אמא"י

ישיבת וועד דצמבר – 29.12.2011

נוכחים: יבגני קנטור, אור פרלמן, ענן גיבסון, עומר בן יוסף, אורי מרקוביץ', ליאת שחר (מטעם האגודה), הדס נבנצל (מטעם האגודה).

עומס משימות בועד
בשל עומס משימות שנוצר אצל כל חברי הוועד ומתרכז בעיקר אצל יבגני, אור וענן, הוחלט שהוועד לא ייקח על עצמו משימות נוספות עד לאחר הארוקון.
עבודה על אתר אמא"י חדש ואתר לפרויקט "הספרייה", והכנות לקראת אירועים נוספים, ידחו עד לאחר הכנס.
במטרה לחלק את הנטל, אורי יקח על עצמו אחריות לערוץ היוטיוב במקומה של ענן, בעוד שעומר יקח על עצמו אחריות על נושא תקנון וועדת הביקורת במקומו של אור.

הסדרת דוכני התרמה קהילתיים
בשל מגוון סיבות קיים חשש כי במקרה והתארגנות מתרימה כספים ואינה מצליחה להעלות את הפרויקט אותו היא רוצה להרים, כל הכספים הנתרמים עלולים להישאר ברשות ידיים פרטיות.
בשל זאת הוועד החליט בפה אחד, בהצעתו של יבגני, כי כל התארגנות שתבקש לקיים דוכן התרמה (הניתן בחינם) במסגרת אירועי הארגון, תידרש מעתה להתחייב, התחייבות אישית,
כי תדאג לתרום את הכסף שנאסף מהקהילה חזרה לקהילה בצורה כזאת או אחרת במידה והפרויקט שלה לא יוצא לפועל.
אין זה אומר כי הכסף יכנס לקופת אמא"י או יועבר לניהול הארגון בשום אופן, אך במידת הצורך וועד הארגון יסייע וייעץ להתארגנות בכל הנוגע לדרכים לתרום את כספם לקהילה.

אירוע פריחת הדובדבן
ענן קיבלה אחראיות על הקשר עם הגן הבוטני בירושלים לקראת ה"האנאמי", היא תדאג לקשר רציף עם המקום. הפנייה הראשונה בוצעה.
בדומה לשנה שעברה, הדברים המרכזיים אותם יספק הארגון הם פרסום על מנת לעודד קוספליירים ושאר אנשים להגיע, ותכנים בהתאם לדרישות הגנים הבוטנים.

מסמך ריכוזי להחלטות וועד
לאור עבודה על משימות בעדיפות גבוהה יותר, המסמך יופץ לוועד במהלך החודש הקרוב. באחריות אורי.

עבודת מטה דוכנים
יבגני עתיד לסיים את כתיבת התקנון בימים הקרובים. לכשיסיים, יעביר את תקנון הדוכנים בפני הוועד לאישור וייעוץ.

אתר אמא"י
בשל העומס התיקונים הנחוצים לאתר אמא"י עדיין לא בוצעו. אור יעביר ללהב חדד את רשימת התיקונים ואת האחריות לטיפול בהם. השאיפה היא לסיים עם הנושא עד סוף החודש.

מועדון קריאה
החודש יחל מפגש של מועדון הקריאה גם בטכניון, בניהולו של דור ניסנהאוז.
בחודש האחרון בוצע סדר במועדון קריאה ונראה שתוצאותיו בשטח חיוביות.

פרויקט ספרייה
ב-8 בחודש התקיימה פגישה עם הנהלת ספריית "בית העם" בירושלים. מנהלת הספרייה התלהבה מהרעיון ונתנה לנושא אור ירוק.
לבקשת מנהלת הספרייה תקבע פגישה בינה לבין אחראית הפרויקט המקומית וכבר בימים הקרובים יעוצב פוסטר לספרייה הירושלמית לאישורה.
משלוח המנגה הראשון אמור לעבור למיה כבר בשבועיים הקרובים.

ישנה ירידה בכמות התרומות, בממוצע, בתקופה האחרונה, בשל זאת צריך לבצע עבודה מוגברת בנושא פרסום הצורך בתרומות.
בנוסף קצב השימוש בתקציב הספרייה גבוה מהמצופה, ולכן יש סיכוי כי בזמן הקרוב יהיה צורך להרחיבו.

הפרויקט ממשיך לגדול. ישנם דיבורים על אירוע תוכן נוסף בבית אריאלה בתל אביב.

פייסבוק
עד לאחרונה לארגון היה קיים משתמש בפייסבוק, כאשר הכיוון עליו הוסכם היה ליצור עמוד שיפעל במקביל , על מנת לאפשר מעבר הדרגתי מהראשון לשני.
עם זאת, בסופ"ש האחרון התקבלה פניה מפייסבוק כי יש להפוך את המשתמש לעמוד, וכך נעשה.
בנוסף לזה נפתח עמוד בפייסבוק לקשרי הקהילה של אמא"י, על מנת לנתב אליו את כלל השאלות ולהשאיר את העמוד הראשי כעמוד לעדכוני הארגון.

סיכום אירוע חנוכה
האירוע הוכתר הצלחה מבחינת הקהל ומבחינת הצוות. ככל הנראה האירוע לא הפסיד. אור הפיץ מסמך סיכום והפקות לקחים שניסח, שיהיה הבסיס להפקת הלקחים הכוללת מהאירוע.
נראה כי שורש הבעיות שצפו קודם ובמהלך האירוע עצמו היא העובדה כי הוחלט להגדיל את האירוע מבלי להתייחס אליו כאירוע גדול יותר ולתת את אותה כמות יחס כמו לאירוע חנוכה אשתקד. בין השאר המנהלים היו טריים לניהול ולא התבצע גיוס וניהול סגל. הצלחת האירוע נבעה מהיות סגל אמא"י סגל מנוסה.
לאירוע בסדר גודל כזה יש להתייחס מעתה והלאה כמיני כנס ובכך להגדיל את כמות האנשים העובדים עליו.

ישיבה עם קבוצת הוטארו
ב-27.12 התקיימה ישיבה עם נציגי קבוצת הוטארו, בה נכחו חן מויאל וגאטו מיראי כנציגי הקבוצה, ויבגני ואור כנציגי הועד.
מטרת הפגישה, אשר התקיימה בגישור יו"ר אגודת מד"ב ופנטזיה, הייתה בדיקת אפשרות לשיתוף פעולה בכנס פורים הקרוב.
במהלך הפגישה, נציגי הקבוצה הציגו את הצעתם, וסיפקו פרטים על ההתארגנות שהיא "הוטארו".
הישיבה נחתמה בהסכמה כי ההצעה תוצג לכלל ועד אמא"י וכי הקבוצה תעביר לארגון רשימת סגל של הארגון.

מועדון פעילים
עומר לא הספיק לעבוד על הדברים עליהם הוא צריך לעבוד בפעילים, ויעשה זאת בחודש הקרוב.
כרטיסי הפעילים שפגו תוקף עדיין בתוקף, בהארכת שנה שלמה אוטומטית לתוקפו. זאת עד להסדרת נושא תוקף הפעילים, במסגרת האסיפה הכללית אשר תתקיים בהארוקון ובה יוצגו שינויי התקנון שלא הוסדרו בקיץ.
ג'וני אל-בוחר התחיל סקר ראשוני על תאריכים למפגש פעילים.
יבגני ביקש כי בכל ישיבה מכאן והלאה יתבצע עדכון קצר על פעילים חדשים מהחודש האחרון.

מועדון חברים
בוצע רכש של מכונת למינציה חדשה ע"י אור, אשר יחזיק בה לטובת שימוש שוטף של הארגון.
באחריות יבגני להעביר לו את כיסויי הפלסטיק הקיימים.

קוויקי מאנגה
לאור בקשה שהתקבלה מההפקה, הוחלט כי ההתארגנות תקבל סיוע כספי מצומצם, בנוהל הרגיל (קבלות מסודרות וכו'). ההפקה היא בכללותה עשרה אנשים ותיקח כ-45 דקות.
ההפקה מבקשת להגיע בלילה להתמקם במתחם ולקבל חדר – יינתן במידה ואפשרי (נראה אפשרי).

אוטוקו בנזאי
ענן קיימה לפני כשבוע פגישת עדכון\עבודה עם נציגי אוטאקו בנזאי, בה הוצגו מספר פערים בנוגע למתאר של האירוע כפי שהוצג ע"י יבגני וענן בפגישות קודמות;
הפערים הוצגו ע"י ענן בישיבה והוסכם כי יש לקיים בהקדם פגישה נוספת בין ענן, יבגני ונציגי ההפקה.
הובהר להפקה כי במידה והאירוע יקבל אור ירוק סופי, לאחר בירור של סוגיות תקציב (טכני, מקום וכו') ולוגיסטיקה, הארגון יהיה צריך להיות זה שפועל אל מול המקום וספק הטכני (חוזה וכו')..
ברגע שבו ייסגר קיום האירוע במהלך חול המועד פסח מול אוטוקו באנזאי, ייקבע דרך המייל מי ינהל את האירוע ונדאג להתקדם משם.
מנהלת "עולמות" מבקשת לראות חזרה של ההפקה בהקדם האפשרי כדי להחליט אם היא תתאים לכנס האגודה גם כן..

יחסי אמא"י והפקות מקור – פנייה לקהילה
לאור עומס משימות, יבגני יפיץ עד סוף החודש נוסח של פנייה, אשר תסביר לקהילה כיצד הארגון שואף לעבוד אל מול הפקות מקור מהקהילה,
כהפקת לקחים מהאירועים של התקופה האחרונה ובמטרה לשפר עוד יותר את התהליכים הקיימים.
הנושא חשוב – תקלות בקשר אל מול הארגון יכולות לגרום לכך שהפקה כזאת או אחרת לא תצליח לעלות בזמן בו רצתה לעלות.

יחסי חוץ
ב-23.1 תעלה תערוכה ביאמאטויה, בה מושקע מאמץ רב מצד בעלי המסעדה, בכל הנוגע לקידום. אף התפרסמה הודעה לעיתונות בדבר האירוע.
בנוסף נכתב מאמר כללי על מנגה עליו אור ויבגני עברו, לטובת פרסום במועד לא ידוע.
הבעלים לוקחים עוד ועוד פרטים על האומנים כדי לכתוב אותם על יצירותיהם. בנוסף לאירוע האקסקלוסיבי עצמו יוזמן כרגע רק נציג של הוועד, אור.

נשלח מייל של קשרי חוץ לחברי אמא"י עם מגוון קשרים שיש לאמא"י נכון לרגע זה. בנוסף הוסבר כי פעם בחודש תופץ הודעה מרוכזת על אירועים של הארגונים הקשורים לאמא"י.
בכדי להעמיק את הקשר עם Iasia, חברי הוועד, וכותבים נוספים שיגויסו בתקווה יכתבו מאמרים לאתר המדובר.

הארוקון
הוחלט בישיבה כי הארגון יעלה את מחיר האירוע ל-45 שקל מהמחיר הנוכחי של 40 שקל.
על הועד להוציא הודעה על מחירי האירועים בשבועיים הקרובים. באחריות יבגני לנסח פנייה לקהילה אשר תסביר את הרציונאל מאחורי במהלך וזה יפורסם באופן מסודר.

יבגני ידבר עם ליאת שתסגור סופית סוגית ביטוח במהלך השבוע הקרוב.

גיוס סגל מתקדם וקרב לשלביו האחרונים לאחר פרסום קול קורא לסגל.

סוגיית השיווק תעבור כרגע לידי הוועד במידה ולא ימצא אחראי מתאים.

_________________
ICQ: 449385251