות בעת פניה לצוות.
דניאלה מעוניינת ללוות את הצוות.
צוות תכנים – אורי
צוות שאחראי על ליווי תכני הארגון לאורך השנה שאינם קשורים ישירות לאירוע אחר. המקור הראשון בארגון לפניות להבאת תכנים לאירועים. גם אחראי לארגן אירועים לאורך השנה, למשל אירועי הרצאות בבר ופרויקט סינמטוקיו. בפועל הרבה מהצוות עסוק או בחיים האישיים או כסגל בכנסים גדולים – צוות שיצטרך יכולת דחיפה מצד הליווי.
אופיר לוטן היא א׳ הצוות.
אפרת מעוניינת ללוות את הצוות.
צוות הפקות מקור – אורי
צוות הפקות מקור, אשר מלווה ותומך בהפקות מקור בקהילה כמו מחזות זמר, יושב תחת צוות תכנים כרגע. אנחנו מעוניינים לפצל אותו חזרה מצוות תכנים החוצה.
אופיר לוטן היא א׳ הצוות.
אפרת שואלת מדוע צוות זה וצוות מוזיקה יפנית היו נפרדים מצוות תכנים מלכתחילה. אורי עונה שאלה בעיקר סיבות היסטוריות, מתקופות שצוות תכנים לא תפקד. הוא גם סבור שככל שצוות עושה יותר, ככה יותר הגיוני לפצל אותו ושלא ישב תחת צוות גדול יותר, אך אין מניעה ספציפית לאחדם.
מיכאל מעוניין ללוות את הצוות.
צוות קשרי פנים / שיתופי פעולה – אורי
צוות שפונה לעסקים חיצוניים לחסויות (ספונסרים) ושיתופי פעולה איתנו, כמו גם שיתופי פעולה עם עסקים שפונים אלינו.
אופיר לוטן מנהלת את הצוות הזה ותשמח לחפוף את חבר הועד וחברי הסגל שיגויסו לצוות.
מיכאל ודניאלה מעוניינים ללוות את הצוות יחדיו.
צוות אתר ומועדון חברים – אורי
מנהלים את אתר אמא״י מהצד הטכני, אך לא מעדכנים את תוכן האתר.
אנחנו רוצים להרים תשתית למועדון חברי אמא״י ומערכת חדשה לחברי אמא״י. צוות אתר עובדים על כך כרגע.
אפרת מעוניינת ללוות את הצוות.
דוברות הארגון – אורי
אחראי על ניסוח ההודעות שיוצאות בשם הועד לציבור. זה לא אומר שרק הוא מחליט מה יכתב בהן – הדובר מעביר את ההודעה לועד טרם הפרסום, ואז לשיווק למעבר שלהם.
למשל נושא ההנצחה בכנסים נוהל מול המשפחות בשם דוברות הארגון.
גיא מעוניין לקחת את התפקיד.
צוות עיצוב שנתי – אורי
מנוהל ע״י סם דניאל ומעיין אלבז, מטפל בענייני עיצוב לאורך כל הקדנציה, ומיתוג כנסי ברמה הארגונית. מטפל גם בענייני מרצ׳נדייס ארגוני.
שרון מעוניינת ללוות את הצוות.
מזכירות – יוני
אחראי על כתיבת הפרוטוקולים של ישיבות הארגון כפי שתואר לעיל. הישיבות בדכ מוקלטות, לשימוש פנימי בלבד, ונמחקות בסוף הקדנציה. הפרוטוקלים נשלחים לועד ולאורחים לעריכה, ואז נשלחים לפרסום על ידי המזכיר. נוסף המזכיר קובע תאריך ופותח שרשור נושאים לישיבה.
אפרת מציעה לעשות תורנויות בכתיבת הפרוטוקול הגולמי. הועד מסכים לקונספט.
שרון מציעה לפצל את תחומי האחריות כמו קביעת הישיבה והנושאים ופרסום הנושאים ומציעה לקחת אותם על עצמה הקדנציה, ושיוני תרשום את הפרוטוקולים, תערוך ותפרסם. יוני מסכימה להצעה זו.
גזברות – יוני
תפקיד הגזברית הוא לנהל את הבירוקרטיה הכספית של הארגון. זה לא אומר לעשות את ההחלטות על הכסף אלא לוודא שכל העניינים הכספיים רשומים ומתועדים כראוי. את כל הפרטים האלה צריך להגיש למנהלת החשבונות שלנו שמעבירה אותו לרואה החשבון שמייצר את הדו"ח הכספי השנתי.
במילים אחרות התפקיד הוא שמירה על התנהלות נכונה ומתועדת כספית של הארגון ועבודה מול רואה החשבון על מנת לשמור על התנהלות זו.
יוני מעוניינת לקחת את התפקיד, ותחפוף את אפרת ומיכאל בנושא.
בירוקרטיה מול רשם העמותות – יוני
הגשת כל הבירוקרטיה הרלוונטית לרשם העמותות, מה שאומר בעיקר הגשת פרוטוקולים דרך האתר שלהם על החלטות שהתקיימו, בדרך כלל באסיפה הכללית ולעיתים בעוד החלטות שדורשות דיווח.
יוני מעוניינת לקחת את התפקיד, ותחפוף את אפרת ומיכאל בנושא.
ליווי צוות קש"ח – אורי
הצוות במצב תחזוקה מאז הקורונה, פעיל בעיקר בשמירת קשר עם שגרירות יפן בישראל כרגע. הצוות אחראי על כל הקשרים עם חו״ל, בין השאר הבאת אורחים וסרטים. הצוות מנוהל ע"י אורי.
אורי מעוניין ללוות את הצוות.
צוות שימור ידע – אורי
הצוות אמור ליצור ארכיון ידע לחפיפות אנשים בצוותים, נהלים ועוד. הצוות התחיל לרשום מסמכים עם צוותי סגל כנסי לפני שנתיים. משי שטרית מנהלת את הצוות.
גיא מעוניין ללוות את הצוות.
צוות הספריה – בהקפאה
פרויקט שמחלק מנגות לספריות שונות בארץ שעובדות איתנו, בהן גם לעיתים מאורגנים אירועי תוכן. המנגות עצמן חלקן נתרמות לנו והשאר נקנות ע"י הארגון. הפרוייקט לא היה פעיל בשנתיים האחרונות.
גיא מעוניין ללוות את הצוות כדי לוודא האם שווה להתניע אותו מחדש או לסגור אותו.
צוות כוח אדם – אורי
הצוות אמור לקיים אירועים לפעילים בארגון ולסגל לגיבוש, לקיים משובים וביקורות על כל פעילות ואנשי הארגון, ולנהל את החברות בקבוצת הפעילים. הצוות לא היה פעיל שנתיים ואין חברי צוות.
אורי מעוניין לפצל את נושא הפעילים והאירועים לסגל וגיבוש מחוץ לצוות כוח אדם, לצוות פעילים והווי ארגוני שיוקם. רומי מיכאל חברת הועד היוצאת מעוניינת לנהל את הצוות המוצע.
מיכאל מעוניין ללוות את צוות כוח אדם.
דניאלה מעוניינת ללוות את צוות פעילים והווי.
אחראי תיבת הדואר – אורי
בודק את תיבת הדואר הארגונית מדי שבוע-שבועיים.
אורי מעוניין לקחת את התפקיד.
מחסן – אורי
הניהול כיום הוא של מריה ואיגור יחדיו. התפקיד כולל תיחזוק רשימת מלאי שזמינה לנו בועד ולכנסים, וניהול הפריטים במחסן – להיפטר ממה שלא צריך בו למשל, וגם לטפל באבידות ומציאות מכנסים. תפקיד הניהול דורש גם זמינות להגעה פיזית למחסן.
גיא מעוניין ללוות את הצוות.
צוות מוזיקה יפנית – אורי
מנוהל על ידי גל וגיא פרי תמיר. מקיימים אירועי קראוקה בעיקר.
אפרת מעוניינת ללוות את הצוות.
ליווי צוות מרחב בטוח – אורי
הצוות אחראי על מרחב בטוח ומניעת הטרדות מיניות בארגון. צוות מאוד רגיש מטעמי צנעת הפרט. ליאן לביא מנהלת את הצוות.
אפרת מעוניינת ללוות את הצוות.
ליווי צוות קוספליי – אורי
הצוות אחראי על תחום הקוספליי בארגון – מקור ראשון לפניה למציאת צוות קוספליי לאירועים, ועוזר עם שיפורי תקנון לתחרויות הכנסיות ועם אירועים קטנים הנוגעים לקוספליי. הצוות מנוהל ע"י רותם פישמן ומנהל את עצמו במידה רבה, ללא צורך במעורבות מלווה.
שרון מעוניינת ללוות את הצוות.
ליווי פרויקט המנגה קפה – בהקפאה
מפגשי דיון חודשיים בזום על סדרות מנגה. כיום הפרוייקט לא פעיל.
בבר הלובר בחיפה היה פרויקט דומה תחת ירדן ליבני, תחת צוות תכנים.
אורי ממליץ שאם נרצה להחזיר את הצוות הוא ישב תחת צוות תכנים במקום.
ליווי צוות דיסקורד – אורי
צוות נפרד משיווק מכיוון שמדובר לא רק בפרסום אלא ברשת חברתית שדורשת מודרציה פעילה. יש לצוות בוט כדי להעביר פרסומים מצוות שיווק אבל הבוט תקול כרגע. יש דיבורים בין הצוותים על שינוי האינטרפייס הזה. מנוהל ע"י ליזה שניידרמן ולא דורש ניהול אקטיבי.
שרון סבורה שעדיף לקפל את התפקיד תחת שיווק.
אפרת מציעה לקפל את א׳ הצוות תחת צוות פעילים והווי.
גיא סבור שעדיף להשאיר את הצוות מופרד, אולי עם נציגויות מצוותים אחרים, מכיוון שיש בו דקויות שמפרידות מצוותים אחרים. אורי מסכים עם גיא בנושא.
דניאלה מעוניינת ללוות את הצוות – מה שאומר שגם ככה לעת עתה אותה מלווה של הצוותים המוצעים תלווה את צוות דיסקורד, ודניאלה תחזור לועד עם הצעה בעתיד לגבי איפה ראוי שהוא ישב.
צוות דוכנים שנתי – אורי
מנוהל ע״י לי-און סונג, מטפל בענייני דוכנים שהם לא רק נוגעים לכנס ספציפי, תקנונים ושימור ידע.
אפרת מעוניינת ללוות את הצוות.
ליווי אנימאטסורי והארוקון – אורי
לכל כנס יש מנהל שנתי – כרגע מיתר פשקר להארוקון, אורי לאנימאטסורי. המלווה מייצג את הועד לכנס ואת הכנס לועד. אחלה דרך להרוויח נסיון בתחומים שונים בכנסים.
אורי מעוניין שלא נסגור מלווה לאנימאטסורי טרם הסיכום שיוצג לועד של אנימאטסורי 2025 בישיבת נובמבר.
מיכאל ילווה את הארוקון.
איש קשר עם ועדת הביקורת
נימרוד מבקש שיהיה איש קשר רשמי מהועד לועדת הביקורת לתקשורת רגילה. שרון מציעה את עצמה לתפקיד.
הועד מסכים לתפקידים הנ״ל, והרי הרשימה:
אורי
יו״ר הארגון
מלווה צוות קש״ח
אחראי תיבת הדואר הארגונית
אפרת
מלוות צוות תכנים
מלוות צוות אתר ומועדון חברים
מלוות צוות מוזיקה יפנית
מלוות צוות דוכנים
מלוות צוות מרחב בטוח
שרון
מלוות צוות עיצוב
מזכירת הארגון – אחראית על זימון ופרסום הנוסעים לישיבות
מלוות צוות קוספליי
אשת קשר עם ועדת הביקורת
גיא
דובר הארגון
מלווה צוות שימור ידע
מלווה צוות הספריה
מלווה צוות מחסן
מיכאל
מלווה צוות הפקות מקור
מלווה צוות קשרי פנים / שיתופי פעולה
מלווה צוות כוח אדם
מלווה הארוקון
דניאלה
מלוות צוות שיווק
מלוות צוות קשרי פנים / שיתופי פעולה
מלוות צוות פעילים והווי
מלוות צוות דיסקורד
יוני
מזכירת הארגון – אחראית על פרוטוקולים
גזברית הארגון
אחראית בירוקרטיה מול רשם העמותות
5. אירוע פוסט-כנס
מעדכן:אורי
לאנימאטסורי לא היה אירוע פוסט-כנס כבר 3 שנים, והנהלת אנימאטסורי מעוניינת לתקן את המצב ולקיים אירוע. הכנס מעוניין בתקציב לאירוע – מסיבה סגורה בבר במרכז לסגל הכנס.
סוניה שואלת האם הצבעה כזו יכולה להיות ניגוד עניינים לחברי סגל של אנימאטסורי בועד.
אפרת סבורה שניגוד עניינים בעמותות הוא נושא מאוד אמורפי, ומעוניינת בהמשך הקדנציה לייצב הגדרה של ניגוד עניינים באמא״י. היא לא סבורה שמקרה זה הוא בעייתי מבחינה זו, כיוון שהאירוע תוכנן במסגרתו הנוכחית עוד לפני כניסתו של הוועד לתפקיד, וכיוון שהרווח למשתתפים ברמה אינדיבידואלית קטן.
הצבעה – עבר פה אחד.
6. אניניישן
מעדכן:אורי
אירוע שפנה אלינו לשיתוף פעולה.
הם מבקשים מאיתנו תקציב – תקציב ספונסרשיפ שישמש להבאת סרט. בשנה הנוכחית כשהשתתפנו בפסטיבל אנימיקס איתו יש לנו שת"פ מתמשך, השתתפנו בסכום נמוך יותר אורי סבור שבהתחשב בכך, ראוי שנממן בסכום נמוך יותר מהסכום שהקצבנו לשת"פ המתמשך עם אנימיקס, שהם שת"פים בעלי אופי דומה, ומציע סכום נמוך יותר. גיא מוסיף – כחלק מהצעת נגד זו לאניניישן, נוכל להבהיר להם שעבודה שתתחיל יותר מוקדם תוכל להיות בתנאים יותר מיטביים.
שרון מבקשת להמשך שנגדיר יותר טוב עבודה מול פסטיבלים – אולי עם תקציב כולל לשנה, למשל.
הצבעה – עבר פה אחד.
7. אירוע חנוכה
מעדכן:אורי
אורי התחיל עבודה על אירוע חנוכה פוטנציאלי בסוף ספטמבר, מכיוון שתחילת עבודה בסוף אוקטובר היא כנראה מאוחרת מדי לאירוע כזה. התכנון הוא אירוע בתיאטרון גבעתיים ב-21.12, שיכלול תחרות סקיטים, שת״פ לשם האירוע עם יוצרי תוכן ישראלים, חדר תוכן נוסף ומתחם דוכנים.
תאריך האירוע יכול להידחות עדיין, התיאטרון לא ישריינו את התאריך לפני שנשלם להם.
כמו אירועי חנוכה בעבר, בין מטרות האירוע כלולה הכשרת סגל חדש.
אורי מבקש מסגרת תקציב לצורך האירוע. אורי מציע את האירוע בעלות כניסה פר אירוע תוכן, שבהנחה של סולד אאוט ויחד עם הדוכנים, יכניס סכום שיכסה את העלות. אורי יציג לועד הצעת תקציב מלאה בתוך שבוע.
8. שיבת החטופים
מעדכן:דיון כללי
שני חטופים שחזרו הם חלק מהקהילה שלנו – גיא גלבוע דלל, שהקרנו סרט הקשור אליו בסינמטוקיו מאז החטיפה – ואביתר דוד. אנחנו מעוניינים להציע לשניהם כניסה חינם לאירועי אמא״י בעתיד.
הצבעה – עבר פה אחד.
הועד התדיין על אפשרויות נוספות בנושא, והפרטים ישמרו רק בפרוטוקולים פנימיים עד שנסיים לבדוק היתכנות שלהם.
9. הקומפלקס
מעדכנת:אפרת
אפרת מציגה את הנושא לועד ממקומה כמפיקה של הפקת הקומפלקס, ולכן לא תשתתף בהצבעה.
הקומפלקס הוא מחזמר מקורי של אביב ייני, אשר כתב את המוזיקה למספר הפקות מקור באמא״י, העלה הופעות באירועים באמא״י ושפט באירועים שונים באמא״י.
הקומפלקס מציעים תשורה בהדסטארט שלהם להופעה אישית של המחזמר. אורי מציע שיתוף פעולה עם האגודה למד״ב ופנטסיה של 50-50, קניית התשורה הזו ופתיחתה כאירוע לקהלים של העמותות שלנו.
אפרת מבהירה שלא מדובר במחזמר שקשור כלל לאנימה, מנגה או תרבות יפן. הקשר העיקרי למטרות הארגון הוא נוכחות חבר ותיק ופעיל בקהילה שצמח במסגרת קהילת מחזות הזמר בתוך הארגון. אפרת מעלה שבמטרה לחזק את הקשר של האירוע למטרות הארגון, המחזמר מציעים בנוסף להופעה זו, אם אמא״י והאגודה ירצו להשקיע בה, קיום פאנל עם אביב ייני שידבר על איך המעורבות בהפקות מקור, סגל ושאר תפקידים באמא״י, דחפה אותו קדימה ביכולתו המקצועית והביאה אותו להפקת מחזמר מקצועי מחוץ למסגרת אמא״י.
ההצעה היא סגירת אירוע זה לפעילים של אמא״י ושל האגודה בלבד, אירוע של עד 100 איש. אפרת מציגה שאולי הקומפלקס יוכלו לארגן אירוע גדול יותר של עד 160 מקומות, בלי עלות נוספת מעבר לקניית התשורה מצד אמא״י והאגודה.
דניאלה מסכימה כי בעוד שאין התאמה למטרות הארגון, אירוע כזה יכול להיות מאוד תורם למוטיבציה של פעילי אמא״י שמגיעים אליו.
שרון מתנגדת להצעה, ומציינת שניתן לתרום למוטיבציה של הפעילים גם בדרכים אחרות שכן תואמות למטרות הארגון.
סם מציעה לועד לשקול האם יש פה איפה ואיפה לגבי באיזה אנשים שעוסקים בתחומים שאינם רלוונטיים לארגון אנחנו תומכים.
אורי מציג כי האמירה שהארגון לא תמך עד עכשיו בפעילים שיצאו ממטריית הארגון – היא מצב שהארגון יכול להחליט לשנות, ולא בהכרח איפה ואיפה.
אפרת מבהירה כי לא מדובר כאן בפאנל רק של אביב ייני – היא בעצמה מפיקה את הקומפלקס עקב נסיון שרכשה בארגון והיא משתמשת עבור תפקידה כמפיקה בקשרים שהיא פיתחה בארגון, ויש להם חברי הפקה נוספים שרכשו נסיון באמא״י.
מיכאל סבור כי עלינו להיות מאוד זהירים עם הנושא הזה עקב חוסר ההתאמה עם מטרות הארגון.
יוני שואלת – אם הדבר היחיד שאנחנו מקבלים שרלוונטי למטרות הארגון הוא פאנל לפעילים, כמה כסף היינו מוכנים לשים עליו?
מיכאל סבור שאף שזה יכול להיות סכום ראוי להוציא על אירוע כזה, בסופו של דבר המטרה ה״ראשית״ של הכסף הזה אינה מטרות הארגון, ולכן נוטה יותר לנגד מאשר לבעד.
גיא משווה את ההשקעה הזו לאירוע גיבוש הסגל אחרי אנימאטסורי שהוצע לנו לקיים בבר, אשר מוצע ביותר כסף, וגם הוא לא תומך במיוחד במטרות הארגון, זאת בטענה שאם היו לנו סימני שאלה כלשהם לגבי מימון (ברובו לוגיסטי) לאירוע "תגמולי", לקהל שהוא סגל של כנס, ושסביר שלפחות יהיה בעל זיקה לתחום עם מוזיקה והפעלות רלוונטיות – אז מימון (שאינו ברובו לוגיסטי) לאירוע "תגמולי", לקהל שהוא יותר אמורפי (ערבוביה של קהל שלנו ושל האגודה) ללא כל זיקה לתחום, מעלה לדעתו אפילו עוד יותר סימני שאלה ולבטים.
יוני מסכימה ואומרת כי לאירוע הגיבוש – התקציב הוא בעיקר על שכירת מקום, בעוד כאן – התקציב יהיה בעיקר על ההופעה ולא על ההרצאה. השאלה היא מה ״מטרת״ הכסף – קיום האירוע מלכתחילה כמו באירוע הפעילים או תמיכה בהפקה כמו כאן.
אורי מציע להתדיין על הנושא במייל ולהחליט בשיחה טלפונית עוד שבוע.
הישיבה נסגרה.
10. נספחים – החלטות ועד שעברו מחוץ לישיבות
מעדכנת:יוני
ההחלטות הבאות עברו במייל מאז הישיבה האחרונה ע"י הועד היוצא:
- אישור תקנון הבחירות לקדנציית 2025-2026
- אישור שיתוף פוסט בנוגע למחזמר ״הקומפלקס״
ההחלטות הבאות עברו במייל מאז הישיבה האחרונה ע"י הועד הנכנס:
- אישור פרסום פוסט בנוגע לשיבת החטופים
