נוכחים: איליה לזבניק, מתן קליינמן, תמר ירון, חן וייס, אורי מרקוביץ', נעמה פרידמן (נציגה מטעם האגודה למדע בדיוני ופנטסיה).

1. תערוכת ציורים ביאמאטויה
מעדכן: מתן
רענן פיקלר, שדאג לקשר מול מסעדת יאמאטויה, עדכן שהפרויקט מוקפא בשל חוסר היענות של ציירים המספקת את דרישות המסעדה, לאחר ניסיונות מצידם גם כן לגייס עוד יצירות.

2. מרצ'נדייז ארגוני
מעדכן: מתן
מתן מציע להתחיל לייצר מרצ'נדייז בסגנון מניפות,פוסטרים ופפאקורות(מודלים הנעשים מגזרי נייר).
אורי ציין שצריך להחליט האם יש הפרדה באחראיות על יצירת המרצ'נדייז בין כנסי הארגון לבין הארגון עצמו, כיוון שאם מתן מעוניין למנף את העניין צריך להבין האם הוא יהיה אחראי על יצירת מרצ'נדייז להארוקון ולכאמ"י מעכשיו או שזה יישאר אחראיות של הכנס. הוועד הסכים כי זה צריך להיות מופרד וכי המרצ'נדייז הארגוני יהיה באחריות המלווה לתחום מטעם הוועד והמרצ'נדייז של כנסי הארגון בידי הנהלת הכנס.

3. צוות תרגום כללי
מעדכן: אורי
אורי ינסה להפגש עם סרגיי יצחקוב במהלך החודש, הם התדיינו ביניהם על מידע כללי לדעת מה יש שצריך לאסוף לפני הפגישה.
אורי יגיש במייל סיכום של מה שיעלה בישיבה.

4. אירוע הקרנה
מעדכן: איליה
אור פרלמן הסכים לנהל את האירוע כרגע עם עזרה מאיליה/צוות תכנים בזמנים שיהיה עסוק (במידה והאירוע יהיה ביוני) אך עדיין לא התבצע חיפוש למקום ספציפי להקרנה. המטרה שהמקום יהיה יחסית זול כדי לאפשר להשקיע את התקציב בסרט אותו מביאים.
רוב הסרטים שעולים כרגע כאופציה לא מתאימים לדרישות הקיימות וזאת בעיה.
מתן המליץ על להקרין את SUMMER WARS של מאמורו הוסודה.
אורי אמר שאפשר לדחות את ההקרנה לספטמבר ולהקרין את הסרט החדש של מאמורו הוסודה, The beast and The kid שייצא בזמן הזה.
איליה שוקל ליצור קשר עם עין הדג כדי לראות אם אפשר לפרסם דרכם ולבקשם מהם גם להרצות באירוע.
איליה חושב שיהיה צורך לדחות את האירוע, כיוון שלא נראה שיהיה אפשר לפרסם את האירוע חודש לפני התאריך המיועד, שזה הזמן האידאלי לצאת בהכרזה.
לאחר בחירת הסרט צריך לראות איך אפשר לשלב את צוות התרגום למטרה הזאת. איליה חושש מעמידה בלו"ז הנחוץ למטרה זאת, אך אורי ציין בפני איליה שלא אמורה להיות בעיה, לפי הלו"ז המתוכנן.
אם ההקרנה לא תתקיים ביוני, ההקרנה תצטרך להדחות לסוף ספטמבר.

5. היוטיוב הארגוני
מעדכנת: תמר
תמר הציפה את הצורך לשפר את נראות ערוץ היוטיוב של אמא"י כיוון שהדף הראשי לא מעוצב בכלל. הוועד חושב שזאת יוזמה מבורכת ומסכים שצריך להוסיף תמונת פרופיל וקאבר של העמוד, כדי להפוך אותו למושך יותר.

6. רה-ארגון פרויקטלי
מעדכן: דיון כללי
הועד קיבל מספר פניות ממנהלי הפרויקטים בעניין שינוי מלווי הפרויקטים הנוכחיים מטעם הוועד, לאחר דיון הוחלט לעשות ריענון בצוותים והמלווים החדשים של חלק מהפרויקטים יהיו:
• איליה יהיה מלווה צוות תכנים .
• אורי יהיה מלווה צוות משימה ה-WCS.
• אורי ציין שהוא טס ישר לאחר כאמ"י וצריך שידאגו לאחריות שלו לאותה תקופה – איליה ידאג לפרוטוקול ספטמבר ובדיקת רשות ההצבעה של אנשים בבחירות שיתקיימו באייקון, תמר תדאג לדוכן אמא"י באייקון וחן ידאג לאירוע פעילים ענייני שיתקיים בספטמבר.

7. כאמ"י 2015
מעדכן: אורי, איליה
אורי הציע את עצמו לתפקיד. הוא ציין שבמקרה והוא יעשה את העבודה לא יהיה מלווה מטעם הוועד, והוא יהיה אחראי על העדכונים וכך הוא יחסוך את התקן בגלל שגם ככה יהיו לו שני אנשים תחתיו ישירות בתפקיד ע' מנהל.
הוועד הסכים לתת לאורי את מנדט הניהול של כאמ"י לאור הורדת הלחץ על הוועד ושינוי מבנה הניהולי של הכנס המקל גם על ההנהלה.
אורי דגם את המקומות האחרונים שבהם התקיימו הכנסים האחרונים להצעות ויציג לוועד את האפשרויות השונות לכאמ"י עד לישיבה הבאה.

8. פניות שהתקבלו לארגון
מעדכן: אורי
– אפולו: התבצעה פניה של יוסי במטרה לקיים שת"פ בהשתתפות בכנס בחדרה בתקופת יולי, הוא רוצה לארגן משהו בסדר גודל של "קומיקון", הוועד החליט לא להשתתף בגלל שנתבקש לתת כ"א שהוא לא יכול כי ישנם אירועים קרובים שדורשים את אותו כ"א או לחילופין לשתף את רשימות המתנדבים/מרצים שלו שהוא לא יכול לעשות. בנוסף עלו סוגיות אחרות שלא עלו בקנה אחד עם החלטות עבר של הארגון בתחומים מסוימים.
בסופו של דבר הארגון נתבקש לתת המלצה שתפורסם באתרי אירוע רק בשמו בשביל תמיכה אך בגלל שהארגון לא לוקח שום חלק באירוע הוחלט שלא להתערב שום צורה, גם לא בשם.
– יום יפן של אוניברסיטת תל אביב: נשלח מייל מטעם נציגות אוניברסיטת תל אביב לשיתוף פעולה אפשרי עם אמא"י. עדי פוזנר אמרה שעכשיו זה תחת אחריותה מצד האוניברסיטה ואורי הפנה אותה למייל הרשמי כדי לתקשר מול הוועד.
– אוג"י: בהמשך לדיון במייל אורי ביצע פניה לאורי פרידמן כדי לקיים פגישה מול אוג"י. אורי פרידמן שלח מייל בחזרה. אורי יתאם תאריך מולו ויעדכן את הוועד.
– פניה מגל קפון: גל קפון שלחה פניה במייל להוספת תפקיד סגל של אחראי משמרת בכנס כאמ"י הקרוב. הוועד קרא והעביר להנהלת כאמ"י. אורי ישיב בעניין לגל.

9. שקיפות ארגונית מול הפעילים ובכלל
מעדכן: דיון כללי
כהמשך לדיון במפגש פעילים הוועד צריך להתדיין על השקיפות שלו מול הפעילים ובכלליות.
הפעילים התלוננו בישיבה שהוועד מחליט לא לפרסם חלק מפרטי המידע הרלוונטים לדעתם, לדוגמאת כמות המגיעים לכנס, הוועד הסביר בישיבה שיש העדפה לא לפרסם בפרהסיה בגלל שזה עלול לפגוע בארגון.
בנוסף הפעילים הרגישו שחלק מהדיונים נופלים בצורה לא רציונאלית או לא זוכים לתגובה. הוועד מבין שיש עליו להסביר דברים בצורה יותר ברורה ושקופה לפעילים.
על אף זאת הוועד חושב שהארגון שקוף בקשר לדברים שהוא צריך להיות שקוף אליהם, כל עוד זה לא נוגד את אחד מעקרונות הארגון.
עלה נושא פרוטוקול הישיבה והצורך במתן רשימת הנושאים בקבוצת הפעילים טרם הישיבה כדי לאפשר לפעילים להוסיף ולשאול על הנושאים עולים לישיבה. בחודש אפריל הוועד חזר לפרסם את הנושאים בקבוצה, ישנה תקווה שזה ישנה את הרגשת הפעילים בנושא.
אורי העלה לדיון את סוגית הדיונים בקבוצת הפעילים, שלטענת הפעילים רק אורי ואיליה לוקחים חלק בדיונים. איליה ציין שכל חברי הוועד צריכים להפגין נוכחות בקבוצת הפעילים. חן ציין שמפריע לו שזה יגרום לזה שיהיו כמה קולות לארגון במקרה של חילוקי דעות, ולכן שווה אולי להוסיף בתיאור קבוצת הפעילים הסבר על זה שלחברי הוועד מותר להגיד את דעתם בתוך הקבוצה ואין זה בחובה דעת הוועד כמכלול גם כן, כאשר רק מה שנכתב על ידי דובר הארגון כדובר הארגון היא דעת הארגון.
אורי יקדם את הנושא בפעילים שדברים שיכתבו בקבוצה על ידי חברי וועד מייצגים את דעת חבר הוועד אך לא בחובה את דעת הארגון כדי ששאר חברי הוועד ישתתפו בדיונים בקבוצת הפעילים.

10. פעילים
מעדכן: אורי
התקיימה פגישת פעילים עניינית, במרכז הטניס יפו. הפגישה הייתה מוצלחת ועניינית, אחת המסקנות שעלו מהישיבה היא שהפעילים רוצים יותר ישיבות כאלו. הוועד הסכים להוסיף ישיבה עניינית נוספת שתתקיים ביולי.
אורי הציף את לוח האירועים שהוא מעוניין בו, לפיו הוא רוצה מפגש כל חודש, אך הוועד הסכים שעדיף לא להציף באירועים ולארגן פיקניק ביוני, וזוג מפגשים עניינים ביולי וספטמבר.
סיכום מפגש פעילים ייצא בתפוצת הפעילים בהקדם.
לדעת איליה זה טוב שלא התקיימה הפסקה במפגש האחרון וצריך לשמר את זה כי זה נותן רצף למרות שהמפגש "ארוך" (שלוש שעות) כי הפסקה שוברת את הרצף ובמפגש האחרון לא הורגש צורך בהפסקה ואפילו היה צורך בעוד זמן, כמובן שאם רוב המתדיינים במפגש ירצו הפסקה הבקשה תכובד.
אורי ידאג לכרטיסי הפעילים בחודש הקרוב לאחר שיבצע רענון לקבוצת הפעילים.

11. המנגזין
מעדכנת: תמר
גיא מרטון החליף את שי פרידריך בניהול הפרויקט.
סיקור הארוקון הועבר לוועד למשוב מספר ימים לפני פרסומו, שזה שיפור מאוד טוב ביחס לעבר, יש כמות זמן יותר גדולה לדגום את הסרטון ולתקן בעיות לפני הפרסום ולא צריך לשקול האם לא לפרסם יום לפני או ביום הפרסום.
מהדורת מאי צפויה לצאת בתחילת חודש מאי, כמצופה. כותב המהדורה הוא עומרי רוזנברג, גירסה למשוב תצא מספר ימים לפני הפרסום עצמו.
אורי אמר לתמר שתבצע פניה לעומרי בקשר לרענון דף הפרויקט באתר ארגון.

12. צוות משימה ה-WCS
מעדכנת: תמר
הליווי הועבר לאורי מחודש הבא.
התבצע קשר מול קריסטינה מרטיננקו בעניין סדנת חומרים מתקדמים. היא מעוניינת להעביר אותה בקיץ. בנוסף עוד לא נסגר תאריך לסדנת המשחק של אלון צנג.
נשלח מייל ליורו קוספליי לבירור פרטים על התחרות שלהם כדי לראות את דרישותיהם.
חן ביקש מאורי שידאג שהצוות יכתב את קשרי חוץ על הדיונים מול יורו קוספליי.
בנוסף ממשיך הצוות להתכתב מול סיון מגן על סדנת איפור שמטרתה להיות במאי\יוני.
הוגש תקציב חדש לפרויקט שאושר.

13. ניוזלטר חודשי
מעדכן: דיון כללי
נכון לכרגע הניוזלטר החודשי לא יוצא כלל. אורי יבדוק עם מאי אלמוג את האופציות השונות לפרסום שהוצעו בקבוצת הפעילים ולאחר מכן נעבור על אפשרויות בתשלום. הוועד אישר סכום של עד 150 ₪ לשנה לשירות שיוכל לתת מענה של תפוצה לכלל חברי הארגון בצורת מייל, כמובן שהתקציב הוא רק במקרה הצורך.
אורי ביקש להציב את ה-5.5 כתאריך יעד לתחילת עבודה על הניוזלטר.

14. פרויקט הספרייה
מעדכן: איליה
עדיין לא התקיימה פגישה בין איליה ליבגני בשל חוסר זמינות משני הצדדים.

15. פרויקט התיכונים
מעדכן: אורי
לא התבצעו פניות ולא הייתה התקדמות מאז ישיבה קודמת.

16. מנגה קפה
מעדכן: אורי
כרגע יש דיבורים על התנעה מחודשת של התא הת"אי, אך חסר מענה מצד הגרעין הת"אי. הפגישות בהוד השרון מתקיימות על בסיס קבוע. אורי מינה את יסמין כמנהלת התא, כדי להקל על התהליכים מצידו.

17. צוות תכנים כללי
מעדכן: אורי
הליווי הועבר לאיליה החל מחודש הבא.
הצוות ביצע פניה מוצלחת לפרויקט Think&Drink Differently המקיים הרצאות רבות כל חודש בשעות הלילה במספר נושאים במספר מסעדות במטרה לייצר שיתוף פעולה. הפרויקט הציע לצוות להרים הרצאות בין חודשי יוני לספטמבר, כהרצאה אחת בחודש לסך של 4 הרצאות. נכון לכרגע צוות תכנים בתהליכי גיוס למרצים שיבואו להרצות בשיתוף פעולה זה. בשל הצלחת ההתקשרות, צוות תכנים ירד מהרעיון של סדרת הרצאות ייעודית.
מעבר לזה – צוות התכנים מבקש שכל דרישה לתכנים לצורכי האירועים הקטנים יועברו להם בצורה מסודרת דרך המייל ל[email protected], גם אם ידוע מי המרצים הנחוצים לצורך הפרויקט.
מעיין פריאל גויסה לצוות. הם לא מעוניינים כרגע לגייס חבר נוסף לצוות, במקום זאת הם רוצים לתת למתנדב בולט תפקיד סגל בצוות תכנים בכאמ"י, כדי לשקול לשלבו לצוות תכנים באופן כללי.

18. אתר ארגוני
מעדכן: אורי
אורי נפגש עם עומרי רוזנברג במהלך החודש, ונכון לכרגע ערכת העיצוב בה אנו משתמשים לאתר אינה מתאימה לצרכים שלנו. אם אנו מעוניינים שהאתר יהיה קל לעריכה אנחנו חייבים להחליף ערכת עיצוב.
להערכתו של עומרי ההחלפה המדוברת היא עבודה של כשבועיים, וצריך בשבילה איש שמבין בעיצוב בשביל חוות דעת ועזרה. איליה הציע לפנות לרז פרלמן בייעוץ ולהציף בפעילים שצריך מעצב ייעודי לאתר. אורי ידאג לקדם את העניין הזה.
אורי ביקש תקציב למטרת השדרוגים הנחוצים של האתר. איליה ביקש מאורי לפנות למפתח האתר המקורי ששולם לו על האתר, במטרה שהוא זה שיבצע את התיקונים הנחוצים, ובמקרה וזה לא יעבוד, יהיה אפשר לדבר על הוצאה כלכלית למטרה זאת.
בינתיים הועלה דף נחיתה זמני לכאמ"י.
צריך לפנות למעצב ליצירת לוגו אמא"י באנגלית.
עומרי רוצה להרים חנות דרך האתר במקום האתר הייעודי. אורי יקשר את עומרי לדמיאן כדי לראות אם אפשרי שהאגודה תעשה זאת, מה שיאפשר גם לאמא"י להרים משהו דומה דרכם.
עומרי רוצה לעשות מערכת של גלריית תמונות שתתמשק לאינסטגרם, אך דבר זה דורש אחראי אינסטגרם. נכון לכרגע אין בן אדם שאפשר להקדיש למטרה זאת ואולי צריך לגייס איש סגל ארגוני כזה.

19. מסד נתונים ארגוני
מעדכן: איליה
התחילה מחדש העבודה בנושא, איליה לא מצא נכון לכרגע מקומות לאחסן בהם את מסד הנתונים עצמו. האפליקציה זה חלק פחות בעייתי אך קודם דרוש לתכנן את המסד וכרגע קיים תכנון מאוד בסיסי. צריך לראות איך פותרים את סוגית תעודות הזהות כיוון שסוגיה זאת חייבת לעבור באסיפה הכללית. שטחי האחסון הרלוונטים נכון לכרגע הם יחסית יקרים. איליה ממשיך לבצע בירורים בעניין.

20. הפקות מקור
מעדכן: מתן
– Y Musical: נבחרו להיות ההפקה שמיועדת לעלות בהארוקון 2016. התקיימה פגישה מול צוות המחזמר. ההפקה קיימה אודישנים במשך שלושת הימים של עולמות וכרגע בתהליכי בחירת שחקנים. הם ביקשו לברר את הציוד הטכני שיהיה זמין להם בכנס, הובהר להם שלא כל מה שהם רוצים הם יקבלו ויהיה אפשר לסגור את הנושא רק כאשר יקבע סופית המקום להארוקון 2016.
– D2 Musical: מיועדת להיות ההפקה שתעלה במהלך כאמ"י 2016. תקבע בהמשך פגישה לתיאום ציפיות בין צוות ההפקה למלווה הפקות מקור.

21. יום יפן באוניברסיטה העברית
מעדכן: חן
ביום שלישי שבוע הבא, ה-28.4 מיועדת להתקיים פגישה של חן ואורי עם נציגי חוג מזרח אסיה ותא ניפון כדי לקבוע את האופי בו יתבצע שיתוף הפעולה. ניסים רוצה שאמא"י יקחו חלק בתחרות קוספליי שתתקיים באירוע.
חן ביצע פניה לענבל מילר בקשר לתחרות קוספליי המדוברת, והיא הסכימה לקחת אחראיות עליה. חן יפנה לצוות תכנים כללי לאחר הפגישה ביום שלישי הבא.

22. טאנאבאטה
מעדכן: מתן
הייתה אמורה להתקיים פגישה לאירוע הטאנאבאטה שיתקיים במוזיאון יפו ב-7.7. כרגע הפגישה בתהליך קביעה מחודשת. אורי הציע למתן להיות אסרטיבי בעמדת הארגון ברצונותיו לתרום לאירוע כדי שהתהליך לא יפול בבירוקרטיה מיותרת.

23. שת"פ עם מוזיאוני חיפה
מעדכן: חן, אורי
חן פנה לגל קפון בהצעה לנהל את האירוע שיתקיים ב-9.7 במוזיאון טיקוטין סביב תערוכת ההאראג'וקו והטאנאבאטה, המופנה לקהילה שלנו. היא הראתה נכונות אבל רוצה לשמוע פרטים יותר קונקרטיים. עד שבוע הבא חן יישב עם אורי סביב הפרטים המדויקים כדי שיוכל לקדם את העניין.
מעבר לזה – אורי דואג לאירוע פתיחה שיתקיים ב-4.7, שבו תתקיים תצוגה מטעם אמא"י. עוצרת טיקוטין שלחה במייל פרטים על התערוכה כדי לאפשר לאורי לגייס לפיה. הצלם ההולנדי של התערוכה יגיע במיוחד לאירוע הפתיחה מיפן.

24. אייקון 2015
מעדכן: דיון כללי
איליה ידבר עם צוות התכנים הארגוני כדי להקדיש חבר סגל ייעודי לתחום האנימה לאייקון.
מתן רוצה לבקש מתומר שליו (מנהל אייקון) לסגור חדר למטרות אודישנים של המחזמר שיעלה בכאמ"י 2016 ודוכן תרומה למחזמר של הארוקון 2016.

25. קשרי חוץ
מעדכן: חן
לחן יש רשימת מטלות לקדם בחודש הקרוב.
– Comix wave: התקיימה פניה של יודאי מקומיקס ווייב לאורלנדו, חברת קולנועים בישראל, דרך אור פרלמן, ובקרוב ישלח הפרוספקט הרשמי של החברה.
– Toei: אורי יבצע פניה לטואיי במטרה לדון איתם על זכויות יוצרים לסרט כזה או אחר, לדוגמאת הסרט האחרון של סיינט סאיה.
– עיריית ירושלים: חן יבצע פניה דרך ניסים אוטמגזין, יו"ר איל"י, לעיריית ירושלים במטרה לקדם תמיכה להארוקון 2016.
– אורחי כבוד: חן יבצע פניה למספר גופים בדבר אורחים להארוקון 2016 ואולי אפילו לכאמ"י 2015.
– ג'טרו ישראל: חן ינסה לבצע פניה מחודשת לג'טרו כיוון שלא החזירו לנו תשובה סביב פנייתם לקראת הארוקון 2015.

26. אייטם בחינוכית 23
מעדכן: אורי
אורי, איליה וסתיו גיני נפגשו עם מפיק של תוכנית חדשה לחינוכית 23, שמטרתה להראות איך נושאים מתקשרים אחד לשני. הם רוצים לעשות אייטם על אנימה והוחלט לאחר הסבר הנושא להתמקד בקוספליי כיוון שזה מאוד ויזואלי ויפה. לצורך זה המנחים יכנסו לקוספליי ויאורגן מפגש פוטושוטס מבוים בגן היפני בחולון. האייטם יתקיים ב-5.5 בשעה 7:30.