מחבר: ועד אמא"י

נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, אלה ברוך, דני פייגלמן

 

1. עדכונים בירוקרטיים להקמת הארגון

מעדכן: אורי

לאחר ששלח לנו סירוב עקב קריאה שגויה של אחת ההחלטות שעברו באסיפה, ובעזרת העו"ד המסורות שלנו, רשם העמותות שלח לנו אישור על כל השינויים שהוחלטו באסיפה הכללית בתחילת אפריל. רשמית יש תקנון חדש ומטרות חדשות לארגון, והאישור כעת בדואר ואמור להגיע בקרוב לתיבת הדואר הארגונית.

יש לעדכן את האתר הארגוני עם כל מה שאושר באסיפה הכללית וכעת ע"י רשם העמותות; יוני לוקחת על עצמה לעשות את זה.

אורי יעבוד עם חיים וורמברנד, רואה החשבון שצבי בר, רואה החשבון של הארגון המליץ עליו לצורך עבודה מול מס הכנסה, כדי לסגור את הכרת הארגון כגוף ציבורי מול מס הכנסה בהקדם האפשרי.

כעת כשהתקנון החדש התקבל יש לקבוע אסיפה כללית נוספת לשתי מטרות: הראשונה היא אישור הדו"ח מילולי לשנת 2016 והשנייה היא העברת שינויים חשובים נוספים בתקנון שנדחו באסיפה הקודמת. אורי לוקח על עצמו את האחריות לארגן אסיפה זו ולהוציא הודעה פומבית, ויעדכן בשבוע הקרוב במטרה לנהל את הישיבה במהלך יולי.

הסיכום השנתי הכספי של 2016 נסגר בהצלחה, והקשר עם האגודה למד"ב ופנטסיה לגבי הכספים שנותרו להעביר עבור כאמ"י מתנהל כסדרו.

 

2. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן:דני

בנוסף לנושא חוזי זכויות היוצרים שמנוהל כרגע, ומתעכב בצד העו"ד, צריך שמישהו יקח אחריות על משימת רישום הסימנים הארגוניים (למשל הלוגו של אמא"י והשמות של הכנסים), שהוא נושא שונה מאשר זכויות היוצרים; דני מתנדב למשימה זו.

 

3. מחסן

מעדכן: דיון כללי

כרגע אין מחסן פנוי נוח כלל. דני ואורי טוענים שמעבר הדרגתי יהיה הגיוני הרבה יותר בהתחשב במצב. יוני טוענת שזהו אכן מצב נוח יותר עבורנו אך בנוגע לאגודה להבנתה המצב שונה מלפני כמה חודשים והם רוצים אותנו החוצה מהמחסן שלהם.

הועד ינסה לסייע בסקר השוק בזמן הקרוב, בכוונה להציע מתווה יציאה עד אחרי כאמי לאגודה.

תמר תדבר עם האגודה לגבי המצב במחסן.

 

4. תוכנת הרשמה לארגון

מעדכן: אורי

הבעיות שעלו בישיבה הקודמת נסגרו ברובן והעבודה מתקדמת כסדרה.

 

5. א' מניעת הטרדות מיניות

מעדכן: אורי

עמית ששון הצטרפה בשיחת סקייפ.

עמית ששון נקבעה כבר בישיבת אפריל כאחראית מניעת הטרדות מיניות של אמא"י. טרם התקיימה ישיבה שלה מול לינה ציגנוב, א' מניעת הטרדות מיניות הקודמת של אמא"י, אבל עדיין חשוב שתתקיים ביניהן שיחה.

עמית עדכנה את הועד בנושאים הרלוונטיים לעבודתה כרגע.

דני מעדכן שיציג את עמית להנהלת כאמ"י ויצרף אותה לקבוצת ההנהלה, על מנת לתאם תדרוכים לסגל ולמתנדבים בהמשך. אורי מדגיש מאוד לשים דגש על החשבונית של העו"סית, עקב ליקויים בנושא בעבר, ומציין שזו אחריות עמית בעיקרון.

 

6. דיון על בעיית ההטרדות בכנסים

מעדכנת: אלה

התקיים דיון ביוזמת אלה על היחס המאוד מזלזל בקרב קהל המגיעים בכנסי אמא"י. אלה מעלה אותו מכיוון שצוות ACC העלה את הנושא מולה ברצון להוציא קמפיין להגברת הכבוד ההדדי בקהילה – כאשר כמובן שבמסגרת הצוות דובר על בעיות הקשורות לקוספליי, אך אלה חושבת שהנושא ממש לא אקסקלוסיבי לקוספליי כי אם לקהילתנו ככלל.

בנקודה זו ניתקנו את השיחה עם עמית.

 

7. כאמ"י 2017

מעדכן: דני

הכנס בפיגור קל מאחורי הלו"ז בעיקר עקב השבוע האחרון שהיה עמוס לרוב הסגל הבכיר. צוות עיצוב השיגו מספיק אמנים שרצו לצייר ולכן אין בעיה עם לקיחת נושא לכנס ("מסעות").

כרגע חסרים לכנס תכנים. דני מציין שההרשמה טרם נגמרה.

בנוגע לתחום הקוספליי בכנס:

התקיים דיון קצר על איך נכון שACC יעבירו שינויים רצויים לצוות קוספליי. הסיכום העיקרי היה שצוות ACC יכולים להעביר דרך נציגם בצוות קוספלי שינויים רצויים, אבל צוות קוספליי הוא זה שיחליט אם זה יקרה – לACC אין מרות על צוות קוספליי, לא' קוספליי יש את המילה האחרונה. סוכם שיש לחדד נקודה זו מול ACC וגם מול צוות קוספליי.

דני ואורי מבקשים רשמית לתאם ישיבה עם הועד, צוות קוספליי ונציגי ACC, שתתרחש בהקדם האפשרי, כדי לסגור את הנושאים הרלוונטיים כמה שיותר מהר לקראת הכנס.

נציג מהכנס צריך לפנות לאקו"ם ואורי יעביר חפיפה בעניין לאחראי לדבר.

 

8. מש"י

מעדכן: דני

גיא מרטון סיים לערוך את הסרטונים מהארוקון. לא ברור אם למרטון הוחזר כסף על הכונן הנייד הארגוני – אורי אחראי על בדיקת נושא זה. צריך להחליט מה ואיך עושים עם הסרטונים.

 

9. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

נשלח תקנון מוצע לאירוע וטרם ענו עליו כל חברי הועד. אורי מציין שכבר פספסנו את היעד של חודשיים לפני האירוע לפרסם את התחרות.
יעל קוזניוק מנהלת הפרויקט פרשה מהתפקיד ומהצוות מסיבות אישיות. א' הפרויקט החדשה היא דניאל שחם שהייתה חברה בצוות הפרויקט ואיתה נשאר חבר הצוות נתן שטיבלברג והם עושים עבודה ו"נותנים בראש".

 

10. תכנית עבודה שנתית

מעדכן: אורי

אורי ממליץ לפרסם את תכנית העבודה השנתית כדי לפחות שיהיה ידע בקהילה על מה הועד תכנן לעשות, כדי לקדם שקיפות. אלה מציעה להציג אותה במפגש הפעילים הענייני, אורי מסכים ואומר שאפשר לפרסם בפעילים לאחר מכן.

 

11. מפגש פעילים ענייני

מעדכן: אורי

נושא המפגש – אורי מציע מפגש עדכונים בירוקרטי בעיקר על תהליך הקמת הארגון.

לדעת אורי צריך קצת לפני המפגש להכריז על האסיפה הכללית ביולי וקצת אחריו צריך להכריז על האסיפה באייקון.

 

12. בחירות לועד אמא"י

מעדכן: אורי

אורי לוקח על עצמו את האחריות ללוות את הבחירות. זה כולל: למצוא מנהל לבחירות שאינו מתמודד בהן, לעבור על תקנון הבחירות הקודם ולעדכנו ולהביאו לאישור הועד ולדאוג לקיום הכרזות ופלטפורמות הבחירות כסדרן.

 

13. פניות לועד מאז הישיבה האחרונה

מעדכן: אורי

הייתה פניה בנושא הקונסולות בכנס מטעם דב אלוף, שדני צריך לענות לה.

הייתה פניה של מיכל פז קלאפ מטעם הוצאת כנרת, שרצתה לדבר איתנו על נוכחות בכנס גיבורי העל בחולון ועל שיתופי פעולה אפשריים בעתיד. רוצים לדבר איתנו על פרסום משותף לכל הפחות, אורי מעוניין לקיים פגישה מסודרת איתה בשבועות הקרובים ודורש נוכחות של עוד חבר וועד. אלה התנדבה, אורי ידאג לתאם פגישה כזאת.

 

14. מעבר על משימות מישיבה קודמת

מעדכן: דיון כללי

כרגיל משימות קצרות טווח נסגרו בעיקר.

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. צוות ACC

מעדכנת: אלה

בחודש יוני התקיימו 2 סדנאות העשרה

בתאריך 20.06.17 התקיימה סדנה בנושא סאונד שהועברה ע"י שי שינאי קדוש, לסדנה הגיעו 12 משתתפים.

בתאריך 29.06.17 התקיימה סדנה בנושא איפור שהועברה ע"י קריס מרטיננקו, לסדנה הגיעו 12 משתתפים.

דביר אילן נציג ACC לקח על עצמו העברת תוכן בתחום הקוספליי בפסטיבל אנימיקס

אלה נפגשה עם גיא מרטון ואספה צילומים מאירוע הקוספליי הארוקון 2017, כאמ"י 2016 והארוקון 2016 לשם פרסום ברשתות החברתיות של אמא"י.

מג'אפן אקספו התקבלה תשובה שתינתן עבורנו התייחסות במייל לאחר קיום הכנס בתחילת חודש יולי.

אופיר קרטס נבחרה להיות נציגת ACC כ-ע' בצוות קוספליי לכנס כאמ"י.

 

2. הפקות מקור

מעדכן: אמנון

ב-09/06 התקיים ראן של מחזמר BrAND Musical שעתיד לעלות בכאמ"י. יתקיים ראן נוסף בסוף חודש יולי ומה שלא יהיה בראן זה לא יהיה במופע, ואם הראן לא יעמוד בסטנדרטים הנדרשים ההפקה לא תוכל לעלות במסגרת המצופה בכאמ"י.

 

3. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

4. פעילים

מעדכנת: תמר

מעדכנת שבוצע סינון ורישום מחדש של פעילים שלא היו בתוקף.

גם בקבוצת הפייסבוק של הפעילים.

 

5. צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

6. מנגה קפה

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

7. ספריה

מעדכנת: תמר

הייתה שיחה עם יבגני על אי ההבנות בפרויקט.

הוועד אישר במייל תקציב והתנעה מחדש.

 

8. קשרי חוץ

מעדכן: אורי

הצוות עובד כמתוכנן לכנסים הקרובים.

 

נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, תמר ירון, יוני לינדר, אלה ברוך, דני פייגלמן

 

1. כאמ"י 2017

מעדכן: דני

העבודה התחילה.

קרן חיים היא מנהלת הכנס. אורי מבקש לזמן ישיבת תיאום ציפיות איתה לתחילת עבודה עם כל הועד, במהלך החודש הקרוב.

גיוס סגל התחיל. דני יפתח דיון במייל לתפקידי הסגל שחסרים עדיין עד הסופש.

דני שואל מה קורה עם צוות קש"ח בכנס. הוא רוצה לעשות סקירה של קשרי חוץ שאפשר להביא. אורי ממליץ לשלוח רשימה לצוות קשח והם יעשו סקירה ראשונית לאיך והאם אפשר לדבר. דני רוצה להסדיר את הקשרים בין קשרי חוץ וסגל והנהלת הכנס. אורי עונה – עם סרטים בד"כ הצוות מעביר לצוות תכנים אחרי ההשגה המוצלחת, והתרגום מנוהל בד"כ יותר ע"י הועד.

יש הערכת תקציב ראשונית בהתבסס על תקציבים קודמים, דני ישלח אותה לועד עד סוף השבוע.

אורי מדגיש שיש לנהל את גזברות הכנס בתשומת לב רבה כדי שלא יהיו חסרות חשבוניות כמו שתמיד קורה.

 

2. זכויות יוצרים

מעדכן: דני

התקיימה ישיבה בנוכחות יוני, דני, אורי, ואפרת דהן וענבל זהבי ממשרד העו"ד של הארגון. בישיבה הועברה האחריות לנושא לעת עתה לדני, מכיוון שהעניין יהיה רלוונטי בעתיד הקרוב עיקר בכנס כאמ"י שבליוויו. מדובר על מספר חוזים שונים להעברת זכויות יוצרים, גם מול אמנים ליצירות שיצוירו לכנסים וגם מול מחזיקות זכויות היוצרים לדמויות הארגוניות.

דני ביצע שיחה עם המועמד/ת המוביל/ה לא' צוות עיצוב לכאמ"י על זכויות יוצרים ועלו הדגשים הבאים:

1. לאמנים מתחת גיל 18, ההורים חייבים לחתום על החוזים.
2. הטפסים הם פר יצירה; אמנון מציע שכל טופס יהיה עם נספח שיכלול את היצירות עליהן האמן חותם, דני אומר שלדעת המועמד/ת לא' עיצוב זה יהיה הרבה יותר פשוט לחתום פר יצירה. לדעת דני מדובר על 2-3 יצירות לאדם, ולכן הועד מסכים שכרגע טופס לכל יצירה זה מספיק.

דני שלח מייל לבעלות זכויות היוצרים לדמויות הארגוניות. להבנתו הן דנות על הנושא כרגע. הוא ימשיך לדבר איתן השבוע.

 

3. שירופסט 2017

מעדכן: יוני

מאוד מאוד חסרים תכנים כרגע. יש בודדים ועוד פחות תכני אנימה ומנגה.

דוכנים יש כמות סבירה שתואמת לתכנון.

המתחם הוחלט בסוף להיות די דומה למתחם בשירופסט שעבר, בניגוד לאופציות האלטרנטיביות שנבחנו.

אורי אומר שבסדר שלא יגיעו המון אנשים, אך גם שחשוב שאנשים שמסוגלים לתרום לארגון יקבלו ניסיון מקצועי.

 

4. התנתקות אמא"י מהאגודה

מעדכן: אורי

נותרו עוד שלוש קבלות כדי לסגור את סיכום כספי 2016.

אורי יפגש עם יבגני קנטור מועד האגודה למד"ב ופנטסיה להעברת כמה חשבוניות חסרות של הארוקון 17.

 

5. דיון על סיכום הארוקון 2017

מעדכן: אמנון

הדיון המתוכנן הסתכם בשרשור המייל שנפתח עבורו אחרי הישיבה הקודמת. דני אומר שבישיבת הסיכום הרשמית לא התחדש הרבה מעבר לתקרית היציע ואכן בעיקר עליה דובר בדיון המיילי.

 

6. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: אמנון

אורי פרידמן הציע את עצמו לתפקיד אחראי תוכן אתר. אמנון יקבל אותו לתפקיד

הניוזלטר לאפריל לא יצא כי הוא נדחה מיום הזיכרון ואז כי לשרון טורנר, אחראית הניוזלטר לא היה אינטרנט בכלל (לא בבית ולא בפלאפון) ואז עבר הזמן הסביר לשלוח אותו. הוחלט שהוא פשוט לא ישלח וישלח ניוזלטר מאי כרגיל.

מחר מתקיימת ישיבה בין אמנון לאניטה קרפל בנוגע חידוש עיצוב האתר, עם עומרי רוזנברג א' האתר שיצטרף בשלב האימפלמנטציה של הישיבה.

אמנון מעדכן שהדומיין anime.org.il בבעלות אמא"י וצריך להפכו לדף נחיתה לאמא"י, הועד מסכים.

אמנון ממליץ לועד לשלוח ישירות לעומרי לינקים לעמודים שלא מעודכנים באתר עם טקסט מעודכן עבורם, אפילו אם לא נכנס עדיין א' תוכן אתר.

 

7. מייל תכנים

מעדכן: דני

דני הזיז 5 ג'יגה לגוגל דרייב התכנים של הארוקון מגוגל דרייב התכנים הארגוני, מה שפתר את בעיית המקום הפנוי שאזל בו.

 

8. צוות ACC

מעדכנת: אלה

גיוס – לאחר פרסום קול קורא הצוות קיבל 10 פניות, מתוכם שניים עברו לשלב הבא. הוסבר להם התפקיד והתקיימו ראיונות טלפוניים, היה דיון בצוות, המועמדים יקבלו פרויקטים ולפי ההתנהלות שלהם שם יוחלט אם יצורפו לצוות (כמובן בליווי הצוות).

סדנאות חוץ כנסיות – הייתה בעיה עם הסדנה לחודש מאי והיא נדחתה ליוני. יכול להיות שביוני או יולי יהיו שתי סדנאות כדי לסגור את הפער.

אורי מעדכן ששי פריד פנה אלינו להציע לארגן תחרות קוספליי באירוע באשדוד באוגוסט. אלה תדבר איתו.
קש"ח פנו לצוות לגבי אנימיקס והצוות עוד בודק מה תכניותיו לאירוע. כנראה הכיוון הוא להציב קוספליירים בדוכן, אולי להעביר הרצאה.

הועד מזהיר שלא "ננעל" את כל כוח האדם של הצוות והועד לצורך כל האירועים באוגוסט.

ג'פאן אקספו – עוד אין תשובה בשום מייל רשמי של יצירת קשר. אמנון ממליץ לחפש סגל בפייסבוק ולנסות ליצור איתם קשר.

עניין תקנון הקוספליי יסודר במסגרת הכנס.

 

9. קשרי חוץ

מעדכן: אורי

אנימיקס – סם פנתה אליהם כדי לקדם שתפ אחרי פגישתנו (אורי +יוני) הראשונית איתם. אורי עדכן שנצטרך לספק 2-3 הרצאות ועד, הילה בגם תספק עוד אנשים אם הם יצטרכו. סם רוצה גם לשתף את ACC בעבודה.

קש"ח עובדים במרץ על לנסות להשיג סרטים להקרנות.

 

10. מחסן

מעדכנת: תמר

תמר עשתה סקר שוק, ההצעות היו די טובות. תמר תשלח לועד עד מחר.

דני מזכיר לפרוטוקול לבקשת תמר – פתח תקווה הינו מיקום יותר טוב למחסן בהתחשב בהרכב הועד הנוכחי, אך למתחם המחסן של האגודה בחולון יותר קל לעבור מהמחסן הנוכחי מאשר לכל מחסן אחר.

 

11. ספריה

מעדכנת: תמר

תמר פותחת בהתנצלות רשמית: הייתה התנהלות לא נכונה מצד תמר בחודשים האחרונים, מידע לא עבר ליבגני ולכן שאלות קריטיות לפרויקט ולתקציבו לא נענו. תמר מדגישה שהעניין נעשה בתום לב. בשבועות האחרונים כן יש דיבור בין תמר ויבגני קנטור א' הפרויקט בנושא ולכן הנושא הגיע למודעותם. יבגני הכריז בקבוצת הפעילים בפייסבוק על פרישתו עקב חוסר התקשורת הזה וכרגע תמר קובעת להיפגש איתו כשיוכל לגבי המשך פוטנציאלי של ניהול הפרויקט ותעדכן בנושא. הועד ישמח להזמנה גם לחברי הועד לישיבה זו.

הפרויקט קיבל החודש שלוש פניות – אחת בפייסבוק פרטי, ביקשה מנגות לספריה בבית ספר ונוצר קשר בפרטי לגבי שת"פ אפשרי.

השניה נוצרה בפייסבוק הארגוני, מורה שרוצה לארגן ענף ספריה בבית ספרה גם כן, נענתה שנחזור עד סוף החודש.

השלישית נוצרה במייל וטרם נענתה.

הפרויקט מעוניין לפתוח לעצמו עמוד באתר הארגוני.

תמר תעביר את השאלות במסודר ליבגני להמשך הדיון התקציבי.

 

12. אחראית מניעת הטרדות מיניות, דיון על בעיית ההטרדות בכנסים

מעדכן: יוני

מכיוון שא' מניעת הטרדות מיניות החדשה בחו"ל כרגע, הדיון בנושא נדחה לחודש הבא.

 

13. תוכנת הרשמה לארגון

מעדכן: אמנון

אמנון מבקש להעביר לרשותו סמכות להחליט כל דבר על התוכנה ע"מ לקדם עניינים יותר מהר. דברים שהוא מבקש:

• אינטרנט חד פעמי בתחילת ריצה לסנכרון, אך תוכל לפעול במקביל על כמה מחשבים
• לאפס את מספרי החבר כרגע, לכל מי שרשום כרגע יוקצה מחדש מספר חבר.

גויסה חברת צוות חדשה לתכנת ההרשמה, ענבל מילר, לצורך הפיתוח.

עומרי רוזנברג שיתף עם אמנון מסמך אפיון למערכת שהוא כותב ובינתיים מכיל כבר 4 עמודים ואמנון יעבירו לועד.

בנושא השינויים המבוקשים, נקבעה ישיבה להמשך השבוע בין אמנון, אורי ועומרי בה הם ידונו על השינוים הצפויים ויקבעו אותם סופית.

 

14. תכנית עבודה שנתית

מעדכן: אורי

העבודה בנושא נדחתה מכיוון שיש נושאים גזברותיים דחופים הרבה יותר על הפרק כרגע.

 

15. מסמך מדיניות ארגונית

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

16. פניות לועד מאז הישיבה הקודמת

מעדכן: אורי

אין פניות משמעותיות לעדכן עליהן שלא הוזכרו בנושאים אחרים.

 

17. משימות שעלו בישיבה הקודמת:

מעדכן: דיון כללי

המשימות החודש היו באחוז השלמה טוב יחסית אבל כרגיל המשימות ארוכות הטווח לא ממשיכות.

 

18. פודקאסט אמאי

מעדכן: יוני

עקב אי פעילות הפרויקט נכנס להקפאה עד להודעה חדשה.

 

19. פרויקט הנוער

מעדכן: יוני

עקב אי פעילות הפרויקט נכנס להקפאה עד להודעה חדשה.

 

20. הצגת סיכום כאמי 2016

מעדכן: יוני

עקב אי פעילות הנושא נכנס להקפאה עד להודעה חדשה.

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. הפקות מקור

מעדכן: אמנון

Brand Musical ביקשו וקיבלו דוכן בשירופסט. בנוסף ב09/06 יתקיים ראן נוסף שלהם. אמנון מציין שקריטי שכבר בראן זה ינכחו גם הנהלת וצוות תכנים של כאמ"י כדי להתחיל עבודה משותפת בין הגורמים וכי בסופו של דבר הם גם שותפים לקבלת ההחלטה בדבר כיצד והאם להעלות את ההפקה בכאמ"י.

N Musical ביקשו וקיבלו דוכן בשירופסט.

הפקת מקור חדשה, Era Musical, פנתה אל אמיר דרך הפייסבוק, ונתבקשה לשלוח מייל פורמלי יותר לצורך התנעת תהליכים.

 

2. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

3. פעילים

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

4. צוות תכנים שנתי

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

5. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

עקב היות יעל קוזניוק מנהלת הפרויקט בחו"ל, לא הייתה התקדמות החודש.

 

6. מנגה קפה

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, תמר ירון, יוני לינדר, אלה ברוך, דני פייגלמן

 

1. פרוטוקול

מעדכן: יוני

עקב ההתנהלות המעוכבת מאוד בהוצאת פרוטוקולים יוני מכריז שמעכשיו שלושה סופ"שים אחרי ישיבה הפרוטוקול עולה לאתר, בין אם נשלחו העדכונים הנחוצים מחברי הועד ובין אם לאו.

 

2. סיכום שנה כספי ל2016

מעדכן: אורי

נשארו עוד שתי חשבוניות להשלים לסיכום השנתי של 2016, אחת באחריות תמר והשניה אלה.

 

3. כאמ"י 2017

מעדכן: אורי

ישנן מספר פניות בתיבת המייל של קונטאקט מחברי קהילה המעוניינים למלא תפקידים בכאמי ועל אורי לענות להן.

דני מציע את עצמו לליווי כאמי 17 והועד מסכים.

אורי צריך לחדש את הדומיין של כאמי, שפג תוקף ביוני.

 

4. שירופסט 2017

מעדכן: יוני

העבודה על הכנס מתקדמת, אם כי תחילת העבודה הייתה מאוחרת מהרצוי. יש תקציב ראשוני שיישלח לגזבר ולועד רשמית אחרי הישיבה ויאושר עד כדי גזבר עד סוף השבוע.

דרור טל, המלווה המקצועי החוץ-ועדי של הכנס, אינו מסוגל לבצע את תפקידו יותר עקב בעיות אישיות. אמנון מציע את עצמו כמחליפו.

אורי מציין שצריך לברר איך תוחמים את המתחם ומונעים מאנשים להיכנס בלי תשלום אם משתמשים ברחבה.

 

5. אחראי/ת מניעת הטרדות מיניות

מעדכן: אורי

התקיימו שיחות רבות עם המועמדת שהציגה את עצמה לפני כחודש, עמית ששון, לגבי התפקיד.

פגישות של עמית עם לינה ציגנוב, א' מניעת הטרדות מיניות הקודמת של הארגון, עד כה לא התקיימו לצערנו. עמית הגיעה לתדריך הטרדות מיניות של עולמות כחלק מהצעתה של ליאת שחר קשתן יו"ר האגודה לארגון; אורי מציע לקיים הצבעה על כניסתה לתפקיד כבר עכשיו על בסיס הרשמים מהשיחות והעבודה איתה עד כה.

התקיימה הצבעה – 6 בעד 0 נגד 0 נמנע, ההצעה התקבלה ואורי יודיע לעמית.

 

6. דיון על בעיית ההטרדות לקוספליירים ובכללי בכנסים

מעדכן: אורי

משימה זו אינה יכולה להתבצע ללא נוכחות א' מניעת הטרדות מיניות בישיבה, אך מצוינת כאן למען הסר ספק – היא לא יורדת מסדר היום עד שתתבצע כהלכה.

 

7. מורשי חתימה – מגבלה כספית

מעדכן: יוני

בשיחות של יוני עם עורכת הדין שלנו עלתה בעיה – כרגע כל אדם בודד בועד יכול תיאורטית לחייב את אמא"י לשלם כמה כסף שבא לו דרך חוזה, שדורש רק חתימה אחת לחיוב הארגון לפי הצבעותינו בישיבות קודמות. ההצעה שהועלתה בשיחה הייתה להציב מגבלה כספית על כמה כסף חוזה של חתימה אחת יכול לחייב את אמא"י. אורי מציע הגבלה של עד (וכולל) 10 אש"ח. התקיימה הצבעה – 6 בעד 0 נגד 0 נמנע, ההצעה התקבלה.

 

8. מועדון צעירי אמאי

מעדכן: יוני

יוני מציע את הפירוט הבא למועדון צעירי אמאי":

מועדון צעירי אמא"י יהיו רשימת אנשים המנוהלת ע"י ארגון אמא"י, למטרות דיוור על עדכונים הנוגעים לארגון ועשייתו, ולמטרת קבלת הטבות באירועי הארגון.

הפרטים שהארגון ישמור על מועדון צעירי אמא"י הינם: שם פרטי, שם משפחה, כתובת דיוור פיזית (עיר, רחוב, מספר בית, מיקוד), כתובת אימייל לדיוור, תאריך לידה, תאריך ההצטרפות למועדון, מספר סידורי במועדון.

למועדון צעירי אמא"י יהיה ניתן להירשם רק מתחת לגיל 17. אדם שעבר את גיל 17 בעודו רשום במועדון צעירי אמא"י, לא יתבטל רישומו אוטומטית, אך לא יוכל להירשם מחדש למועדון צעירי אמא"י באם יפוג תוקף רישומו מכל סיבה.

כל ההטבות והדיוור הקשורים להיות אדם חלק ממועדון צעירי אמא"י יהיו תקפים לשנה וחודש מיום ההרשמה.
התקיימה הצבעה – 6 בעד 0 נגד 0 נמנע, ההצעה התקבלה.

 

9. תהליך ההתנתקות מהאגודה

מעדכן: אורי

יש איחור בהעברת הסיכום הכספי המלא לאגודה למד"ב ופנטסיה, אך מדובר על סכומים לא משמעותיים מתוכו שחסרים ולכן לא נראה שתיווצר בעיה עקב כך.

 

10. מחסן ארגוני

מעדכנת: תמר

בסקר השוק שעשתה טרם פסח נאמר לתמר ברוב המקומות לחזור אליהם אחרי פסח. תוך שבוע תמר תבצע את הסקר המלא.

לדעת דני עדיין לא מאוחר מדי להחליט להישאר במחסן האגודה. לדעתו לצאת מהמחסן אומר שנעשה רכש של 10 אלף שח כדי לכסות מלא ציוד. דני רוצה שנחליט שנישאר עם האגודה כרגע כמו שהציע בחודש שעבר והלך הרוח בועד הוא שנחכה שתהיה הצעת מחיר מסקר השוק של תמר.

 

11. פרויקט ACC

מעדכנת: אלה

הצוות החליט על בחינת יעד ביניים, השתתפות בתחרות ג'אפן אקספו, לפני ההשתתפות בתחרות ה-WCS. צוות ACC יצר קשר עם צוות קש"ח של אמאי ע"מ לקבל הנחיות ולשתפם בתהליך יצירת הקשר הרשמי מול ג'אפן אקספו. אלה מדגישה כי תחרות ג'אפן אקספו מתקיימת מדי שנה בתחילת חודש אוגוסט ולכן המוקדמות יצטרכו להתקיים בכנס הארוקון ולכן אם אכן יוחלט לקחת חלק בתחרות צריך להיות ערוכים לכך שבעתיד תהיה התנגשות עם מוקדמות ל-WCS שגם יצטרכו להתקיים בהארוקון.

הצוות התחיל מערך של בניית סדנאות חוץ-כנסיות ושואף לארגן סדנה לפני שירופסט ואלה תפתח דיון מייל בנושא.
הצוות פרסם קול קורא לגיוס ונראה כי יש היענות יפה.

עלתה השאלה מתוך הצוות – מי אחראי על נושא הספונסרים לתחרויות הקוספליי. אורי אמר שעל הצוות להציע ספונסרים פוטנציאליים, ליידע את קש"ח ולאחר מכן לפעול באופן עצמאי.

 

12. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

כמו שעודכן בחודש שעבר יש צוות מלא לפרויקט כעת. הצוות עובר על החומרים והתקנון הנוכחי מרצף העבודה הקודם על הפרויקט.

 

13. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: יוני

דני אומר שטיוטת החוזה הראשונית שנשלחה ממש דרקונית ולכן לדעתו אמנים לא יחתמו עליה. יוני מציע לעשות ישיבה משותפת עם חברי ועד שיותר יודעים ממנו מה אנחנו רוצים בתחום זכויות היוצרים ועם העו"ד. תוך שבוע יוני מתחייב לארגן ישיבה עם הנוגעים לדבר והעו"ד.

 

14. הפקות מקור

מעדכן: אמנון

הפקת בראנד מיוזיקל – מתוכננים לכאמ"י 2017. בראנד התקדמו הרבה לפני ראן האמצע והם במצב טוב משמעותית משהיו חודש לפניו. ההפקה מסתדרת טוב בהתחשב במצב ובהאצלות האחריות שנעשו ברגע האחרון. ההפקה עומדת ביעדים שהוצבו ונראה שיוכלו לעלות בכאמי באולם הראשי אם ימשיכו בקצב בו פעלו לקראת הראן. העבודה הצמודה איתם עושה רק טוב. הם יעמדו למבחן נוסף בראן שעתיד לעלות בסוף מאי / תחילת יוני.

הפקת N מיוזיקל – מתוכננים לעלות בהארוקון 2018. ערכו אודישנים, יש להם קאסט שחקנים מלא.

הפקת פאנגירל מיוזיקל – מחזמר חדש שהגיש תסריט, לדעתו המקצועית של צוות הפקות מקור הוא אינו ברמה מספקת כרגע, נשלחו הערות לתיקון וביקורת בונה.

לבסוף, פנו אלינו בכוונה להעלות מחזמר על יפן בתקופת אדו. נכון לכרגע נראה שהם יוכלו לעלות רק בהארוקון 19 כי כאמ"י לא אפשרי להם והארוקון 18 תפוס.

 

15. פרויקט הספריה

מעדכנת: תמר

נשלח מייל לבקשת תקציב כמו שבוקש בחודש שעבר. כרגע השאלות מצד הועד שהועלו במייל עומדות על הפרק וטרם נענו, שצריכות להיענות טרם המשך הדיבור על התקציב המבוקש.

תמר בדיבורים עם יבגני קנטור ראש הפרויקט על להעלות עמוד לאתר הארגוני.

תמר אומרת שהוחלט בינה לבין יבגני שישתמשו במחסן האגודה לאחסון מנגות.

 

16. פעילים

מעדכנת: תמר

הייתה הרשמה מחודשת בעולמות, נרשמו המון – בין השאר הושפע מחלוקת כרטיסי הפעילים. תמר נתנה דדליין לחידוש עד עוד יומיים (ה-6.5) לפעילים שפג תוקפם כבר. תמר כרגע מדברת עם עומרי רוזנברג כדי לסדר את מספרי החבר במאגר הפעילים.

על תמר לקבוע עוד מפגש פעילים ענייני, היא תפתח נושא בפעילים עד סוף השבוע, במטרה לקבעו לעוד שלושה שבועות, ל-25.5.

 

17. תוכנת הרשמה לארגון

מעדכן: אמנון

יש עבודה לעשות על מנת להגיע לדרישות הארגון הנוכחיות לתוכנה. אמנון ועומרי עובדים על כך ומכוונים להגיע לתוכנה שעובדת כראוי בהקדם האפשרי, ללא דרישה לחיבור אינטרנט.

 

18. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: אמנון

אתר אמא"י כרגע בעמוד שלישי של תוצאות בגוגל כשמחפשים "אנימה". עומרי עדכן את גרסת ה-PHP כהכנה לשיפור.

מה שצריך לאתר כדי לחדש את פעילותו השוטפת זה כרגע:

1. עיצובים לאתר, בצורה רצינית, שזה אניטה קרפל מצוות מש"י מול אמנון. אמנון יקבע תאריך לפגישה בינו ובין אניטה עד סוף השבוע.
2. כותב אחד לפחות כדי לייצר תוכן. לכל הפחות צריך אחראי על לפרמט מחדש את תוכן הניוזלטר לפרסום באתר ובעמוד הפייסבוק. אורי ממליץ לנסח מודעת דרושים לתפקיד הכותב.

 

19. תכנית עבודה שנתית

מעדכן: אורי

תכנית העבודה מחכה כרגע לתגובה מפורטת מצד מתן קליינמן גזבר הארגון.

 

20. סיכום הארוקון 2017

מעדכן: דני

התקיימה ישיבת סיכום לפני כשבועיים. דני יפיץ את סיכומה למיילים האישיים, על מנת לפתוח דיון לגבי כל נקודה בו שהועד יראה לנכון.

 

21. מעבר על משימות מהישיבה הקודמת:

מעדכן: דיון כללי

משימות כלליות לא נעשו ב כ ל ל; משימות אישיות הושלמו ברובן, אך כמו בחודש שעבר המשימות ארוכות הטווח נותרות בצד בעוד המשימות קצרות הטווח נעשות יותר.

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. מסמך מדיניות ארגוני

מעדכן: יוני

אין התקדמות, אף חבר ועד לא עבר על המסמך בחודש האחרון.

 

2. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכן: יוני

אין תגובות מהועד עדיין למסמכים שיוני כתב לפני יותר מחודש. יש עוד הרבה משימות לעשות מצד יוני, אמנון ותמר, בעיקר מול סגלי כנסי עבר.

 

3. צוות תכנים שנתי

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

4. תדמית ארגונית – עדכון והתדיינות המשך

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

5. פודקאסט אמאי

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

6. קשרי חוץ

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

7. פניות ועד מאז הישיבה האחרונה

מעדכן: אורי

היו מספר פניות למייל הארגוני אך אלו בעיקר בקשות לתפקידי סגל, בקשות פרסום או שאלות טכניות.

 

8. מנגה קפה

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש. אורי ינסה לדבר עם סבי איזילוב שעזר במנגה קפה החברתי בהארוקון והציע לעזור לפני הישיבה הבאה.

 

9. פרויקט הנוער

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

 

10. הצגת סיכום כאמ"י 2016

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש. בהינתן התחלת העבודה על כאמ"י 2017 והצגת סיכום הארוקון 2017, חשיבות המשימה ירדה מאוד.

ישיבת ועד אמא"י 27 מרץ 2017

נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, תמר ירון, יוני לינדר, אלה ברוך, דני פייגלמן

 

1. תהליך התנתקות מהאגודה

מעדכן: אורי

כרגע עסוקים בלסיים סיכום כספי של 2016 שיש לסיים עד סוף החודש או לפחות עד הסופש הבא (של ה6.4). נותרו לסיומו 5 קבלות.

התקיימה הצבעה על ההצעה לקבל גישה לעסקים+ שנותן לנו להסתכל באינטרנט על פרטי חשבון הבנק של הארגון: 6 בעד, 0 נגד, 0 נמנעים – ההצעה התקבלה.

התקיימה הצבעה על לאפשר ביצוע העברות בנקאיות דרך האינטרנט במערכת המכריחה שני אישורים ממורשי חתימה ספציפיים שונים שמתפקדים כחתימות לכל דבר: 6 בעד, 0 נגד, 0 נמנעים – ההצעה התקבלה.

התקיימה הצבעה על כך שאורי ויוני יהיו מורשי החתימה לחשבון הבנק של אמא"י: 6 בעד, 0 נגד, 0 נמנעים – ההצעה התקבלה.

אורי מעלה בקשה לאישור להוצאת כרטיס דביט שאפשר להפקיד דרכו כסף ישירות לחשבון הבנק בסכומים קטנים עד 24 אלף שקל, ולקבל פרטים על המצב בבנק דרכו. מהכרטיס אפשר גם למשוך כסף בסכומים של עד 5000, ואורי בדק אם ניתן לבטל אופציה זו – לא ניתן. זה יחסוך לחכות בתור, לקבל אישורים מרואה חשבון מעל 10 אלף ש"ח.
התקיימה ההצבעה, 3 בעד, 3 נגד, 0 נמנעים, היו"ר מטיל הצבעה מכרעת – הכריע בעד, ההצעה התקבלה.

 

2. תכנית עבודה שנתית

מעדכן: אורי

אורי דיבר עם מתן אתמול בנושא, ויקיים איתו בקרוב ישיבה אישית על הנושא להמשך דיון ואישור של תכנית העבודה השנתית.

 

3. שירופסט 2017

מעדכן: יוני

יוני יצר קשר עם דרור טל, מנהל אירוע חנוכה 2016 ומלווה האירוע החיצוני מטעם אמא"י, ועם רומי צדוק מנהלת שירופסט. דרור ורומי ביצעו ישיבת תיאום ציפיות מסודרת לאחר שיחת תיאום ציפיות מסודרת של יוני עם דרור. לרומי כבר יש את רוב הסגל והעבודה מתקדמת.

 

ניר דרניצקי והילה בגם מצוות ניהול הארוקון 2017 הגיעו לישיבה

4. הארוקון 2017

מעדכן: אורי

אורי מודה למנהלי הארוקון על כל העבודה הקשה שהושקעה באירוע, נעשתה עבודה טובה ולהבנתנו הסגל יצא עם המון מוטיבציה ורצון כבר לעבוד למשל על כאמי, ומבקשים להשתריין להארוקון הבא אפילו. אפילו שטרם נוהל סיכום רשמי לאירוע החלטנו להזמין את המנהלים לישיבה כדי לשמוע סיכום ראשוני מהכנס.

ניר מודיע שכנראה תהיה ישיבת סיכום בעוד שבועיים ואורי מבקש שיוני יוזמן כנציג מטעם הועד לישיבה.

ניר אומר שבשנה הבאה יש להתחיל עבודה מיד אחרי כאמ"י. בנוסף לדעתו יש לשאוף להפרדה מלאה בין סגל הארוקון לסגל כאמ"י.

אורי מעדכן שהארוקון הרוויח. הגיעו 3,614 איש. בשנה שעברה הגיעו פחות (כ3,500). זה בהחלט אומר שאנחנו במגמת עליה.

ניר מבקש שיעוגן בתקנון הכנס שכל ילד מגיל 10 ומטה חייב בליווי מבוגר, וממליץ לברר עם העו"ד אם זהו גיל הגיוני או שמשהו אחר הגיוני בחוק – אחריות יוני.

ניר מבקש שינוי לתקנון קוספליי שבאם מספיק מעט אנשים נרשמים לקטגוריה יהיה אפשר לבטלה ללא מעבר נוסף דרך הועד לאישור.

לדעת ההנהלה המספרים מדברים בעד עצמם לגבי הצלחת הכנס.

לגבי המייל של צוות תכנים, דני יעלה במייל דיון לגבי העניין שמייל תכנים מלא ויש לרוקן את הדרייב שלו או להרחיבו.

בעוד שסיכום מלא של הכנס יצא בהמשך, ההנהלה והועד נותנים שאפו מיוחד לצוות שופטי הקוספליי, שעקב ביטול השפיטה המוקדמת לקוספליי שפטו הרבה יותר קוספליירים ביום הכנס משהיה מתוכנן, ובכל זאת ביצעו את העבודה בדיוק על הדקה ובלי עיכובים.

אורי חוזר שוב על תודת הועד לכל ההנהלה. ניר אומר שבפעם הבאה אם יהיה יותר זמן לעבוד הכל יהיה הרבה הרבה יותר טוב.

ניר והילה עזבו את הישיבה.

 

5. מחסן

מעדכן: אורי

אורי מציג את המצב הנוכחי שבו השותפות עם האגודה במחסן פגה תוקף בסוף חודש מרץ ואומר שיש לנו שלוש אופציות:

1. להישאר במצב הנוכחי ולשלם באופן יחסי לאגודה על השימוש במחסן, כשיש ציוד שיוגדר רק שלנו והשאר משותף.
2. לקחת מחסן באותו איזור ולהעביר את הציוד שלנו לשם בעצמנו.
3. לעבור למחסן אחר לגמרי שלא באיזור של המחסן הנוכחי.

דני מוסיף אופציה רביעית:

4. להישאר עם האגודה במחסן ובמקביל לקחת חדר קטן במחסן אחר אולי באותו איזור רק בשבילנו, שנעביר אליו בהדרגה לאורך הזמן את הציוד ממחסן האגודה.

התקיימה הצבעה על האם להישאר עם האגודה במחסן או לא: 2 בעד 4 נגד 0 נמנעים – ההצעה נדחתה.

תמר מציעה את עצמה כאחראית לכל עניין המחסן והועד מסכים.

אורי מציין שלכמות הציוד שיש לנו במחסן צריך כמות מקום של חדר אחד גדול בערך בגודל של החדרים במחסן האגודה.

תמר תעשה סקר שוק עד שישי בצהריים ותדבר עם יבגני לגבי לו"ז יציאה

 

6. קשרי חוץ

מעדכן: אורי

הועד ניהל דיון על עקרונות הכרחיים למנהל קש"ח:

1. לשתף את פרטי הקשרים עם אנשים אחרים במקרה הצורך, בין השאר עם צוותי כנסים מקצועיים
2. לא להרגיש שיש לו יד חופשית לחלוטין – להיות כפוף למי שמעליו ולהיות מודע לכך, בכנסים למשל.
3. לעקוב אקטיבית אחרי משימות, לוודא שדברים מתקדמים, שתהיה יותר שליטה אקטיבית, ולהיות מסוגל להגיע לקיבולת נורמלית של צוות – למשל, להיות מסוגל לתחזק צוות שמטפל בסרט ואורח בו"ז.

חן הציע את עצמו בשנית להיות ראש הצוות והועד החליט לקבל את הצעתו.

 

7. דיון כניסה חינם משעה מסוימת בכנסים

מעדכן: דיון כללי

דיון זה נבע מתלונה שהתקבלה במייל לגבי כניסה למתחם בשעה מאוחרת בתשלום. עד היום הייתה החלטה לא רשמית שלפיה משעה מסוימת, שאינה מתוקננת בתקנון ואינה קבועה לכל כנס, ניתן להיכנס לכנסים בחינם. הועד החליט שזו אינה התנהלות תקינה ועלינו לאמץ מדיניות קבועה ולתקננה לעתיד. הועלתה הצעה של דני – מרגע סגירת הקופות, תאופשר רק חזרה למתחם ולא כניסת באים חדשים. התקיימה על הצעה זו הצבעה – 5 בעד, 1 נגד, 0 נמנעים, סה"כ 6 קולות, ההצעה התקבלה.

 

8. דיון על בעיית הטרדות בכנסים

מעדכן: דיון כללי

דיון זה הועלה כהמשך לשאלון אשר עלה בדף הפייסבוק של הארגון לאחר הכנס. עם זאת, הועד מסכים שא' מניעת הטרדות מיניות צריכ/ה להיות נוכח/ת בדיון הזה ולכן הדיון ידחה לאחרי מילוי תפקיד זה – באחריות יוני לכלולו ולהזמין את א' הטרדות מיניות ברגע שיתאפשר..

 

9. א מניעת הטרדות מיניות

מעדכן: אורי
קיבלנו פניה ממעוניין/ת בתפקיד, אורי מנהל את הפניה אקטיבית בשיתוף לינה ציגנוב אשר מילאה את התפקיד בעבר.

אלה מבקשת לדבר עם הא' החדש/ה אם נחליט על המינוי כי יש לה המלצות לכמה נושאים אשר אקטואליים בקהילה כעת.

 

10. אישור תקציב דוכנים בעולמות

מעדכן: אמנון

א' דוכנים של עולמות רוצה שהפקות מקור שלנו ישלמו על הדוכן שלהן. באייקון 2016 זה לא היה מוסדר והפתרון היה שעלות הדוכן תצא מההחזרים שניתנים להפקה לאחר עלייתה. מדובר על שני דוכנים, של בראנד ושל N.

אמנון מציע לשלם עליהם ולא להתחשבן וזהו.

אמנון מציע גם שהמדיניות תהיה שפשוט נשלם בעצמנו תמיד וזהו, בלי להתחשבן מההחזרים וכו'. אמנון מצטט את מטרות העמותה מהתקנון הנוכחי כתימוכין לעניין – סעיף 2 בתקנון: "לפעול להטמעת תחום האנימה והמנגה בארץ, לרבות במסגרת אירגון וקיום פרוייקטים, כנסים ואירועים שיוקדשו, בעיקר, לתחום המנגה והאנימה, באופן עצמאי ו/או בשיתוף עם ארגונים קיימים במסגרת וכן להגדיל את ייצוג המנגה והאנימה באירועים רלוונטים כגון אירועים בעלי אופי גיקי, כגון כנסי המדע הבדיוני והפנטסיה בארץ.".

הוצע שהחלטה זו תהיה כרגע תקפה אך ורק לדוכנים של Brand ו-N בכנס עולמות 2017. החלטה זו הועלתה להצבעה – 6 בעד, 0 נגד, 0 נמנעים, סה"כ 6 קולות – ההצעה התקבלה.

אמנון לוקח על עצמו עד שזה יהיה רלוונטי לאייקון לנסח תקנון הפקות מקור, הכולל את עניין התשלום לדוכן.

 

11. דוכן אמאי בעולמות

מעדכן: תמר

תמר שואלת מי לוקח אחריות בנושא. דני ואלה מציעים את עצמם ליום אחד כל אחד. דני לוקח אחריות ראשית לדוכן בהסכמת הועד.

 

12. ספריה

מעדכנת: תמר

תמר רוצה לעשות פרסום בעמוד הארגון לגבי פרויקט הספריה ושיהיה דוכן לעולמות שיאפשר תרומת מנגות לפרויקט. תמר ויבגני קנטור מנהל הפרויקט נכנסו לשוונג עבודה, יש הנעה מחדש של פרויקט הספריה בכללי, יבגני מעלה בקשה לאשר תקציב לשנה הקרובה לפרסום ורכש.הועד מבקש טרם אישור התקציב המבוקש פירוט של מה שקרה עם כסף זה בשנה האחרונה, ופירוט על האם הכסף הזה הוא מסגרת תקציב עם פירוט או סכום כללי. יבגני ביקש לבדוק אם ניתן להקצות תיבת מייל ייעודית לפרויקט תחת דומיין הארגון,תמר נענית שתגיב לו עם פירוט לכתובת מייל מתאימה שהארגון מחזיק. יבגני רוצה לפרסם קול קורא לגבי ניהול ספריות במסגרת הארגון. יבגני רוצה להשתמש בחלק מהתקציב ליחידת אחסון קטנה למנגות; תמר חושבת אולי להכניסן במקום למחסן הארגוני, אך דני מציין שיש לו בעיה עם להכניס מנגות למחסן כי הן לא יצאו משם.

 

13. חנות ארגונית

מעדכן: אמנון

הייתה פניה מפורטת מעומרי רוזנברג על ליקויים בעיניו בחנות הנוכחית והעבודה מולה. אורי יגיב לעומרי בנושא אחרי שישלח זאת במייל. אורי מציין שאנחנו מאוד מרוצים מהחנות והעבודה מולה כרגע וגם בסקר שוק שהתבצע היא נמצאה כהכי משתלמת עבורנו.

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. מעבר על משימות מהישיבה הקודמת

מעדכן: דיון כללי

המשימות האישיות קצרות הטווח מטופלות ברובן, המשימות שיותר מסתכלות הרחק לא מטופלות.

 

2. תוכנית עבודה שנתית

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

3. מסמך מדיניות ארגוני

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

4. תדמית ארגונית – עדכון והתדיינות המשך

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

5. תוכנת הרשמה לארגון

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

6. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: יוני

עו"ד של הארגון שלחה נוסח, יוני ישלח לשאר הועד למעבר וחוות דעת.

 

7. פניות לועד מאז הישיבה האחרונה

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

8. הפקות מקור

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

9. צוות ACC

מעדכנת: אלה

התקיימה ישיבת סיכום להארוקון 2017 הכוללת שיח ממבט א.קוספליי, שפיטה והפאנל;

לקחים הופקו ויישומו באירוע קוספליי הבא.

טל חזן פרשה מהצוות עקב עומס לקראת קבלתה ללימודים אקדמאיים.

נקבע כי עד לישיבת ACC הבאה תסוקר תחרות ג'אפן אקספו, וכן הצעה מסודרת בנושא תוגש לוועד לקראת ישיבת מאי. כרגע מסתמן כי הזמן האידיאלי לקיום התחרות הוא בהארוקון, זאת כיוון שהתחרות מתקיימת מדי שנה בתחילת חודש אוגוסט.

הצוות מעוניין להעביר הרצאה בשירופסט בנושא תחרויות בחו"ל – מיחזור של הפאנל מהארוקון שקיבל ביקורות חיוביות.

בישיבת מאי של ACC ימונה נציג מטעם הצוות עליו נמליץ למילוי תפקיד א.קוספליי בכאמ"י.

 

10. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכן: יוני

יוני רשם מסמך ניהול אירוע קטן ושלח לשאר הועד לביקורת וחוו"ד, ופתח טבלה לשימוש לשימור ידע על מקומות שבהם ניתן לנהל פגישות ואירועים, בתשלום ולא בתשלום.

 

11. פעילים

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

12. צוות תכנים שנתי

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

13. פודקאסט אמאי

מעדכן: דני

אין עדכון החודש.

 

14. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

יעל קוזניוק מונתה לתפקיד א' פרויקט תלתן, ומונו שני חברי צוות תחתיה: דני (דניאל) שחם וניית' (נתן) שטיבלברג.

פגישה ראשונה בין חברי הצוות תתקיים במהלך חוה"מ פסח.

כמו כן, התקבלו משרון הפרוטוקולים הישנים.

 

15. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

16. מנגה קפה

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

17. פרויקט הנוער

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

הצגת סיכום כאמי 2016

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, תמר ירון, יוני לינדר, אלה ברוך, דני פייגלמן, יבגני קנטור נציג האגודה למד"ב ופנטזיה

 

1. היפרדות אמאי מהאגודה

מעדכן: אורי

יבגני מעדכן שככל הנראה זו הישיבה האחרונה בה ישתתף, כי לאחר החתימה על ההסכם הכספי לשת"פ להארוקון לא תהיה יותר חובה שינכח בישיבות ותפקידו כמשקיף הסתיים. ההסכם עבר לעו"ד של האגודה והתווסף בעיקר פירוט הסכומים. ועד האגודה אישר אותו בקווים כלליים, עלינו לאשר גם כן ולחתום.

יבגני מעדכן שעלינו להחליט אם ברצוננו להישאר במחסן עם האגודה ואם כן עלינו לחתום על החוזה עבורו איתם, וישלח לנו אותו במייל. על אחריות יוני לוודא שזה יקרה, הדדליין הוא סוף מרץ.

האגודה מודיעה שיש לנו זמן עד סוף אפריל לעדכן את כל אנשי הקשר שלנו שעליהם לשלוח לנו מכתבים וחבילות וכו' לת.ד. שלנו ולא לאגודה.

אורי מעדכן שמתן קליינמן גזבר הארגון התחיל לעבוד על הדו"ח הכספי של 2016.

אורי מעדכן שחשבון הבנק נפתח רשמית ושהצעד הבא יהיה להזמין פנקס צ'קים.

דני מבקש שאורי ישלח לו את פרטי חשבון הבנק בהקדם האפשרי להעביר לניר דרניצקי מנהל הארוקון.

 

אורי מעדכן שיש כרגע שתי משימות על הפרק.

הראשונה היא לפתוח תיק במס הכנסה ותמר מתנדבת לקחת את האחריות על כך, אורי ממליץ שתדבר עם צבי בר, רואה החשבון של אמא"י.

השניה היא נושא פתיחת תיבת דואר לאמאי. אמנון מתנדב לקחת זאת על עצמו.

 

אורי מעדכן שעלינו להצביע ולאשר שני נושאים לגבי חשבון הבנק שלנו:

הראשון הוא פתיחת חשבון הבנק לשירות עסקים+. זהו השירות האינטרנטי העסקי של דיסקונט שירשה לנו לעקוב אחר המידע של חשבון הבנק שלנו באינטרנט.

ההצבעה על סעיף זה עברה פה אחד.

השני הוא לאשר ביצוע פעולות דרך האינטרנט, בעיקר העברה בנקאית. יש פיצ'ר אישור בשני שלבים, מה שנותן לנו לאשר פעולות אלו בצורה שמכריחה שני אנשים שונים אשר מורשי חתימה בבנק לאשר אותן בשביל שהן ימומשו. אלה מתנדבת לבדוק מול צבי אם פעולה זו הינה חתימה על פי החוק.

ההצבעה על סעיף זה עברה פה אחד.

 

דני עדכן לגבי הביטוח ושלח טיוטה נוכחית שלו ליבגני להשוואה מול הביטוח של האגודה. דני ימשיך לטפל בנושא זה.

 

2. תכנית עבודה שנתית

מעדכן: אורי

אורי ישלח את תכנית העבודה השנתית למתן קליינמן גזבר הארגון בימים הקרובים, לאחר שיעדכנה עם הוצאות שוטפות וכו'.

תכנית העבודה הנוכחית אושרה בהצבעה פה אחד.

 

דרור טל ודריה ברט מנהלי אירוע חנוכה הגיעו בנקודה זו לישיבה.

 

3. סיכום אירוע חנוכה 2016

מעדכנים: דרור טל ודריה ברט מנהלי האירוע

אורי מודה לדרור ודריה על ניהול אירוע חנוכה שהיה מוצלח מאוד, ומבקש לדעת מהו סיכומם על האירוע.

דרור מעדכן שהסיכום המלא נשלח למיילים של יוני ואורי שיפיצו אותו לשאר הועד.

האירוע השנה היה יחסית גדול והיה לו סגל יחסית גדול. ברמת ההכנה לאירוע כרגיל היה קשה לגייס מספיק אנשים ומתנדבים – לא היו מספיק מתנדבים ולכן מתנדבים עשו מיוזמתם משמרות כפולות, מה שאומנם מאוד עזר ומבורך אך אינו תקין. לאירוע גם הייתה ע' מנהלת וזה היה רעיון שהוכיח את עצמו כמאוד מאוד יעיל – בכל זמן בו דרור היה עסוק דריה יכלה לנהל ולהיפך, וכך כל האירוע רץ הרבה יותר חלק.

ביום האירוע הכל התנהל חלק מאוד עקב הכנה נכונה והשקעה של כל המעורבים. התכנים, אירוע הקוספליי ואירוע הקראוקה היו ברמה גבוהה, מלאים וללא תקלות טכניות משמעותיות. יצוין לשבח גיא מרטון שהתרוצץ בתל אביב כל הבוקר על מנת לוודא שהאולם הראשי יהיה מוכן לאירוע הקוספליי בצהריים. לא היו מספיק צמידי כניסה כלל אך למרות זאת התור התנהל באופן חלק ויצוין לשבח אחראי הקופות נדב מזרחי שהחזיק אותן ברמה של כנס דגל של אמא"י.

דרור ודריה העלו לאחר סיכום האירוע מספר הצעות ליעול שעלו ממנו:

• מאגר סגל – היה ממש קשה למצוא סגל. כדאי לעשות איזשהו מאגר סגל, בין אם מסמך כלשהו או חלק מהפעילים, של אנשים שביצעו תפקידים, ושהיה "כיף" לעשות איתם אותם. אמנון מתנדב לקחת אחריות על עניין זה.
• תפוצת מתנדבים – תפוצת מיילים של מתנדבים לדורותיהם שאפשר ליצור איתם קשר, ולא רק פוסטים בהמון קבוצות אקראיות בפייסבוק.
• מחסן – שיהיה מסודר עם רשימות ציוד.
• יצירת נהלים – בפרט נוהל דוכנים מסודר חסר מאוד; דרושים נהלים מסודרים לכל התפקידים העיקריים כדי שאנשים ידעו בבסיס איך להתנהל באירועים וכנסים. יוני מתנדב לקחת אחריות על נושא זה. תמר מתנדבת לעזור בנושא זה ודריה מציעה לשלוח נוהל ניהול לשכה שכתבה בעבר.
• מתנדבים צלמים – יש הרבה צלמי קוספליי בקהילה. אולי כדאי לעשות מכסת "צלמי אירוע" שיקבלו כניסה בחינם עם תג מתנדב ויצלמו באירוע. דני מגיב שעניין זה קורה הרבה אבל האיכות לא תמיד עומדת בסטנדרטים אך נענה שניתן להסתדר עם זה.
• החזרי כספים – דרור הוציא כאלף שקל מכיסו ומביע תסכול שעליו לרדוף אחרי הועד והגזבר לגבי החזרים, אורי ציין שישלח בצורה מסודרת את הכל כמו שצריך ונעביר בלי בעיה ישר אחרי הארוקון.
• המשך פעילות אנשי סגל – להציע לאנשי סגל תפקידים באירועים קרובים באופן יזום ולא "לשים בהמתנה" כדי שלא ירגישו שהארגון השתמש בהם וזרק אותם. אפילו רק לומר "הייתם באירוע חנוכה, אנחנו רוצים שתנוחו כרגע" לדוגמה ישפר את הרגשתם. אורי מביע הסכמה רבה עם אמירה זו ומדמה את המצב שבו אנו "זורקים מישהו" בהתעלמות כמו זו, ליריה ברגל הארגון, ואף מציין שהוא ביקש מהוועד לבצע מהלך כזה בין כאמ"י להארוקון ואולי שווה להתחיל לעשות את זה גם בהקשר של אירועים קטנים.

כסיכום דרור מציע לשקול מחדש את מתכונת האירוע לעומק ולהבין אם אנו מעוניינים בו כאירוע (ואם כן להבין איך נהפוך אותו לקטן יותר), או שאנו רוצים בו ככנס לכל דבר.

 

דרור טל ודריה ברט עזבו את הישיבה.

מעיין קנאי מנהלת צוות המשימה לקראת WCS הגיעה לישיבה.

 

4. צוות המשימה לקראת WCS

מעדכנות: אלה ומעיין קנאי מנהלת הפרוייקט

מעיין מעדכנת שהיו כמה חודשים שבהם כמעט כלום לא קרה בין השאר מעומס המעורבים וגם מאחריותה האישית. בנוסף ענבל מילר פרשה מסיבות אישיות (לימודים). מאז חולקו משימות, יש התקדמות רצינית עם הפאנל בהארוקון וישיבות תכופות. הצוות התחיל לצלם סרטון ביחד עם גיא מרטון, אך יש אלטרנטיבות באם מרטון יהיה עמוס מדי. בעבודה על הפאנל עובדים גם בבקשות לקטעי וידאו קצרצרים מקוספליירים מחו"ל, אורי אומר שכשיעבדו עם ארגונים רשמיים על הבקשות לעבור דרך קש"ח אבל זה לא משנה מדי ברמת הקוספליירים הבודדים מחו"ל.

מבחינת הצוות, הטלגרם פעיל, בכללי יש עבודה רציפה ויש מעורבות מכל חברי הצוות. כרגע אנשים רבים בצוות עסוקים, בין אם בסגל הארוקון או חו"ל או מבחני קבלה ללימודים ועוד.

אורי שואל מה הכיוון לעבודה עד הארוקון כרגע, ומעיין עונה שבעיקר – שאנשים יעשו את המשימות שלהם אחרי זמן רב של כלום. כרגע אין תכנית עבודה שנתית.

הצוות מבקש לתקן את הרשומות באתר שנוגעות אליו ולא מעודכנות בעמוד הגיוס למשל.

הצוות רוצה גם להתחיל לפרסם סקיטים מצולמים בעמוד הפייסבוק שלו עד הארוקון לכל הפחות.

לצוות WCS, פרט לעובדה שאכן ברצונו להגיע ל-WCS, יש כל מיני יעדי ביניים כמו להשתתף בג'פן אקספו וברצונו לפנות לגורמים כגון קוספליירים מפורסמים וספונסרים. בנוסף ברצון הצוות להשתלב באירועי קוספליי של אמא"י. אי לכך לדעת אלה לקרוא לצוות WCS הוא מיתוג שגוי, מכיוון שזו לא מטרתו הבלעדית ואף עלול לפגוע בתפיסתו מול גופים חיצוניים והקהילה. אלה העלתה עניין זה מול הצוות שהסכים עם בעיותיה והצוות ככללו מעלה את ההצעה לשנות את שם הצוות ל-ACC – Amai Cosplay Commitee. אמנון הציע בדיון מייל טרם הישיבה שיקרא במקום זה ICC – Israel Cosplay Commitee, אורי אמר באותו דיון שאולי מהות הצוות שונה משחשבנו מלכתחילה, ולאחר דיון זה במייל הוחלט להמשיך את הדיון בישיבה.

לדעת אלה המילה "ישראל" לא נכונה למהות הצוות ומטרתו לא לייצג את כל קהילת ישראל, אלא רק את הקהילה שבתוך אמא"י.

יבגני שואל מה המטרות החדשות של הצוות יהיו. אלה ומעיין עונות:

• להביא למצב שבו אנחנו יכולים להשתתף בWCS
• להשתלב באירועי הקוספליי של אמאי ולהיות אחראים עליהם ישירות.
• להציב לעצמו יעדי ביניים שלא יהיו "עד" הWCS אלא שנשתתף בהם עקבית כמו: התחרות בJapan Expo.
• להעלות מודעות והשתתפות בארץ לתחרויות בחו"ל.

יוני שואל האם הכוונה להיות יותר דומים לצוות תכנים שנתי או שהמטרה העיקרית "לשלוח מישהו לחו"ל". אלה ומעיין אומרות שלראייתן – יותר כמו צוות תכנים שנתי, במטרה לקחת תחת כנפן ולטפח את תחום הקוספליי תחת אמאי ככלל.

אלה חושבת שהצוות צריך להיות צוות כפוף לאמאי שעובד לאורך כל השנה, ולדעתה אין מניעה שהצוות יחיה יד ביד עם ארגונים כדוגמת CosplayIL.

מעיין מבקשת בשם הצוות שנשנה את שמו לACC, אף על פי שמהות הצוות טרם קבועה באבן.

הצעה זו התקבלה ע"י הועד בהצבעה פה אחד.

 

מעיין קנאי עזבה את הישיבה.

 

5. פניות לועד מאז הישיבה האחרונה

מעדכן: אורי

הייתה פניה מ4DV בה הודיעו לגבי כנס שלהם שיתקיים שבוע לפני כאמי. לגבי כנס הארוקון הקרב ובא הם הציעו לעזור לנו עם טכני, הציעו באופן מעורפל לעזור בספונשרשיפ, והציעו להקים משחקיה בתשלום.

קיבלנו פניה מאנימיקס לגבי תכנים באנימיקס הבא. הם רוצים להיפגש בראשון או שני בשבוע הבא, יוני ואורי יפגשו אותם.

 

6. פעילים

מעדכנת: אלה

אלה שואלת כמה אנשים להערכתנו יגיעו לאירוע הפעילים. אלה חושבת לסגור מקום במסעדה שכל אחד ישלם על עצמו, לחלק לקבוצות אבל תחת קורת גג אחת.

 

7. קשרי חוץ

מעדכן: אורי

חן וייס פרש מתפקיד א' קשרי חוץ לתפקיד חבר בצוות. הצוות כרגע מנוהל בפועל על ידי אורי. אורי מבקש מהועד הצעות לאנשים שיהיו מעוניינים לקחת חלק בצוות בדגש על הפן הניהולי. אין דרישת חובה ליפנית אך זה בונוס טוב. תמר מציעה את רין בן ישי לחברות בצוות.

 

8. הארוקון 2017

מעדכן: דני

דני מבקש עדכון מאמנון על האם יש בכנס אודישנים לבראנד בנוסף ל-N – התשובה היא לא.

ניר מבקש שתתקיים הפעם העברה בנקאית לחברת ההסעות ולא צ'ק, מכיוון שזה המון בלגן להתנהל מולם עם צ'קים.

דני דיבר עם חן וייס לגבי הקונסולות והתעדכן שישפאר צריכים צ'ק ביטחון. אורי אומר שהעניין מסודר כבר.

דני מעדכן שיש דוכני צייר שרוצים לקחת מטר שני. הוצע לתת לא' דוכנים דיסקרציה להחליט לתת להם, לפי סכימת מחיר לבחירתו, ובלבד שזה לא מה שימנע כניסת דוכני ציירים אחרים שברצונו להכניס. התנהלה הצבעה על הצעה זו והיא אושרה פה אחד.

דני שואל לגבי דוכנים שמבקשים הנחות כגון דוכני מחזמר. נענה שמתן יעביר מתווה לפי "ככל שהתרומה לכנס יותר גדולה ההנחה יותר גבוהה".

חוזה זכויות יוצרים לכנס – יועבר אל הועד ויענה על ידי כל הועד עד סוף השבוע.

מתן קליינמן, אחראי הדוכנים וגזבר הארגון, ממליץ לא לשנות את מחירי הדוכנים מאלו שפורסמו.

במייל נשלח חוזר לגבי החזרי נסיעות שעל כל הועד ומתן לעבור ולאשר, לועד עד סוף השבוע.

 

9. מימוש הטבת כרטיס אמא"י מקדנציה קודמת

מעדכן: דיון כללי

קריסטינה מרטיננקו ביקשה להזמין כרטיסים לשניים מקרובי משפחתה. יש להם כרטיסים שלא יכלו לחדש בכאמ"י 2016 מכיוון שלא פתחנו הרשמה לארגון באותו כנס, ולא יכלו להגיע לאירוע חנוכה. בנוסף כארגון ההודעה הרשמית האחרונה שהוצאנו אמרה שנקבל רק כרטיסים שהוצאנו באירוע חנוכה 2016 והלאה, אפילו שהחלטת הועד האחרונה בישיבה האחרונה בנושא הייתה לתת לאנשים עם כרטיסים שטרם פג תוקפם את ההנחה אפילו אם אינם של הארגון הרשמי החדש.

הסיבה שבעייתי לאשר את הבקשה של היא שאם זו החלטת פוליסה צריך לאפשר הנחות לכל מי שכבר הזמין כרטיסים, וזה בעייתי עד בלתי אפשרי מבחינת החנות, וגם לא הוגן במיוחד. הוצעה ההצעה לתת הנחה לאנשים עם כרטיס שתקף ל2016 או 2017 אך ורק בקניה מחודש מרץ והלאה. הצעה זו התקבלה ואושרה ע"י הועד. אלה תוודא שקריסטינה מקבלת את התגובה הזו באופן פרטי.

 

10. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

(עודכן תחת הארוקון) חוזה זכויות היוצרים להארוקון מוכן ויועבר אל הועד ויענה על ידי כל הועד עד סוף השבוע.

 

11. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכן: יוני

רוב העדכון החודש התקיים תחת מסקנות אירוע חנוכה 2016. יוני עוד צריך לרשום מסמך ניהול אירוע קטן כסגירת המעגל של אירוע נובמבר.

 

12. מסמך מדיניות ארגוני

מעדכן: יוני

הועד לא עבר על המסמך כלל מאז הישיבה הקודמת.

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. מעבר על משימות מהישיבה הקודמת

מעדכן: כללי

הועד עבר על רשימת המשימות. רובן בוצעו אך ישנם חוסרים ועיכובים בעיקר במשימות הכלל-ועדיות.

 

2. פעילים

מעדכנת: תמר

אין עדכון החודש.

 

3. צוות תכנים שנתי

מעדכן: יוני

חברת הצוות היחידה עסוקה בהארוקון ולכן הצוות מעשית בהקפאה עד לאחריו.

יוני יצר קשר עם יסמין סטריז'בסקי, א. תכנים בהארוקון, לגבי יוזמתו למפגש מרצים של הכנס. יסמין מביעה אופטימיות אך רוצה לתכנן זאת רק לאחר הכנס, בין השאר מקוצר הזמן עד לכנס.

 

4. פרויקט הספריה

מעדכנת: תמר

אין עדכון החודש.

 

5. פודקאסט אמאי

מעדכן: דני

אין עדכון החודש.

 

6. תדמית ארגונית – עדכון והתדיינות המשך

מעדכן: אמנון

אין עדכון החודש.

 

7. תוכנת הרשמה לארגון

מעדכן: אמנון

אין עדכון החודש.

 

8. הפקות מקור

מעדכן: אמנון

מחזמר N צריכים חדר אודישנים, בעת הסיור במתחם יבדק הנושא ונחזור אליהם עם תשובה אחריו.

לאחר בירור עם צוות קוספליי של הארוקון הוחלט להקציב לכל הפקה שרוצה טריילר באירוע הקוספליי של הארוקון 2 דקות עם מועד הגשה עד ה25.02.

 

9. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

נקבעה פגישה בנוכחות שרון, אמנון ואלה, אולם לבסוף הפגישה בוטלה.

שרון הודיעה כי אין לה מידע להעביר בנושא וניתן להתחיל את הפרוייקט לגמריי מחדש. היא ממליצה לפנות ליבגני, כיוון שהוא מבין בעניין ומביע נכונות לעזור.

בנוסף היא ממליצה למצוא ציירים שמעוניינים לקדם את הנושא ומזהירה שאם לא יהיה אפילו אחד בצוות שהנושא בוער בעצמותיו הוא ככל הנראה לא יקרה.

 

10. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: אמנון

אין עדכון החודש.

 

11. מנגה קפה

מעדכן: אורי

התחילה משימה להחיות את הפרויקט ביחד עם המנגה קפה החברתי בהארוקון הקרוב.

 

12. פרויקט הנוער

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

 

13. הצגת סיכום כאמי 2016

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

 

נוכחים: אורי מרקוביץ', תמר ירון, אמנון לוי, יוני לינדר, אלה ברוך, דני פייגלמן, יבגני קנטור נציג האגודה למד"ב ופנטזיה

 

1.התנתקות אמאי מהאגודה

מעדכן: אורי

אורי מעדכן שיש מתווה מוכן להעברת הכספים מהאגודה למד"ב ופנטזיה לאמא"י.

אורי מעדכן שהחשבון הקודם של אמא"י בבנק הפועלים נסגר רשמית והכסף בו עבר לחשבון האגודה למד"ב ופנטסיה. יבגני אומר שהחשבון בבנק לאומי טרם נסגר ומבקש שנעביר אליו אלף ש"ח נוספים, אך אומר שעדיף שנסגור זאת בחוזה כדי לא לגרום בעיות מול רואה החשבון; אורי אומר שצריך להיות קצת כסף שטרם הופקד שניתן להפקיד.

דני מעדכן שהוא שלח מייל לסוכן הביטוח וקיבל מייל תגובה המודיע שיקבל הצעה תוך שבוע-שניים.

קרן מחכה שאורי יסרוק את כל מסמכי הבנק ולאחר קבלת אישורה אורי, יוני ומתן קליינמן גזבר הארגון יגיעו לבנק ויחתמו על החשבון.

אורי מעדכן שתא הדואר טרם סודר.

התנהל דיון קצר על מחסן האגודה והוחלט שברצוננו להישאר במחסן האגודה בשותפות, יבגני יעביר את המסמכים הנחוצים.

 

 

2. אירוע חנוכה 2016

מעדכן: אורי
עקב התחייבות פתאומית נבצר מדרור טל מנהל אירוע חנוכה להגיע לישיבה, עקב כך הוא ודריה בורט ע' המנהל לא יגיעו לישיבה. דרור ודריה יציגו סיכום בישיבת הועד בחודש פברואר, וכעת נעבור רק על עיקרי הדברים שאינם דורשים את נוכחו מנהל האירוע.

האירוע הרוויח. הגיעו לפי ההערכות כ-50% יותר אנשים מבאירוע בשנה שעברה.

האירוע הלך חלק ו"שריפות" פתאומיות כובו כראוי.

אורי אומר שמעכשיו צריך להיות ברור שנשכור מאבטח מטעמנו בכניסה למתחם באירועים בסדר גודל כזה – כלומר אירועים של יום שלם.

 

 

3. הארוקון 2017

מעדכן: דני

יש תקנון חדש לדוכנים. אורי הציג את השינויים המרכזיים בתקנון והדיון הועבר למייל וכל הסגה אפשרית תישלח ביומיים הקרובים במייל שלאחריהם התקנון יאושר, דני אחראי על זה.

דני הציג את מצבת כוח האדם של סגל הכנס.

בנושא אפליקציית הכנס, דני מעדכן שהועלתה טענה שלאו דווקא צריך להשקיע בפיתוח למכשירי אפל כי לחדש חשבון אפל בחנות של אפל יעלה כסף, זמן ואולי ביורוקרטיה (שיבגני מציע לעזור בזה מכיוון שהאגודה עשתה זאת בעבר). לדעת דני אין טעם כי רק כ-40 איש השתמשו באפליקצייה למכשירי אפל בכאמ"י, מתוך

כ-500 משתמשים בסה"כ. הועד מסכים שלפחות כרגע אין צורך.

יבגני מבקש מדני לומר לשיווק להעביר לאגודה למד"ב ופנטסיה נוסח לפרסום הכנס במכתב החודשי של האגודה.

תהיה ישיבת סגל ראשונה ביום שישי 20.01.17.

 

 

4. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

אורי רוצה שהחוזים יעברו שפשוף בעזרת עבודה איתם בהארוקון, ואז הוא ישלח אותם לאנשים הרלוונטיים לזכויות יוצרים לדמויות הארגוניות.

 

 

5. תכנת הרשמה לארגון ומאגר החברים והפעילים

מעדכן: אורי

היו כ-170 נרשמים לארגון בחנוכה.

אמנון מעדכן שצריך להגדיר טוב למי יש גישה למסד ולמשתמש הראשי של השרת ומציע סיסמאות לשניהם, מאובטחות באותה צורה כמו הסיסמאות למייל הועדי.

אמנון מעדכן בנוסף שצריך להיכתב מסמך משפטי שיחתום עליו כל מי שיש לו גישה למאגר. אורי לוקח על עצמו להתייעץ בנושא עם קרן עד הישיבה הבאה.

עומרי מבקש לא להעביר את הקוד שבנה את המאגר שהוא כתב לשום מקום פרט לשימושנו בארגון מכיוון שיש פה אחריות משפטית והועד מקבל זאת.

אלה חושבת שאפילו שכבר הבהרנו שצריך להירשם מחדש וההנחה מהעבר כבר לא רלוונטית לכנסים אחרי חנוכה, יש מקום לבוא לקראתם ולהציע אופציה להירשם לארגון מחוץ לכנס. אמנון עונה שהנוהל כרגע הוא בכל מקרה שמי שכבר יש לו כרטיס בתוקף, אפילו אם לא נרשם לארגון בחנוכה, יקבל את ההנחה – הרעיון הוא שעד אחרי עולמות השנה כבר לא יהיו אנשים עם כרטיסים בתוקף מלפני שהארגון היה קיים בכל מקרה ולכן רק אנשים שנרשמו מאז חנוכה יהיו עם כרטיסים.

 

 

6. תכנית עבודה שנתית + מסמך מדיניות ארגוני

מעדכן: אורי

סוכם שאת תכנית העבודה נפרסם בקבוצת הפעילים (ללא עמודות התקציב). את שני המסמכים צריך לערוך ובמיוחד את מסמך המדיניות הארגונית, מכיוון שחברי הועד עדיין לא עומדים בלו"זים שהוגדרו עבורם.

 

 

7. פעילים

מעדכנת: תמר

התקבלו חמש בקשות חדשות להצטרפות לקבוצה. הבקשות נשלחו למייל האישי של כל אחד, במקום בקשה דרך הפייסבוק. במהלך השבועות הקרובים יתבצע מעקב אם השיטה הנ"ל מוצלחת יותר מהשיטה הקיימת, שהיא הוספת פעילים לפייסבוק הפרטי ורק אז הוספה לקבוצה.

לגבי הצעתה של אלה מהישיבה הקודמת לשלוח תזכורים למי שהיו בתפקידים באירועי אמא"י, לדעת אורי זה נעשה אחרי חנוכה אך הוא יבדוק ויעדכן את הועד.

אורי מעלה שיש לבצע מפגשי פעילים, אנו אמורים היינו להיות כבר אחרי הראשון. סוכם שעד סוף הרבעון הבא יהיו שלושה מפגשי פעילים. אלה לוקחת על עצמה לארגן מפגש חברתי בפברואר, ועל אחריותה לפתוח השבוע סקר בפעילים לגביו. תמר לוקחת אחריות לארגן מפגש ענייני בסוף אפריל-תחילת מאי.

 

 

8. מעבר על משימות מהישיבה הקודמת

מעדכן: אורי
אורי עבר על רשימת המשימות עם הועד. רוב המשימות האינדיווידואליות הושלמו, המשימות הכלליות כלל וכלל לא הושלמו. משימות נגררות לישיבה הבאה: שינוי שם דף הארגון בפייסבוק, עריכת מסמך המדיניות הארגוני, עריכת תכנית העבודה השנתית.

 

 

9. אמאי לאן

מעדכנת: אלה
דני ממליץ בפעם הבאה להכין את תוכן האירוע יותר זמן מראש.

נקודות שעלו:

• אביב חניה שאל למה אנחנו לא יוצרים קשר עם יוטיוברים ישראלים לשת"פ.
• התקיים דיון על מה הועד חושב לגבי לנהל פרויקטים כחברי ועד ולא רק ללוותם (הקונצנזוס היה שאנו מאוד נגד).
• היה דיון על שימוש במדיות נוספות לפרסום הארגון. אלה מעלה את הנקודה – למה אנחנו לא מפרסמים באתרים בינ"ל את הכנסים? אורי עונה שאין סיבה מעבר לחוסר מעורבות בארץ בנושא וצריך רק שמישהו יעשה את זה. אלה לקחה על עצמה לפתוח שרשור מייל ולפתוח נושא בפעילים לגבי פרסום זה שהיא הזכירה, וגם לגבי נושא פרסום הודעות הארגון בשפה האנגלית בונסף לעברית בפרסומים רשמיים.

 

 

10. תדמית ארגונית – עדכון והתדיינות המשך

מעדכן: אורי

אורי מעדכן שאין התקדמויות משמעותיות באף יעד. היה דיבור על סרטון של מרטון ונראה שזה התמסמס מחוסר תקשורת, אמנון יצור קשר עם מרטון בנושא החודש.

יצא ניוזלטר החודש. התקבלה בדיוק בקשת הסר אחת מרשימת תפוצתו עד עכשיו. אלה חושבת שהניוזלטר לא נקרא ע"י אנשים ולפחות על התוכן שבו לא להופיע רק בניוזלטר. הוסכם שאמנון ידבר עם שרון לגבי האם היא יכולה לנהל הוצאה של תוכן הניוזלטר למדיות אחרות כגון פייסבוק.

אמנון דיבר עם שרון לגבי אינסטגרם ארגוני, וסיכום השיחה היה שעל האינסטגרם להתעדכן שבועית, ושרון אומרת שהיא לא תוכל לעמוד בקצב זה באופן עקבי. אי לכך, יש להקים צוות אינסטגרם כי אדם אחד לא יוכל להחזיק את זה.

אלה שואלת האם פרסום של סדרות שעומדות לצאת בעונה הנוכחית הוא דבר שנרצה לעשות. נענית שכמובן שכן אבל צריך שמישהו יעשה זאת. הוצע שצוות כותבי המנגזין לשעבר יעשה זאת.

 

 

11. סיכום אירוע נובמבר 16

מעדכן: יוני

מור העלתה בישיבת הסיכום את השאלה מדוע אין לנו מקומות לאירועים ב"מאגר ארגוני" מעבר לאשכולות הפיס. הועלו בדיון בועד כל מיני מקומות והייתה הסכמה שבעוד שיש סיבות מצויינת להשתמש באשכולות, בראש ובראשונה קלות הגעה, מאוד רלוונטי למצוא מקומות חדשים ולרשום באקסל בדרייב. יוני ישלח את שאר סיכום האירוע במייל לועד.

 

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. צוות המשימה לקראת WCS:

מעדכנת: אלה

התקיימה הכרזה רשמית על הקמת הצוות מחדש באירוע חנוכה האחרון

בנוסף עמוד הפייסבוק חזר לחיים, נראה שיש התעניינות והעמוד צבר כ-100 לייקים חדשים

כרגע הצוות עדיין לא מגובש וחלוקת התפקידים והמשימות אינה ברורה, במוצ"ש תתקיים ישיבת הנגאאוט ליישור קו וחלוקת תפקידים

 

 

2. צוות תכנים שנתי

מעדכן: יוני
יוני ניהל שיחה עם הילה בגם, מהצוות, לגבי המסקנות משיחותיו עם חברות הצוות היוצאות. עלו מספר רעיונות לחברי צוות חדשים לבנייתו מחדש של הצוות, וכמה מההצעות שעלו בשיחות עשויות להיות אפשריות ליישום כבר לקראת הארוקון – למשל, מפגש מרצים עם הרצאות קצרות מהמרצים ודיונים חופשיים לגיבוש.

 

 

3. סיכום אירוע נובמבר

מעדכן: יוני

סיכום מלא נשלח לועד במייל.

נקודה אחרונה שעלתה בישיבת הסיכום אינה קשורה ישירות לאירוע ועלתה כתוצאה מהדיון על הידע שעבר אל יוני ומור על ניהול אירוע – שכלל בעיקר שאלות של יוני כלפי הועד. לדעת מור זוהי בעיה כללית ארגונית, למשל בקוספליי היא טוענת שאין שימור ידע בין אירועים והצוותים מתחילים מאפס עד כדי חברי סגל שממשיכים בין אירועים. כדוגמה בשיחה מור ויוני העלו את צוות תכנים, שקצב תחלופתו מאוד מאוד איטי ולכן ניתן לראות שיש לו צביון מתמשך והוא מתייעל עם הזמן – הידע לא נעלם.

יוני מסכים איתה, גם אם לא לגבי צוות קוספליי ספציפית (כי יוני לא יודע לגביו מספיק). כהתחלה לכל הפחות יוני לוקח על עצמו לשבת לרשום מסמך חפיפה לניהול אירוע קטן, בהתבסס על תכנית העבודה המלאה שכתב בתחילת העבודה על אירוע נובמבר.

יוני גם לוקח על עצמו לוודא שמעתה והלאה מתבצע שימור ידע ארגוני – לסדר את כל המסמכים הקיימים כיום, לוודא שמסקנות מאירועים חדשים נכתבות ולוודא שהן הועברו לאחראים הרלוונטיים בכל אירוע שקורה. מעתה יוני רוצה להוסיף בכל חודש נושא לדיון, "מצב שימור הידע הארגוני".

 

 

4. הפקות מקור:

מעדכן: אמנון

שתי הפקות המקור שכרגע במגעים עם אמא"י (N Musical ו-BrAND Musical) ביקשו דוכן, טריילר וחדר אודישנים בכנס. כל הנושאים בבדיקה.

נשלחה לתיבת המייל של הארגון הודעה מהפקה חדשה בהקמה. בתגובה נשלחה להפקה רשימת אבני הדרך והנחיות כלליות המצופות להפקה, בנוסף לבקשה לטיוטת התסריט הראשוני שהתקבלה ונקראה ע"י צוות הפקות מקור. כיוון שעוד לא קיים צוות להפקה, אנו ממתינים ליצירתו על מנת להמשיך במגעים עם ההפקה.

 

 

5. פרויקט תלתן:

מעדכנת: אלה

טרם התקיימה שיחת חפיפה והעברת מקל בין אמנון לאלה.

 

 

6. סיכום כאמ"י 2016

מעדכן: אורי

עוד לא התקבל סיכום מסודר של הכנס

 

 

7. פניות לוועד הארגון

מעדכן: אורי

לא התקבלו פניות קונקרטיות מאז הישיבה האחרונה.

נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, תמר ירון, יוני לינדר, אלה ברוך, דני פייגלמן, יבגני קנטור נציג האגודה למד"ב ופנטזיה

 

1. תוכנת הרשמה לארגון

מעדכן:אמנון

אמנון טרם סיים את תוכנת ההרשמה המתוכננת. עומרי רוזנברג לקח על עצמו לעשות טופס הרשמה אינטרנטי לקראת אירוע חנוכה ואמנון אחראי לוודא שהוא עושה זאת, אורי לקח על עצמו לוודא שמשיגים את הSSL הנחוץ.

 

 

2. פניות לועד מאז הישיבה האחרונה

מעדכן: אורי

התקבלה פניה ממאט אולשטיין מנהל גיימאון בנושא גיימאון. מאט מציע לנו להקים דוכן בגיימאון שנוכל למכור בו כרטיסים לאירוע חנוכה בתמורה לפרסום שלנו לגיימאון,אך לא בטוח אם יש לנו מפעילים זמינים לדוכן כזה ואיך בדיוק הוא יתנהל. מדובר בימים ה-21-22 בדצמבר. התקיימה הצבעה בנושא פרסום הדדי לגיימאון: 5 בעד 1 נמנע. הוחלט שאורי יפתח דיון במייל לאופציית הדוכן עד יום חמישי.

קיבלנו פניה משי פרידריך בנושא אירוע שעיריית אשדוד מעוניינת לממן בנושא אנימה אשר הוא בקשר איתם לגביו. שי מעוניין בייעוץ לניהול האירוע בעצמו ותמיכה פרסומית. מדובר באירוע של עד 100 איש ושי מעוניין בתחרות קוספליי. הוחלט שאורי אשר הציע את עצמו ילווה את שי בנושאים הללו מטעם אמאי.

 

 

3. תהליך התנתקות מהאגודה

מעדכנת: אלה

תעודתנו כאגודה רשומה בדרך, והגיעה לתל אביב.

אורי ידבר עם צבי בר, רואה החשבון של אמא"י, לגבי העברת הכספים בראי הדיון עם עורכת הדין עד סוף השבוע.

 

 

4. תכנית עבודה שנתית + מסמך מדיניות ארגוני

מעדכן:יוני

הועד לא עומד בלו"ז שהוגדר בישיבה הקודמת וטרם עבר על המסמכים ברמה מספקת. הדדליין להשלמת שניהם בקוויהם הכללים לפחות הוא לפני אירוע חנוכה לפרסום בפעילים כמה ימים לפניו.

 

 

5. אירוע חנוכה 2016

מעדכן: אורי

המכירה באינטרנט נפתחה, נקנו עד כה 25 כרטיסים – יותר מבשנה שעברה שבה נקנו במכירה מוקדמת 10 כרטיסים. התכנייה עולה היום או מחר. בתכניה קראו לאירוע של הועד "אמא"י לאן". הוחלט להשאיר שם זה בתכניה ולבקש תמונה של החיה למה.

התגלו הוצאות חדשות בסיור במקום, אך התקציב עודו מאוזן ולא חורג.

אורי יזמין את דרור טל ודריה בורט לישיבת הועד הקרובה לסיכום אירוע חנוכה.

 

 

6. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

קרן פרנס, עורכת הדין של הארגון העבירה לאורי נוסח להסכם זכויות היוצרים הארגוני, אורי יעביר להנהלת הארוקון לחוות דעתם.

 

 

7. הצעות עבודה שמגיעות לארגון

מעדכן: דני

דני פתח נושא בפעילים לגבי נושא זה והתקיים דיון פורה. ההסכמה הכללית בין הפעילים הייתה פרסום הצעות כאלה בפעילים בעיקר. יבגני מעלה את הנקודה שהאגודה מפרסמת הצעות כאלה אשר היא מקבלת בפומבי עם פרטי קשר, וששווה לפנות לעורכת הדין בנושא. הדיון בועד נטה לכיוון "כל מקרה לגופו" ולא לפרסום בכללי רק בפעילים, עם העדפה לפרסום לא רק בפעילים.

 

 

8. פעילים

מעדכן:דיון כללי

אלה מציעה לשלוח מייל אחרי כל אירוע למתנדבים הרלוונטיים שממליץ להם להירשם לפעילים.

 

 

9. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: אמנון

שרון טורנר נכנסה לתפקיד והניוזלטר מוכן לשליחה ורק מחכה לתיאום והעברת מקל מול מאי אלמוג אחראית הניוזלטר הקודמת.

 

 

10. תדמית ארגונית – עדכון והתדיינות המשך

מעדכן: דיון

אמנון מתנדב לשנות את השם של דף הפייסבוק כך ש"אמאי" יופיע בשמו וניתן יהיה למצוא אותו; נראה שזו בעיה לשנות שמו של דף שיש לו מעל כמות מסוימת של לייקים ועל אחריות אמנון לבדוק אם זה אפשרי עד הישיבה הבאה.

מתוכנן פוסט לגבי האירוע בשגרירות לחגיגת יום ההולדת של הקיסר.

 

 

14. CosplayIL

מעדכנת: אלה

טל חזן פנתה לאלה להודיע שמתוכננת סדנת וורבלה בחנוכה כנראה ביום ראשון או שני והם מבקשים שנפרסמה. הועד בעד אך רוצה לפרסם בד בבד את WCS.

 

 

הישיבה נסגרה.

עדכונים על הנושאים הבאים נשלחו במייל:

1. צוות תכנים שנתי

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש. יוני טרם דיבר עם הילה בגם, מהצוות, לגבי מה שעושים הלאה.

 

 

2. פרויקט הספריה

מעדכנת: תמר

אין עדכון החודש. בתקווה שמחודש הבא נתחיל לקדם יותר גיוס חדש של אחראי ספריות.

 

3. פעילים

מעדכנת: תמר

אין עדכון, התחיל רישום מחודש של חברים לארגון, אך זה אינו נוגע לפעילים.

 

 

4. סיכום אירוע נובמבר 2016

מעדכן:יוני

ישיבת סיכום פרונטלית בין יוני ומור אורן מנהלת האירוע נקבעה ל-4.1.

 

 

5. צוות המשימה לקראת WCS

מעדכנת: אלה

הצוות מתחיל להעלות מודעות על כך שיצא מהקפאה באמצעות הפייסבוק, באירוע חנוכה תתקיים ההכרזה הרשמית.

הצוות מתכוון לפרסם חומרים מצולמים מתחרויות הקוספליי וכן הרצאות / פאנלים שהתקיימו באירועי אמא"י בעבר תוך אישור מעביר התוכן, בנושא זה החל מהארוקון 2017 יש לבצע שינוי בתקנון אירוע הקוספליי ולהוסיף סעיף המאשר צילום ופרסום האירוע וקטעים מתוכו.

בנוסף מתקיים שיח בעבור יצירת תוכן וירטואלי ופרונטלי.

 

6. קשרי חוץ

מעדכן: אורי

צוות קשרי חוץ מבצעים בירור על האפשרות להביא סרט לכנס.

 

7. מנגה קפה:

מעדכן: אורי

אין עדכון חדש.

 

8. פודקאסט אמא"י:

מעדכן: דני

בתהליך כתיבת תסריט לפודקאסט הראשון. קצת נתקע בגלל הארוקון והחיים עצמם.

 

9. הפקות מקור:

מעדכן: אמנון

נפגשנו עם הפקת BrAND Musical והעברנו להם הערות כלליות על התסריט ודרישות מנהלתיות. הם ביקשו הערות יותר נקודתיות ומפורטות והבטחנו לשלוח להם את זה בהמשך החודש.

אנו במגעים עם הפקת Shippuuden xz במטרה לקבוע פגישה.

 

 

10. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

הפרויקט כרגע בתהליכי העברה מאמנון לאלה. אמורה להתבצע שיחה בינו לבינה בהשתתפות ענן גיבסון שמעוניינת לקחת חלק פעיל בניהולו.

נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, תמר ירון, יוני לינדר, אלה ברוך, דני פייגלמן, יבגני קנטור נציג האגודה למד"ב ופנטזיה

 

1. פתיחת קדנציה

מעדכן: דיון כללי

חלוקת התפקידים המנהלתית וההצבעות לגביהם התבצעו כדלהלן:

בחירות יו"ר: אורי הציע את עצמו לתפקיד. התקיימה הצבעה – נבחר פה אחד.

מנהלת ישיבות:
קיום ישיבות: תתקיים ישיבת ועד פעם בחודש.
פרסום פרוטוקול: פרוטוקול הישיבות יפורסם עד 17 יום מיום הישיבה.
החלטות שאינן בישיבת ועד חייבות לעבור בפה אחד, אלא אם התקבלו בישיבה פרונטלית שלא מן המניין. אחרת עליהן להתקבל בישיבה טלפונית או בשיחת ועידה באישור ולשיקול היו"ר.
לפרוטוקול יצוין שנהלי ישיבות אלו היו זהים כאשר היינו פרויקט של האגודה למד"ב ופנטזיה.
שלושת הסעיפים האלו עלו להצבעה – עברה פה אחד.

גזבר הארגון: הוצע לתפקיד מתן קליינמן. התקיימה הצבעה – נבחר פה אחד.

מורשי חתימה:

1. מורשי חתימה לחשבון בנק אמא"י: הוצעו יוני, אורי ומתן קליינמן גזבר הארגון. התקיימה הצבעה – נבחרו פה אחד.
2. מורשי חתימה בשם אמא"י: הוצעו כל חברי הועד. התקיימה הצבעה – ההצעה התקבלה פה אחד.

מזכיר הארגון: יוני מציע את עצמו לתפקיד. התקיימה הצבעה – נבחר פה אחד.

חלוקת תפקידים מנהלתיים:
מלווה הפקות מקור: אמנון
מלווה קשרי חוץ: אורי
מלווה ספריה: תמר
מלווה צוות תכנים שנתי: יוני
מלווה המנגה קפה: אורי
מלווה פרויקט תלתן: אלה
מלווה פעילים: תמר
WCS: אלה
מלווה מש"י: אמנון
כל התפקידים הנ"ל הועלו להצבעה – כולם התקבלו פה אחד.

 

 

2. תכנית עבודה שנתית

מעדכן: אורי

תכנית עבודה ראשונית ומינימלית שותפה במייל עם שאר הועד.

הוחלט לעבוד עליה בשני סבבים: הסבב הראשון הוא תוספות, דדליין: שבועיים מיום הישיבה. הסבב השני הוא של הורדות והסרות, כדי להחליט מה לא יהיה בתכנית, מה ריאלי ומה לא. סבב זה יהיה גמור עד ישיבת דצמבר שבה נאשר את תכנית העבודה ונציג אותה לפעילים ובאירוע חנוכה.

 

 

3. מסמך מדיניות ארגוני

מעדכן: אורי

מטרת מסמך זה להבין לאן נרצה לקחת את הארגון. הוא מתווה את מדיניות הארגון המלאה לגבי כל דבר שאנו נותנים לו משקל בארגון.

נשלחה במייל טיוטה ראשונית של מסמך מדיניות ארגונית.

עד הישיבה הבאה הועד יעבור על המסמך ובישיבה הוא יאושר ויופץ, כאשר בכל סוף שבוע עד אליה יתקיים סשן עריכה מרוכז. בסופ"ש הראשון בסשן יהיו רק תוספות ובשניים אחריו לפחות יהיו עריכות. גם מסמך זה צריך לצאת לפעילים. המטרה היא ליישם את המסמך בעתיד באופן סדיר.

 

 

4. סיכום אירוע נובמבר

מעדכן: יוני

האירוע עבר כההלכה. כמות המגיעים הייתה כ-30 איש. האירוע הפסיד, הקבלות כולן מאורגנות ויועברו ליו"ר הארגון להחזרים. האירוע קיבל פידבק חיובי גם על עצם קיומו וגם על ההרצאות ספציפית, המגיעים מאוד נהנו.

מסקנות

• יוני חושב ששווה לנסות אירוע יותר ממוקד מבחינת תכנים, עם תמה ספציפית, כי לדעתו זה ימשוך יותר קהל.
• דפוס צריך להיות פחות אקסטרווגנטי ובעיקר להיות מנוהל הרבה זמן לפני האירוע, בניגוד למה שקרה הפעם, לפחות ברמת הצעות המחיר. ההדפסה עלתה לא מעט וניתן להדפיס בהרבה פחות, גם מבחינת מספר הכרטיסים וגם מבחינת גודלם ואיכות ההדפסה.
• צריך לעבוד על לו"ז הפרסום מנקודה יותר מוקדמת כדי להגיע לקהל יותר רחב.
• לפרסם שעת פתיחת קופות לפני שעת תחילת התוכן: בין 10-15 איש הגיעו באיחור עקב פקקים ופספסו את הסבב הראשון, מה שכנראה גם פגם בהכנסות.

ישיבת סיכום עם מור אורן מנהלת האירוע תתבצע בחודש הקרוב וישלח מייל לעדכון לועד.

 

 

5. תהליך התנתקות מהאגודה

מעדכן: אורי

אלה וצבי בר רואה החשבון של הארגון הלכו לרשם העמותות והגישו בקשת זירוז. לפני שבעה ימים אושרה בקשתנו והפכנו לעמותה רשומה במדינת ישראל. מספרנו 580633329.

אורי פנה אל בנק דיסקונט והוציא את כל הטפסים הרלוונטיים. יש לו כמה מסמכים למלא מול העו"ד שלנו לפני שנוכל לפתוח את החשבון, ועדיף לפתוח אותו רק אחרי שנקבל את הכסף שלנו שכרגע בחשבון הבנק של האגודה למד"ב ופנטזיה.

אורי לוקח על עצמו עד הישיבה הבאה להעביר את תא הדואר של אמא"י לתיבת דואר שאינה שלו אישית.

צבי אומר שיש לפתוח תיק במס הכנסה. יבגני סבור שאין כזה לאגודה למד"ב ופנטזיה והוא יברר אם זה נחוץ ויעדכן במייל – באחריות יוני לדגום אותו בנושא.

 

 

6. מאגר פעילים

מעדכן: אמנון

אמנון ועומרי רוזנברג למדו את הדרך של האגודה למד"ב ופנטזיה לאבטח את מאגר הפעילים שלהם ויממשו לפיה את מאגר הפעילים. אמנון ינסה לסיים את התוכנה עד ה-15 בדצמבר, ואם לא יספיק, יממש פורום זמני שניתן לבצע דרכו הרשמה.

 

 

7. פרויקט הנוער

מעדכן: אורי

ניצוצות פנו אלינו להביא את אורי להשתתף שוב בפרויקט, בכפר סבא, והוא עושה זאת. יש נסיונות להביא אנשים נוספים מהקהילה לפרויקט.

 

 

8. צוות המשימה לקראת WCS

מעדכנת: אלה

התקיימה פגישה פיזית ראשונה של אלה, אורי, וכל סגל הפרויקט: מעיין קנאי מנהלת הפרויקט, יערה בטש, ענבל מילר, דביר אילן, עומר כהן, אופיר קרטס וטל חזן (אופיר וטל נציגות CosplayIL). מטרת הפגישה הייתה לבסס את מטרות הפרויקט, תכנית העבודה, תפקידים של חברי הצוות השונים בצורה גסה ולבסס היכרות בין חברי הצוות. הוחלט שלטווח הקרוב המטרה הראשית היא להעלות את המודעות של חברי הקהילה לקיום הפרויקט.

בפגישה היה דיון על "שלב ביניים", תחרות בסדר גודל קטן יותר לפני ה-WCS, ונשאל אם הארגון יממן זאת. הצוות יבצע את המחקר לגבי כל תחרות כזו שמוצעת ויביא מול הועד, ואז נוכל להחליט אם נרצה לממן זאת; הוצע למשל, ללכת לתחרות הקוספליי האירופאית יורו קוספליי, אך לממן רק בתנאי שמי שישלח לשם יהיה בקוספליי יפני. הצעה זו לא התקבלה בעין יפה ע"י הועד בכללותו. הצעה אחרת הייתה לנסות להגיע לתחרות הקוספליי בJapan Expo והוסכם ע"י הועד שזו אופציה הרבה יותר טובה שניתן לחתור אליה.

הוחלט שהצוות יבצע הרצאות בפורמטים מצומצמים, יותר לכיוון הסדנאות; יותר מעשי מההרצאות בעבר. הועבר לצוות שעליהם לבצע הפקת תוכן למרציהם בדיוק כמו באירועי אמא"י. בפגישה הוצבו דדליינים למשימות שיצאו ממנה והוקצו אנשים לכל משימה.

 

 

9. דיון על תדמית הארגון

מעדכן: אמנון

כרגע תדמית הארגון היא של תאגיד סופר רשמי ושלא ניתן לפנות אליו ולדבר איתו. השאלה היא איך משנים את זה כדי להפוך ליותר נגישים כמיתוג מחדש.

הוצגו כמה צירי התקדמות אפשריים לשינוי תדמית זה. קודם כל, בציר הזמן, שינוי הדרגתי מול שינוי חד ומיידי – פרסומים שמשנים את אופיים לאט מול שינוי חד וחותך של הרבה עיצובי ארגון ותדמית ואולי אף דמויות וכו'.

שנית בציר הנגישות – איפה רואים את ההבדל הזה, למשל בדף הפייסבוק, האם יהיה כמו דף הפייסבוק של חינוכית או של עמ;לק וכו'.

שרון טורנר שלחה פניה במייל וגם דיברה עם אמנון ויוני בנושא. בפניה היא שאלה בין השאר מתי יעשה שיפוץ וחידוש לאתר מכיוון שהיא מעוניינת בשדרוג תדמית הארגון דרך לקיחת אחריות על תכנים באתר, באינסטגרם ובניוזלטר.

אמנון דיבר עם גיא מרטון המעוניין לעזור עם סרטון חגיגי לשינוי תדמית וסרטונים נוספים.

אורי אומר שחשוב לדבר על נראות ארגונית, ומציין שבפעמים הקודמות שדובר על סרטוני נראות ארגונית זה נפל מכל מיני סיבות; הוסכם שהבעיות העיקריות היו ועודן חוסר מעורבות מהקהילה בהצעת נושאים מחד, וחוסר קיום של אדם בועד שידחוף את הנושא באופן רציף מאידך.

אלה מעלה, בהסכמה כללית של הועד, את הנקודה שהרצון והמטרה הראשית בשינוי התדמית הוא להנגשת הארגון והועד, ולשם עלינו לכוון בכל מתודת פעולה שנציע.

אורי טוען שעלינו לא להשתנות בצורה חדה מדי כדי לא לאבד לגמרי את יכולת להיות רשמיים. בנוסף, הוא מעלה והועד מסכים שנרצה לשלול על הסף את החלפת הדמויות הארגוניות.

דני מציין שכל עבודת סרטונים וכו' שדורשת צוות חיצוני רציף כנראה לא תחזיק לאורך זמן, בעיקר בהתחשב בניסיון העבר של הארגון עם פרויקטי סרטונים.

אורי הציע שנמשיך בדף כמו שהוא, אולי להפוך לקצת יותר קלילים, ובמקביל – נתחיל לכתוב פוסטים "בשם" הדמויות הארגוניות בשגרה, לתת "פיצול אישיות" לדף אמא"י, והם יהיו הומוריסטיים וקלילים בהרבה. התקיים דיון על איך הצעה כזו יכולה להתממש ובסופו של דבר ההצעה לא התקבלה. בהקשר להצעה זו תמר העלתה את הרעיון להקים קבוצת brainstorming של כותבים מהקהילה עבור פרסומים, רשמיים ולא רשמיים כאחד, של הארגון – כדי שיהיה לנו חומר מקור טוב לפרסומים.

יבגני טוען שעוד לא משתמשים בכלל בכל כלי הפרסום הארגוניים כדי לטעון שמקור הבעיה היא בתדמית הארגונית ולא בשימוש בכלי הפרסום הארגוניים, ונענה שחלק מהרעיון הוא לאתחל אותם ביחד עם שינוי תדמית.

ההסכמה הכוללת של הועד בדיון הייתה להפוך את פרסומי הארגון ליותר קלילים באופן גורף ומיידי.
בכל ישיבה בעתיד, עלינו לדבר על איך אנו זזים לכיוון זה, במיוחד בדגש על נגישות הארגון.

משימות לחודש הקרוב:

1. לפרסם את המשחק של אורגד בשבוע הקרוב, בשאיפה עד מחר.
2. אמנון יפגש רשמית עם שרון לגבי האתר, הניוזלטר והאינסטגרם עד הישיבה הבאה.
3. באחריות אמנון לעבוד עם גיא מרטון לכל מיני סרטונים לתדמית, שהוא מעוניין ליצור בעצמו, וליצור עד הישיבה הבאה שלד לסרטון ראשון.
4. אמנון יפתח מייל לדון על אנשים אפשריים לצוות קריאייטיב. באותו מייל נדון על כתיבת פוסט לגיוס אנשים שנוכל עד הישיבה הבאה לדעת מהם שהם רוצים להצטרף לצוות זה.

 

 

10. פודקאסט ארגוני

מעדכן: דני

דני מעדכן שעליו להקליט פודקאסט חדש כי טרם ערך את הקודם והוא כבר לא אקטואלי. יש לו חששות לגבי איכות הפודקאסט הנוכחית מבחינת יכולתו המקצועית, אך הוא אופטימי לגבי התמקצעותו עם הזמן.

 

 

11. אירוע חנוכה 2016

מעדכן: אורי

יש צוות שלם תחת דרור טל. נשלחה הצעת תקציב במייל לועד וכל חברי הועד יתנו עליה תשובה ב48 השעות הקרובות. על אחריות אורי לוודא שמתן קליינמן גזבר הארגון יענה גם כן באותה תקופת זמן.

ההתארגנות לכנס עובדת טוב, כל פוסטי הגיוס עלו, תכניה אמורה לעלות ב-1 בדצמבר.
יש צוות צעיר שמתקדם טוב, בא עם הרבה מוטיבציה

אורי רוצה אירוע עם הועד באירוע חנוכה וישלח מייל לארגונו השבוע.

 

 

12. הארוקון 2017

מעדכן: דני

גיוס הסגל מתקדם אך עוד יש חוסרים.

אורי מבקש שתתקיים ישיבת סגל גבוה מלא של הארוקון, עם מתן קליינמן גזבר הארגון, ועם הזמנה פתוחה לועד. בנוסף לזה הוא רוצה ישיבת הנהלה מול וועד למען תיאום ציפיות.

 

 

13. פרויקט תלתן

מעדכן: אמנון

אמנון חושב שהכיוון הנכון לפרויקט הוא להתחיל בתחרויות ציור בכנסים ורק כשיש ניסיון בתחום להתניע אותו לתחרות שנתית. אמנון מתבסס בתכנית זו על תחרות הציור שתתקיים בחנוכה, שהוא רוצה לחכות עד שנראה איך היא עובדת.

 

 

14. הפקות מקור

מעדכן: אמנון

אמנון וצוות הפקות מקור נפגשו עם שתי הפקות מקור המעוניינות לעלות בהארוקון 2018. אמנון מציע שנבחר ביניהן ונודיע להן עד פברואר, כדי לתת דוכן להפקה שתעלה. אמנון ישלח מייל לדיון בנושא לאחר שיפגש עם ההפקה שטרם פגש מהשתיים, והפגישה תתואם איתם עד סוף החודש על ידו.

עדכונים אחרים להפקות מקור ישלחו במייל.

 

הישיבה נסגרה עקב השעה, וסוכם ששאר הנושאים יעודכנו דרך המייל.

עדכונים במייל לאחר הישיבה:

15. צוות תכנים שנתי

מעדכן: יוני

פגישת החפיפה עם שרון טורנר מלוות הפרוייקט בדימוס ואורי התנהלה כסדרה.

התנהלו שיחות טלפון עם כל חברות הפרויקט. עלו כל מיני רעיונות מעניינים וטובים לניהול הפרויקט בעתיד. מחברות הפרויקט הנוכחיות, מעיין פריאל, גל קפון ומיתר פשקר אינן מעוניינות להמשיך בו. הילה בגם מעוניינת להמשיך בתפקידה ואף מציינת שיהיה לה יותר זמן פנוי בשנה הקרובה עקב סיום התואר.

המשימות הבאות בפרויקט הינן:

1. לנהל שיחה נוספת עם הילה ולהציג לה את עיקרי השיחות שנוהלו עם שאר חברות הפרויקט להתייעצות, ובמקביל להעלות איתה שמות להרחבת הצוות.
2. לנהל שיחה טלפונית עם יסמין סטריז'בסקי, א' תכנים בכנס הבא והקודם; להציע לה להצטרף לצוות, וגם אם לא תרצה, לשוחח לגבי מערכת התכנים הנוכחית, בשאיפה לפצל את צוות תכנים לשניים: צוות תכנים "ניהולי" וצוות הפקת תכנים, כמו שקיים כרגע בכנסים תחת יסמין.

עקב עבודת רוב סגל התכנים הפעיל של אמא"י על אירוע חנוכה ועל כנס הארוקון יוני מצפה שלא תהיה עבודת תכנים נרחבת עד אחרי הארוקון, אך יש מספר רעיונות שעלו בשיחות הטלפון הנ"ל שהוא רוצה להתחיל לנסות ליישם בזמן הזה.

 

 

16. מש"י

מעדכן: אמנון

שרון טורנר פנתה אל הארגון בקשר לכמה נושאים: הקמת עמוד אינסטגרם, החייאת הניוזלטר והחייאת האתר, בעיקר על מנת שיהיה מקום להפנות אליו מהאינסטגרם שלא יכול להכיל הרבה מידע.

אמנון ניפגש איתה והם סיכמו שיתחילו עבודה על הניוזלטר.

 

 

17. הפקות מקור:

מעדכן: אמנון

אמנון וצוות הפקות מקור נפגשו עם BrAND Musical והעבירו להם הערות כלליות ופרטניות על הלו"ז, התקציב והתסריט שלהם.

הם בעיקר ישבו איתם עם דגשים נוספים על מדיניות הארגון החדשה בנושא, וקיבלו עדכונים.

בנוסף התקיימה פגישת היכרות עם N Musical, צוות הפקות מקור הסביר להם את אופן ההתנהלות מול הארגון וענה על שאלות. לאחר מכן הם נתנו את חוות דעתם על התסריט, כשהבעיה הגדולה ביותר היא שלדעת אמנון הוא אינו מתקשר מספיק לאנימה ומנגה במצבו הנוכחי.

 

 

18. מנגה קפה

מעדכן: אורי

התקיים מפגש בהוד השרון בחודש נובמבר. כרגע יש נוכחות דלילה, צריך לחזור לקיים את המפגשים בצורה סדירה ועם פרסום מטעם הארגון.

 

 

19. קשרי חוץ

מעדכן: אורי

1. חן וייס העביר הרצאה בסאמוראי האוס ישראל שהייתה הצלחה.
2. בשל בעיות תקשורת בנושא האורח מחו"ל, קפץ התקציב הדרוש להגעתו. בשל זאת הוחלט לא להביא את האורח וכרגע צוות קשרי חוץ עובד על לחפש אורח חדש.
3. בשל עומס רב על המעורבים, לא הייתה התקדמות רבה בקשרי חוץ בתקופה האחרונה, חן הבטיח להריץ כמה דברים בשבועות הקרובים.

 

 

20. פניות מאז הישיבה האחרונה

מעדכן: אורי

לא התבצעו פניות קונקרטיות מאז הישיבה האחרונה (פרט לפניה של שרון טורנר אשר צוינה תחת דיון על תדמית הארגון").

 

 

21. פרויקט הספריה

מעדכנת: תמר

הפרויקט מתקדם כסדרו, אין חדש.

 

 

22. פעילים

מעדכנת: תמר

לא נרשמו פעילים חדשים מאז העדכון האחרון.

אין חדש.