מחבר: ועד אמא"י

נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, תמר ירון, יוני לינדר, אלה ברוך, דני פייגלמן

 

1. פרישת חברי ועד

מעדכן: אורי

חן וייס ושרון טורנר פרשו מועד הארגון.

הועד הצביע פה אחד על קבלת יוני לינדר, דני פייגלמן ואלה ברוך כחברי ועד חדשים.

אורי ישנה את סיסמאות שירותי הארגון הרלוונטים עד הישיבה הבאה.

 

 

2. דוכן אמא"י אייקון 2016

מעדכנת: אלה

בדוכן נמכרו לוחות שנה וסיכות, לא היה ניתן לחדש חברות בארגון עקב ההקמה הרשמית הקרובה.

נמכרו 20 לוחות שנה ו-20 סיכות.

אנשים רבים באו לחדש את הכרטיס שלהם, מחלקם נלקחו כתובות מייל על מנת להודיע להם כאשר אמא"י תקום רשמית כעמותה. הייתה התעניינות רבה במי ומה אנחנו.

המלצות לעתיד:

1. להשיג מאוורר לדוכן.
2. לבצע שיחות חפיפה יותר מעודכנות (התבצעה שיחה עם אורי אך לא עם אמנון שהיה האחרון שניהל דוכן אמא"י).
3. לוודא שיש שקע חשמל מצוות אייקון.

 

 

3. מנגה קפה

מעדכן: אורי

המפגשים בהוד השרון יחזרו החל מהחודש הבא, מכיוון שיסמין סטריז'בסקי שמנהלת אותם לא הייתה זמינה בחודש האחרון.

אורי שוקל לארגן מנגה קפה חברתי באירוע חנוכה, בדומה למה שהיה בכאמ"י.

 

 

4. אירוע נובמבר

מעדכן: יוני

יוני: יצא לו"ז פרסום לגיא מרטון מנהל מש"י ולו"ז גרפיקה לרז פרלמן אשר מעצב עבור האירוע. המרצים נסגרו ואושרו וכל הסלוטים מולאו. האירוע יהיה 3 שעות, 18:00-21:00, והחוזה נמצא על השולחן מחכה לחתימה.
חסר בנתיים אחראי קופות וסדרני תכנים. צריך לפנות ליבגני בשביל לקבל קליקרים ממחסן האגודה למד"ב ופנטזיה. עדיין צריך להגיש למקום ביטוח חתום וצ'ק בנוסף לחוזה.

 

 

5. כאמ"י 2016

מעדכן: אורי

לא התנהלה ישיבת סיכום של הסגל, הועד יקבל מבוריס סיכום מסודר של הכנס.

אורי עשה שיחת סיכום מסודרת עם גיא מרטון א' השיווק של הכנס ויפיץ לועד את מסקנותיה.

 

 

6. אירוע חנוכה

מעדכן: אורי

דרור טל מנהל את האירוע. הוא מנהל פעיל ומתפקד בצורה טובה מאוד.

תאריך האירוע נקבע ל-29 לדצמבר במקום ה-25, וזאת מכיוון שב-25 בדצמבר בתי הספר אינם בחופש.

לאירוע נחוצים עדיין א' דוכנים וא' קוספליי. ביאטריס ריטנבנד פנתה אלינו והציעה את עצמה כשופטת לאירוע הסקיטים, ביחד עם אופיר לוטן ונטע וייס.

אורי ינסה לתאם ישיבה בהשתתפות דרור, גיא מרטון ועצמו לגבי מיתוג האירוע.

 

 

7. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: אמנון

גיא מרטון מנהל מש"י עובד כרגע על עריכת הראיון עם טורו פורויה.

הוחלט שעדיף לעבוד עם פחות אנשים בין אמנון לבין אניטה בשביל עיצוב האתר הארגוני החדש, ואמנון יקח את המשימה על עצמו במקום שיוועצו בועד בכל צעד.

 

 

8. פרויקט תלתן

מעדכן: אמנון

בוצעה שיחת חפיפה בין אמנון לשרון וקבצי הפרויקט הועברו לאמנון.

 

 

9. ג'יי-פארטי

מעדכן: דני

הגיעו 110 איש, 12אנשים שקנו באינטרנט לא הגיעו, וכך גם הזוכה ברטיס חינם. זוהי בדיוק התחזית האופטימית. האירוע הרוויח.

הקומה העליונה נפתחה בשעה 3:00 וכולם הועברו לשם כדי שנוכל לסגור את הרחבה באיזור 4:30.

מסקנות:

1. עדיף לתת לחבר קהילה לנהל את המסיבות במקום ניהול אקטיבי מתוך הועד.
2. שרשראות הסטיקליטים היו לא טובות ולא זהרו טוב ביחס לשאר הסטיקלייטים ובכללי.
3. דני מרגיש שהיה פרסום אגרסיבי ובסופו של דבר זה עבד.
4. בקופה היו שני אנשים ששוחררו בשעה 1 בלילה, אך נשארו שם אנשים גם אחרי, דני הרגיש שעדיין צריך פיקוח חלקי בכניסה, גם לאחר סגירת הקופות.. אמנון מציע שתיקבע שעת סגירת קופות לפני סוף המסיבה שתוכרז בפרסומים וזהו.

אמנון אומר שאולי מדאיג מבחינת כמות המגיעים למסיבות הבאות שרק כיסינו את העלות, כיוון שזו הייתה מסיבה ראשונה זה שנים ולכן למסיבות הבאות יגיעו כנראה פחות אנשים. אורי עונה שהיינו רגע לפני אייקון, מה שמנע מכמות אנשים לא קטנה להגיע.

מיתר קלאוזנר פנתה דרך שרון טורנר לאורי והתנדבה לבצע סקר שוק מקיף למועדונים למסיבות הבאות. גל פרי וגיא תמיר הציעו פרטנית לאורי לנהל את המסיבה הבאה עם ההסתייגות שהם לא מעוניינים לבצע סקר שוק למקומות אפשריים. דני רוצה שגם אם לא יחזרו לתפקיד במסיבה הבאה, גל ושולה אחראיות הפלייליסט מהמסיבה הנוכחית יהיו מעורבות בה לפחות כחופפות .

 

 

10. תהליך ההתנתקות מהאגודה

מעדכנת: אלה

המצב הנוכחי הוא שרשם העמותות סירבו לקבל את התקנון המוצע. אלה הגישה את התיקונים בתאריך 25.10.16 לרשם העמותות ואנחנו כעת בהמתנה לתשובה מהם שוב (אין צפי לזמן תגובה; הם מתחייבים ל21 ימי עבודה מקסימום אבל מכיוון שזה תיקון זה אמור לקחת פחות זמן). השינויים לא מהותיים ולא בעלי השפעה רבה; למשל, הסעיף שדורש ממי שמתמודד בבחירות לועד ציין שעליך להיות בגיל 18, והוא נדחה, אך סעיף אחר מציין שמותר להיות חבר בארגון רק מגיל 17 ולכן אין השפעה רבה לשינוי זה, וכך גם לשינויים האחרים.

צבי בר, שיהיה רואה החשבון של הארגון ברגע שיוקם, אמר שלא ניתן לברר איך העברת הכספים מחשבון הבנק של האגודה למד"ב ופנטסיה אלינו תעבוד עד שנקום רשמית כעמותה, ולכן כנראה ברגע שנקבל תשובה נצטרך לפעול מהר כדי לסגור הכל עד סוף השנה כרצוי.

 

 

11. מאגר פעילים

מעדכן: אמנון

נתקלנו במספר בעיות עקב חוקי מדינת ישראל על החזקת מאגרי מידע; להבנתו של אמנון כל אדם חייב לאשר לנו החזקת תעודת זהותו, אסור להחזיק אותה במאגר יחד עם פרטים אחרים, ואסור להחזיק ת.ז. במאגר מקוון בכלל.

עומרי רוזנברג התנדב לבנות מסד נתונים יותר איכותי בניגוד למאגר הפשוט שאמנון תכנן, ואמנון הסכים וצירף אותו לפרויקט.

 

 

12. פודקאסט אמא"י

מעדכן: דני

העבודה על הפודקאסט החלה. נפתח נושא בפעילים והתנהל דיון מעניין ותורם; דני הקליט סשן ראשון וכעת עורך אותו, אורכו מתוכנן להיות כ-20 דקות.

הועד מבקש שהפודקאסט ישלח קודם כל לועד ולמש"י ורק אז יפורסם בפומבי.

אם הפודקאסט יצא לפועל דני יצטרך לפתוח חשבון סאונדקלאוד ארגוני.

 

 

13. הפקות מקור

מעדכן: אמנון

2D מיוזיקל עלו באייקון, ככל הנראה האירוע שנמכר הכי מהר בהיסטוריה של אייקון. אנו מעבירים להם את צ'ק ההחזרים וסיימנו את עבודתנו עם 2D.

ישיבת חפיפה בנוכחות אמיר גל פילוס, רועי רוט, אמנון ואורי התבצעה, במהלכה אמיר הפך לאחראי הפקות מקור הרשמי של אמא"י ורועי רוט כעת מתפקד כחופף שלו. אמיר קרא את התסריט של בראנד מיוזיקל ושל N מיוזיקל ויועבר לו התסריט של shippuuden xz.

עקב הדיון באסיפה הכללית ובמפגש הפעילים הענייני האחרון, התקיים דיון לגבי מה יקרה אם בראנד או כל מחזמר אחר שעובד איתנו לא יהיו ברמה שאנו רוצים לראות; שלוש האופציות הן:

1. להחליט לא לעבוד איתם ולומר להם לחפש במה אחרת.
2. לדחות אותם לכנס או אירוע קטנים לאחר הכנס, למשל אירוע חנוכה במקום כאמ"י.
3. לשים אותם באולם יותר קטן למשל האודיטוריום (400 מקומות) ולא באולם הראשי.

 

 

14. צוות המשימה לקראת WCS

מעדכנת: אלה

אלה מכירה את רוב הצוות אישית וזה מקל על העבודה במסגרתו. בנובמבר תתקיים פגישה ראשונה שבה כל חברי הצוות יפגשו, וזו הפגישה היחידה שתדרוש הרכב מלא בזמן הקרוב; לעבודה השוטפת אין צורך בפגישות פיזיות בהרכב מלא, ומספיקה עבודה בקבוצת הטלגרם הפרוייקטלית.

הצוות כיום מונה את: מעיין קנאי מנהלת הפרויקט, יערה בטש, ענבל מילר, דביר אילן, עומר כהן, אופיר קרטס וטל חזן (אופיר וטל נציגות cosplayIL).

 

 

15. פרויקט הספריה

מעדכנת: תמר

אין עדכונים, העדכון האחרון התבצע באסיפה הכללית באייקון. יבגני מנהל הפרויקט עסוק יחסית בתקופה האחרונה.

אלה שואלת האם יש פרסומים בפייסבוק על הגעת משלוחים חדשים; התשובה היא שבשנה האחרונה לא היו פרסומים אך בעבר היו, ותמר תיקח לתשומת ליבה ותדבר עם יבגני כדי להתחיל להוציא עדכונים קבועים בעתיד כדי להחזיר את הפרויקט לתודעה.

 

 

16. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

לאורי לא היה זמן לטפל במשימתו מהישיבה הקודמת אך יטפל בה עד הישיבה הבאה.

 

 

17. קשרי חוץ

מעדכן: אורי

חן וייס עדיין מנסה להשיג רשימת אורחים אפשריים להארוקון ואורי ממשיך לדגום אותו תכופות בנושא.

לגבי הסרט המתוכנן להקרנה, טרם הצלחנו ליצור איתם קשר במייל, וקשר נסיוני טלפוני מתוכנן בקרוב. דני שואל לגבי סרט להארוקון; אורי מציין כי כרגע אנו מתעסקים באפשרות לאירוע הקרנה ונעבוד על סרט להארוקון לאחר שנסיים את יצירת הקשר הראשוני, מכיוון שהעבודה על להביא סרט היא הרבה פחות מסובכת מלהביא בן אדם ולכן ניתן כאן לעבוד בהדרגתיות.

העבודה מול IOEA מתקדמת ואין משהו מיוחד לעדכן.

 

 

18. צוות תכנים שנתי

מעדכן: יוני

יוני צריך לקיים פגישת חפיפה עם שרון טורנר, שליוותה את הצוות קודם לכן, ואורי ואז יוכל להתחיל עבודה.

 

 

19. פניות לועד מאז הישיבה האחרונה

מעדכן: אורי

יש מספר פניות שאורי מתכנן לענות עליהן מיידית.

 

 

20. פעילים

מעדכנת: תמר

אין עדכון, לא נרשמו פעילים חדשים ולא פג תוקף של אף אחד.

אורי ביקש מכל חברי הוועד, בתיאום עם שאר חברי הועד, לחשוב על נושא לפתוח בפעילים ולהעלותו מול שאר הועד במטרה לפרסמו בקבוצת הפעילים לדיון.

 

הישיבה נסגרה.

נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, חן וייס, שרון טורנר, תמר ירון, יבגני קנטור (נציג מטעם האגודה למדע בדיוני ופנטזיה).

נספחים: אלה ברוך, דני פייגלמן, יוני לינדר

 

1. סיכום כאמ"י

מעדכנים: אורי ושרון

לפני הגעתו של בוריס רודמן, מנהל כאמ"י, הוועד התדיין על מספר סוגיות שלדעתו היה שווה לסכם בהקשר לכנס. בין השאר הוועד התדיין על האירועים מטעם הוועד.

מנגה קפה חברתי: המנגה קפה חברתי הלך טוב, לקחים מרכזיים: להכניס את זה לתוכנייה. זה לא היה בתוכנייה כי יסמין, א' תכנים, לא רצתה שיהיה בתוכניה כי זה אירוע סגור שמפורסם ומאורגן מראש. הרבה אנשים התיישבו באופן ספונטני כי זה היה במשחקייה ובלט. האירוע היה מוצלח, השתתפו בו 30-40 איש. מתוך כלל הנרשמים מראש הגיעו 20 איש.

להגדיר שעות כרשות לאירוע, ויותר שעות, כיוון שהתזוזה גדולה. להוסיף עוד אנשים שיעבדו על האירוע.

אירוע "הכה את הועד": אירוע הטריוויה הסתמך על תוכנות אינטרנטיות, לא הייתה קליטה באולם להרבה אנשים, וזה גרם להמון קשיים ותקלות טכניות.
הטכני התעכב בשעה וחצי בתחילת יום הכנס. זאת הייתה בעיה מצד הכנס. קבענו שלאיימי תהיה חזרה ב8:00 לפני הראן הראשון. היא התחילה את החזרה ב9:30. הבעיה הייתה במחשוב ובתפעול שלנו.

בוריס רודמן, מנהל כאמ"י, הגיע לתת סיכום של הכנס בפני הוועד. הכנס נחשב הצלחה בפני הקהילה. היו דברים שהתנהלו פחות טוב ויצטרכו לקבל תשומת לב גדולה יותר מצד הוועד לקראת הארוקון, אבל גם היו הרבה דברים מוצלחים חדשים שנוסו בכנס שצריך לשמר.

 

2. הליך ההתנתקות מהאגודה

מעדכן: אורי

ביום שני המסמכים נחתמו ומחכים להימסר לרשם העמותות. ישיבות החפיפה נמשכות כרגיל.

 

3. קשרי חוץ

מעדכן: חן

בכנס כאמ"י התארחה הזמרת איימי בלאקשלאגר. הפידבק על האירוח היה חיובי. לאור המסקנות מהכנס, אורי הציע שבכנס כאמ"י הבא לא יהיה אורח מחו"ל, כאשר כל התקציב השנתי ילך להארוקון. זה יעלה את היוקרה של הארוקון. זאת הערה לתקציב של הקדנציה הבאה. התבצעה הצבעה על ההצעה הזאת, הוועד החדש הצביע בעד פה אחד.

 

4. הפקות מקור

מעדכן: אמנון

2D מיוזיקל רוצים לדעת אם יש אפשרות לתמוך באירוע שלהם – מעכשיו ועד אייקון. מופע מחוץ לכנס. הוועד הביע הסכמה לדון על זה אם תוגש הצעה קונקרטית בשבוע הקרוב..

 

5. פניות מאז הישיבה האחרונה

מעדכן: אורי

• פנייה מעיתון של הונדה בישראל – התקבלה פנייה מעיתון של הונדה בישראל, שהם מעוניינים לפרסם בעיתונם כתבה על תחום המנגה ביפן, עם חלקים על מה שהולך בארץ וקצת על הארגון. אורי ישלח להם בימים הקרובים טקסט, וישתמש בתמונות מהכנס הנוכחי.
• אירוע תוכן בוגר – מור אורן הציעה להרים אירוע תוכן בוגר, והיא מעוניינת לקיים אותו בנובמבר. אורי בעד אירועי תוכן, אך לדעתו יש שתי סוגיות על הפרק: הראשונה – אם האירוע יתקיים בנובמבר, הוא יהיה בצמידות לאירוע חנוכה שיתקיים, והוא דומה באופיו לאירוע חנוכה. הסוגייה השנייה היא שכרגע צפויים להיות באירוע הרצאות חוזרות שהופיעו באירועים בעבר, ושכדאי להוסיף הרצאה בעלת תוכן חדש. לא הייתה בוועד כל התנגדות לקיום אירוע התוכן, והאירוע אושר. יוני לינדר נבחר ללוות את האירוע.

 

נושאי עדכון שהושלמו לאחר מכן במייל:

1. סיכום שת"פ אנימיקס

מעדכנת: שרון

השת"פ התחיל דרך קישור של קרן לין עם אחד ממשתתפי הפסטיבל שרצה להכניס לפסטיבל תכנים של אנימה.

בעזרתה של מיתר פשקר (צוות תכנים כללי) סיפקנו לפסטיבל שתי הרצאות שהועברו ע"י יבגני קנטור, סבי איזילוב ונטלי רסובסקי.

בנוסף לכך הקמנו דוכן אמא"י בו מכרנו כרטיסים לכאמ"י.

נושא נוסף שעמד על הפרק היה תחרות קוספליי שהפסטיבל רצה לארגן. בהתחלה שרון הבינה שקרן כבר אמרה להם שתהיה אחראית על זה ואנחנו רק אחראים על פרסום התחרות, אך בשלב מאוחר מדי מסתבר שהנושא לא היה סגור ונפל בין הכיסאות.

ההרצאות עברו בהצלחה והמרצים מסרו שהכל היה בסדר ולא היו תקלות ואנשים נהנו מההרצאות.

דוכן אמא"י התנהל בסדר ולא היו תקלות משמעותיות, אבל היו חסרים דברים חשובים רבים:

1. דפי מידע על הארגון ועל הכנס שאנשים יוכלו לקחת.
2. לוח שנה לדוגמא או דוגמית שלו בשביל למכור אותו (וככה לא מכרנו לוחות שנה בכלל)
3. תוכניית כנס מודפסת.
4. שילוט שמראה שמתבצעת בדוכן מכירת כרטיסים לכנס.

מאחר ולא היה רישום לחברות באמא"י, בדוכן רק נמכרו כרטיסים לכאמ"י.

מעבר לדברים האלו, פסטיבל אנימיקס הוא פסטיבל מכובד עם כמות לא קטנה של מבקרים, והכנסת תכנים הקשורים לאנימה ומנגה לתוכנייה זהו צעד מבורך, על כן שרון ממליצה להמשיך בשת"פ גם שנה הבאה אם יתאפשר. שרון הזמינה את מפיקת הפסטיבל לכאמ"י בתקווה לשמר את הקשר, אך ההזמנה לא נענתה.

 

2. סיכום אירוע קראוקה

מעדכן: אורי

בשל כשלים פרסומיים ותזמון לא טוב הגיעו לאירוע כ-10 אנשים, מה שגרם לאירוע להפסיד. צריך לחכות מעט זמן לפני שעושים אחד חדש ואז לחשוב איך לדאוג לפרסם אותו כמו שצריך כדי לגרום לזה להצליח.

 

3. קוספליי למען מטרה

מעדכן: אורי

נמכרו בכנס כ-50 עותקים של לוח השנה. נשארו עדיין 150 עותקים שאמורים להמכר. הם ימכרו בדוכן באייקון ובנוסף נחפש דרכים נוספות למכור אותם (אורי הציע שת"פ עם קומיקאזה).

 

4. פרויקט הנוער

מעדכן: אורי

אין עדכון

 

5. מנגה קפה

מעדכן: אורי

אחרי הצלחת המנגה קפה החברתי בכנס, צריך לשקול לראות איך לנצל פורמאט דומה כדי להחיות את המנגה קפה כפרויקט.

 

6. מש"י

מעדכן: אמנון

חברי הצוות הקטן היו עמוק בתוך כאמ"י ולכן התפקוד שלהם בצוות היה נמוך ביותר.

עומרי רוזנברג שהיה פנוי יחסית מעומס הכנס יצר שני מסמכים שמטרתם לסייע לנו במגעים עם גופי התקשורת:

הראשון אמור להשלח לגוף התקשורת עימו יוצרים קשר בכדי שיהיה לגוף מידע עדכני ואינפורמטיבי אודות הארגון ותחום האנימה, עם מידע על מושגים בסיסיים בתחום. אנחנו צריכים לגבש בצורה יותר משקפת את החלק של הארגון.

השני הוא מסמך מושגים למטרת תדרוך מרואיינים שלנו. אמנון ביקשת מעומרי לפצל מסמך זה לשני מסמכים: בסיסי ומתקדם, כיוון שרוב המרואיינים שלנו כבר יודעים את רוב הדברים.

בנוסף בכובעו כ-א. אתר עומרי ניסח מסמך נהלי עבודה מול א. אתר בכנס (שיש צורך לאשר) על מנת שלא לחזור על מה שקרה בכאמ"י. (במקום לפנות לא. אתר כנס, כל הזמן הציקו לו כא. אתר ארגוני).

סוכם עם מרטון שהראיון הערוך עם פורויה יפורסם עד סוף ספטמבר.

נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, תמר ירון, חן וייס, שרון טורנר, יוני לינדר, אלה ברוך, דני פייגלמן, יבגני קנטור (נציג מטעם האגודה למד"ב ולפנטזיה)

 

1. אסיפה כללית וועד יוצא

אורי מכריז שזו ישיבה אחרונה ולועד הישן נשאר לעשות רק אסיפה כללית. על אחריותו לשלוח מיילים בנושא. המטרה היא שיהיה אירוע מצומצם מאוד של בעיקר עדכונים.

האסיפה לא תהיה מן המניין מכיוון שצריך להודיע עליה 30 יום מראש והארגון טרם הוקם 30 יום לפני אייקון; מכיוון שכך האסיפה תהיה פתוחה לקהל הרחב. מתוכננת אסיפה כללית אמיתית לאירוע חנוכה.

על כל חברי הועד היוצא להסדיר את כל חובותיהם לגזבר ולפרוטוקולים טרם סיום תפקידם.

 

2. מסיבה

עדכון: דני

יש איחורים בלו"ז פרסום המסיבה. נשמע שהתגובות לפרסום חיוביות.

המועדון לוקח תשלום נוסף על כל אדם מעל 150 ולכן דני שוקל להגביל ל150 איש בלבד. כרגע הגביל את כרטיסי ההזמנה מראש ל150 וההחלטה תתבצע לפי מה שילך ביום עצמו. הצפי הוא בכל מקרה שנכסה פחות או יותר את התקציב.

יש לאונג' של כ70 מקומות שכנראה נסגור למרות שהוא כלול במחיר, מתוכנן לפתוח אותו באיזור 3-4 כדי שאנשים יוכלו לשבת שם עד שתתחיל תחבורה ציבורית.

החוזה הועבר ליבגני לשם חתימה ASAP. אורי יעשה את ההעברה הבנקאית של המקדמה בימים הקרובים.

 

בנקודה זו בישיבה הצטרף יבגני קנטור.

 

3. סיכום כספי כאמ"י 2016

עדכון: אורי

אורי טרם חלק את הסיכום הכספי עם הועד וחלק אותו מיד עם פתיחת נושא זה.

ועדת הביקורת של האגודה דורשת שהדוח הכספי יהיה מוכן ובידיהם עד ה-30 לחודש.

 

4. הארוקון 2017

עדכון: דני

דני קיים פגישה עם תומר שלו כחלק מחפיפת ניהול לקראת הארוקון. דני מעדכן שיתחיל לגייס סגל באיזור אייקון (אחרי המסיבה שבליוויו). ניר דרניצקי יוכל לענות לגבי תפקיד בהארוקון רק כשבועיים-חודש לאחר אייקון. דני קיבל הצעות מגוונות כבר עכשיו לתפקיד א' לוגיסטיקה. דני מודאג לגבי פעילותו בועד במהלך העבודה על הארוקון. המטרה היא למצוא ע'ים לניהול הכנס בידיעה שהם יהיו מנהלים בעתיד.

 

5. התנתקות אמא"י מהאגודה

עדכון: אורי

תשובה מרשם העמותות אמורה להגיע עד סוף השבוע.

מחר תתקיים ישיבת חפיפה אחרונה שאליה יגיעו מתן קליינמן, גזבר הארגון, וחן לבקשת אורי להציג את תפקידיהם בסגל הארגוני.
לאחר מכן כמו שאורי עדכן בתחילה תהיה האסיפה הכללית כנקודת ניתוק רשמית, לא בטוח שנוכל לרשום אנשים חדשים לארגון באותו זמן עדיין כי זה תלוי באישור הרשם, ולכן האסיפה תהיה פתוחה לציבור הרחב.

התכנון הוא לאסיפה כללית שלא מן המניין בחנוכה 2016 שבה נעלה את עניין ועדת הביקורת. אמנון מציין שלא יהיה בארץ. יבגני מציין שיכול להיות שייתכן שלא ניתן לנהל בחירות לועדת ביקורת אם לא מנהלים בחירות לועד עצמו, ועל אחריותו של אורי לברר זאת מול עורכת הדין שלנו. יש לציין שאין חובה לועדת ביקורת

בשנה הראשונה להקמת הארגון, ככה שאפשר לחכות לאסיפה כללית שמן המניין.

 

6. החייאת WCS

עדכון: אורי

מעיין קנאי שלחה בקשה מסודרת לידיעה למה הפרוייקט מוקפא ואורי שלח לה תגובה מסודרת ומפורטת. מעיין הציעה את עצמה לראשות הפרוייקט – אורי ציין שאפשר לסמוך על מעיין עם ניהול הפרוייקט משום שהיא קיבלה ביקורות טובות כע' לוגיסטיקה בכאמי, והייתה בצוות דוכנים בשני הכנסים שקדמו לו. היא ביצועיסטית מצוינת שגורמת לדברים לקרות.

קוספלייIL – כנראה ישמחו לעזור בהעברת תוכן במסגרת החייאת הפרוייקט. מעיין גם פנתה לנאקורי ועומר כהן שמעוניינים גם לעזור.

יבגני מציע להעביר את כל המסמכים הרלוונטיים למעיין ומציין שעליה לשלוח קונקריטית תקציב ותכנון עבודה לפרוייקט.

אורי מדווח שהרבה ממי שעבדו על הפרויקט הפסיקו לעבוד עליו עקב העובדה שלאחר חקירה בפרויקט הקודם, עלה שזה ממש לא ריאלי שתהיה משלחת ישראלית לWCS בשנים הקרובות, ושעובדה זו לא השתנתה כהוא זה בזמן שעבר בלי קשר לפרוטקציות שיש או אין לנו. התהליך יקר וארוך בסקאלה של כמה שנים.

שרון טענה שצורת הפעולה של כוח המשימה, של קיום סדנאות, לא יביאו אותנו למקום שנוכל לעשות את כל מה שדרוש להגיע ל-WCS.

אורי עונה שאם נרים מספיק את הרמה בארץ נוכל לקבל ספונסרים שיעזרו לנו לשלם על כל ההוצאות הללו וזה מתחיל בלהציב סטנדרט קהילתי ולבנות תקציב ארוך טווח לאט לאט.

אלה מפחדת שהפרוייקט יהפוך את התחרות למשהו מאוד מלחיץ לקוספליירים. אורי עונה שזה תהליך שיקח זמן ולא בבום אחד יהפוך לתחרות בסטנדרט בינ"ל; דני אומר שכבר עכשיו התהליך בארץ מאוד מלחיץ וזה משתקף בקהילת הקוספליי. כל הנוכחים מסכימים ומדגישים שיש לעשות תיאום ציפיות עם מעיין ושכל המידע הרלוונטי ישוקף אליה כמו שצריך. חן מציין שכמנהלת הפרוייקט בסופו של דבר מעיין תחליט על כל מה שדובר כאן, כאשר תפקידו של הועד הוא להתוות את מדיניות הפרויקט.

הועד הצביע והחליט פה אחד בעד החייאת הפרויקט בניהול מעיין. אורי יבצע את תיאום הציפיות עם מעיין.

אלה תלווה את הפרויקט ואורי ילווה איתה כשותף לחודשים הראשונים על מנת לחפוף אותה כמלווה.

 

7. דוכן ארגוני באייקון

עדכון: אורי

נראה שהפעם לא נוכל לסגור את דוכן אמאי באייקון בשעה 7 אלא רק בשעה 9 ולכן נצטרך יותר מתנדבים מהרגיל. אנחנו מנסים עדיין לדבוק ב11 עד 7 כמו בעבר ונעשים מאמצים בעניין מול אייקון.

 

8. פרס תלתן

עדכון: שרון

לא נקבעת ישיבה כבר זמן מה. לא הייתה עמידה בלו"ז שנקבע, וטרם נקבע לו"ז חדש ורלוונטי שבמסגרתו הצוות שואף לפעול. נראה כי ההתקדמות בפרויקט נעצרה, ולא נראה שיחול שינוי בפרויקט זה אלא אם מישהו יקח את המושכות. שרון אומרת שהפרויקט היה מאוד שאפתני אך חן אומר שכל דרישה יכלה להתממש לפחות דרך קשרי חוץ.

שרון מביעה לקיחת אחריות ואשמה חלקית על עצמה, שהועד לא מסכים איתה במלואה.

שרון סיימה את תפקידה כמלוות הפרויקט (כחלק מסיום תפקידה בוועד) ואמנון קיבל על עצמו את תפקיד המלווה.

 

9. פרויקט הספריה

עדכון: תמר

יבגני מנהל הפרויקט לא כ"כ מעדכן את תמר במיילים עקב העומס מהאגודה אך הפרויקט עדיין מתפקד.

מחר-מחרתיים יועבר משלוח לאשדוד, בנוסף איליה לזבניק התחיל לכתוב תוכנה לניהול מלאי ומשלוחים לפרויקט.

בוצעה פנייה של מישהו שרוצה לקחת יד בפרויקט, אורי יעביר את פרטיו ליבגני.

 

10. קוספליי למען מטרה

עדכון: אורי

הוחלט שתהיה מכירה של לוח השנה באייקון ועל אורי לדאוג שזה יפורסם.

הפרויקט הפסיד בינתיים אך עדיין לא סיימנו למכור.

ביאטריס תדבר עם קומיקאזה לגבי מכירה אפשרית שם. חנות go japan בהוד השרון רוצים לקנות מאיתנו עותקים. על אורי לברר שזה עוד רלוונטי.

כרגע נותרו עוד כ150 יחידות כשצריך לכסות את הגרעון כדי להתחיל לתרום לצדקה לפי התכנית המקורית.

 

11. פרויקט הנוער

עדכון: אורי

אורי יפנה לניצוצות לראות אם ממשיכים לעבוד איתם. הוא אומר שלא הייתה חוויה חיובית בבית הספר אליו הלך וציטט פערים תרבותיים קלים ושהקהל לא כל כך התעניין בתכנים שלו. להרצאה שהעביר במסגרת הפרויקט הגיעו 12 אנשים, אך הוא עדיין רוצה לנסות שוב כיוון שהוא מאמין שזה יכול להוות מקפצה לפרויקט הנוער.

 

12. חנות ארגונית

עדכון: אורי

אין עדכון לגבי החנות הארגונית.

 

13. זכויות יוצרים ארגוניות

עדכון: אורי

הוחלט שיש להחתים כל אדם אשר יוצר תוכן עבור הארגון שמוגן בזכויות יוצרים על חוזה אשר מציין שכל הרווחים מהתוכן ללא יוצא מן הכלל הולכים לארגון, בעתיד אסור שנעבוד עם אנשים שלא חותמים על כך.

סם דניאל, אחת מבעלי הזכויות על דמויות הארגון, המליצה שיהיה אדם שאחראי לזכויות יוצרים בארגון אך אורי סבור שזה נושא רחב מדי כדי למנות עליו אדם, ושניתן לסגור אותו ע"י קשר עם העו"ד דרך הועד בלבד. אורי לוקח על עצמו את משימת העברת הנוסחים לויתור על זכויות יוצרים ולויתור על זכויות שימוש (שני חוזים שונים) לעו"ד.

 

14. פעילי אמא"י

עדכון: תמר

בחודש האחרון התווספו שני פעילים חדשים. לא פג תוקפו של אף אחד. כעת יש 81 חברים בקבוצה.

כאשר נהפוך רשמית לעמותה נצטרך לבקש מכל הפעילים להגיש מחדש טופס חברות.

אורי דחק בוועד הקיים לקיים דיונים בקבוצת הפעילים.

 

15. אירוע הקרנה

עדכון: חן

חן אומר שכרגע אין לו זמן עקב עומס בעבודה אך הוא כן מנסה לשמור את היד על הדופק ומנסה להביא סרט להקרנה לפני אירוע חנוכה.

דני מעוניין לארגן אירוע הקרנה של אנימייטור אקספו, ואולי אירוע הקרנה מסיבי של סרטים ישנים, ויצור קשר עם חן בעניין.

 

16. פניות מאז הישיבה האחרונה

עדכון: אורי

קיבלנו פניה מIOEA, גוף יפני שמעוניין לאגד את כל מארגני הכנסים בעולם ולהביא להם גישה למשאבים רבים שאין להם. הפניה הגיעה מיוקה שהרצתה בכאמי דרך מעיין פריאל. אור פרלמן שכעת ביפן קיבל המלצה חמה מאוד על הארגון המדובר ממארגן כנסים במלזיה אשר פגש ביפן. אורי ביקש ממעיין לברר בדיוק במה מדובר מבחינתנו, ונראה שעלינו רק למלא טופס מסודר – בטיפול אורי. בתיאוריה הארגון הזה מצרף אליו אירועים ולא ארגונים אך נבקש להצטרף כאמאי – ארגון יחיד עם שני אירועים תחתיו. אורי ביקש ממעיין להמשיך את הקשר.

אורי שואל האם הקשר מול ארגון זה נופל תחת קשרי חוץ או שמא עלינו למנות סגל ארגוני חדש לתפקיד זה למשל. חן סבור שזה לא נופל לגמרי תחת קשרי חוץ ושבסדר לבצע כאן דלגציה למעיין פריאל אף על פי שאינה חלק מצוות קשרי חוץ כרגע.

התקבלה פניה מסטארטאפ ישראלי שמעוניין ליצור פלטפורמת קומיקס טכנולוגית גם ליצירה וגם לקריאה ורוצים להתפשט גם למנגה ולכן פנו אלינו לעזרה כדי ללמוד על שוק המנגה. הוא יודע שלא נוכל להביא לו אמני מנגה יפנים לשיחה אבל כן ביקש אמנים ישראלים בסגנון זה, לדעת חן זה אינו רעיון פרודקטיבי. נשמע שיש מה לדבר איתו על ספונסרינג בעתיד אך חן חושב שהשוק בארץ שונה לחלוטין מהשוק ביפן בכל מובן – עבודתי, טכנולוגי וכו'.

 

17. קשרי חוץ

עדכון: חן

אין כרגע אורח בקנה בגלל עומס של חן אבל בקרוב יעבדו על זה במרץ. חן רוצה לעשות רוטציה בכוח האדם של צות קשרי חוץ. חן הציע לסם דניאל אשר מאוד עזרה עם האורחת בכאמי להצטרף לצוות קשרי חוץ והיא הסכימה, הוא קיבל אישור מהועד לכך שהיא תצטרף לצוות. אור פרלמן עקב עזיבתו ליפן עזב את הצוות אך הציע לעזור באם נזדקק לעזרתו.

חן מעדכן שרביד קפלן יצרה קשר מטעם סמוראי האוס שרוצים שנעשה שם הרצאה ושהוא ימשיך דרכה את שיתוף הפעולה.

חן מעדכן שהתקבלה פניה משרון טורנר לגבי אירוע נובמבר לקבל תכנים ממכללת תל חי פוטנציאלית לאירוע ושהוא יצור את הקשר.

 

18. אירוע תוכן נובמבר

עדכון: יוני

בהתבסס על מסקנות אירוע חנוכה 2015 יוני עשה רשימת משימות לאירוע, תמר עברה עליה עקב דמיון האירוע לאירוע חנוכה שהיה בליוויה, לאחר מכן יוני עבר על הרשימה יחד עם מור אורן מנהלת האירוע.

מדובר על אירוע שימשך כ-3 שעות, הכולל בעיקר הרצאות תוכן. אנחנו רוצים למצוא תוכן נוסף, עבר נוסח למש"י בשביל להוציא קול קורא לקהילה. כנ"ל להעביר לרשימת המרצים בארגון, דרך יסמין סטריז'בסקי, א' תכנים מכאמ"י 2016. לקהל הרחב והפעילים הקול הקורא יצא בקרוב. המשימות העיקריות שיש לעשות עם מור זה להסגר על הצעת תקציב לשני האשכולים הרלוונטים בתל אביב ורמת גן. יוני יעביר במייל את הפרטים הטכניים.

יוני מעלה תהיה לגבי הפרסים באירוע טריוויה. השאלה אם רוצים לתת תלושים לקומיקאזה וCNV, האופציה העדיפה היא לתת פרס כניסה חינם לכנס הבא.
יוני יתייעץ דרך המייל עם הועד לגבי גיוס סגל לאירוע.

הועלתה הנקודה שאולי נצטרך לנהל את נושא הביטוח בעצמנו כי העמותה כבר תקום אז, אבל יכול להיות שהאגודה למדב פנטזיה תוכל לסדר את העניין. יוני לוקח על עצמו לדגום את יבגני ואורי בעניין.

 

19. אירוע חנוכה

עדכון: דיון כללי

אמנון שואל האם אנחנו בכלל רוצים לעשות את אירוע חנוכה כמו בשנים קודמות ומציין שבגלל האופי של אירוע נובמבר, אפשר לשנות את המודל. הוא מציין שהוא לא בטוח מה הכי טוב ולכן מעלה זאת לדיון.

אורי אומר שלדעתו דווקא עדיף כן לנהל חנוכה כרגיל כדי לשדר ששום דבר לא השתנה אפילו שקמנו כעמותה רשמית, ושצריך לראות את חנוכה כאירוע השקה ארגוני.

אמנון שואל לגבי מודל התשלום. אורי אומר שהמודל הנוכחי באירועי חנוכה נוצר מרצון לבדוק את בשלות הקהילה למודל ממוקד-תכנים כמו של אייקון, ובשל זיקה לאירוע ההשקה הארגוני הקודם שוקל לקחת תשלום בכניסה.

סוכם שכדאי לתאם עם מארגני gameon תאריכים כדי לא ליפול על אותו היום איתם, לבקשתם. הוחלט שאורי יצור את הקשר הזה.
אורי מציע את עצמו לליווי האירוע.

האירוע נקבע ל-25 בדצמבר.

 

20. מש"י

עדכון: אמנון

הייתה אמורה להתקיים פגישה אמש עם מרטון אך נדחתה.

אתר – ממתינים לכך שאניטה תשלח את העיצובים ומילותיה עליהם.

שילוב גיא אשל בהחלטות על לו"ז הפרסומים של מש"י עובד מצוין ולמעשה לו"ז הפרסומים אפילו מתחיל להיות קצת עמוס.

הראיון עם האורח של הארוקון, המדובב המפורסם טוהרו פורויה, טרם פורסם ואמור עד סוף החודש להיות מפורסם לפי הבטחתו של גיא מרטון.

 

21. גיוס כוח אדם

עדכון: יוני

אין עדכון.

 

22. הפקות מקור

עדכון: אמנון

רועי רוט מסיים את תפקידו כמלווה הפקות מקור, ואמיר גל פילוס מחליף אותו. בגלל המעבר הרבה מהתגובות להפקות המקור מתעקבות, עקב הרצון שאמיר יכנס לעניינים. בשבוע הבא תהיה פגישה בינו לבין בראנד.

ישנן שלוש הפקות מקור בקנה.

Brand musical – התחלנו עבודה מולם והם הקימו דוכן בכאמ"י באישורינו.

 

ושניים נוספות ששלחו טיוטא לתסריט.

23. סגל ארגוני

עדכון: דיון כללי

לאחר דיון מהישיבה הקודמת והנוכחית על אפשרויות לכניסה חינם לסגל ארגוני, ההצעה הסופית היא שכל חצי שנה יקבלו כרטיסים יומיים לכנסים הארגוניים ולאירוע קטן אחד. חצי שנה הוגדרה כאוקטובר עד מרץ ואפריל עד ספטמבר.

בהצבעה ההצעה הוסכמה פה אחד ע"י הועד החדש אך סויג שעלינו להגדיר מה הוא בדיוק סגל ארגוני ומי מקבל את זה כל חצי שנה. באחריות אמנון לפתוח את הדיון במייל.

 

24. פודקאסט אמאי

עדכון: דני

דני רוצה לפתוח פודקאסט ארגוני. ברצונו להוציא בעקביות פעם בשבוע נטו אודיו של אנשים מדברים על נושאי הקהילה. דני אומר שהוא לא רוצה את זה מצונזר אך הועד נגד הרעיון. הוא רוצה להעלות נושא בפעילים לבריינסטורמינג.

אורי אומר שזה רעיון טוב גם עבור נראות ארגונית באם הוא תחת הארגון ומאורגן נכון.

 

25. תיעוד מכנסי עבר

מעדכן: אורי

יש כמות גדולה של תיעוד מצולם מכנסי עבר וברצונם של גיא מרטון ושל ברק אלבז להתחיל לפרסם אותו כבר, חלקו אפילו ערוך. חן רוצה שנעבור על כל תוכן כזה (למשל עם רייקה) כדי לוודא שמוכן לעלות ליוטיוב, למשל עקב תיקונים שהוכנסו לאחר מכן.

אניטה מציעה לעשות זאת כסרטוני פייסבוק בעמוד הפייסבוק כדי להחיותו. אין סיבה לא לעשות גם וגם כי לא איכפת לנו שהצפיות יחולקו בין היוטיוב לפייסבוק.
אמנון מציע לשים הכל בפלייליסט ביוטיוב מיידית ולפרסם כל שבוע כסרטון פייסבוק חדש בנוסף.

באחריות דני וגיא מרטון לקחת את כל הסרטונים שתומר שלו צילם בכנסים שעברו, כדי שנוכל לערוך אותם ולהכין לפרסום גם כן.

 

נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, חן וייס, שרון טורנר, תמר ירון, יבגני קנטור (נציג מטעם האגודה למדע בדיוני ולפנטסיה).
נספחים: דני פייגלמן ואלה ברוך – וועד נחפף

 

1. שת"פ עם טיקוטין

מעדכנת: שרון

התקיים אירוע פתיחת תערוכה ב-2.7 בשעות הערב. שרון עלתה לדבר במעמד האירוע ולא שיווקה מספיק את אמא"י, אורי העיר שמסקנה שנלמד להבא מהאירוע היא כי יו"ר הארגון צריך לדבר באירועים רשמיים.

כמו כן, מטעם המוזיאון מעוניינים לקיים אירוע תוכן, מה שהכי עניין אותנו בהצעת השת"פ הכללית, אך הם רוצים לעשות זאת באוגוסט ומבחינתנו זה לא יתאפשר עקב העבודה על כאמ"י. שרון תדבר עם המוזיאון ותבדוק את האפשרות לקיים את זה במהלך ספטמבר.

 

2. מסיבת J-rock

מעדכן: אורי

גל איילון טרם התחילה את העבודה על המסיבה. השבוע היא מתפנה, ותוכל להתחיל לעבוד על המסיבה. אם מעוניינים שהמסיבה תתקיים בספטמבר, יש לסגור מקום בשבוע-שבועיים הקרובים, וכדאי לפתוח מכירת כרטיסים בכאמ"י בכדי לשווק את המסיבה כ"אפטר פארטי" של כאמ"י. ניתן למכור בדוכן אמא"י, שלא ברור מה עושים בו כרגע.

מעבר לזה אורי ישמח שמישהו מחברי החפיפה יצטרף לליווי של המסיבה. אורי ימשיך לעזור מפאת נסיונו בתחום, אבל הוא ישמח שמישהו יקח את המושכות ממנו וידאג לכלל עבודת הליווי.

דני לוקח את האחריות על מסיבה.

 

3. הליך ההתנתקות מהאגודה

מעדכן: אורי

אנחנו בעיצומו של סבב סקר שוק מול עורכי דין. הצפי של אורי הוא שבטווח השבועיים הקרובים נחתום. אורי ישלח את השמות לשלושת המועמדים המובילים כעו"ד הארגון ליבגני. אורי העביר את השמות לליאת שתבדוק מול העורך דין שלהם שיגיד אם זה נשמע סביר או לא.

ברגע שנחתום, אז מדובר בהליך בירוקרטי של חודש, חודש וחצי. תלוי אם לא יהיו בעיות עם התקנון. ברגע שזה יאושר, יתחיל הליך החלפת הוועדים ונחזור לרשום חברים לארגון.

יש צורך לדון על החזרת תהליך רישום לארגון, להבין את התהליך בצורה יותר טכנית. סך הכל מעבר לזה נשארו עוד כמה פוקנציות שיהיה אפשר להתעסק בהם רק אחרי שנהיה מוכרים כעמותה רשומה, כמו הבנק, דואר וכדומה. נושא הביטוח יסגר עד לפני חנוכה.

 

4. חנות אירגונית

מעדכן: אורי

עלו כל החנויות שצריכים לזמן הקרוב, גם החנות של כאמ"י.

הרבה דברים שופרו, עכשיו אפשר לקנות מהפלאפון בצורה סבירה, על אף שמעט לא אינוטיאיטיבית. בוריס רודמן, מנהל כאמ"י, יכול לפנות ישירות לטיקטק לבקש כל מה שהוא צריך.

 

5. תחום הפעילים

מעדכנת: תמר

רז אתגר ויובל פישר הצטרפו לפעילים.

היה דיון בקבוצה על משמעות קבוצת הפעילים, שמטרתה לא רק לחפש דרושים לפעילויות של אמא"י, אלא גם לעלות בה דיונים שונים. אורי אמר שיקבע בסוף הישיבה לו"ז מסודר להעלאת נושאים לקבוצת הפעילים שכל חבר ועד יהיה אחראי על לפתוח אותו בקבוצה כדי ליצור דיון.

אירוע פעילים ענייני – נפתח איוונט מהפייסבוק הפרטי של תמר אך לאחר שהתגלתה הטעות, נפתח אירוע חדש. האירוע התקיים במרכז הטניס ביפו. הגיעו כ-20 איש והייתה נוכחות מרשימה. הרבה אנשים השתתפו בדיונים.

 

6. סיכום מפגש פעילים – דיון על נושאים שעלו

מעדכנים: דיון כללי

עלו שלושה נושאים מרכזיים לדיון:

1. מחירי דוכנים ושיטת התעדוף מאז הארוקון 2008, שם הייתה מחשבה לקדם יוצרים עצמאיים.
2. מעמד הפעילים בעיני הפעילים
3. נגישות הארגון

דוכנים:

מתן קליינמן, גזבר הארגון וא' דוכנים של כאמ"י, הציע לשנות את מכירי הדוכנים. הוא הציע לבטל את שיטת התעדוף הקיימת לדוכנים עצמאיים בגלל שההגדרה רחבה מדי. אורי אמר שהוא לא מוכן לוותר על הציירים, שבשבילם הוא לקח חלק בלהתחיל את שיטת התעדוף. מתן מבקש להוריד את המחיר של 2 המטרים הראשונים למסחרי, וכך בעצם כולם משלמים אותו מחיר .

אורי הציע שיטת תמחור שהתבססה על ההצעה של מתן, לפיה מטר ראשון ושני יעלה סכום קבוע, הנמוך מהסכום בימינו לדוכנים מסחריים, ושאר המטרים יעלו מחיר גבוה יותר, כדי לאזן עם ההטבה במטרים הראשונים. בנוסף, כדי להמשיך את ההטבה ליוצרים, יהיה מחירים מיוחדים לדוכנים באזור שדרת האומנים, במקרה שתתקיים. מחיר מוזל ומוגבל למטר אחד בלבד.

זה פיתרון שהיחידים שיפגעו ממנו הם העצמאיים. אי אפשר לשנות את המחירים עכשיו, זה יהיה רלוונטי להארוקון. תצא הודעה מסודרת לאחר חנוכה במקרה ונלך על זה.

נבקש ממתן דו"ח מדויק לאחר שדרת האומנים בכאמ"י כדי לראות כדאיות של המשך שיטה זאת.

אמנון ביקש לתת תעדוף לדוכנים בעלי זיקה לתחום בלי קשר למה שהם מוכרים ואורי אמר שזה רעיון מעט מיותר ואפשר לדון עליו בנפרד.
בסופו של דבר, יש הסכמה על תמכור מטרז' עולה כדי לעודד מגוון על פני גודל.

הגענו לכדי החלטה שאנחנו בעד שינוי שיטת הסבסוד הנוכחית לשיטה בה אנחנו משרתים יותר את מטרות הארגון והיא שדרת אומנים מסובסדת השמורה לציירים בלבד. את הציורים ניתן להדפיס על כל מדיה חוקית (כלומר אפילו ציורים על מוצרים כמו נעליים), התנאי היחידי הוא שהציורים יהיו שייכים לאומן.

מעמד הפעילים:

צריך לעשות אסיפה כללית מסודרת כדי לתקנן את מעמד הפעילים, אם נראה שנכון לעשות זאת, זה יתבצע באזור הבחירות הראשונות, לאחר הקדנציה הראשונה. כרגע הפעילים לא מתוקננים בתקנון החדש.

מה שאורי היה רוצה לתקנן זה שלהיות פעיל, לא אומר דבר לא כמית כמו "להפגין פעילות". אי אפשר לכמת את זה. התנדבות בכנסים לא מראה על חברות פעילה בארגון. חלק מזה אומר להיות פעיל, שחייבים להגיב בפייסבוק בין השאר. הגעה למפגש ענייני אחד בשנה – זה מספיק אך לא הכרחי.

דני ציין שחייבים להגדיר מה היא פעילות וגם להגדיר מה הזכויות כדי להפוך זאת לאטרקטיבי.

הקבוצה מחייבת אותך לעשות משהו, אז צריך שיהיה ברור מה הוא "מקבל".

אורי רוצה שמבחינת לוחות הזמנים עד סוף השנה האזרחית צריך להיות מפגש ענייני נוסף – בו נציג תוכנית מה צריך להיות חלק מהמשמעות של להיות פעיל.. ברגע שיש תבנית נעלה אותה בפייסבוק ונתחיל לעבוד לפיה. המטרה היא להגיע להצעה סופית מסודרת עד להתנתקות מהאגודה במטרה לכמת אזרחות פעילה.
מפגשים ענייניים – החלטה של הוועד הבא

לדעת אורי, הלו"ז הכי טוב הוא שבדצמבר אמור להציג מה הוועד מתכנן בשנה הקרובה. מרץ זה סוג של תיקוני אמצע הדרך ויולי זה כבר סיכום, התחלה מחשבות לקדנציה הבאה. יש אסיפה כללית בספטמבר – אוקטובר, לפי תאריך אייקון.

 

7. קוספליי IL

מעדכן: אמנון

קוספליי IL עורכים פאנל שאלות תשובות בכאמ"י, כחלק משיתוף הפעולה הנרקם בין הארגונים.

 

8. כאמ"י 2016

מעדכנת: שרון

שרון העבירה בקשה להעלאה בתקציב, אורי דרש לשלוח קובץ תקציב מסודר באקסל, עד יום חמישי ה-4.8, בוריס צריך לשלוח הסבר מסודר לכל הוצאה. אם לא נהיה אחידי דעה במייל נעשה שיחת סקייפ.

אורי ביקש גם כל סופ"ש עדכון מה קורה עם הכנס בצורה מפורטת.

אורי רוצה לשמוע מה קורה, איך הדברים עוברים. אורי יתן מענה צמוד לכל הדרישות של שרון.

יש התקדמות עם ארגון טריווית הוועד מצד אמנון ואורי ביחד עם סבי איזילוב ונטלי רסובסקי.

שרון נתבקשה לוודא שההנהלה פועלת מול לינה ציגנוב, א' מניעת הטרדות מיניות, להגעת עובדת סוציאלית לכנס ולקיום אירוע תדרוך בנושא לפניו.

בשבוע הקרוב אורי יטפל במנגה-קפה חברתי. הרעיון להפגיש אנשים בעלי תחומי עניין באנימה להכיר אחד את השני בבוקר הכנס ויוכלו להסתובב ביחד בכנס.

 

9. קוספליי למען מטרה

מעדכן: אורי

ביאטריס ריטנבנד, מנהלת הפרויקט הודיעה מראש שהיא לא תתנדב בדוכן, ולכן צריך לסדר לדוכן מתנדבים מטעם הכנס.

הלוחות שנה בהדפסה. צריך לדבר על למכור אותם לפני כאמ"י, אם זה לא יהיה המצב נמכור "זכאות" ללוח שנה באירועים הבאים (כמו כרטיס לכנס). יש סיכוי שנמכור עותקים פיזיים לפני זה. מעבר לזה מישהו העלה הצעה שכדאי להציג עם WATER MARKS את הלוח שנה (SAMPLE) כדי שאנשים יראו איך זה נראה.

יש לדאוג שלפחות לוח שנה אחד יהיה בדוכן אמא"י בפסטיבל אנימיקס כדי שאנשים יוכלו לראות ולהתרשם.

 

10. אירוע קראוקה

מעדכן: אורי

צריכה להתחיל מכירת כרטיסים. הועברה הודעה למש"י.

 

11. מש"י

מעדכן: אמנון

מש"י קצת סובל מקיומו של כאמ"י.

גיא מרטון, מנהל מש"י, בנוסף לעבודתו על הפרויקט גם עסוק גם בעבודות על כאמ"י ושיווק המחזמר שעתיד לעלות בו ולכן עמוס מאוד ולא מסוגל לתת את כמות תשומת הלב הדרושה לנושא.

זה נושא שהעלה ישיבה קודמת. אולי באשמת כאמ"י, באשמת שאין לנו כזה הרבה כוח אדם, שאין לנו שיווק אליו, זה מחטיא את המטרה שלו.

פנה אל אמנון עומרי רוזנברג, אחד מחברי הצוות ואחראי אתר ארגוני, ואמר שהוא מרגיש שהוא חוטף הרבה יותר עבודה מכאמ"י והוא בכלל לא אמור לעבוד עליו, מה שעושה אותו ממש לא מרוצה. הנושא טופל ומסקנות הופקו.

בנוסף העבודה על האתר הארגונית קופאת כי גם אניטה קרפל, חברת צוות ומעצבת, עובדת על כאמ"י והיא בכלל בתקופת בחינות.

צריך להבין מה עושים – האם מתערבים ישירות. צריך לעשות בחינה מחדש של כל פרויקט מש"י לאור כאמ"י.

אורי הציע להכניס את גיא אשל, אחראי פייסבוק וחלק ממש"י לשיחות של פרסומי הארגון, כדי למנוע מצב שבו מפסיקים לפרסם דברים, גם אם זה ירגיש מעט כמו עקיפת סמכויות.

מש"י צריכים להבין כי אם עושים פרסום לכאמ"י, זה לא משפיע על פרסומים רלוונטיים לאמא"י.

 

12. פרס תלתן

מעדכנת: שרון

ישנה חריגה מלוחות הזמנים שהוצגו בישיבה הקודמת. שרון צריכה לשבת עם הצוות כדי להוציא לוח זמנים חדש.

 

13. קשרי חוץ

מעדכן: חן

הצוות מתרכז בלטפל בהגעת האורחת לכאמ"י.

הועברו לברק אלבז, א' טכני של כאמ"י, דרישות לציוד טכני והוחלטו הזמנים לאירוע, הם עובדים מול יסמין סטריז'סקי, א' תכנים של כאמ"י, לסגור לו"ז מתי לעשות חזרה לאורחת. התבצע פרסום ראשוני אודות האורחת. הועברה דרישה עיצובית והודפסו דפים של החתמה.

שרון תבדוק מתי החזרות של האורחת.

אושרו החדרים, זה יהיה במלון קראון פלזה בירושלים.

בגלל שיש צורך לתלות את הציוד הטכני, חלק מהתקצוב יגיע מקשרי חוץ. אור הודיע שהוא לא בתקרת התקציב בכלל, ולכן זה עומד במסגרת.

סמדר דניאל, חברת צוות אירוח בכאמ"י, התחילה לעבוד על אירוח האורחת לפני הכנס, והתחילה העבודה על אירוע פרמיום. הם עובדים מול האורחת. הסוכנת מאוד מסכימה שכדאי להגדיר בסביבות ה-30-40 איש. חולקו כרטיסים בתיעדוף למחזיקי פלוס. עובד מול כמה דוכנים שצריכים להגיע לכניסה לכנס, גו ג'פאן, השגרירות ותל חי. חן צריך לשלוח מייל סיכום של הדבר הזה.

אין עדכון לגבי אירוע הקרנה. יהיה עדכון לאחר תקופת הבחינות של חן.

 

14. פרויקט ספרייה

מעדכנת: תמר

יעבור משלוח לספרייה באשדוד

 

15. החלטות מחוץ לישיבה

מעדכן: אורי

לאחר ההחלטה לבטל את הווקאון ובשל תגובות הקהילה, הנושא נבחן מחדש והוחלט לתקנן את נושא הווקאון.

 

16. הפקות מקור

מעדכן: אמנון

2D רוצים להשתמש במילה בלבזור. כל עוד זה חד פעמי, אין העלבה, אסור שיהיה אפשר לפרש שיש קשר שיש לנינטנדו, אפשר לקבל שימוש זה במילה על אף היותה מפרה זכויות יוצרים כיוון שזה שימוש הוגן.

יבגני ביקש להגיד למחזמר לא לדבר עם תומר שלו, מנהל אייקון, ישירות, בלי הארגון.

 

17. נושאים לפעילים

נקבע שכל חבר ועד יפתח נושא לדיון בקבוצת הפעילים בפייבסוק. הנקודות שהוסכם לדבר עליהן:

1. טיקוטין פנו ב-28 לחודש וכנראה נגיד להם לא, מה אתם חושבים על זה. הכנס הורג שיתוף פעולה עם טיקוטין – חן, שני. ה3.8
2. פעילי אמא"י כפעילי אמא"י – אורי, אורי יהיה ראשון
3. הבעת דעות בדיונים פרטיים – מי יכול להגיב ובאיזה עמדה – תמר • שלישית. עד ה-11.8
4. דוכנים – תעדוף – אמנון, אחרון (אחרי הכנס), עד סוף החודש
5. שיתופי פעולה בכללי – שרון, עד ה-19.8

נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, חן וייס, שרון טורנר, תמר ירון
נספחים: אלון פלקסר, אלה ברוך, רומי צדוק

 

1. שת"פ עם טיקוטין

מעדכנת: שרון

אירוע הפתיחה של תערוכת הקוספליי בטיקוטין יתקיים במוצ"ש הזה, ב-2.7.

מתוכנן אירוע נוסף – יום יפן. תחילה לשרון נאמר שהאירוע יתקיים באוגוסט, אך מסתבר שנעשה טעות במסירת התאריך והאירוע יתקיים ביולי. שרון חשבה לוותר על השת"פ, אך המוזיאון מאוד ביקש, לכן שרון ביקשה מתמר סיוע אם ארגון השת"פ באותו היום. כשנאמר לשרון על קיום האירוע באוגוסט, תוכננה מכירת כרטיסים לכאמ"י במוזיאון, אך מאחר והאירוע הוקדם בחודש, לא תערך מכירת הכרטיסים.

כמו כן, בעבר דובר על אירוע שלישי עם המוזיאון. שרון שאלה האם הוא יתקיים, ונמסר לה שעדיין אין תשובה.

לכבוד תערוכת הקוספליי הושאלו קוספליי לתערוכה משלושה חברי קהילה – בוריס רודמן, ניקול נוסוביצקי וסתיו גיני. הקוספליים הגיעו למוזיאון וכעת מופיעים כחלק מהתערוכה.

שרון עדכנה שחברי הוועד מוזמנים לסיור במוזיאון עם שגריר יפן.

 

2. אירוע קראוקה

מעדכן: אורי ואלון פלקסר

מאחר ואירוע הקראוקה בהארוקון היה קצר מהרגיל, אלון פלקסר פנה לאורי בבקשה לערוך אירוע קראוקה. אירוע הקראוקה התקיים ב-19.5, והתגובות אליו מהמשתתפים הייתה מאוד חיובית, ויש רצון לקיים אירועים אלו במתכונת קבועה.

אלון ניהל את אירוע הקראוקה, ואורי ניהל את הצד הלוגיסטי שלו, מבחינת מציאת מקום ודאגה לציוד. האירוע עבר ללא תקלות, והגיעה כמות מכובדת של אנשים, במיוחד בהתחשב בעובדה שהאירוע לא זכה יותר מדי לפרסום. האירוע נחשב כהצלחה.

כשלים באירוע:

• הייתה בעיה במכירת הכרטיסים. הייתה תקלה שהאתר הראה שנגמרו הכרטיסים כאשר נסגרה המכירה מה שיצר תמונת מצב שאין כרטיסים.
• הפרסום היה חלש. להבא מנהלי האירוע ידברו עם גיא מרטון, אחראי מש"י, ויקחו חלק פעיל בפרסום.

יתקיים אירוע קראוקה נוסף ב-11.8 באשכול הפיס ברמת גן. אורי מאמין שיבואו יותר אנשים אליו משום שהוא מתקיים בתקופה של חופש. אלון ינהל גם את האירוע הקרוב.

אורי יעביר בימים הקרובים לאלון את הטמפלייט למכירת הכרטיסים, שנוכל להעלות אותם לחנות.

כמו כן, כדאי לשקול לקיים מכירת כרטיסים של כאמ"י ביום האירוע, ולמצוא שני מתנדבים שיסכימו לשבת ולמכור את הכרטיסים.

לאחר האירוע תבוצע הסקת מסקנות ובדיקת המשכיות.

 

3. אירוע הטאנאבטה

מעדכנת: תמר

אירוע הטאנאבטה מתוכנן להתקיים ב7.7, ויתקיימו בו שתי הרצאות מטעמנו – הרצאה על מתוקים ביפן של שרית אגב (הרצאה שהיא העבירה בהארוקון), והרצאה של אורי של מבוא למנגה.

באירוע יהיה דוכן אמא"י ואם מכירת הכרטיסים תפתח עד אז, ימכרו בו כרטיסים לכאמ"י.

תמר ביקשה מסופיה שתהיה כניסה חינם לקוספליירים. תמר תשלח שוב מייל על מחירי הכניסה.

כנראה ווקאון לא יהיה, אין דרישה. אלה התנדבה לעזור לתמר בדוכן אמא"י.

 

4. חסות לאוג"י בשירופסט

מעדכן: אמנון

נערך כנס שירופסט, אליו סיפקנו חסות כספית, אירוע קראוקה ומחזמר, וכמו כן גם קיימנו את הקשר מול הנהלת אשכול הפיס.

הרבה אנשים הגיעו בזכות המותג של אמא"י ושירופסט שמאחר והתקיים בעבר, שמו כבר היה ידוע בקהילה.

הכנס לא חף מבעיות, אך הוא עבר בשלום והוגדר כהצלחה יחסית. הוסקו מהאירוע מספר מסקנות כיצד לייעל ולשפר את שיתופי הפעולה בעתיד, הן מצד הנהלת שירופסט והן מצד התנהלות אמא"י בשת"פ. קיים עניין הדדי להמשיך לקיים את שיתופי הפעולה בין אוג"י לאמא"י גם בשנה הבאה, בתוספת מספר תנאים מקדימים הכרחיים, והוצע לרומי תפקיד בסגל אחד הכנסים הבאים של אמא"י בשביל להרחיב את נסיונה המעשי.

 

5. הליך ההתנתקות מהאגודה

מעדכן: אורי

התקיימה פגישה שלישית בה נעשה שינוי בתקנון הארגון.

הועבר הצורך לבצע סקר שוק בנוגע לעורכי דין. המטרה היא להבין כמה עורכי דין עולים בשביל מה שצריך, ויש לפנות אליהם כדי לקבל הצעות מחיר. זאת משימה כללית שניתנה לכולם.

חוץ מזה הדברים האחרים מתקדמים בקצב סביר. דני צריך לבצע בירור בנוגע לביטוחים כי הוא מחכה ליבגני שישלח את פירוט הביטוח של האגודה.

 

6. קוספליי למען מטרה

מעדכן: אורי

ביאטריס ריטנבאנד מתקדמת מאוד עם הפרוייקט, יש כבר צ'ק לשלם להדפסה בבית דפוס באשדוד. הצילומים כבר הגיעו, ביאטריס הביאה לוגו להצגה, הפרויקט מתקדם. בחנות הארגונית מתארגנים למכירת לוחות השנה.

 

7. הפקות מקור

מעדכן: אמנון

מחזמר 2D – קצב ההתקדמות שלהם טוב, והם עומדים ביעדים שהארגון הציב להם.

מחזמר Y – ההרצה של Y בשירופסט הייתה מוצלחת.

 

8. תחום הפעילים

עדכון: תמר

ישנם מספר פעילים שפג תוקף המעמד שלהם כפעילים. בגלל שיש מדיניות חדשה לפייסבוק, זה בעייתי לשלוח הודעות פרטיות ולהודיע על הצורך בחידוש המעמד.

מההודעות שתמר שלחה לפעילים שתוקף מעמדם פג בקרוב, כרגע רק אחת חידשה את התוקף. תמר נאלצה להסיר מקבוצת הפייסבוק את שאר הפעילים שלא חידשו את מעמדם.

ב-17.6 התקיים פיקניק פעילים. הייתה הענות מאוד טובה והגיעו בסביבות ה-20 איש. יצויינו לטובה חברי הועד שהביאו דברים שהיו חסרים וגם איגור ספרנוב שעזר שם, כשהיו צריכים ללכת להביא ולעשות דברים, הוא תמיד מתעניין מה אפשר לעשות.

חן רצה לקחת תמונה קבוצתית, אך בגלל הישיבה שנערכה עם א' קוספליי שגלשה לא הספקנו. אולי כדאי לשמר את המתכונת הזאת. אמנון המליץ לשנות מיקום המפגש למקום יותר קרוב לתחבורה. להבא נעבור ליד החנות של ילו.

מפגש ענייני – יתקיים מפגש ענייני ב-27.7 במרכז הטניס יפו. הוא יתקיים מ11:30 עד 14:30.

 

9. החלטות מאז הישיבה האחרונה

עדכון: אורי

התקיימה ישיבה עם ענבל מילר, א' קוספליי בכאמ"י, יסמין סטריג'בסקי, א' תכנים ובוריס רודמן מנהל הכנס. בישיבה התקיים דיון על אירוע הקוספליי בכנס ושינוי התקנון.

במהלך הישיבה נדון אופי אירוע הקוספליי כפי שרואה אותו ענבל. היא ביקשה לשנות את מתכונת הווקאון ולמתג אותו מחדש, בעזרת הגדלת תחרות הסקיטים.
הועד אישר את השינוי הזה יחד עם ביטול הווקאון המילולי עם חברי הסגל תחת ההסכמה שאם חברי הסגל יראו לנכון לעלות לתחרות הקוספליי, יהיה עליו לתאם מראש עם הא' קוספליי.

ההחלטה עברה ברוב קולות.

הערה: ההחלטה לאחר מכן שונתה. יש לעיין בתקנון הקוספליי באתר בכדי להתעדכן במתכונת האירוע העדכנית.

 

10. קשרי חוץ

מעדכן: חן

תהיה הרצאה של איליה לזבניק באוגוסט בסאמוראי האוס. חן אמר לאיליה שיעשה את זה בשיתוף עם צוות תכנים.

התקבלה פנייה ממוזיאון העיצוב בחולון, שם מתקיימת תערוכה של מעצב יפני, ויש אירועים עם הרצאות שקשורות לתרבות יפן שכוללות סיור בתערוכה. קיבלנו פנייה לעשות הרצאה, חן דיבר לעשות הרצאת מבוא, ההרצאה של אורי הכי מתאימה, אורי הסכים. השת"פ יתקיים ב-9.8. אורי צריך להעביר מייל עם דרישות וטקסטים, וחן ידבר יתאם מול מש"י.

 

11. כאמ"י 2016

מעדכנת: שרון

אורי מעוניין לקיים פעילות טריוויה עם הועד נגד הקהל. סבי איזילוב ונטלי רסובסקי ישמחו לעזור בהכנת הטריוויה.

פעילות נוספת שאורי רוצה לקיים היא אירוע חברתי ראשון מסוגו, פעילות שתתרחש ב-10:30 בבוקר עם הרשמה מראש. הפעילות כוללת קבוצת דיון שמבוססת על העדפות בסדרות אנימה, מפלגים קבוצות של 5-6 אנשים, מושיבים אותם ביחד, עושים סבב היכרות, מדברים על מה נשמע מעניין, אנשים ילכו ביחד לאירועים, יכירו בבוקר הכנס ויבלו יחדיו. הרצון של אורי הוא להשתלט על המשחקייה בשביל זה, שולחנות המשחק ימולאו במשחקים רק לאחר מכן.

נושא שלישי שיש עניין לקדם הוא איזור יוצרים (Artist Alley). אורי מאוד רוצה לדחוף אזור יוצרים, והוא כבר דיבר עם מתן. אחרי שמבינים מי מוגדר כיוצרים פונים אליהם לשאול אותם אם הם מעוניינים בקיום אזור יוצרים. אם הרבה יגיד כן, מקימים. נותנים אופציה למקם באיזור יוצרים או לא. מתן העלה טענה – סה"כ זה משהו שהציעו לנו – זה יפגע בציירים המתחילים שסגנון הציור שלהם שפחות טוב מסגנון הציור של הציירים הכבדים יפגע בהם. הרעיון הוא אזור בתוך מתחם, איזור דוכנים שבו יהיו כל דוכני היוצרים. אחד מהדברים שמאוד קוסמים ברעיון שאפשר לשווק גם. אנשים רוצים לקנות יצירות של אמנים מהקהילה, ואז עצם העובדה שאנחנו שמים באיזור אחד, יותר ברור שיש איזור שמוקדש לדוכנים של אמנים. כמו כן, זאת דרישה שהגיעה מתוך הקהילה.

אמנון ושרון היו בעד. הבעיה הכי גדולה שאין מספיק דוכני ציירים שאפשר למלא איתם איזור שלם. אפשר להגדיר דוכן יוצרים כדוכן שכל מה שנמכר בו הוא יצירה עצמאית. אפשר להגדיר שכל מי שהוא דוכן קהילה יוצרת עם זיקה לתחום יכול להכנס לאיזור היוצרים, ולתת להם את הבחירה אם לקחת חלק בזה, ולהגיד להם שזה בונוס. הם צריכים לדעת שזה מיקום יותר טוב, אנחנו מצ'פרים את מי שבא מהקהילה ויוצר לקהילה.

התפרסמו קולות קוראים ונפתחו מספר הרשמות. התפרסם קול קורא להעברת תוכן, עדיין יש מחסור בנרשמים. נפתחה הרשמה לדוכנים, נפתחה הרשמה לתחרות שירה. בוריס יצר קשר עם בנייני האומה ונקבע סיור לבנייני האומה.

 

12. מש"י

מעדכן: אמנון

הייתה ישיבה עם גיא מרטון, עומרי רוזנברג, אניטה קרפל וחלק מחברי הועד בנושא האתר. סיכמנו שיבדקו כל מיני טמפלייטים לאתר. הרעיון היה ללכת לכיוונים יותר ספציפיים, ואם נצטרך לרכוש ערכות נושא אז נדבר על זה. זה צריך להיות חלק מתקציב למש"י.

גיא רוצה להקים דוברות ראשית לארגון. נמתין עם זה לישיבה הבאה.

אורי הוא כרגע הדובר, מה שגיא הציע שבעיקרון יהיה דוברות שמטרתה זה אנשים שילכו להופיע כשמתראיינים. שתהיה קבוצה שתתודרך ע"י אורי, שתכלול גם את אורי.

 

13. פרס תלתן

מעדכנת: שרון

העבודה המרכזית תתחיל בחודש הבא

 

14. גיוס כוח אדם

מעדכן: אמנון

יש צורך בחידוש הפרוייקט. ליוני לינדר לא היה זמן לבדוק את הפניות ממרץ.

 

15. מסיבת J-rock

מעדכן: אורי

אורי יבקש מגל אילון להתחיל את העבודה על המסיבה, יש רצון לנצל את כאמ"י כמומנטום לפרסום ולמנף את המסיבה כ"אפטר כאמ"י".

נוכחים:אורי מרקוביץ', אמנון לוי, חן וייס, שרון טורנר, תמר ירון, יבגני קנטור (נציג מטעם האגודה למדע בדיוני ופנטזיה).

1. קוספליי למען מטרה

מעדכן: אורי

אורי העביר לביאטריס ריטנבנד, מנהלת הפרויקט, מסמך שחרור זכויות, עליו הקוספליירים והצלמים צריכים לחתום כדי לוותר על הזכויות על התמונות שישומשו ללוח שנה.

 

2. החלטות נספח תקנוני

מעדכן: אורי

הוחלט בעבר שהארגון לא יקח חלק כלכלי במסיבות עד שלא יהיו מסיבות מצליחות כלכליות שיאורגנו על ידי גורמים אחרים. נערכה הצבעה אם לבטל פורמאלית את הסעיף. הסעיף בוטל פה אחד.

 

3. כאמ"י 2016

מעדכנת: שרון

התחילה העבודה הרשמית על כאמ"י 2016, הסגל גויס כמעט במלואו. נערכה ישיבה עם צוות שיווק, ויש אפילו באנר להעלות לעמוד פייסבוק.

תקבע מול אורי ישיבת ועד-הנהלה, ישיבה שהמטרה שלה היא תיאום ציפיות בין כל הצדדים.

כמו כן, בקרוב יפתח דף נחיתה לכנס עם טופס הרשמה לתכנים.

 

4. הליך התנתקות מהאגודה

מעדכן: אורי

התקיימה ישיבת חפיפה שנייה. נקבעה למחר ישיבה עם צבי בר, רואה החשבון של האגודה שהביע רצון להמשיך לעבוד איתנו. אמורה להקבע פגישה עם עורכת דין שמתמחה בחברות. עוד לא נקבע מועד לישיבה עימה. מעבר לזה, שאר הדברים מתקדמים בקצב טוב.

החלה עבודה על ניסוח התקנון, נוסחו תיקונים להצטרפות לחברות אמא"י.

תקבע ישיבת חפיפה לחודש יוני, כנראה התקנון יוצף במפגש הפעילים של יולי שבאחריות תמר.

 

5. אירוע קראוקה

מעדכן: אורי

התקיים אירוע קראוקה, אליו הגיעו 19 איש. סה"כ צריך לזכור שהיו הרבה פאקטורים נגד האירוע ומפיקי האירוע לקחו אותם לתשומת ליבם, על מנת להסיק מהם מסקנות לאירועים הבאים. יש עניין להרים עוד אחד באיזור הקיץ, בצורה יותר מסודרת. צוות הפקת האירוע יקח אחריות יותר גדולה בפרסום האירוע. הייתה תקלה מהצד שלנו שנגעה לפרסום הכרטיסים. באתר המכירה היה כתוב שנגמרו הכרטיסים כשנגמרה המכירה ברשת, מה שיצר אצל אנשים בלבול בנושא.

באירוע עצמו הייתה אווירה טובה והקהל מסר שהאירוע היה מהנה.

 

6. חנות ארגונית

מעדכן: אורי

הייתה בעיה עם הפייפאל, וחיאל רידר, איש הקשר של החנות,  הודיע שאין מה לעשות עם ההחזרים לפייפאל.

צריך לחדד נהלים לעתיד כדי שזה לא יחזור על עצמו. מעבר לזה אורי יקח את הטיפול לחנות לידיו כשהבקשה שלו זה מערכת דינאמית שתוכל להוסיף פרטים אישיים של הקונים. הנושא יעלה בשיחה מול הנהלת כאמ"י.

 

7. תחום הפעילים

מעדכנים: חן ותמר

חן פתח בפייסבוק סקר לתאריך קביעת פיקניק חברתי לפעילים. חן קיבל פנייה מרענן שאמר שהוא מוכן לעזור בארגון המפגש. חן ירים פנייה נוספת בה יפרט יותר מה נדרש כעזרה (למשל, ארגון משחק חברתי). התאריך שכרגע מוביל בסקר הוא ה-10.6, חן יסגור את הסקר בסופ"ש. חן מבקש תקציב לפיקניק, אורי אישר את התקציב.

תמר מעדכנת שהיא ואמנון היו צריכים להפגש להעברת מקל בתחום הפעילים, אך עקב בעיות בריאותיות, נבצר מאמנון לקיים את הפגישה.

אחרי שחן יסגור את הסקר שלו, תמר תפתח את הסקר לתאריך מפגש הפעילים הענייני.

אורי מעלה שוב את נושא העלאת השיח בקבוצת הפעילים, פוסטים בסגנון "הנה פרויקט שאני רוצה לעשות, מה לדעתכם אפשר לעשות".

 

8. שת"פ טיקוטין

מעדכנת: שרון

אירוע פתיחת התערוכה ב-2.7 – יחד עם ענבל מילר החל תהליך יצירת קשר עם קוספליירים שיופיעו באירוע הפתיחה. בעת הפנייה לקוספליירים נמסר כי מקום האירוע אשתקד היה קטן במיוחד, לכן שרון ביקשה שהשנה התצוגה תיערך באודיטוריום, ונענתה בחיוב.

יום יפן ב-7.8 – עדן שוויצר, רכזת החינוך של טיקוטין, יצרה קשר עם שרון וביקשה שיבואו קוספליירים ליום יפן של המוזיאון, ויסבירו על קוספליי. ניתן להקים דוכן אמא"י, גם בו היא מעוניינת שיהיה נציג בקוספליי.

אירוע נוסף – בנוסף ליום יפן, עדן הביעה עניין בקיום יום פעילות נוסף העוסק בקוספליי בו תתקיים סדנת קוספליי ותוכן נוסף. כמו כן, דובר בזמנו על קיום יום עיון למבוגרים, אך הדיבורים עדיין באוויר וטרם יש עדכון קונקרטי מצד המוזיאון בנושא.

שרון תפרסם הודעה בקבוצת הפעילים על האירועים ועל בקשת עזרה בארגונם והתנדבות אליהם.

 

9. מש"י

מעדכן: אמנון

גיא מרטון ביקש תקציב לציוד למקליט שמע (מיקרופון שטח).

אמנון יבקש מגיא מרטון תקציב שנתי למש"י, שיכלול את כלל ההוצאות שיש בהן צורך.

גיא בנוסף לכך מבקש ארכיון ארגוני – מקום בדרייב ארגוני מורחב.

השקת קו עיצובי ארגוני אחיד – נתקע בגלל מבחני בצלאל של אניטה קרפל שאחראית על זה. כעת המבחנים נגמרו, והקו העיצובי בדרך.

הפעילות השוטפת מתקדמת יפה, לדוגמא גיא מרטון היה צריך באנר ותוך כמה דקות נעשה.

עם זאת, חן מציין שהייתה לו בקשה ליצירת תוכן לפרסום באתר גו ג'פאן שטרם מולאה.

 

10. חסות לאוג"י בשירופסט

מעדכן: אמנון

לאחר ששינוי בנוסח חוזי הדוכנים אושר ע"י האגודה, עכשיו יש נוסח שאפשר לשלוח לדוכנים. הרבה כסף זז ממקום למקום בתקציב אך המסגרת נותרה ללא שינוי, קוצצה כל הרחבה בחוץ למעט השביל שקיבלנו בחינם. נוספה כיתה לחצי יום, אפשר להכניס די הרבה דוכנים וכמות סבירה של תוכן. מבחינת מודעות האנשים לקיום שירופסט, המודעות עלתה. היו דברים שהתחילו בעיכוב משמעותי, אך נושאים רבים מתחילים להסתדר, כמו למשל נושא הדוכנים.

הייתה חלוקת פלאיירים במספר מוקדים ואירועים, ביניהם יום הקומיקס בחינם, היה פוש פרסומי וזה עשה את העבודה.

לפרסים בתחרות יש ספונסר מקומיקאזה ו-CNV.

 

11. מסיבת JROCK

מעדכן: אורי

התבצעה פנייה לגל איילון שהביעה נכונות לקחת אחריות על המסיבה וביקשה לצרף את דניאל גרנט לעבוד איתה. הן ביקשו לדחות את המסיבה לספטמבר, בגלל שהמסיבה היא 18+ זה לא רלוונטי לאנשים עובדים באיזה חודש זה יוצא, וחודש ספטמבר הכי נוח לאוכלוסיית הסטודנטים, מאחר וזה לאחר תקופת הבחינות.

סה"כ יש רצון ועניין, אפשר להציג כאפטר פארטי של כאמ"י.

 

12. צוות תכנים כללי

מעדכנת: שרון

התקבלה פנייה מאחד המארגנים בפסטיבל אנימיקס, פסטיבל קומיקס ואנימציה, המעוניינים להרחיב את תכני הפסטיבל. לשם כך הם ביקשו כי נשלח להם תקצירי הרצאות שנוכל לשלב שם. שרון העבירה את הבקשה לצוות תכנים, ששלחו הצעות למרצים שונים להעביר את ההרצאות. כעת מחכים לתשובה מהם.

שרון דיווחה שצוות תכנים עמוס בלימודים, ולכן אין להן זמן לארגן פעילויות נוספות. אורי אמר שהשאלה היא האם שווה לדחוף שנארגן משהו בעזרה חיצונית לצוות או נוותר. חבל לוותר על קיום הרצאות על הבר (בדומה לשנה שעברה) כי אין לנו הצוות אינו פנוי לארגן את זה.

 

13. הפקות מקור

מעדכן: אמנון

2D עובדים במרץ, כיוון שיש להם מעט מאוד תוכן מוגן בזכויות יוצרים, יש להגיע להסדר ייעודי מול אקו"ם.

2D מעוניינים לפרסם להורדה את כל השירים לאחר הכנס, מה שדורש שנקל עם הסעיף האוסר על כך בהסכם. אין התנגדות מהועד.

יש כל מיני דברים שהם מקדימים בלו"ז, יש דברים שהם מאחרים, בממוצע הכל בסדר.

 

14. קשרי חוץ

מעדכן: חן

סמוראי האוס – מתוכננת להתקיים הרצאה שלנו בחודש אוגוסט. ההרצאה תהיה הרצאת מבוא (היא מיועדת לאנשי סטרטאפים ומשקיעים) עם מבט על התעשייה. לאורי אין התנגדות אבל עדכן שזאת עבודה של צוות תכנים כללי. שרון תיידע את צוות תכנים, תשאל אם זה בסדר.

גו ג'פאן – אתר שמטרתו לשווק את מוקדי התיירות בארץ. יש להם מאגרים הכוללים מידע על מגוון חברות וארגונים. חן ביקש ממש"י שיעשו עמוד או כתבה עם מידע על הארגון. כרגע זה בהכנות, חן מקווה שהוא יוכל לעביר את זה שבוע הבא.

 

15. פרס תלתן

מעדכנת: שרון

הילה בודקת אפשרויות לפרסים בתחרויות, ואופציות לספונסרים ושיתופי פעולה שיכולים לסייע. נוצר קשר עם ניסים אוטזגין שהביע עניין בסיוע מטעמו.

נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, חן וייס, שרון טורנר, יבגני קנטור (נציג מטעם האגודה למדע בדיוני ופנטזיה), דני פייגלמן (חבר בתהליך חפיפה לועד, נמצא כצופה בישיבה כחלק מהליך החפיפה).

נוכחת דרך הסקייפ: תמר ירון

 

1. תהליך התנתקות מהאגודה

מעדכן: אורי

התקיימה ישיבת חפיפה ראשונה ובה התקיימה שיחה המבהירה מה משמעות החפיפה, מה המטרות, מה זה אומר להקים מנהל תקין, וחולקו משימות. כל חבר חפיפה קיבל לפחות משימה אחת, למעט אורן אבירם שלא נכחה בישיבה. העבודה עם צוות החפיפה התחילה.

אורי יפתח דיון לקביעת מועד ישיבת חפיפה שנייה. פרוטוקולי הישיבה יפורסמו בקרב הפעילים לאחר העריכה. נוסף לכך חברי החפיפה הוזמנו להיות נוכחים כאורחים בישיבות הוועד, דני פייגלמן הגיע לישיבה הנוכחית.

נתן רונין, אחד הפעילים וחבר בצוות כוח אדם באירוע הארגון, הראה עניין להבין את הסטטוס הנוכחי של ההליך בקבוצת הפעילים וקיבל על זה תשובה מפורטת.

המשימות שקיבלו חברי החפיפה הן משימות ביורוקטריות, להבין איך לעשות כמה ולמה, למשל, דני קיבל את המשימה לברר כיצד מתנהלים מול הבנקים – מה צריך בשביל לפתוח חשבון בנק של אגודה, השגת פירוט עמלות על מנת להבין מה הכי משתלם (עמלות זה נושא מאוד גדול שצריך להתחשב בו כאשר פותחים חשבון עבור אגודה) ועוד.

תמר ואלה ברוך קיבלו לבדוק את הנושא של עו"ד, ואורי דואג לנושא של רואה חשבון, אם לא נוכל להמשיך עם הרואה חשבון של האגודה, אורן תצטרף לאורי בחיפוש אחר רואה חשבון אחר.

יוני לינדר קיבל את המשימה למפות את שירותי הארגון השונים – למשל מה עושים עם מייל, אתר, סליקה, אחסון, איפה מאחסנים ולמה. ביררו אופציה להעביר לפייפאל כסף כדי לשלם על שירותים אינטרנטיים במקום להחזיר לאנשים כסף.

 

2. שת"פ עם טיקוטין

מעדכנת: שרון

שרון בקשר רציף עם מוזיאון טיקוטין, מחכים לאישור תקציב מצד המוזיאון, דבר שלוקח זמן.

 

3. אירוע קראוקה

מעדכן: אורי

האירוע יתקיים ב-19.5 באשכול הפיס באוהל שם, רמת גן. האירוע יערך בין השעות 18:00-22:00. בשיחה עם מש"י הפרסום אמור להתחיל ביום חמישי הקרוב.

 

4. פרס תלתן (תחרות ציורים)

מעדכנת: שרון

השם שנבחר לתחרות הציורים הינו פרס תלתן, על שם תלתן בעל 4 עלים, כרפרנציה ליונקומה (קומיקס המורכב מארבעה פאנלים).

התקיימו עד כה שתי ישיבות איפיון לפרס. הילה בגם נבחרה להיות מנהלת ועידת הפרס.

תתקיים ישיבה נוספת על מנת לסגור פרטים נוספים.

נקבע לו"ז להתנהלות ועידת הפרס, ונשלחה ליבגני בקשה לשבת איתו על תקנון, כנציג מטעם האגודה למד"ב ופנטזיה שבסופו של דבר מעביר להם את התקנון לאישור.

בתערוכה שתתקיים כחלק מהליך הפרס יוצגו ציורים ולידם קומיקס יונקומה. כל מתמודד ידרש להגיש את שני הדברים.

השאיפה היא בתחילת ספטמבר לפתוח את ההרשמה, כך שעד תחילת ספטמבר צריך לסגור פרטים כמו הפרס, התקנון, השופטים וכל שאר הדברים ההכרחיים.

גיוס השופטים יחל בתחילת יולי.

שרון הבהירה שלמרות הלו"ז הצפוי, במקרה והפרויקט ימשך לקדנציה הבאה, היא מוכנה להמשיך בעבודה על הפרס.

אורי ציין שעלולה להתעורר בעיה בפרסום הפרס מצד מש"י באותה תקופה בגלל שהצוות יהיה עמוס עם כאמ"י, לכן מומלץ לנצל את כאמ"י כפלטפורמה לשיווק. משהו ששווה לחשוב עליו כבר עכשיו לקראת כאמ"י.

 

5. מש"י

מעדכן: אמנון

התקיימה פגישת פתיחה למש"י בנוכחות מצומצמת של גיא מרטון, אניטה קרפל ואמנון.

הוצבו לפרויקט יעדים בטווח הקרוב (אירוע קראוקה ושירופסט), וכן גם יעדים לטווח הרחוק, ביניהם הוצאת תוכן בקצב גבוה בעמוד אמא"י, מיתוג של מעמד הפעיל כמעמד נחשק יותר, ולשווק את אמא"י בצורה שמטיבה עם תדמית הארגון.

אמנון העביר לאניטה את מטרות הארגון הרלוונטיות, לפיהן תקבע קו עיצובי אחיד לכל הפרסומים.

גיא מרטון התחיל לקדם את הנושא, וקיבץ אנשים מוכשרים במדיה לקידום מטרות הפרויקט.

נקבע שהועד יותר לא יעביר פרסום ישירות דרך גיא אשל, אחראי על עמוד הפייסבוק של אמא"י, אלא דרך הקבוצה המיועדת לפרסומים. מש"י יהיו אחראיים גם לגראפיקה של הפרסומים.

 

6. לו"ז עד כאמ"י

מעדכן: אורי

מתוך כוונה להדגיש שהארגון אינו רק ארגון כנסים, אנו מעוניינים להטמיע לעצמינו את הקונספט "לו"ז עד כאמ"י", הכוונה לעשיית אירועי תוכן ופעילויות שונות שיתקיימו בחודשי הקיץ עד אירוע כאמ"י. האירועים המתוכננים הם:

19.5 – קראוקה

22.5 – יום יפן בסימן שאלה

13.6 – שירופסט

2.7 – פתיחת תערוכה טיקוטין

7.7 – טאנאבטה

?? – אירוע תוכן עם טיקוטין

סוף יולי – אירוע הקרנה

?? – מסיבה

יש מספר דברים שחשוב לעשות בשביל הלו"ז עד כאמ"י:

1. למתג את אמא"י – יש ליידע את מש"י על הלו"ז ולמתג בהתאם.
2. צוות תכנים – שרון תדבר עם צוות תכנים עד הישיבה הקרובה על פרויקט "הרצאות על הבר" ואירועים נוספים שאולי ירצו להרים במהלך החופש.
3. עד הישיבה הבאה נהיה סגורים על הלו"ז שלנו לחופש, שנדע מה עושים ולא עושים. המטרה להדגיש שאנחנו לא רק ארגון של כנסים ולהוציא לו"ז מסודר שיהיה נגיש ומוכר לכל.

7. כאמ"י 2016

מעדכנת: שרון

החל גיוס חברי סגל ראשוני מאוד. נמצאו א' טכני, א' תכנים וא' שיווק (מש"י).

ברגע שבוריס רודמן, המנהל הנבחר, יחזור מיפן, יתחיל גיוס אינטנסיבי יותר.

 

8. חסות לאוג"י בשירופסט

מעדכן: אמנון

אמנון עדכן על ההתקדמות של קבוצת אוג"י בעבודתם על אירוע שירופסט. הוחלט על הגדלת תקציב האירוע למען העלאת המחזמר, ואמנון ינסח את גרסת התקציב החדשה וישלח לאגודה לאישור.

 

9. תחום הפעילים

מעדכן: אמנון

החודש הצטרפו 3 פעילים חדשים ובעוד חמישה ימים יפוג התוקף של 11 חברים קיימים. אמנון ישלח הודעות לפעילים שצריכים לחדש את המעמד.

דני הציע שמי שרוצה להיות סגל צריך למלא טופס שיכניס אותך לקבוצת הפעילים כדרישה.

מחר אמנון יפיק כרטיסי פעיל.

לחודשים הקרובים מתוכננים שני מפגשי פעילים:

פיקניק יוני – חן יהיה האחראי. הפיקניק יערך בפארק הירקון.

מפגש ענייני יולי – תמר תהיה אחראית עליו.

אורי התחיל היום נגישות פעילים – אם אנחנו רוצים שקבוצת הפעילים תהיה חיה יותר אנחנו צריכים לפתוח יותר נושאים. דני אומר שיש חשש להגיב בקבוצת הפעילים, משום שאנשים מפחדים שאם הם יביעו עניין באירוע מסויים, נבקש מהם לנהל אותו.

לכן יש לפתוח נושאים שנותנים לאנשים יותר יכולת להגיב ("איזה סרט הייתם רוצים לראות באירוע הקרנה") ופחות כאלו שמנסים לחפש אנשים לפעילויות.

 

10. פניות מאז הישיבה האחרונה

מעדכן: אורי

מייד קפה – אורי ערך פגישה עם האחראיות על המיזם. יש להם תוכנית מסודרת שהם צריכים לשלוח לאורי במייל, ואורי יראה איך ניתן לעזור להם.

 

11. אירוע הקרנה

מעדכן: חן

חן מעוניין להרים אירוע הקרנה בסוף יולי. כרגע נערך חיפוש אחר סרט שיהיה מתאים להקרנה, אך ישנם קריטריונים מגבילים (לדוגמא שהסרט טרם יצא בגרסת בלו-ריי). ישנו סרט שחן ואור מעוניינים להביא, אך הם מתקשים למצוא את פרטי הקשר של המפיץ. במידה ולא ימצא סרט מתאים להקרנה, האירוע ידחה לאחרי ספטמבר.

12. צוות תכנים כללי

מעדכנת: שרון

אין עדכון. אורי אמר לשרון שיש לדבר איתם לגבי לו"ז עד כאמ"י, ולדבר איתם על אמא"י על הבר, צריך להריץ את זה עכשיו אם רוצים שזה יצא לפועל. שרון תוציא פנייה מסודרת לצוות.

 

13. חנות אירגונית

מעדכן: אורי

ניר העביר בקשות לביטול כרטיסים מאוחר ממש ביחס למה שנקבע.

אם מבטלים עסקה תוך 21 יום בפייפאל, לא משלמים עמלה על ביצוע הפעולה, אך במקרה והביטול מגיע אחרי זה זה נהיה פרוצדורה שלמה בפייפאל, מה שמציב כרגע קשיים בביצוע ההחזרים.

אורי יקבע עם הצוות מדינו ישיבה מסודרת על עדכונים לחנות לקראת החצי השני של השנה.

 

14. פרויקט הנוער

מעדכן: אורי

אורי ישתלב בפרויקט ניצוצות, הוא יעביר ארבעה מפגשים בנושא אנימה לבית ספר עירוני י"בביפו. אורי סיכם שאם תהיה הצלחה בפרויקט ונרצה להרחיבו, נחפש אנשים משלנו שיצטרפו לפרויקט ניצוצות ונוכל להתפשט בבתי ספר שונים ולהעביר שם תכנים בנושא. הפרויקט נערך בימי שישי בבוקר, כך שאלה זמנים נוחים.

אורי עדיין צריך לחזור לאנה ציפרמן לגבי אם אורי יעשה הרצאה במקיף ט' בראשון.

 

15. גיק פיקניק

מעדכן: אורי

תוכנן שיתוף פעולה בצורת הרמת תחרות קוספליי עם קוספליי IL, אך בגלל לו"ז לחוץ מכל הצדדים, כשאנו שימשנו רק כמגשרים, הדבר לא יצא לפועל. השיתוף פעולה היחידי שלנו היה פרסום האפשרות להיכנס לאירוע בחינם בקוספליי בשליחת תמונה. לא היה שיתוף פעולה כפי שתוכנן בהתחלה, אולי יהיה שיתוף פעולה שנה הבאה.

 

16. קוספליי למען מטרה

מעדכן: אורי

אין עדכון. חוסר ההתקדמות נובעת מהצד שלנו. אורי צריך לשלוח לביאטריס ריטנבנד טופס שחרור מזכויות יוצרים. מאחר ומוכרים צילומים של צלמים שצילמו קוספליירים ספציפיים, הם צריכים לאשר שימוש ומכירת יצירות שלהם. יבגני אומר שיש את הטופס בדרייב, הוא יברור במייל שלו.

 

17. סיוע לקוספליי IL

ראה סעיף גיקפיקניק

 

18. שת"פ יום יפן בעברית

מעדכן: חן

לאחר שחן ניסה לגייס אנשים לניהול האירוע דרך קבוצת הפעילים, כל הפניות שקיבל היו כלליות ולא סביב הניהול. חן ניסה להציג את האחריות כאחריות קטנה, בשל היות האירוע מאורגן על ידי תא ניפון מה שמוריד את הצורך לארגון תכנים והבאת דוכן אמא"י.

בפנינו מוצבות שתי אפשרויות:

1. לתת לאחד הנחפפים שיקח על עצמו את האירוע ויתנסה. שילוב של ליווי וניהול אירוע. הדרישות אינן גבוהות, כשחן היה אחראי על זה הוא בא פעם אחת לירושלים וגם ביום עצמו.
2. להכריז על אי קיום האירוע. הסיבה שלא נוציא קול קורא כללי היא משום שמועד האירוע קרוב מאוד (תאריך קיום האירוע נמסר לחן רק לא מזמן), ואדם ללא ניסיון יתכן שיזדקק להדרכה שמבחינת המשאבים המושקעים בה, היא עלולה להיות זהה לניהול מלא של אחד מחברי הועד.

 

19. פרוייקט גיוס

מעדכן: אמנון

אין עדכון

 

20. נראות אירגונית

מעדכן: אמנון

התקיימה פגישת איפיון אתר, בנוכחות אמנון, שרון, אורי, אניטה ועומרי (גיא מרטון לא נכח). בישיבה נכתב מסמך איפיון מטרות על לאתר. עומרי העביר את המסמך לכולם במייל.

אחת ממסקנות הפגישה הייתה שמלבד האפיון של האתר, העיצוב של האתר יהיה כפוף לקו העיצובי שיקבע לאחר פגישת מש"י, בה יקבע בין היתר הקו העיצוב הארגוני.

 

21. ג'יי פארטי – מסיבה

מעדכן: אורי

כרגע אנו בודקים את האפשרות לקיים מסיבת ג'יי פארטי באוגוסט. יש לחשוב מי יהיה מוכן לערוך את המסיבה, מי מוכן ללוות, והאם תהיה היענות לארגן את המסיבה. אם אנחנו רוצים שזה יצא לפועל, צריך עד הישיבה לראות מי יכול לעשות את זה.

שרון תשאל את גל איילון, אורי ידבר עם גיא תמיר אם היא לא עונה.

ניהול מסיבה: לארגן רשימה (פלייליסט), למצוא ולסגור מקום, לדאוג לכל הפאן. שאף אחד לא יצטרך להתעסק עם זה. אורי ינסח מסמך דרישות.

בישיבה שתכלול גם את תמר, צריך להצביע על ביטול סעיף שהוחלט לפני מספר שנים לפיו הארגון לא ישקיע כספים במסיבות, אלא יהיה מוכן רק לפרסמם.

אורי צופה שכמות המגיעים תכסה את ההוצאה. חן חושב שאורי אופטימי מדי בהערכתו, אך אורי ציין שיגיעו מספיק אנשים משום שלא התקיימה מסיבה מזה זמן רב.

יבגני מבקש שתהיה הקפדה על בדיקת תעודות זהות בכניסה למסיבה, ושמישהו מטעמנו שיוסכם על האגודה יבצע את הבדיקה.

 

22. פרויקט הספריה

מעדכן: יבגני

הספרייה בראשון ביקשו לקבוע פגישה עם יבגני. יבגני אמור להגיע אליהם אחרי פסח, שבוע הבא, והוא יגיע עם כרכים. יכול להיות שיש עוד תיכון שירצה להעביר הרצאות. תלמידי התיכון ביקשו מהמנהל לקנות לספריה מנגה וקומיקס. ההתנהלות אינה רק מול אחראי הספרייה, אלא זה ברמת מנהל בית הספר.

 

23. מנגזין – עדכון אחרון

מעדכן: חן

שי עובד עם חן על המנגזין, הוא אומר שהכל חוץ מהכתוביות הסתיים.

 

24. מנגקפה

מעדכן:אורי

יסמין ממשיכה לקיים את הפגישות באופן תדיר בהוד השרון.

נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, חן וייס, שרון טורנר, תמר ירון, יבגני קנטור (נציג מטעם האגודה למדע בדיוני ופנטזיה).

 

1. הליך ההתנתקות מהאגודה

מעדכן: אורי

כרגע אנחנו נמצאים בפיגור בלוחות זמנים. פורסמו שני קולות קוראים להליך החפיפה, אחד בקבוצת הפעילים ואחד פומבי, ובסה"כ קיבלנו 13 פניות של אנשים המעוניינים להשתתף בתהליך. אורי מרוצה מהיענות שהייתה, לחלק מהפונים יש ניסיון עבר בסגל בכנסים או בוועד.

אורי שלח לחברי הועד את פרטי הקשר של המעוניינים. חברי הועד יקיימו שיחות אישיות עם המעוניינים עד יום רביעי, מתוכם תורכב קבוצה בת 7-8 אנשים שיעברו את תהליך החפיפה ויצטרפו לישיבה באפריל. אורי צופה שמתוכם 2-3 לא יחתמו בסוף על הקמת הועד, שזאת סטטיסטיקת פעילות ועד נורמלית, בהתחשב בניסיון עבר.

מטרת השיחות היינה הבנה כמה הפונה נכון לתרום לוועד ומה ניסיון העבר שלו.

קבוצת החפיפה תבחר על פי החלטה משותפת של הועד. היעד הוא שישיבת החפיפה הראשונה תתקיים לפני ישיבת הועד הבאה.

לאחר ישיבת החפיפה יחולקו משימות אישיות לחברי הקבוצה, בעזרתן נוכל להבין את האנשים בפעולה ואיך הם מתמודדים עם המשימות. המשימות יהיו לבדוק כיצד לנהל מנהל תקין.

 

2. דוח כספי

מעדכן: אורי

השבוע אורי יעביר לכל הועד רשימה של קבלות חסרות שעל חברי הוועד לתור אחריהן ולהשלימן.

 

3. פרויקט הספרייה

מעדכנת: תמר

מנהלי קומיקאזה הודיעו לנו שיש מנגות המחכות להעברה לספרייה בחנותם, אשר הושארו שם על ידי תורמת אנונימית. יבגני אסף אותן משם ויעביר לאחת הספריות.

כדאי לשקול לדבר עם חנויות הקומיקס על האפשרות להקצות מקום מסודר להשארת מנגות לתרומה לפרויקט.

כמו כן, בוצעה פנייה לספריית יצחק שדה בראשון לציון על פי המלצת עומר אמסלם. ספריית יצחק שדה מעוניינת להפוך לספרייה הראשית למנגה באיזור ראשון לציון, והם החלו כבר ברכישת כרכי מנגה באופן עצמאי.

בנוסף לכך, יבגני ביקש צ'ק לצורך רכישת חוסרים – כרכי מנגה שיש לרכוש בכדי להשלים סדרה שנתרמה. אורי אמר שעם העברת סכום מדויק הוא ידאג לו לצ'ק זה.

 

4. סיכום הארוקון 2016

מעדכן: חן

הכנס נחשב כהצלחה ארגונית. לאור יישום מסקנות מכנסים קודמים, הכנס הציג עלייה ברמה ברמת ארגון הכנס שבאו לידי ביטוי הן בהכנות לכנס ובמיוחד ביום הכנס עצמו. כמו כן, הוסקו מסקנות רבות מהארוקון הנוכחי, מסקנות אשר ניישם כבר לכנס הקיץ הקרוב.

ניהול הכנס – מאחר והיה עוזר מנהל אחד, ניר דרניצקי, מנהל הכנס, לא היה יכול להשתמש במודל שאורי פיתח בכאמ"י האחרון, בו יש שני עוזרי מנהל ומפצלים את הצוותים ביניהם. מכאן אנו מסיקים חד וחלק שצריך שני ע' מנהל להארוקון. הייתה מנהלה, אך היא גויסה כחודש לפני הכנס.

קופות – היה שיפור אדיר ביחס להארוקון הקודם. שילוב של הלקחים מכאמ"י בנוסף למערך החדש של החנות והחיבלולים הוכיחו את עצמם. היו שלוש שעות של עומס, ולאחר מכן כבר לא היה תור בחוץ, שזה המצב אליו רצינו להגיע. לחנות החדשה של הארגון יש פוטנציאל אדיר. העובדה שהחנות עוד הייתה בתהליכי פיתוח במהלך ההכנות לכנס היוותה מכשול, היא עשתה עבודה אבל גם יצרה המון עבודה לסגל. עם זאת, החשש הגדול לא התממש, והמסופים של קודי ה-QR עבדו טוב (בהתחלה לא היה אינטרנט אבל זה סודר מהר). עד כאמ"י כל הבעיות שעדיין קיימות יטופלו.

היו בעיות בתחילת הכנס בגלל נפילות של האינטרנט, והמסקנה לעתיד היא שיש צורך ברשת סגורה שלא תהיה תלויה באינטרנט חיצוני. צריך להביא שרת מרכזי אחד בו יהיו את הרשימות וכל מה שנחוץ. אך הבעיות היו מינוריות לעומת הסיכונים האפשריים שהיו בקופות, ולאחר הכנס לא נראו על וול האיוונט בפייסבוק תלונות על התור. התור הייתה אחת הבעיות הגדולות בהארוקון 2015.

נקודה נוספת לשימור היא שהיו מתנדבים מחוץ לאולם שכיוונו איפה לעמוד בתור.

תכנים – התוכנייה עבדה מהבוקר עד הערב על פי הלו"ז. אמנון ציין שלפי דעתו הבאפר של אירוע הקוספליי לא מספיק, מה שגרר את זה שהמחזמר התאחר ב-20 דקות בהרצתו השניה. הייתה הרצאה על אנימציה ובה הייתה תוכנה שלא עבדה, אם צריך תוכנה מיוחדת צריך לאשר הבאת מחשב נייד אישי. להבא צריך לבדוק מול בנייני האומה אם אפשר לחבר את המחשב הפרטי.

אירוע קוספליי – אין ביקורות שליליות. האירוע תיקתק במבחינת הטכני. אין טעם לדון על השפעת ההחלטה הארגונית על הגבלת ההרשמה ודיון זה יידחה לכאמ"י. צריך לברר מה קרה למכשירי הקשר בין הקונטרול למי שנמצא על הבמה (כאשר לבמה עולים קוספליירים עם השיר הלא הנכון). מהנהלת הכנס נמסר שזה היה אירוע הקוספליי המוצלח ביותר שהיה בהארוקון, ושהשפיטה מוקדמת הייתה הצלחה.

לוגיסטיקה – תומר שלו, אחראי הלוגיסטיקה, עבד מושלם. זה כנס ראשון שהמכשיר קשר עבד, וברגע שנגמרה הסוללה החליפו מכשיר. זה תפקד טוב, הסגל הרגיש שיש סגל לוגיסטיקה בזמן הכנס, צוות האפסנאות תפעל את החדר בצורה מסודרת.

גרין רום – הייתה בעיה עם הגרין רום כי חשבו להזיז אותו בתחילת-אמצע היום, ובסוף לא עשו את זה. כמו כן, החדר עמד פתוח ובלי השגחה במשך זמן רב כאשר היו בו מחשבים בשימוש הכנס וחפצים אישיים של מעבירי התכנים וסגל תכנים.

מסדרון סגל – היה שלט לאיזור מסדרון הסגל, אך אנשים לא סגרו את המסדרון מה שיצר בעיה.

כוח אדם – 120 מתנדבים, לא היו מקרינים בכנס. היה אפשר להעזר ביותר. היה חוסר באולם ראשי. היו 2 מתנדבות על 6 דלתות. לא הרגישו חוסר משמעותי אבל צריך יותר מ-120. הבעיה היא בעיקר במענה מקרב הקהילה ולא בביקוש.

א' רכש – לפי תומר וניר התפקיד מומש כראוי ע"י דניאל פרימסלר, וחסך המון כאבי ראש ככל שהתקרב יום הכנס.

הסעות – ההסעות עד השעה אחרונה של מכירת הכרטיסים מולאו. צריך לדאוג שזה לא יהיה ככה יותר, צריך להתחיל במכירה לפחות שלושה שבועות מראש, עם תחילת המכירת כרטיסים ההסעה צריכה להיות כלולה. לא צריך סקרים יותר. כבר מהכנס הבא יהיה מיניבוס מבאר שבע ואוטובוסים מתל אביב, אשדוד וחיפה, זה יחסוך הרבה זמן.

שיווק – תפקד טוב יותר ככל שהתקרב יום הכנס, אך יש צורך באסרטיביות רבה יותר ולקיחת אחריות גדולה יותר בכל הנוגע ללו"זים הפרסומיים. היו זקוקים לדחיפות קדימה מצד ההנהלה.

א' עיצוב – חן אהב מה שהם עשו עם התקציב, חייב לשמר את הפלקטים שהם עשו.

דוכנים – בשבועות הקריטיים לקראת הכנס נפלו מספר טעויות בצוות דוכנים, מה שגרר חוסר תיאום מול בנייני האומה ולעיכוב חריג בחלוקת ההסכמים. ההנהלה לקחה חלק במאמצים ועזרה לפתור את הבעיות.

לכנס נכנסו 3510  איש אשר שילמו על כניסה, לא כולל דוכנים, סגל, מתנדבים ומרצים. מדובר בשיא, מבחינת נראות חוץ הכנס קיבל ביקורות משבחות. מבחינת הארגון אפשר להגדיר את הכנס הצלחה גדולה. כאמ"י והכנס הזה מסמלים מגמה שאורחי הכבוד הופכים להיות האירוע המרכזי.

התנהלותו של חן מול הועד – לא הגיעו מספיק עדכונים הכנס הזה. מתי שהיו דברים שהיה חשוב לעדכן חן דאג להעביר בישיבות ובמיילים, אבל העדכונים יכלו להיות יותר תכופים. יצא על תקופת בחינות מאוד עמוסה, חן נאבק להרים את הראש מעל המים, והיה עסוק בלעזור להנהלה עם דברים דחופים וזה קצת התפספס. הוא ישתדל לתקן זאת להבא.

רגישויות תזונתיות – לטענת תמר, לאחת המתנדבות הסובלת מאלרגיה תזונתית לא הוזמן אוכל והיא נאלצה לקנות לה מכספה. חן ציין שנקנה לה אוכל במיוחד אבל מסיבה כלשהי האוכל שנקנה לא נמצא במהלך האירוע. מומלץ לבדוק מול בנייני האומה שיהיה להבא ספק אחד לפחות שיהיה אצלו אוכל טבעוני. אם אפשר לבקש מהם אז שיגיע.

הייתה מישהי אחת שפונתה לבית חולים ואנחנו מחויבים לשלם על הובלתה באמבולנס, צריך לבדוק אם אפשר לקבל החזר מביטוח. צריך להבין טוב טוב את הנוהל שקשור לעניין את זה, הפרמדיקית טענה שנצטרך לשלם על הכל, ואם היא לא מתאשפזת זה עלות בדיקתה.

לישיבה לאחר מכן הצטרפו ניר דרבצקי ובוריס רודמן, מנהלי הכנס, בכדי לתת סיכום מפורט לוועד על הכנס. מסקנותיהם נרשמו, וניר יצטרף לישיבה נוספת בעתיד בכדי להמליץ המלצות נוספות לכאמ"י.

 

5. תחרות ציור

מעדכנת: שרון

שרון נתקלה בקושי לנהל את הפרויקט עקב חוסר ניסיון שלה בפרויקטים מסוג זה. אורי אמר לה לתאם איתו ישיבה, בה ישמח לייעץ כיצד להתקדם. יבגני המליץ לקבוע ישיבת איפיון לפרויקט, ומתוך האיפיון ינבעו המשימות והיעדים. שרון תקבע ישיבה איפיון עם צוות התחרות.

 

6. שירופסט – חסות לאירוע שבועות

מעדכן: אמנון

רומי צדוק, מנהלת שירופסט התחילה בגיוס של אנשי סגל. היא תפתח אירוע בימים הקרובים ואתר בהמשך השבוע שיהיה נפרד מהאתר שלנו.

תכנים של שירופסט – היא רוצה שיהיו הרצאות כמו בכנסים קלאסיים, בקראוקה אין לה כרגע איש, אמנון דיבר עם יוני לינדר, שהעביר בעבר אירועי קאראוקה, והוא יכול ורוצה.

מיקום – אשכול הפיס של עירוני א' בתל אביב.

ניסוח מסמך הבנות – צריך להסדיר את מערכת היחסים שלנו, איך עובד הכסף, הכנסות הוצאות, מי חותם על דברים, החזרים, להסביר את ההתנהלות. אמנון דיבר עם רומי. צריך לסגור לפני שיוצאת הכרזה רשמית על האירוע ועולה האתר. יכול להיות שלא נסכים על משהו וזה ישפיע על ההתנהלות. יהיה מוכן עד רביעי.

 

7.צוות תכנים

מעדכנת: שרון

מיתר פשקר התלוותה לשרון לפגישת שת"פ מול מוזיאון טיקוטין. פירוט נרחב יותר על השת"פ יהיה בסעיף 10 – "שת"פ עם מוזיאון טיקוטין".

 

8. נראות ארגונית

מעדכנים: תמר ואמנון

דף פייסבוק ארגוני – ניקול נוסוביצקי הכינה קאבר חדש לדף הפייסבוק של הארגון שכבר שומש לאירוע מפגש המעריצים עם המדבב טורו פורויה.

אתר אמא"י – עומרי רוזנברג (אחראי האתר) ואניטה קרפל (א' עיצוב לאתר) מעוניינים לעצב מחדש את האתר. אמנון יקבע ישיבת איפיון לאתר.

 

9. פעילים

מעדכן: אמנון

תמר ואמנון ביצעו רכש של שתי מכונות (מכונת ניילון וגיליוטינה). אמנון תכנן לעבוד על כרטיסי הפעילים לפני הכנס, אך לא היה זמן להוציא את כל העשייה לפועל. כמו כן, הוא לא הספיק לחלק לפעילים את הכרטיסים בזמן הכנס. אמנון יביא את המכשירים לעולמות בדוכן אמא"י עם מתנדבים שהוא יתדרך וזה יצא לפועל בצורה יותר מקצועית.

בנוסף לכך, אמנון יפרסם קול קורא למתנדבים לתפעול דוכן אמא"י בכנס עולמות.\

 

10. שת"פ טיקוטין

מעדכנת: שרון

שרון נפגשה עם אילנה זינגר, אוצרת התערוכה בטיקוטין, ועדן שוויצר, רכזת החינוך של המוזיאון, בכדי לדון בשיתוף פעולה סביב תערוכה העוסקת בקוספליי הצפויה להיערך בקיץ.

במהלך הפגישה הוצע אפשרות לקיים ארבעה אירועים בהם אמא"י יקחו חלק. בישיבה הוסכם לקחת חלק בשלושה מהם – אירוע הפתיחה, יום עיון למבוגרים בנושא קוספליי ויום עיון לבני נוער בנושא אנימה ומנגה.

 

11. הפקות מקור

מעדכן:אמנון

Y – תבוצע שיחת סיכום מול המחזמר בנוכחות הגורמים הרלוונטיים. ברמה הטכני, העלייה הראשונה לא הייתה טובה, היא איחרה ב-5 דקות והיו בעיות טכניות לכל אורך ההרצה. הודות לטיפול מקצועי של סגל האירוע, בראן השני היו אפס תקלות טכניות. בדוכן אמא"י נמכרו מעל ל-20 דיסקים של ההפקה, לאחר עיכוב משמעותי בהגעת הסחורה.

מחזמר 2D – עולים בכנס כאמ"י הקרוב. מבחינת מצבם מקיימים חזרות הרבה לפני הלו"ז של Y, כרגע אין חששות, וכרגע מתחילים לפקוח עליהם את עינם חריפה קצת יותר. אורי מעוניין שנקיים מולם הסכם חדש שמקבל את עצותיו של ניר.

 

12. מיתוג, שיווק ויחסי חוץ – הקמת צוות מש"י

מעדכנים: דיון כללי

הייתה לנו שיחה על הנושא באירוע פעילים, אמא"י בתור ארגון מחטיא את הניסיון להגיע לאנשים. גיא מרטון לקח על עצמו להקים ולנהל צוות מיתוג שאחראי לעבור על פרסומים שמתכננים לעשות ולוודא שהם מייצגים אותנו בצורה טובה ועונים למטרות שלנו, יחליטו איך לעשות דברים, איך להוציא דברים ואיפה. דומה לעבודת מיתוג. הוא עשה את זה מספר רב של פעמים בצורות שונות. גם אניטה קרפל מעוניינת להשתתף בפרויקט, לה יש ניסיון מקצועי בכך. לכן ההצעה קיבלה חיזוק מכל חבר וועד איתו הוא דן על זה. זה פרויקט שיש הסכמה מלאה שהוא צריך לקום.

 

הגדרות:

יח"צ (יחסי חוץ):  פרסום חוץ-קהילה. אנשים שתפקידם להיות אחראים על מה שקורה כלפי חוץ, למשל כשכתבי טלוויזיה מגיעים לסקור כנס, לדחוף להם בגרון חומר רקע.

שיווק: פרסום פנים-קהילה. איך מפרסמים את הדברים שלנו.

מיתוג: איך אנחנו לוקחים פריטים מסוימים שאנחנו רוצים לתת להם הדגשה והופכים אותם למותג. למשל להפוך את מעמד הפעילים למשהו יותר נחשק וטוב.

 

התחומים חופפים בקונספטים ועולה הדיון האם לתת למרטון לקחת אחריות על כולם.

חן חושב שלהפריד שיווק מיח"צ זה טעות, אולי בעתיד, כאשר נגדל ונהיה ארגון גדול עם יותר כוח אדם, כדאי לפצל.

אם אנחנו מחליטים להקים צוות שיווק אורי דורש לחזק את האמירה שצוות יח"צ יהיו אחראים על זה גם בכנסים. חן חושב שהצוות צריך לעבוד בצמוד לצוות שיווק של כנס, אבל לא בא להחליף אותו. לדעת אורי מי שנמצא בצוות שיווק של הכנס חייב להיות חלק מצוות שיווק כללי, הוא צריך גישה למאגר והנחיות כלליות ועוד.

חן טוען שהיה חוסר סנכרון בין צוות קשרי חוץ ושיווק. צוות שיווק כנסי צריך להיות כפוף לצוות יח"צ.

הוסכם שצוות שיווק הכנסי יהיה בכפיפות מקצועית לצוות שיווק ויח"צ.

כמו כן, הוסכם כי יוקם צוות אחד שיאגד תחתיו את כל תחום המיתוג, שיווק ויח"צ והוא יקרא צוות מש"י.

המנגזין – הפרויקט נכנס להקפאה מלאה, ובראי המצב של המנגזין, אין לו אחריות ארגונית שצריך להחזיק. גיא מרטון מאמין כי הפרויקט כרגע פחות רלוונטי, והוא מעדיף להתמקד במיתוג ושיווק הארגון. הדבר המרכזי ששווה לשמר מהמנגזין הוא את הסיקורים של הכנסים, אך לטענת אורי אפשר לעשות זאת גם במש"י.

הוסכם שיוקם צוות מש"י בהנהלת גיא מרטון בליווי אמנון. תתקיים פגישה עם גיא מרטון והם יציבו יעדים להתחלה. מיתוג לפעילים זה היעד הראשון.

כדי להוריד את עומס המשימות מאמנון, תמר תיקח את האחריות על תחום הפעילים ברגע שתחזור מהפסיכומטרי.

1. כאמ"י 2016

מעדכנים: דיון כללי

צריך להתחיל עבודה על כאמ"י 2016. בוריס רודמן הציע את עצמו לתפקיד ניהול כאמ"י 2016. הועד בעד.

חן ציין שהוא רוצה שיהיה כאמ"י, מצד שני הוא לא יודע אם בכל תנאי אפשרי. זה שבוריס הרים את הכפפה והציע את עצמו כמנהל זה מצויין, אבל חן מפחד ממיחזור הסגל.

אורי מפחד שנשרוף חלק מהסגל, שחלקו כבר נשרף. יש צורך בכמה שפחות מיחזור סגל. חן גם ציין שהוא רוצה בתחילת הקיץ פעילות נוספת שאינה כנס. חן רוצה תכנים שמקדמים אנימה ומנגה, לדוגמא לעשות אירוע הקרנה או להביא מישהו לארץ (שזה פחות ריאלי).

תאריך הכנס המתוכנן הוא ה-25 באוגוסט. יש גיוס לכאמ"י. אם אין סגל אין כאמ"י.

 

13. יצירת קשר עם קוספליי IL

מעדכן: אמנון

אמנון יצר קשר עם לידר שפריר, מטעם קבוצת קוספליי IL, ודיבר איתם על שיתוף פעולה מול הארגון.

מטרות קוספליי IL:

1. להמשיך בפעילות שהם עושים כרגע – מדריכים מצולמים והעלאת רמת הקוספליי בקהילה
2. כיעד לטווח הרחוק – לקחת מאמא"י את עול הנהלת תחרויות הקוספליי.

אמנון הציע לקבוצה לקחת חלק באירוע גיק פיקניק. האירוע מתקיים מספר ימים, ויש יום שלא חופף על עולמות. הקבוצה מוכנה לנהל את זה אם זה דורש נוכחות בזמן היום הראשון, שאינו חופף לכנס עולמות, מאחר וחברים רבים בה מעוניינים להיות נוכחים בכנס עולמות.

 

14. שת"פ עם אירוע גיק פיקניק

מעדכן:אורי

לאחר הוצאת הקול הקורא הפומבי, שני אנשים התנדבו לעזור בשת"פ מול גיק פיקניק אך לא הייתה התקדמות בנושא. הוסכם שאנשי גיק פיקניק ינהלו את הצד הטכני מצידם, ואנחנו נביא אנשים שיארגנו את הפעילויות מתחת.

 

15. קשרי חוץ

מעדכן: חן

לכבוד כנס הארוקון 2016 נערך ביקורו של המדובב המפורסם טורו פורויה בשיתוף שגרירות יפן. בעקבות הביקור, אנו מקווים לשיתופי פעולה נוספים גם בעתיד.

איליה לזבניק צורף לצוות קשרי חוץ והיה אחראי על ליווי האורח. איליה ביצע את המשימה במקצועיות ובהצלחה. כמו כן, חן ציין לטובה את פועלו של אור פרלמן, אותו תיאר כ"צבא של בן אדם אחד".

שיתוף הפעולה התנהל בצורה חלקה, והתנהלות ביקורו של המדובב הייתה מכובדת ומקצועית. חן צופה שביקור זה יפתח לנו דלתות לעתיד ואפשרויות חדשות.

היחסים מול שגרירות יפן הועמקו לרמה שלא היתה טרם הקדנציה הנוכחית. התקיימה ארוחה רשמית בנוכחותו המכובדת של שגריר יפן בביתו, אליה הוזמנו חן, אורי וניר. השגרירות היתה מרוצה מהתנהלות הארגון והופתעה לטובה מרמת מוכנותו.

 

16. פניות מאז הישיבה האחרונה

מעדכן: אורי

אלון פלקסר פנה בבקשה להרים אירוע קראוקה. הוא היה מנחה אירוע הקראוקה ב-2015. הוא מציע לנהל את האירוע והוא רוצה שניתן את התמיכה הנחוצה. אורי בעד הרעיון והוא התנדב ללוות את האירוע. יש לחשוב על תאריך קיום האירוע.

נוכחים: אמנון לוי, שרון טורנר, תמר ירון, יבגני קנטור (נציג מטעם האגודה למדע בדיוני ופנטזיה).

נוכחים דרך הסקייפ: חן וייס ואורי מרקוביץ'

 

1. תהליך ההתנתקות מהאגודה

מעדכנים: אמנון ואורי

על מנת לרשום את הארגון ברשם העמותות, יש צורך לשלם אגרה של כ-934 ₪. יש להגיש טופס בקשה לרישום עמותה שצריך להיות חתום על ידי שני אנשים ועורך דין (נוכל להיעזר בעורך דין של האגודה). האנשים שחותמים על הטופס הופכים לוועד המכהן. לאחר החתימה לא ניתן להוסיף חברי ועד מחוץ לאסיפה כללית, אלא אם מי שמעוניינים להוסיף הינו בעל תפקיד שמוגדר על ידי התקנון כתפקיד המחייב להיות חלק מהוועד.

האחריות המשפטית המוטלת על החותמים על הקמת הארגון: במידה והועד לא מתנהל כראוי, ניתן להטיל קנסות על החתומים. החתומים מחויבים לארגון, ובמידה ומישהו מביניהם התרשל (עשה החלטה המוגדרת כלא הולמת, למשל בחר במקורב לעשות איזשהו שירות וכתוצאה מכך הארגון איבד כסף רב), חובת הפיצויים על אותו חבר ועד. יש לזכור שתקנות אלה לא נחקקו ספציפית רק עבור עמותות חובבים קטנות, אלא גם עבור עמותות גדולות יותר וגם חברות של ממש עליהן חתומים חברי דירקטוריון של חברה מסחרית למשל.

אורי ינסח עד הסופ"ש קול קורא לוועד המקים, כדי שיתפרסם מהלך שבוע הבא.  חשוב להבהיר בו שאנו מחפשים אנשים ושבוועד החדש יהיה צורך במנהל תקין מסודר, בנוסף לצורך שהארגון יעבור את ההקמה בלי השפעה רבה על התנהלותו. לארגון דרושים 5 חברי וועד ו-2 חברי וועדת ביקורת. יש צורך לעשות דוח כספי עבור 2015, ומתן קליימן, גזבר אמא"י, שלח מסמך המראה מה חסר להשלמת הדוח. יתכן ואורי יצטרך עזרה בהשלמת חשבוניות. יש צורך ליצור קשר עם בתי העסק ולדרוש מהם את החשבוניות החסרות. אורי יפצל את המשימות בין חברי הוועד ויעביר את הפרטים הנדרשים לצורך בקשת החשבוניות.

כמו כן אורי יערוך גרסה מקוצרת של פרסום תכנית עבודה שנתית מתוקצרת לפעילים עד לישיבה הקרובה.

 

2. סיכום אירוע ההקרנה

מעדכן: אורי

אורי מסכם את האירוע כהצלחה מבחינת פרסום ומכירת כרטיסים. הארגון הראה שהוא מסוגל להביא סרטי אנימה חדשים להקרנת בכורה. אורי מציין כי הפידבק שהתקבל היה ברובו חיובי, וניתן לראות שהקהילה נהנתה מהעובדה שהובא סרט מקורי.

נקודות לשיפור:

• תמר ציינה שהיה צורך לשים הגבלת גיל, אך אורי השיב שביפן לא היה דירוג לסרט. הלקח המרכזי הוא שכדאי לשאול את האולפן באופן ישיר אם קיימת הגבלת גיל מומלצת לחומר.
• נמכרו זוג כרטיסים לשני צעירים שהתלוננו שלא ידעו שהזמנת הכרטיסים לסרט הייתה מראש בלבד. הם לא הבינו נכון מאחר והסתכלו באתר ולא בדף האירוע בפייסבוק, שם לא צויין במפורש שלא ניתן לקנות כרטיסים במקום ושמכירת הכרטיסים הסתיימה. אורי מכר את זוג הכרטיסים בידיעה שיש עודפים ואפשר להשתמש בהם.
• לאירוע ההקרנה הבא יש לדאוג למכשור הקרנה שנבדק מראש ונמצא שמסוגל להקרין את הסרט ללא תקלות.
• לא היה מחשב בדוכן, ולא יכלו להירשם חברים חדשים לאמא"י.

נקודות לשימור: שיטת העבודה עבור הכנסת אנשים לאולם פעלה היטב – בדיקת הכרטיסים והחתמת הבאים, ולאחר מכן בדיקת החתימות בכניסה לאולם על ידי סדרני המקום.

 

3. ניראות ארגונית

מעדכנים: דיון כללי

1. רול-אפ ארגוני חדש: יש לדאוג לרול-אפ ארגוני חדש עד פסח. שרון לקחה על עצמה את המשימה.
2. אתר – כרגע עומרי רוזנברג, אחראי האתר, בתקופת מבחנים עמוסה ולכן אין עדכונים חדשים באתר.
3. הועלתה ההצעה לעשות באנר חדש לדף הפייסבוק של אמא"י. תמר לקחה על עצמה משימה זו.

 

4. צוות תכנים כללי

מעדכנת: שרון

אורי מעוניין ליצור מערך הכשרה למרצים שונים עבור הרצאות בסיס, כחלק מהרחבת פרויקט התיכונים, לכן הוא יעביר לשרון עד ה-1.3 הסבר מפורט על התוכנית, ושרון תעביר לצוות תכנים. המטרה המרכזית היא שילוב צוות תכנים כדי לשפר את תהליך ההכשרה הדרגתי.

בהמשך לפניית שרון לצוות תכנים על הצעת תכנים לעולמות, צוות תכנים ציין שאם אמא"י מעוניינים ליצור שת"פ עם כנסים כמו עולמות, יש להתייעץ עם הצוות לפני שמתחייבים מראש על כמות תכנים שיש למלא בתוכניה. אם אנחנו רוצים להתחייב, שההתחייבות תהיה בדיאלוג מולם.

 

5. פרויקט הנוער (פרויקט התיכונים)

מעדכן: אורי

אנה ציפרמן, הספרנית של מקיף ט' בראשון לציון, פנתה לארגון וביקשה הרצאות יותר ממוקצעות, ושאורי יפרט יותר על דברים שהרצה עליהם בשנה שעברה. אורי יקבע מועד לדון איתה על פנייתה.

התקבלה פניה נוספת מאישה בשם איריס סמרה הלוקחת חלק בפרויקט בשם "פרויקט ניצוצות". פרויקט זה לוקח בני נוער שמחפשים את ה"ניצוץ" שלהם, ומחפשים אנשים שיש להם ניצוץ שירצו מולם. מדובר בקבוצות של 6 בני נוער מאזור המרכז, כיתות י"א-י"ב. היא מעוניינת שניקח חלק בפרויקט שלהם. איריס ביקשה הרצאה מטעמנו בהתראה של שבוע מראש, אך בסוף זה לא יצא לפועל, והיא העבירה את פרטינו לאחראיים על הפרויקט שיפנו אלינו שנית בקרוב. כמו כן, איריס תהתה אם נוכל לקיים הרצאה נוספת לגיל יותר צעיר: כיתות א' עד ד'. היא אמרה שהיא רוצה הרצאה באזור מרץ-אפריל. סוכם מולם שהם יממנו החזרי נסיעות.

בעקבות התרחבות טווח הגילאים של הפרויקט, שונה שמו ל"פרויקט הנוער".

 

6. מנגה קפה

מעדכן: אורי

תא מנגה קפה בהוד השרון ממשיך להתקיים כסדרו.

 

7. גיוס כוח אדם

מעדכן: אמנון

אמנון ויוני לינדר דיברו מאז הישיבה הקודמת על כיצד לפרסם את פרויקט הגיוס, והם הגיעו למסקנה שהם לא רוצים לפרסם את פרויקט הגיוס, אלא הם רוצים יותר להנגיש את העובדה שאפשר לפנות לאמא"י. אמנון אמר שכל פעם שיש קול קורא עבור תפקידים שונים, יש לציין את קיומו של פרויקט הגיוס ולהפנות לעמוד הגיוס.

 

8. תחרות הציור

מעדכנת: שרון

התחרות לא תתקיים בכנס הארוקון. לאחר שמיתר קלאוזנר ועדי פוזנר (אחראיות התחרות) יחזרו מיפן, תערך ישיבה מסודרת עם הילה בגם ובה יהיה דיון על עתיד התחרות ותוסדר תוכנית העבודה עבורה.

 

9. מחזות זמר

מעדכן: אמנון

2D מיוזיקל שעתיד לעלות בכאמ"י – עושים עבודת פרסום ענפה. עוד רחוק מלהגיד תמונת מצב קונקרטית אבל אין מניעה שיעלו.

מחזמר Y – אמנון ורועי רוט נכחו בראן של המחזמר והעירו הערות בנושאים הדורשים שיפור. בתחילת מרץ יערך ראן נוסף מול אמנון, רועי וסגל הכנס.

פרסום מחזות זמר – שרון ציינה שהפרסום של מחזמר Y קצת חלש, ואמנון השיב שבגלל קרבת הכנס, לחברי המחזמר אין זמן להתמקד בפרסום.  חן יעביר לניר שידבר עם צוות שיווק שידחפו את פרסום המחזמר.

אמנון שאל לגבי סצנה העלולה להיות שנויה במחלוקת במחזמר. אמנון יעביר את תסריט המחזמר בהקדם האפשרי ללינה ציגנוב, אחראית מניעת הטרדות מיניות בכנס. כמו כן, יש לשלוח ליבגני תסריטים של מחזות הזמר למקרה שידרשו ע"י האגודה.

אמנון ציין שהעבודה מול רועי רוט טובה ואיכותית.

 

10. הארוקון 2016

מעדכן: חן

הסעות – ניר אמר שידבר עם אסף תם, מנהל האירוע מצד בנייני האומה, בנוגע לבדוק את הכניסה הצדדית למתחם, ואם יש אפשרות לשים שם שומר בשעות שיגיעו ההסעות. זאת על מנת שמי שייקח את ההסעות, בעיקר בני נוער וילדים, יוכלו להגיע ישירות למתחם ולדלג על ההליכה לתחנה המרכזית. אם מהלך זה יאושר, נוכל להכניס זאת למערך השיווקי. בתחילת השבוע חן מקווה לקבל תשובה מאסף.

קופות – אורי ביקש לבדוק אם ניתן למקם את הקופות בלובי או באקווריומים כדי שהתור יהיה בתוך בנייני האומה. תשובה תתקבל ביום חמישי.

אם יאושר, התכנון הוא שאנשים יחכו בתור לקניית כרטיס אחרי בידוק בטחוני ולא לפני, שנציג את עצמינו הרבה יותר ידידותיים למצב הביטחוני. בשביל לעשות את זה צריך להבין איך בונים את התור במבנה עצמו. מקווים שביום ראשון נראה איך לעשות את זה.

סרט – חן ביקש שיתחילו את הפרסומים עוד השבוע, אך זה טרם קרה. ניתן עוד לפרסם מחר, חן יראה אם זה מתבצע.

ניר ביקש שחן ידבר עם ישפאר, לא צפויה להיות בעיה עם זה, הכל צריך להיות כרגיל. חן רוצה להוסיף לפינת המשחקים משחק נוסף שיהיה רלוונטי.

התקבלה פנייה ממאי ארט לעשות תחרות ציורים, הם יעשו את זה עם פרסים, טאץ' נחמד מבחינתנו.

ניר יקבע עם אורי לביקור במחסן אמא"י לעשת ספירה.

כוח אדם – מספר הנרשמים עבר את ה-150, כך שיש מפסיק מתנדבים לכנס. ההרשמה תיסגר ב-20 לחודש.

תכנים – החורים שהיו עד כה התמלאו.

קוספליי – מועד הרשמה ראשון נסגר.

 

11. פרויקט ספריה

מעדכנת: תמר

התקבלה לפייסבוק פנייה ממישהי המעוניינת לתרום, יבגני יתאם איתה פגישה. חברת רכבת ישראל התחילה פרויקט ספריה ברכבת, יכול להיות שכדאי לראות אם אפשר לעשות איתם שיתוף פעולה.

 

12. מנגזין

מעדכנת: תמר

תמר פנתה לגיא מרטון, מנהל הפרויקט, במייל, הייתה שיחה קצרה ותמר תדבר איתו שנית בסופ"ש. נראה כי לניהול הפרויקט הולכת להצטרף חברה חדשה. תמר תיצור קשר עם גיא ותשאל כיצד הוא מתקדם, וכן תבקש מידע על סיקור הארוקון, מה מתוכנן לגביו.

 

13. פעילים

מעדכנים: שרון ואמנון

בוצע סינון, לאחר 3 אזהרות בשתי מדיות שונות, של כל מי שלא בתוקף במעמד הפעילים. אמנון שלח הודעה לכולם והודעה אישית, היו מספר פעילים שנענו להודעה, שלחו טופס ואמנון החזיר אותם. אמנון הוציא 36 חברים מהקבוצה. לחלק מהמצטרפים החדשים אין מספר סידורי מאחר והמסד מתנהל בצורה שרירותית ולאמנון אין גישה למספר הבא ברשימה לתת.

מפגש הפעילים: שרון יצרה קשר עם מרכז הטניס כדי לסגור מקום למפגש הפעילים הענייני, אך נדרשו פרטי אשראי כדי לשריין את המקום. אורי יצלצל אליהם עם פרטי כרטיס האשראי. כמו כן, אורי ישב עם שרון בצורה מסודרת כדי לסגור את הדברים, ולאחר מכן יועבר לכל הועד סיקור של הנעשה בחצי שנה האחרונה.

 

14. ישיבה עם אוג"י

מעדכנים: אורי ואמנון

התקיימה אמש ישיבה עם רומי צדוק, ראש אוג"י – טלפונית. סוכם מולה שאמא"י יתנו חסות מלאה על אירוע השירופסט – זה יהיה אירוע במימון אמא"י אבל כל הסגל שיגע בדבר (מלבד אמנון) יהיה של אוג"י, והאירוע ישאר כשהיה.

אילוצים ארגוניים:

הדרישה הראשונה שהוצגה מול רומי היא שברגע שאמא"י מממנים את האירוע, כל הכסף חוזר אל הארגון. תקציב האירוע מאושר על ידי הארגון, ויש השגחה צמודה ופיקוח.

רומי מעריכה שיגיעו בין 300 ל-500 איש, ואמנון מעריך שיגיעו פי 1.5 יותר מנסיון העבר של מגמות צמיחה של כנסים.

אמא"י נותנים יעוץ, עזרה, פרסום, וזכות החלטה מלאה בסוגיות התקציביות. כמו כן, נדרוש שכל חברי הסגל יהיו מעל גיל 16.

אמנון ינסח הסכם מה דרישות וההגבלות מצד הארגון, ויש לדאוג שההסכם יהיה חתום על ידי שני הצדדים ויופץ לאגודה.

 

15. פניות לארגון מאז הישיבה האחרונה

מעדכן: אורי

במהלך החודש התקבלו מספר פניות מארגונים שונים לבקשת שיתופי פעולה.

מוזיאון טיקוטין – מוזיאון טיקוטין הינו מוזיאון לאומנות יפנית בחיפה. הם מעוניינים להקים תערוכת קוספליי והם רוצים שת"פ עם הארגון באירוע פתיחת התערוכה שיכלול תצוגת קוספליי. יש למצוא אדם שיהיה מוכן לנהל את השת"פ. שרון תיסע עם האדם שיתנדב לישיבה בחיפה לדון על השת"פ.

שרון תוציא קול קורא בפעילים על זה, אם לא מקבלים פניות נחשוב מחדש מה עושים.

גיק פיקניק ישראל – מדובר בהפנינג בסימן טכנולוגיה שיתקיים בגן סאקר בירושלים. הגיעו אלינו דרך חבר האגודה אורי ארביב. הם עובדים עם עיריית ירושלים, ולהשתתף באירוע שלהם יכול לפתוח דלתות. ההפנינג מכוון לכל המשפחה, ותהיה חשיפה לא קטנה של אנשים לתחום. מדובר ב3 ימים בפסח: ה-25 עד ה-27 באפריל.

באירוע ניתן לעשות דברים שונים כמו הקמת דוכן הרשמה, ערב הקרנת פרקים ראשונים של סדרות (דרך קראנצ'ירול עם כתוביות באנגלית), הקמת מיני ספרייה כדי שאנשים יוכלו להיחשף למנגות.

ההשתתפות לא כרוכה בעלויות מצד הארגון, אך צריך למצוא אדם שיהיה מוכן לקחת על עצמו את הניהול. אורי מוכן ללוות את ניהול השת"פ.

שרון תוציא קול קורא בפעילים על שני השת"פים.

 

16. פרויקט קוספליי למען מטרה

מעדכן: אורי

ביאטריס ריטנבנד עודכנה בהחלטת הועד, אורי מחכה לדו"ח מיבגני, בתקווה עד שבוע הבא יריצו תכנונים.

 

17. עדכון כלל תקנוני התחרויות של אמא"י

מעדכן: אורי

אורי יפתח לזה שיחה במייל.

נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, חן וייס, שרון טורנר, תמר ירון, יבגני קנטור (נציג מטעם האגודה למדע בדיוני ופנטזיה).

 

1. הליך ההתנתקות מהאגודה

מעדכן: אורי

אורי קיים ישיבה עם יבגני וליאת שחר קשתן, יו"ר האגודה למדע בדיוני ולפנטסיה, בקשר לנושא התנתקות מהאגודה, וסוכמה רשימת יעדים ופעולות שיש לעשות. לבקשת אורי, אמנון עבר על חוקי רשם העמותות בשביל להבין יותר טוב מה הדרישות להקמת עמותה.

אמנון יעביר עד ה-3.2 במייל את כל המידע הדרוש להקמת עמותה: מה הטפסים הנדרשים, מה לוחות הזמנים הנדרשים בהתנהלות מול רשם העמותות, מה ההכללות המשפטיות על החותמים, וכמה אנשים צריכים לחתום. יבגני מציע לפנות לרשם עצמו לברר דברים ולא להסתמך על החוק הכתוב בלבד.

לאחר שאמנון יגיש את המידע שאסף, אורי יפתח דיון מרוכז על המשך העבודה בנושא, ויפתח קול קורא לוועד הארגון.

הליך ההתנתקות מהאגודה יעלה כנושא מרכזי לדיון במפגש הפעילים העיוני שיתקיים בתחילת מרץ.

 

2. אירוע הקרנה

מעדכן: אורי

בשל ביקוש גדול לסרט מכירת הכרטיסים נגמרה כשבוע וחצי לפני הסרט, ובעקבות כך הוחלט להחליף את האולם לאולם גדול יותר. כל הכרטיסים לסרט נמכרו, ויש ביקוש להקרנה נוספת.

צוות האירוע מורכב מ-3 אנשים אשר יהיו נוכחים באולם ההקרנה מ-6:30.

נקודות לשימור: הפרסום היה יעיל, ההגרלות עזרו לקידום הסרט.

נקודות לשיפור: נראה שבודדים לא קיבלו במייל את הכרטיסים (אף כי קיים שיפור מאז האירוע קודם). התקבלו תלונות שלא היה מידע באתר על ההקרנה עד שלב מאוד מאוחר.

מההיענות לאירוע ניתן להסיק שיש עתיד לאירועי הקרנה. שווה לוועד לשקול לעשות שימוש נוסף בפרסום בעזרת הגרלות פרסים.  אורי ישלח סיכום אירוע לישיבה הבאה.

 

3. צוות תכנים כללי

מעדכנת: שרון

אין עדכונים בנושא.

 

4. מנגה קפה

מעדכן: אורי

התקיימו שתי פגישות של מנגה קפה שרון, יסמין סטריז'בסקי לוקחת פיקוד על התא, מה שעוזר לאורי, שכרגע נתון במסגרת זמנים לחוצה.

 

5. האנאמי

מעדכן: חן

עוד לא התקבלה תשובה מהגנים הבוטניים אם יתקיים אירוע השנה, חן ירים להם טלפון בתחילת השבוע.

 

6. הארוקון

מעדכן: חן

התפרסם סרטון של שיפוט מוקדם לקוספליי, ההרשמה צריכה להיפתח ב-9.2.

התוכניה כמעט סגורה.

העבודה על הכנס ממשיכה להתנהל כסדרה, צוות עיצוב ערך סיור בבנייני האומה וההרשמה למתנדבים בעיצומה.

 

7. פעילים

מעדכנים:אורי, אמנון ושרון

נגזרו, נויילנו וחולקו כרטיסי הפעילים במפגש הפעילים האחרון. אמנון מעוניין שתתבצע רכישת מכונת ניילון עבור הארגון, ויבצע בדיקת עלויות.

חודש הבא חבר וועד אחר יחליף את אמנון באחראי על רישום הפעילים.

אורי סכם את מפגש הפעילים החברתי. למפגש הגיעו 18 פעילים, הפידבק היה חיובי ואנשים נהנו.

שרון פתחה סקר לתאריך למפגש פעילים ענייני. אורי ישב עם שרון לגבי המשך העבודה עד אמצע פברואר.

 

8. מחזות זמר

מעדכן: אמנון

2D, המחזמר הצפוי לעלות בכאמ"י, התחילו לעשות חזרות.

Y בשלבים מתקדמים מאוד, וצפויים לעלות בהצלחה בהארוקון הקרוב. התקיימה ישיבה בין נציגי אמא"י, הכנס והמחזמר.

 

9. פרויקט קוספליי למען מטרה

מעדכן: אורי

השם לקוח מ- cosplay for a cause. ביאטריס ריטרבנד פנתה לאורי בבקשה להרים פרויקט של הכנת לוח שנה שנתי עם תמונות של קוספליי, שהמטרה הגדולה היא שכל הרווחים ממכירת לוח השנה יתרמו לעמותה למלחמה בסרטן לבני נוער, נושא שקרוב לליבה.

היא מבקשת מהארגון שלושה דברים:

1. תמיכה כלכלית
2. תמיכה שיווקית
3. תמיכה לוגיסטית

הקוספליי יהיה יפני בלבד. הלוגו של אמא"י יופיע על לוח השנה.

אורי ציין שמדובר בפרויקט שיבגני רצה לעשות בעבר, והוא יעביר לנו את ההערכות הכספיות הדרושות לפרויקט.

לוחות השנה ימכרו במסגרת כנס כאמ"י בקיץ, עם אופציה לאפשר לאנשים להזמין מראש באינטרנט. בעזרת ההזמנות מראש נדע את סדר גודל הביקוש לקניית לוח שנה זה. במידה והפרויקט יצלח, נשקול המשכתו בעתיד.

ביאטריס ציינה שהיא מעוניינת להשתמש בתמונות איכותיות שקיימות כבר. היא תדאג לכתב ויתור לצלמים ולקוספליירים אשר בתמונותיהם יעשה שימוש.

אורי ילווה את ביאטריס, ויערוך בירור כיצד ניתן לתרום למטרה אותה ביאטריס בחרה בתור ארגון. כמו כן, הוא יצור קשר עם הארגון אליו תורמים.

 

10. פרויקט הספרייה

מעדכנת: תמר

יבגני מעדכן שיש פלאייר פרסומי ופוסטר של באר שבע שהיה חסר. יבגני שלח מייל לספרייה בירושלים בתקווה לקבל את הכרכים שהם לא רוצים יותר.

יש צורך לאחראי ספרייה חדש בבאר שבע.

 

11. מנגזין

מעדכנת: תמר

גיא מרטון מאוד עמוס בגלל הארוקון. אין הרבה התקדמות, צוות המנגזין מתכנן סיקור לקראת הארוקון. צריך לשקול איך להמריץ את הפרויקט.  תמר תדבר עם גיא.

 

12. תחרות ציור

מעדכנת: שרון

הפרויקט לא עומד בלו"ז כמתוכנן, התקנון בשלבי ניסוח אחרונים, אך על הועד למצוא שם לתחרות על מנת למתג אותו כמוסד ולא כתוכן נלווה לכנס הארוקון. שרון תפתח על זה דיון מסודר במייל.

אורי פתח תיבת מייל לצוות התחרות כדי שיוכלו לפעול בצורה רשמית.

 

13. עדכון כלל תקנוני התחרויות של אמא"י

מעדכן: דיון כללי

כרגע לא קיימת התייחסות ישירה ורשמית בתקנוני התחרויות השונים להגבלת משתתפים המקורבים לשופטים ואחראי התחרויות מבחינה משפחתית ובני זוג.

סוכם כי כלל תקנוני התחרויות השונים ירועננו עד לכנס כאמ"י.

על הועד לקבוע מנגנוני אכיפה המתמודדים עם השפעה חיצונית על שופטים, כדי להבטיח את הגינות התחרויות.

הוחלט כי חברי ועד לא ישתתפו בשום תחרות בזמן כהונתם. למעט החרגות חברי סגל האירוע לא ישתתפו בתחרויות, אך לא תהיה הגבלה על קרובי משפחתם ובני זוגם, מלבד סגל ישיר והדרג לו הוא כפוף (למשל מנהל כנס).

משפחה מדרגה ראשונה ובני זוג של שופטים לא יוכלו להשתתף בתחרות הרלוונטית לשופטים.

כל החרגה מההחלטה צריכה לבוא עם מנגנונים מתאימים. לדוגמא, כדי לאפשר השתתפות בתחרות של מקורב של בעל תפקיד כמו מנהל כנס, על בעל התפקיד להתחייב שלא יהיה יכול להיות אחראי על השופטים וצוות הקוספליי.

הסיבה המרכזית של אורי לתקנן תקנות אלה זה נראות. אורי מציין שעל הועד להגדיר מנגנוני בחירת שופטים לפני שאנחנו עוסקים בהגבלות. לכן הדיון נדחה ויפתח בהרחבה בהמשך.

 

14. גיוס כוח אדם

מעדכן: אמנון

יוני מוסר שאין עדכון. אמנון לוקח על עצמו לקדם את פרויקט הגיוס לישיבה הבאה.

 

15. נראות ארגונית

מעדכן: אמנון

אמנון פירט את העדכונים שנערכו באתר. אמנון ציין שדפים רבים שאינם עוד רלוונטיים הוסרו, ודפים אחרים עודכנו. האתר מתעדכן טיפין טיפין, והדבר הבא שיתחלף זה הבאנר, שיהיה בו רק את הארוקון.

אמנון ציין שאם הועד מוצא עמודים נוספים שאינם עדכניים יותר ואפשר להסיר, ישנו מסמך מסודר שהועד יכול לעדכן דרכו את עומרי.

 

16. פרויקט התיכונים

מעדכן: אורי

התקבלה פנייה מאנה ציפרמן, מנהלת הספרייה של עירוני ט' ראשון לציון. אורי יחזיר לה תשובה.

 

17. פניות לארגון מאז הישיבה האחרונה

מעדכן: אורי

פנייה מהאמנית היפנית מימי – התקבלה הודעה מאמנית יפנית שרצתה להופיע בהארוקון, אך מאחר והתוכן שהיא מציעה אינו רלוונטי לאנימה ומנגה, פנייתה נדחתה.

מייד קפה – התקבלה בקשה לעזרה בהקמת מייד קפה. החלטנו לאפשר להתארגנות לפתוח דוכן תרומות בהארוקון, אורי ותמר יפגשו איתם בעתיד כדי לראות כיצד הארגון יכול לעזור להם, אם יהיה משהו רלוונטי.

שירופסט – התקבלה פנייה מרומי צדוק, מנהלת אוג"י, בדבר תמיכה באירוע שירופסט המיועד להתקיים השנה בשבועות. אורי, חן ואמנון יפגשו איתה.

תא ניפון – פנו אלינו בבקשה לפתוח דוכן בהארוקון. הנושא אושר והוא בטיפול.