ישיבת ועד אמאי 2019 אוגוסט (28.8.2019)
נוכחים: תומר דוד, אורי מרקוביץ', יוני לינדר, לירון אפריאט, בשיחה טלפונית: בן דינוביץ'
1. צוות כוח אדם
מעדכן: אורי מרקוביץ'
רז קיאני א' כוח אדם הצטרף לישיבה.
רוב חברי הסגל הארגוני ענו על המשובים של צוות כוח אדם, ובאופן די גורף נראה שהתשובות למשוב היו חיוביות בכל המובנים.
רז הציג לועד סיכום של הקדנציה שעברה מבחינת צוות כוח אדם.
נקודות ביקורת ספציפיות שהועברו:
-אנשים שמגיעים לישיבות לעיתים מרגישים שלא מקשיבים להם.
-קצב ארגוני – אנשים בארגון מגיבים אחד לשני בצורה יחסית איטית, המון מהעבודה היא בצורה של לשלוח לאנשים תזכורות "היי מה קורה עם זה". צווארי בקבוק נוצרים באנשים שלא עונים למשך כמה זמן.
פתרונות אפשריים: יותר פיקוח ועדי על עבודת הצוותים שתחתינו עם דיווח לשאר הועד על העבודה באופן תדיר, תיאום ציפיות והגדרת תפקיד יותר מסודרים, הגדרת יעדים מסודרת ומעקב אחרי מילוי היעדים. צוות כוח אדם מתכנן לקיים סדנאות בנושא לאורך השנה.
כדי לשפר את בעיית הגדרות התפקיד, צוות כוח אדם מציעים לעשות רענון תפקידים בתחילת הקדנציה, כלומר שכל חבר ועד ידבר עם כל אדם שתחתיו בסגל הארגוני בתחילת הקדנציה לגבי מה הם, לראייתם, תפקידיהם בארגון; ובזמן זה נוכל לקיים יישור קו בין הועד לסגל ולבדוק שאין תחומי אחריות שנופלים בין הכיסאות.
-אין לנו כארגון הבנה טובה של מדוע אנשים פורשים מהתנדבות לארגון.
פתרונות אפשריים: לעשות יותר פגישות אישיות לסיכום תפקידים. לוודא שאנחנו אומרים כמו שצריך לאנשים שעשו תפקיד בכנס מסוים ולא מגייסים אותם לכנס הבא למה לא מגייסים אותם – המצב הכי גרוע הוא פשוט לא לדבר איתם כלל ולגייס מישהו אחר במקומם. להעביר משובים מסודרים על בעיות בהתנהלות אם אלה היו חלק מהחלטה לא לגייס שוב.
-שקיפות ועדית
בעיה של זמינות ועדית; בין אם חוסר פיקוח על העבודה של הסגל הארגוני, חוסר בקיום מפגשים חברתיים/מקצועיים, ועיכובים ענקיים בהוצאה של מסמכים לדוגמת תכנית העבודה. כמו כן פשוט חוסר מענה לפניות שמועלות לועד.
פתרונות אפשריים: חבר ועד תורן למענה לפניות והשארת פניות על סדר היום של חברי ועד רלוונטיים, הגדרת זמני יעד למענה למי ששולח פניה, אפילו שליחת תגובה ראשונית של "קיבלנו את הפניה, נענה תוך X יום".
נקודה לסיכום: כוח אדם חדש לא מגיע מפרסומי פייסבוק, אלא ממתנדבים בכנסים.
רז קיאני יצא מהישיבה.
חבר הועד תומר שלו הצטרף לישיבה.
2. זכויות יוצרים ארגוניות
מעדכנת: לירון אפריאט
הדיון צונזר כחלק מתהליך משפטי מתמשך. הסיכום הוא שתוך חודש סביר שנראה חוזה זכויות יוצרים חתום לדמויות הארגוניות, והעניין דורש בעיקר מעבר אחרון מול העו"ד של הארגון.
3. צוות קש"ח (קשרי חוץ)
מעדכן: אורי מרקוביץ'
סם דניאל חברת צוות קש"ח הצטרפה לישיבה בשיחת טלפון.
סם מציגה לועד נושא מאוד רגיש ועכשווי בצוות ועל כן הוא צונזר מהפרוטוקול הפומבי.
עקב הנושא שסם העלתה, סם רוצה אישור מהועד לבנות מחדש את הצוות, שהיא גם ככה כרגע היחידה שפעילה בו. היא גם רוצה להחליף את אורי, מלווה הצוות, בלירון. אורי מבקש להוסיף – עלינו להגדיר את סם כא' קש"ח, ולא חברת צוות או ע' כמו שהייתה עד כה. סם מסכימה לכך. הועד מאשר את כל הבקשות האלו.
4. אירוע חנוכה 2019
מעדכנת: לירון אפריאט
אין הרבה לעדכן מעבר לצורך להתחיל עבודה על האירוע, לירון מתנדבת ללוות אותו לכל הפחות עד סוף הקדנציה ותתחיל עבודה לגיוס מנהל כבר הסופ"ש.
5. סיכום WCS (World Cosplay Summit) ראשוני
מעדכנת: לירון אפריאט
טרם התקיים סיכום של המשלחת עצמה, יעבור לועד סיכום מלא בישיבה הבאה.
המשלחת שלנו הייתה מאוד אהובה באירוע, השגרירות שלנו הייתה אחת היחידות שהגיעה לאירוע עצמו וזה עשה רושם מצוין. עשינו שם מצוין לישראל בין כל משתתפי האירוע. מארגנים ותיקים באירוע אמרו אישית ללירון שעשינו עבודה מדהימה והוצאנו שם מדהים לישראל ולאמא"י.
מבחינת קש"ח שיצא מהאירוע, יצרנו קשר רשמי עם ארגון המנגקה ביפן, שהרוב המוחלט של המנגקות ביפן קשורים אליהם – הם עושים המון אירועים בשיתוף עם מדינות ועכשיו הם רוצים לעשות קשר איתנו. הקשר נוצר דרך ארגון ענקי מאיטליה שמעוניין בקשר איתנו. ראש ארגון המנגקה ביפן מאוד התעניין בנו ורוצה לעבוד איתנו ויש עוד המון ארגונים אחרים שהחלפנו איתם כרטיסי ביקור, יש כל מיני אורחים מיפן שהביעו בכנסים שלנו עניין ואף מעוניינים להגיע. כל המדובר פה הוא ברמת דיבור ראשונית וימשיך בדיונים בקש"ח ומול מנהלי הכנסים שלנו.
מבחינת עלויות בפעם הבאה, לדעת לירון נוכל לחתוך את המחיר לפחות בחצי. בנוסף לכך לירון מציינת ש WCS מאוד רוצים אותנו באירוע ב-2020, מה שאומר שנוכל כנראה לקבל החלטה לגבי השתתפות או חוסר השתתפות הרבה יותר מאוחר מהדדליין שהיה בפעם הזו.
לעת עתה יש לעשות עבודה על ספונסרשיפ להשתתפות ב-2020, שידרוש עבודה כבדה מצד צוות קש"ח וצוות קש"פ שכבר התחילה.
6. מאגר המידע הארגוני
מעדכן: בן דינוביץ'
הועד החליט לפני מספר ישיבות כי א' טכני ארגוני יוגדר בתור א' מאגרי מידע של הארגון. כפועל יוצא צריך שצוות טכני ארגוני יהיו האחראים הבלעדיים על המאגרים הללו ובפרט מאגר החברים בארגון. נשאלת השאלה האם ברצוננו לשנות החלטה זו עקב שאלות שהעלו לירון ובן לאחר הישיבה. לאחר דיון הוחלט שההחלטה תעמוד ולא נשנה אותה.
אלה ממליצה שאם לא תחזור לועד בקדנציה הבאה, הוועד הנבחר יגייס אותה לצוות שימור ידע כסגל ארגוני כי היא מעוניינת להמשיך לעבוד על פרויקט זה.
7. האתר הארגוני
מעדכן: בן דינוביץ'
נשלח לועד מסמך אפיון מלא לאתר החדש המתוכנן. אורי מביע חשש שהארגון יעשה המון עבודה כדי ליצור משהו ייחודי כאשר אין לנו צורך במשהו מפוצץ ומיוחד. אורי מבקש לדעת שאנחנו לא מתחילים פיתוח מאפס מוחלט.
בן מתחיל ומציין שלפחות את מערכת החברים חייבים לבנות מחדש, כי אין לנו, ולא מצאנו אף אחד, שרוצה לעבוד עם השפה שהיא כתובה בה כרגע. בהינתן זאת בן מבטיח שהוא ילווה את הפרוייקט הזה, גם אם לא ייבחר לקדנציה הבאה, כאדם שליווה כבר סטארטאפים, ויוודא שזה יעמוד בסטנדרטים ולא יברח לאנשהו לא נודע. אורי מדגיש – הרצון הוא שלא נבנה אתר לגמרי מאפס. בן ידבר עם רז אתגר, א' טכני ארגוני, ועם גלעד ברונשטיין, חבר צוות טכני ארגוני, ויוודא שיתקיים סקר שוק כראוי. עם זאת הוא מדגיש בשנית שמערכת החברים תהיה חייבת להיבנות מחדש.
8. המייל הועדי
מעדכנת: לירון אפריאט
מעדכן: בן דינוביץ'
לאור השיחה עם צוות כוח אדם התקיים דיון על האחריות על המייל הועדי. לאחר הדיון, הוסכם שידובר עם מש"י לגבי הפיכת מייל "צור קשר" עם אמא"י להיות המייל של מש"י, ולא המייל הועדי כפי שהיה עד היום, כך שיהיה פחות לחץ על הועד לענות למיילים כמו "מתי הכנס הבא".
בנוסף לכך, עלינו להקצות חבר ועד תורן חודשי למייל הועדי, שיהיה אחראי או להגיב על מיילים או להציק לאדם הרלוונטי בועד לענות על אותם מיילים. לבסוף, צריך שמישהו יסדר את המייל הנוכחי כראוי. יוני תעשה את זה בספטמבר, ביחד עם תורנות לחודש הקרוב על המייל. בן יהיה התורן באוקטובר.
9. מסיבה
מעדכנת: יוני לינדר
מעדכנת: יוני לינדר
התקיימה ישיבת תחילת עבודה בין שרית אגב מנהלת המסיבה לבין גל פרי וגיא תמיר מצוות מוזיקה יפנית ויוני המלווה. העבודה על המסיבה מתקדמת כהלכה, פרסום ראשוני עלה ונראה שיש התלהבות בפייסבוק. בקרוב יתחילו פרסומים בקצב.
10. צוות תכנים שנתי
מעדכנת: יוני לינדר
הצוות מארגן אירוע תוכן "על הבר" בבר לבל אפ בסוף ספטמבר, באחריות שרון אלבז.
בנוסף יוני תלווה אירוע תוכן בשיתוף עם אקיהברה הקטנה שינוהל על ידי בועת מחשבה.
לשני האירועים אין עלויות לארגון, האירוע על הבר צפוי להכניס כסף.
הישיבה הסתיימה.
נושאים שעודכנו במייל:
1. צוות טכני ארגוני
מעדכן: תומר שלו
אין עדכונים מעבר למפורט בפרוטוקול על האתר הארגוני.
הוצגו לועד במייל נהלי שימוש בGitLab הארגוני.
2. קשרי פנים
מעדכן: תומר שלו
החודש אין עדכונים.
3. פעילים
מעדכנת: אלה
אין עדכון החודש
4. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור
מעדכן: בן
עומרי רוזנברג עוזב את הצוות בראשון לספטמבר.
אמנון לוי הצטרף לצוות מש"י בתור א. יוטיוב.
5. פרויקט תלתן
מעדכן: תומר דוד
בעקבות הצלחת האירוע הקודם, הצוות אירגן עם קומיקאזה עוד אירוע של דוכני אומן.
נעשתה פנייה לתלתן דרך אורי לגבי קידום אמני הקהילה באירוע של מסעדת יאמאטויה, הצוות הראה נכונות לקחת על עצמו את זה, וכרגע מתקיים דיון על האופי של הנושא.
6. מחסן
מעדכן: תומר דוד
נפתחה תיבת מייל ייעודית למחסן.
יצא פרסום על אבידות ומציאות מכאמ"י, נעשו מספר פניות והושבו לבעליהם חלק מהפריטים.
7. צוות מוזיקה יפנית
מעדכן: אורי
הצוות עובד על המסיבה כפי שפורט למעלה.
8. צוות קוספליי שנתי
מעדכנת: לירון
אין עדכון החודש.
9. ועדת בחירת שופטים
מעדכנת: לירון
אין עדכון החודש.
10. צוות הפקות מקור
מעדכנת: יוני לינדר
מסתמן שעקב החלפות כוח אדם באתר הארגוני העבודה על סקציית הפקות המקור ננטשה, כעת לאחר שנבדק העניין צוות האתר חזר לעבוד עליה.
עקב הכנס יוני טרם דיברה עם אמיר, עדכון נוסף ינתן בישיבה הבאה.
