אמא"י

פרוטוקול ישיבת וועד אמא"י - דצמבר 2012 (19.12.12)

נוכחים: יבגני קנטור, אור פרלמן, אורי מרקוביץ', גל פרי, מעיין אלבז, ליאת שחר (יו"ר האגודה למד"ב ופנטזיה)

1. אירוע חנוכה במוזיאון חיפה – סיכום אירוע –
יבגני עדכן כי לאירוע הגיעו כ-350 איש, מעל ומעבר להערכות של הארגון ושל המוזיאון.
בשורה התחתונה המוזיאון יצא מרוצה משיתוף הפעולה עם הארגון.
ניכרה התרשמות חיובית מצד קהל המבקרים בנוגע לתצוגת הקוספליי וההרצאה של שירה גרוס בנושא אופנה יפנית. מיכל (נציגת המוזיאון) ציינה כי קיימת סבירות לשיתוף פעולה נוסף בשנה הבאה.
יבגני הציע למוזיאון באופן עקרוני קיום ערבי הרצאות מטעמנו, המוזיאון הביע עניין וייצור קשר עם יבגני בעתיד.
אור תיאם את נושא ההסעות לאירוע מול איליה לזבניק, ששימש כאחראי לנושא, והביע שביעות רצון מהתנהלותו כאחראי.
גל ציינה כי התקבלו תגובות חיוביות על ארגון ההסעה וכי הובע עניין מצד הקהילה בארגון הסעות לאירועים נוספים בעתיד.

אור המליץ להתחיל עם הסעות לאירועים בסדר גודל קטן יחסית בדומה לאירוע בחיפה,
זאת על מנת לדגום את התנהלות ההסעה בסדרי גודל אחרים וללמוד כיצד להימנע מבעיות לפני יישום בסדרי גודל של כנסים.
באירוע, הרים הארגון מעכשיו לעכשיו דוכני מידע על מנגה ואופנת לוליטה שנראו, בהשוואה להתפזרות הקהל במקום, מעט דלילים.
המסקנה של יבגני מהאירוע היא ששווה להשקיע בדוכן מידע מסודר – הפליירים בנושא מהות האירגון בצירוף פליירים על פרויקט "ספרייה", על מנת למלא דוכן באופן מרשים היות והייתה התעניינות מצד הקהל.

2. סיכום כספי 2012 - הצגה והתדיינות –
הוצג הסיכום הכספי לשנה"ע 2012 ע"י יבגני. מבחינת ענייני מנהלה – חודש מלאי הסיכות.
אורי יבדוק אם המלאי נגמר ויש לחדשו לפני כנס הארוקון 2013. יש לקבוע תקציב מרצ'נדייז ל-2013 בשל ההצלחה משנה קודמת.
בשנה החולפת התבצעה גם הוצאה על לקיחת חלק במחסן הבינארגוני בנוסף לעמלות עמותות. השאיפה היא להשקיע גם בפן הארגון עצמו ולא רק באירועים, לדוגמא בניית אתר חדש לאמא"י.
ליאת הציעה שיתוף פעולה עם האגודה בהשגת הצעת מחיר משותפת הן לאתר האירגון והן לאתר האגודה.

3. חידוש חוזי הנחות - הצגת נושא והתנעת עבודה –
הנושא עלה לדיון בעקבות פנייה שמעיין קיבלה מנציג "אוטקו שופ", בנוגע לחידוש חוזה ההנחות עם החנות.
יבגני ציין כי באופן כללי יש לחדש את החוזים עם החנויות הנוגעות לתחום - קומיקאזה וקומיקס וירקות - ולחזור לשיתוף פעולה (לדוגמא שת"פ בנושא הנחות למנגות עליהן דנים במפגשי מועדון הקריאה).
אור מוכן ליצור קשר עם קומיקאזה וקומיקס וירקות ולקבוע איתם פגישה פיזית בנושא עד הישיבה הבאה.

4. גזברות – סיום תפקיד –
קורל בוך עדכנה את הוועד בשבוע שעבר על החלטתה לסיים את תפקידה כגזברית הארגון.
הוועד רוצה להודות לקורל על תרומתה המשמעותית והקיומית ב-4 השנים האחרונות, ולאחל לה בהצלחה בהמשך דרכה. קורל פעלה בצורה מאוד מסודרת ולליאת חשוב שמחליפה יפעל בצורה זהה.
קיים צורך בשני תפקידים – גזבר מטעם הוועד ואחראי כספים לכל כנס (עליו מפקח גזבר מטעם הוועד). יש לגייס הן גזבר חדש והן א. כספים חדש.
קורל סגרה את שנת 2012 כך שהנושא הבא לטיפול הוא כנס הארוקון.
ליאת מאמינה שעל הגזבר להיות חבר וועד. עם זאת, יש לקדם אנשים פוטנציאליים בתחום כספים על מנת ליצור אופציות עתידיות. יש לסגור את הנושא עוד השבוע.
אור וגל עלו כאופציות לתפקיד הגזבר מטעם האירגון וייצרו קשר בנושא עם הדס נבנצל, מלוות האירגון מטעם האגודה.

5. תערוכת ציורים בסנטר (ת"א) - עדכון סטטוס –
מעיין ואור עדכנו כי נקבע החודש בו תיערך התערוכה - חודש מרץ - ובהתאם אליו הנושא, יום האישה.
מעיין תיצור קשר עם הנהלת הסנטר על מנת להשאיר את חודש מרץ כרלוונטי ולהבהיר כי האירגון נמצא כרגע בתהליכי גיוס של ציורים לתערוכה.
יבגני ציין כי על אור ומעיין לפנות ל"פיילוט דיזיין" על מנת לבדוק עלויות לכמות הציורים הדרושה.
היות ואור נכנס לתקופת עומס מבחינת תפקידו כמנהל התכנים בכנס הארוקון הקרוב, מעיין תיקח על עצמה את ארגון התערוכה.

6. ארטבוק קהילתי – יוזמה של להב חדד - עדכון התקדמות ודיון –
מעיין וגל ביצעו סינון בכמויות הציורים היות וקיימים מספר ציורים גבוליים מבחינת התכנים וסוגי החומרים בהם נעשה שימוש.
מעיין וגל יעבירו את הציורים אל ליאת, לבקשתה, לבדיקה והיא הציעה לסייע בנושא בחירת הפורמט לארטבוק.
מבחינת מחיר – הכוונה היא לדבוק בסכום סמלי בהתאם לעלויות. יש להחתים את היוצרים על שחרור זכויות.

7. הפקות מקור - עדכון סטטוס פניות מטופלות –
שוריינו הפקות להארוקון וכאמ"י 2014.
גל הציפה כי ההפקה של הארוקון 2014 מעוניינת לארגן אודישנים במסגרת הארוקון הקרוב – אור אישר את קיום האודישנים וציין כי על ההפקה לארגן שילוט מסודר ובולט לחדר האודישנים.
אור הציע לקבוע מדיניות של קבלת הפקות מקור שאינן מבוססות סדרה בלבד.
התקבלה הכרעה בעד הרעיון בפה אחד. יבגני יפרסם תצהיר בנושא עד הישיבה הבאה.

8. תוכנית עבודה 2012-2013 + תקציב - הצגה, התדיינות ואישור -
לאחר התדיינות ארוכה, אושרה תוכנית עבודה לקדנציה זו – באחריות יבגני להפיץ את התוכנית העדכנית לאחר הישיבה.
פרפרזה של התוכנית תופץ בקרב פעילי הארגון, לידיעתם ולהתייחסותם.

9. אמא"י ברשת: אתר ושרתים - עדכון סטטוס –
א. עדכונים בערוץ היוטיוב האירגוני: עינת קשת, אחראית יוטיוב מטעם האירגון, פירסמה הודעה בנוגע לאיסוף סרטונים מאירועי עבר. בנוסף, עלה סרטון הפאנל "ממה עשוי כנס?" לערוץ היוטיוב של האירגון.
ב. אפיון אתר אמא"י: יבגני סיכם שייקח על עצמו את אפיון האתר הארגוני היות ואור לוקח על עצמו את אפיון אתר הארוקון. עד הישיבה הבאה יבוצע משוב לאפיון אתר הארגון במייל.
ג. הרשמה לשירותי Google Apps: הארגון נרשם לשירות הGoogle Apps בתשלום במטרה להקל על השימוש במיילים הארגוניים למול גופים בינלאומיים.

10. פניות שהתקבלו ודברים שוטפים מהישיבה הקודמת - הצגה ודיון –
א. פניה מרומ"ח: אורי קיבל פנייה מליעד הורוביץ, אחד ממנהלי החנות והמועדון החדש רומ"ח בכפר-סבא העוסק במשחקי תפקידים, מד"ב ופנטזיה.
ליעד מעוניין להכניס למועדון ולחנות תוכן הקשור לתחום האנימה ומבקש את עזרת האירגון בנושא.
אורי יבצע עימו פגישה. הוועד מאמין כי נכון לקיים אירוע מסוג הרצאות ערב\מועדון קריאה. אורי יצלם את המקום ויבדוק איזה סוג אירועים ניתן לבצע במקום וישלח עדכון במייל עד שבוע הבא.
ב. פנייה מתיכון עירוני ט' בראשון לציון: התקבלה פניה ממורה בתיכון עירוני ט' בראשל"צ, בבקשה לאירגון אירוע חשיפה לתחום האנימה והמנגה בתוך התיכון.
היות וקיים תוכן (הרצאות מוכנות), אור ייפגש עם המורה הפונה בשביל ארגון הפעילות. התכנים יסופקו ע"י הוועד.

11. הארוקון 2013 - עדכון סטטוס –
אורי עדכן כי ב-20.12.12 תתקיים ישיבה ראשונה עם אחראיי התחומים בה יתבצע תיאום ציפיות.
כבר התקיימה ישיבת הנהלה (מנהל הכנס חן לוגסי, ע. מנהל הכנס סרגיי יצחקוב ומלווה הכנס מטעם הוועד אורי מרקוביץ') לפני כשבועיים בה נקבע לו"ז והחלה עבודה על התקציב והציפיות מהאל"פים.
בנוסף, תתחיל פעולת פרסום הכנס עד המוצ"ש – מיקום, תאריך וכד'
אור הציף את הבקשה להעלות את התקציב להקרנה בכנס.
אורי החל וימשיך לשלוח מיילים לעדכון הוועד על בסיס שבועי בנוגע להתקדמות בנושא הכנס.

12. מועדון קריאה - עדכון מצב –
במועדונים בתל אביב ובירושלים קיים גרעין קבוע שמתרחב באופן מתון. נכון לכרגע מיתר פשקר, מנהלת סניף תל אביב, ונחמה סיונוב, מנהלת סניף ירושלים, עושות עבודה טובה.
אורי ציין כי בחודש הבא ינתנו לו"זים יותר נוקשים למנהלות המועדונים מבחינת הפן הפרסומי. אורי הציף מול אור בקשה לארגון מועדון קריאה במשחקייה בסוף כנס הארוקון.

13. פרויקט "הספרייה" –
הנושא בטיפול יבגני. היות והיה עסוק בניהול אירוע חיפה, אין חדש בנושא. כעת לאחר אירוע חנוכה, יחזור לטיפול בהוצאת הפרויקט מההקפאה העמוקה בה נמצא. שלב ראשון - יבנה רשימת חוסרים בחודש הקרוב ויחדש קשר עם הצוות.

14. האנאמי - התחלת התנעת עבודה –
אור לקח על עצמו את האחריות של לשלוח מייל להנהלת הגנים הבוטנים על מנת לבדוק את הפעילויות המתוכננות בגן בשנה זו.

_________________
ICQ: 449385251