ישיבת ועד אמאי 2018 דצמבר (01.01.2019)

נוכחים: יוני לינדר, תומר דוד, אלה ברוך, תומר שלו, בן דינוביץ', לירון אפריאט

1.סיכום חנוכה

מעדכנת: יוני

האירוע עבר בהצלחה יחסית, הדוכנים היו מאוד מרוצים והמבקרים נהנו, גם אקיהברה הקטנה היו מרוצים ורוצים לקיים עוד שיתופי פעולה בעתיד.

מעט מאוד אנשים הגיעו להרצאות באירוע, ביום הראשון היה ריק פרט לסדנת הבנטו. ההנחה שלנו באירוע הייתה שמדובר על בעיית שיווק בעיקר ובאמת ביום השני ניסינו לפנות לאנשים בגשר דרך מתנדבים והיו כמה כרטיסים יומיים שנקנו, כמו גם סדנת היפנית ביום השני שהיו בה לא מעט אנשים. באופן מובן חלק ממעבירי התוכן יצאו בהרגשה לא טובה מהאירוע. המלצת הנהלת האירוע – אם עושים תכנים הרצאות בירידים כאלו בעתיד, צריך לשווק אותם הרבה יותר חזק, וכנראה לא לקחת עליהם תשלום בכלל.

 הועד התדיין בנושא וממליץ בעתיד לא לקיים תכנים שאינם סדנאות באירועי יריד במתכונת זו.

 האירוע יצא ברווח.

מסקנה לעתיד – חודש מראש הכל צריך להיות מוכן ומוגש לדיזנגוף סנטר, אם לא עומדים בדדליין זה (אשר לא ידענו טרם האירוע עקב לקויות בתקשורת שלנו מול אקיבה הקטנה והסנטר) הסנטר יכול להתחיל לעשות בעיות כמו למנוע מאיתנו להשתמש באיזורים מסוימים מהמתחם.

רוב הבעיות עם האירוע קרו טרם האירוע ודורשות את אורי לסיכום מסודר, תתקיים ישיבת המשך להפקת מסקנות.

2.סיכום מסיבה ראשוני

מעדכנת: אלה

הגיעו קצת פחות אנשים משציפינו, סה"כ האירוע הפסיד מעט.

העבודה לקראת המסיבה הייתה טובה, בן משבח בפרט את התנהלות המסיבה כצופה מצד צוות מש"י.

ענייני התשלום לאקו"ם סודרו ברגע האחרון, בעתיד יש לסדר אותם בתחילת תהליך העבודה.

העבודה מול רנט סנטר הייתה לא טובה, עקב חוסר מענה שלהם בסוף נשכרו מחשבים ממקום אחר ולכן עלה המחיר. אלה והועד ככלל ממליצים לא להשתמש ברנט סנטר בעתיד אם אפשר.

 תומר שלו מעלה סיכום של האירוע מצד צוות טכני ארגוני. הכניסו אותם לעניין הרבה יותר מדי מאוחר, קבצי הפלייליסט היו באיכות מאוד נמוכה ובווליומים שונים ורבים מדי. לא היה מספיק זמן הכנה במקום כלל או זמן לסדר את הפלייליסט.

צוות טכני שנתי הכין נוהל לארגון מסיבות, הוא נמצא בדרייב של קונטאקט ומשותף איתנו.

 הועלתה הצעה לקנות שני מחשבים, אחד חזק יחסית שיתאים למסיבות ואחד למטרות קטנות לשימוש תוכנות בסיס כגון אופיס וגלישה באינטרנט. תומר שלו יעביר זאת לצוות טכני שנתי שיחזרו עם הצעת מחיר.

 הועד ממליץ לעתיד לתלות שלטים במקום על כך שאפשר לפנות לצוות מניעת הטרדות מיניות, באופן דומה לאיך שעושים בכנסים.

3. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: בן

בן מעדכן את הועד לגבי נוהל הפרסום הנוכחי דרך מש"י –  אם רוצים לפרסם משהו במקום חוץ מפייסבוק או הניוזלטר, צריך לשלוח אותם למייל PR ולכתב את בן. לאחר שיגויס רכז לצוות משי, לא יהיה צריך לפנות ישירות לבן יותר

תומר מבקש שיהיה מסמך מסודר עם נוסח פניה לצוות מש"י במקום זמין לועד.

 הועד מדגיש לבן ולצוות שחייבים להתחיל לעדכן את האתר, וכל אירוע צריך להיות מפורסם באתר.

4. צוות טכני שנתי

מעדכן: תומר שלו

לאחר אישור הקמתו וסגירת ההסתייגויות מהישיבה הקודמת באופן מיילי, הצוות עושה עבודה מאומצת כיום על הכנה לעבודה, כתיבת נהלים, אפיון משאבי הארגון ועוד. בימים אלה הם עובדים על תוכנה לניהול שמירת חפצים.

 הצוות העלה שאלה לועד לגבי מדוע לא פנו אליהם לגבי גיוס מתכנתים לאתר הארגוני – בן ידבר מול תומר שלו מחוץ לישיבה.

 הצוות רכש את האתר הנחוץ לנאמ"י שהתאים לצרכינו לאחר סקר שוק, ונמצא במרץ בהליך העבודה עליו לקראת פתיחתו בקרוב. מערכת ההצבעות לנאמ"י תהיה זמינה לארגון לעתיד כמובן.

 הצוות מבקש לארגן רשימה שמפרטת את התוכנות החיצוניות של הארגון.

 הצוות רוצה לפתח תוכנת שימור ידע ייעודית שתתאים לנו יותר מהוויקי, הם יהיו בקשר על כך מול אלה בהמשך.

5. סגל ארגוני

מעדכנת: יוני

צריך לפתוח מייל בנושא רענון הסגל הארגוני באחריות יוני עד יום שישי .

6. תכנית עבודה שנתית

מעדכנת: יוני

התכנית נשלחה לועד במייל, יוני מזכירה לעבור עליה ולעדכן אותה לקראת דיון ואישור בישיבת ינואר.

7. ועדה למינוי שופטים

מעדכנת: לירון

מתווה הגדרת תפקיד הועדה נשלח לACC לדיון החודש, וכעת יישלח לועד לצורך דיון והחלטה על הקמת הצוות. לירון גם התייעצה עם אלה על כמה חברי ועדה אפשריים, שאינם קוספליירים כיום כדי לוודא חוסר ניגוד אינטרסים כמה שיותר. לירון תעבור מול אלה על שמות אלו.

8. פניות לועד

מעדכנת: לירון

התקבלה פניה משירה אביגד לגבי קבוצת אמנים בקהילה שרוצים ליצור חשבונות מאסקוטים במדיה החברתית שיפרסמו איורים של דמויות אמא"י ב"חיי היומיום" שלהן, וכמובן יפרסמו אירועים ופרויקטים של אמא"י בשוטף. שירה אביגד התנדבה לנהל את הצוות שיוקם למשימה, ויש כמה אמניות אחרות שרוצות להשתתף, שירה גם כבר התייעצה עם כמה מהאנשים שאחראים על המדיה החברתית שלנו למשל שרון טורנר.

לירון תשלח פניה לאורי כאשר יחזור על מנת לוודא שנושא זכויות היוצרים ייסגר כדי שנוכל לאשר את הצוות.

בן מבקש שיהיה מסמך אפיון מסודר ולא רק רעיון שיהיה אפשר להעלות לדיון מסודר במשי, כי הרי צוות כזה חייב להיות תת צוות של משי. שירה אביגד תשלח מסמך אפיון לועד והוא יעבור לצוות משי לדיון המשך.

9. קש"פ – קשרי פנים

מעדכן: תומר שלו

התקיימה ישיבת פתיחת עבודה של תומר מול רז אתגר א' קש"פ, בה הוגדרו שישה יעדים לקש"פ:

1.גיוס כספים במזומן מספונסרים.

2.גיוס הפרסים לתחרויות לכל השנה, למעט אולי תחרות הקוספליי.

3.פתיחת אפיקים חדשים לקידום פעילויות אמאי – דרך אגודות סטודנטים, חנויות ועוד.

4.השגת מרצ'נדייס אקסקלוסיבי למכירה בכנסים.

5.השגת תוכן למתחמי משחקים בכנסים.

6.בניית סל הטבות לחברי ופעילי אמאי בחנויות ומסעדות רלוונטיות בכל הארץ, כמו גם בכנסי האגודה ועוד.

תומר מציג תכנית למרצ'נדייס לכנס הקרוב כמו גם צורך בהדפסת כרטיס ביקור עבור רז לעבודת קש"פ. הצבעה על תקציב לכרטיסי ביקור ומרצ'נדייס – עבר פה אחד. תומר ידאג להכניס הוצאה זו לתכנית העבודה השנתית.

10. צוות תלתן

מעדכן: תומר דוד

בהמשך לדיון שהתקיים במייל: בכנס ישנו א' צוות שהוא גם שופט בתחרות תלתן, וצוות התחרות העלה שאלה האם א' של צוות שמקביל אליו אך לא כפוף אליו יוכל להשתתף בתחרות כמתחרה – אין כאן בעיה של מרות בעיקרון.

הועד התדיין בנושא בראייה שאכן פספסנו מקרה כזה כאשר בנינו את נספחי המרות להשתתפות בתחרויות ארגוניות – ההנחה הייתה תמיד כי שופט בתחרות ימצא בתחתית שרשרת מרות ולא בראש של שרשרת מרות.

הוחלט שנעדכן את התקנון כדי לתקן בעיה זו, עד מוצ"ש באחריות תומר דוד להעלות לדיון במייל דרכי פתרון.

הועד מעלה את ההצבעה לאפשר השתתפות הא' המדוברת בתנאים אלו – 0 בעד 6 נגד 0 נמנע – ההצבעה לא עברה.

11. הארוקון

מעדכן: תומר שלו

הסגל גויס במלואו, נסגר החוזה מול בנייני האומה (פרט לשני חדרים שיתווספו בנספח). נסגר חוזה מול סימול לאחר סקר שוק מצד צוות טכני. אלה דורשת שיתווסף לחוזה שאסור להם לעשן במתחם הכנס עקב תקריות עבר.

התכניה נסגרה ומדובר בתכניה הכי מלאה עד כה מבחינת מספר התכנים. אופי השואוקייס שונה קצת, יהיה יותר פומבי מהאודיטוריום הסגור שהיה בו עד כה.

מכירת הכרטיסים תתחיל מאוד בקרוב.

צוות קוספליי, בהמלצת ACC, זקוק לחדר נוסף לתפאורה אך למעשה אין עוד חדר זמין. הועד מציע לגדר חלק מחדר תיקון קוספליי או מהאיזור בקצה מסדרון הסגל. תומר יזמין את אלה לביקור בבנייני האומה לעזור במציאת פתרון.

הכנס מבקשים הבהרות על חלוקת העבודה לגבי WCS בין צוות קוספליי הכנסי ובין צוות ACC. אלה אומרת שהנושא מתואם לגמרי בין ACC ובין צוות קוספליי הכנסי. בעיקרון צוות קוספליי מריץ בפועל את האירועים וצוות ACC הוא איש הקשר של צוות קוספליי ל– WCS העולמי.

המפיק בבנייני האומה מאוד איטי בלהגיב לנו (מדובר בבעיה תמידית בעבודה עם בנייני האומה) וזה מעכב את לו"ז הלוגיסטיקה.

12. ביטוח ארגוני

מעדכנת: יוני

הביטוח שלנו עומד לפוג במרץ ולכן יש לחדשו. בנוסף עלה הנושא של ביטוח דירקטוריון המבטח את חברי הועד נגד תביעות עקב עבודת הארגון – יש לעשות סקר שוק בנושא.

תומר שלו יטפל בחידוש הביטוח הארגוני, ויברר גם לגבי ביטוח דירקטוריון.

13. תקנון תחרות הקוספליי

מעדכנת: אלה

עד היום, לאחר החלטת ועד בעבר, הייתה הגבלה על רישום לתחרות הקוספליי ולתחרות הסקיטים: 70% ממכסות ההרשמה שוריינו לכותר יפני והשאר לפי איכות.

בעקבות שינויי התקנון שעברו בישיבה האחרונה אין יותר הגבלה למכסות בתהליך ההרשמה. לכן כדי לשמר את העדיפות לכותר יפני, אלה מציגה שהמקום הכי נכון למקם את הסינון הוא במכסות השיפוט ביום הכנס.

בכל קטגוריה יוקצו 70% מהמכסות לכותרים יפנים, והשאר ללא הגבלה על מקור הכותר. הצבעה על שינוי זה – בעד 5 (יוני, לירון, אלה, בן, תומר דוד) נגד 0 נמנע 1 (תומר דוד). ההחלטה עברה

הישיבה נסגרה.

נושאים שעודכנו במייל:

1. גזבר

מעדכן: תומר דוד

טרם התקבל סיכום כספי של שנת 2017 מרואה החשבון הארגוני, כרגע אין צפי לתאריך קבלה.

החלה עבודת ריכוז המידע לטובת סיכום כספי 2018.

2. מחסן

מעדכן: תומר דוד

נעשתה חפיפה מול סבי, כשאורי יחזור לארץ תומר יתניע את ההתעסקות בייפוי הכוח כדי שאיגור יוכל לטפל בענייני המחסן וכדי שתמר ירון חברת הועד בדימוס תפסיק לקבל שיחות מהמחסן.

3. צוות כוח אדם

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

4. קש"ח – קשרי חוץ

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

5. צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

6. צוות הפקות מקור

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

7. מועדוני צפיה באנימה

מעדכנת: יוני

המועדון באשדוד נסגר עקב חוסר היענות. בנוסף לכך, השירות של קראנצ'ירול שהמועדון השתמש בו נעלם לפני כשבועיים מהאתר – יש לברר מה הולך איתו מכיוון שבלעדיו כנראה לא נוכל לקיים את המועדונים.

טרם התקיימה שיחת חפיפה מול לירון להעברת הפרויקט.

8. צוות ACC

מעדכנת: אלה
הצוות עובד בימים אלה על נהלי עבודה לצוותי הקוספליי וכן על מסמך קריטריונים לשיפוט לשימוש שופטי תחרויות הקוספליי.
כל תקנוני התחרויות (קוספליי, סקיטים ו-WCS) עודכנו במתווה ההרשמה החדש וכן אורגנו מחדש לפי רצף האירועים.
מתנהל ליווי ועבודה שוטפת מול צוות הקוספליי ועדכונם בזמן אמת.

9. שימור ידע ארגוני

מעדכנת: אלה
טרם התקיימה חפיפה בין תומר דוד ואלה.

10. פעילים

מעדכנת: אלה
טרם התקיימה חפיפה בין תומר דוד ואלה

11. פרויקט הספריה

מעדכנת: לירון

אין עדכון החודש.