ישיבת ועד אמאי 2025 אפריל (04.05.2025)
נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, רומי מיכאל, חבר ועדת הביקורת נימרוד סקאל, בשיחה וירטואלית: דבורה פלבניק
1. הרכב הועד – עדכון
מעדכן: אורי
מריה צליקוב הגישה את פרישתה מהועד, עקב עומס שמונע ממנה למלא את תפקידה כחברת ועד.
2. אנימאטסורי 2025 – עדכון
מעדכן:אורי
גיוס הסגל הבכיר הושלם לכנס פרט לא׳ לוגיסטיקה, ורוב הסגל הזוטר גויס גם כן.
ישיבת סגל ראשונה מתוכננת לסוף החודש.
3. פעילים – עדכון
מעדכן:דיון כללי
החודש מעבר להודעת פתיחת דיון ״מה זה פעילים״ של אורי, לא פתחנו דיונים בפעילים מעבר לדיונים החודשיים הרגילים (נושאים לישיבה ופרוטוקולים), ופרסום כרטיסים לסינמטוקיו.
רומי מציעה לעשות פוסט הסברה או סטורי על מה זה פעילי אמא״י, כי לאנשים שאינם כבר במעגל הסגל של הארגון בד״כ אין מושג מה זה בכלל אומר.
מכיוון שמריה פרשה מהועד, רומי תיקח את ניהול אירוע הפעילים בכוונה שיתקיים ביוני. אורי יתמוך בה.
עדי ערב, א׳ כוח אדם של הארוקון 2025, הצטרפה לישיבה.
4. חוסר במתנדבים בכנס – דיון
מעדכנת:עדי
עדי מציגה את ראייתה לגבי החוסר במתנדבים שהיה בהארוקון 2025.
היא לא בטוחה מדוע פחות מתנדבים נרשמו אליו. לדעתה קיום המחזמר השפיע – כי רוב משמרות המתנדבים לא מאפשרות להגיע גם למחזמר וגם לאירוע הקוספליי, שני האירועים הכי ממרכזים בכנס. התאריך גם היה בעייתי – בחלק מהמוסדות האקדמיים זה היה היום הראשון של סמסטר ב׳, והיו 7 ביטולים ממתנדבים בגלל זה.
עדי מציינת שבמשוב המתנדבים לא נראו בעיות – מתנדבים בכנס זה כתבו שהם נהנו ושהם רוצים להתנדב שוב.
עדי סבורה שראוי לתת למתנדבים צ׳ופרים נוספים מעבר לדברים הנוכחיים שמתגמלים מתנדבים – כניסה חינם, אוכל וחדר משלהם. עדי אוהבת את הרעיון של כניסה לבטאות של הרצאות.
אורי מציע – קונספט של ״כרטיסיה״ למתנדבים, ככל שאנשים מתנדבים ביותר כנסים כך ניתן להם יותר הטבות, מעין הטבה נצברת.
יוני שואלת לגבי שליחת סקר למתנדבים שלא חזרו להתנדב בשנים האחרונות לגבי הסיבות שלא חזרו להתנדב. עדי מציגה שמתנדבים צעירים כיום לא מסתכלים במייל, והיה צריך לרדוף אחריהם כדי שיראו הודעות הכנס. נמרוד מציע לפתוח ווצאפ ארגוני רשמי ולשלוח דרכו למתנדבים הללו – עדי סבורה שזה רעיון שיותר סביר שמתנדבים צעירים יראו ויענו עליו.
לאחר אנימאטסורי נעשה בדיקה חוזרת של מצב המתנדבים.
עדי עזבה את הישיבה.
מיתר פשקר, מנהלת הארוקון, הצטרפה לישיבה.
5. סיכום הארוקון 2025 – עדכון
מעדכנת: מיתר
היה כנס מאוד מוצלח – גם מבחינת חווית המבקרים וגם מבחינת חווית הסגל.
הייתה עליה מסיבית בכמות האורחים בכנס, בפער יותר גדולה מבשנים קודמות.
הזזת כל הדוכנים לקומה התחתונה התקבלה בתגובות מעורבות – יש שאהבו ויש שלא אהבו. מגוון הדוכנים עלה והיו יותר דוכנים קטנים מהרגיל.
למרות שהגדלנו את גודל המתחם כמעט הגענו לגבול הקיבולת של המתחם החדש – יהיה עלינו לעשות חושבים לקראת הכנס הבא.
הייתה ירידה בכמות המתנדבים – נרשמו 166 מתנדבים מול 173 מתנדבים בשנה שעברה, ובסוף לאחר ביטולים אישרו 125 מתנדבים בלבד, ובכנס הקודם 130. (עם זאת בשני הכנסים הללו יש כמה צוותים שגייסו מתנדבים בעצמם שלא נמצאים בספירה זו, ובכנס הקודם היו הרבה יותר גיוסים צוותיים עצמאיים – למרות שאין לנו מספרים מדויקים זמינים – מה שרק מגדיל את הפער מהכנס הזה). נדגיש גם שגידול המתחם אומר שהיינו זקוקים ליותר מתנדבים אז הישארות על בערך אותו מספר היא בעיה.
כמות הסגל עלתה במקצת ביחס לשנה שעברה.
מבחינת תכנים החזרנו את האודיטוריום ומיתר סבורה שזו הייתה הצלחה, למרות שהיו כמה הרצאות שהרגישו יחסית ריקות שם.
חדר סדנאות היה פעיל רק חלק מהיום ושאר חדרי התוכן היו מלאים כל היום.
אתגרים לעתיד – ניהול הקהל בכנס הופך להרבה יותר קשה עם גודל הקהל בכנס זה, מה שמשליך על צפיפות, על תורים, על הזמינות שלנו למענה לבעיות של מבקרי הכנס.
הכנס הולך ומסתבך מבחינת ניהול טכני, כעת כשיש גם אודיטוריום לנהל, וניהול האתר והאפליקציה. הבעיה הראשית היא זמינות אינטרנט במיוחד באיזור הקופות, שהיה לא עקבי.
מיתר סבורה שאין הגדרה מספיק טובה של מה הכנס אמור לממן להפקות מקור – כמה כרטיסי חינם, כמה אוכל. זה מתבטא בתקציב הכנס בצורה משמעותית. היא ממליצה למסד את זה.
הארגון תכנן לעדכן את תקנוני הכנס מול העו״ד ובסוף זה לא קרה למרות שעיכבנו את פתיחת מכירת הכרטיסים בשביל זה – מיתר מרימה על זה דגל ומציגה כבעיה.
בכנס זה מיתר ביקשה מהסגל לרשום יעדים, בשיתוף עם הסגל הקודם שמילא את תפקידם בכנס שעבר. היא סבורה שרוב הצוותים עשו זאת ושזה יצר מבנה ושאיפה טובים ששיפרו את פעולת ותחושת הצוותים.
מיתר מסכמת שרוב האספקטים שפונים לקהל טובים אצלנו ושעלינו להתמקד כעת בעבודה שלנו אל מול הסגל והמתנדבים ולשפר אותה.
מיתר מעלה שמלווה הועד של הארוקון לא פנו אליה לגבי עדכון לגבי מצב הארוקון בישיבות הועד – היא סבורה שמתפקידה להעביר עדכונים יותר מוחשיים למלווה הכנס אך אם לא שואלים אותה אין לה ערוץ הגיוני להעביר את זה.
מיתר מבקשת שתהיה רשימת תפוצה מסודרת של סגל ארגוני שאמורים לקבל כניסת חינם לכנסים, במקום שכל כנס יצטרך לארגן את הרשימה מחדש. אורי מציג שאנחנו במנגנון של ארגון רשימה מחדש כל פעם בכוונה – החלטנו שלא כל חבר סגל ארגוני מקבל כרטיס, אך נשמע שהרשימה לא בהכרח מועברת בשלמותה לכנס. אם הבעיה תמשיך, נבחן מחדש את המנגנון הזה להכנסת סגל ארגוני ונשקול לעבור לרשימה קבועה.
6. סינמטוקיו – דיון
מעדכנת: מיתר
יש לנו סרטים עד נובמבר כרגע, אבל ל-2026 אנחנו סבורים שנצטרך יותר כסף להבאת סרטים לפרויקט. הפרויקט מעוניין לממן תוספת תקציב לכ-5 סרטים, על מנת שנוכל לקבל מבחר משמעותית יותר גדול של סרטים לכמחצית מהסרטים ב-2026.
יוני מציעה שנאשר תקציב לכ-2 סרטים לתחילת 2026, ושאר הכסף כבר יהיה בתכנית העבודה של 2025-2026 שיאשר הועד הבא. אורי מציע סכום עבור כ-2 סרטים – הצבעה – עבר פה אחד.
מיתר עזבה את הישיבה.
7. עליה שלישית של דייס מיוזיקל – עדכון
מעדכן: אורי
העליה עברה היטב. מכרנו כמעט את כל הכרטיסים והקאסט שמח.
הרחבנו את התקציב ברגע האחרון מכיוון שהייתה הוצאת יתר על מדונות במקום, ועל כן האירוע הפסיד כסף אך באלפים בודדים – לא בעיה משמעותית.
אורי מדגיש שהבעיה העיקרית בארגון האירוע הייתה לחץ הזמן. כפי שדיברנו בישיבה הקודמת היה עלינו להעלות את הנושא של עליה שלישית הרבה יותר מוקדם מול ההפקה. כפי שדובר בישיבה הקודמת, אופיר כבר מציגה את האופציה ואת הדרישות מההפקה להפקת כאוספליי לקראת הכנס הבא.
8. חלוקת תפקידים – דיון
מעדכן:דיון כללי
מכיוון שמריה פרשה מהועד עלינו לפצל את התפקידים שלה.
כרגע היא מלווה את מחסן ואת צוות תכנים.
נשאל את מריה אם היא יכולה להמשיך לטפל במחסן לשנה הקרובה.
לגבי צוות תכנים – אורי ילווה אותו לכרגע.
בנוסף לכך – מכיוון שמריה פרשה, הועד יכול למנות חבר ועד חלופי במקומה. אורי מבקש מהועד לשקול את הנושא, לפנות לאנשים שאולי יתעניינו, ואז הועד ידבר בנושא שנית.
9. תכנון אירועים מראש – עדכון
מעדכנת:יוני
יוני מבקשת מאורי את התאריכים לאירועי קראוקה כפי שביקשה בישיבה הקודמת, ושאורי ישוחח עם אופיר בנושא.
התכנון לאירועי קראוקה הוא השישי הראשון של יוני והשישי האחרון של יולי – אורי יצלצל למקומות הרגילים שלנו כדי לסגור תאריכים אלו.
הישיבה נסגרה.
