אמא"י

פרוטוקול ישיבת ועד אמא"י – אוקטובר-נובמבר 2008–12–5

נוכחים בישיבה:
לירון אפריאט (יו"ר)
אורי מרקוביץ'

אורחים:
קרן אמבר (גזברית)
קובי רובין (נציג האגודה למדע-בדיוני ופנטזיה)

הישיבות של שני החודשים הנ"ל התמזגו לאחת מפאת חוסר זמן של חברי הועד. זוהי תקרית חד-פעמית ונציגי הועד ישתדלו שלא לחזור עליה בשנית.

נושאים כללים:
1. LionPaws התנדב ומונה על-ידי הועד להיות אחראי הפורומים החדש של אמא"י. הוא יהיה אחראי על עדכונים שוטפים של הפורומים באופן יום-יומי וכן עדכון פרטני יותר אחת לשבוע-שבועיים, תלוי בכמות המידע שיש בידי אמא"י לפרסם בנוגע לאירועים עתידיים ופעילותו השוטפת של הארגון.
2. הוחלט כי הרוב המוחלט של משאבי אמא"י יופנו מעתה והלאה לכנס הארוקון 2009. על-מנת לארגן אירועים קטנים יותר יידרש כוח אדם רב שאין לאמא"י כרגע. אמא"י יארגנו פרויקט גיוסים מאסיבי של כוח אדם כדי לתקן בעיה זו. פרויקט זה יצא לפועל בתקווה כבר בשבועות הקרובים בתיאום מראש עם מזכירות הארגון.


1. אירועי חנוכה:
א. מסיבת הג'יירוק: פרטי המסיבה נסגרים בימים האחרונים:
המסיבה תתקיים בתאריך ה-25.12 במועדון הוייפר ברחוב המסגר 58 תל-אביב. הכניסה תהיה בעלות שתיקבע בימים הקרובים ולא תהיה לה הגבלת גיל. ניהול המסיבה יעבור אל מור שפירא שתארגן את הצוות המארגן שייסגר גם הוא בימים הקרובים. סגירת האירוע תתבצע אל מול גזברות האגודה וכן מנהל המועדון עד תחילת השבוע הבא.
ב. אירוע הקוספליי: האירוע יתקיים בתאריך ה-28.12 בתל-אביב. רחבת אוניברסיטת תל-אביב עדיין נבדקת כאופציה אך עקב קיומו של מבחן הפסיכומטרי ביום הנ"ל האירוע כנראה יוזז למדשאות שמחוץ למתנ"ס רוזין שברמת-אביב. האירוע יכלול מספר אירועים קטנים (שניים או שלושה) שיתקיימו בתוך המתנ"ס ויהיו חינמיים לחברי אמא"י ובתשלום סמלי ממי שאינם חברים באמא"י על-מנת לכסות את הוצאות האירוע. נבדקת אפשרות מול עיריית תל-אביב לקיום בזאר אמנים מהקהילה מחוץ למתחם אך כרגע זוהי בגדר בדיקה. ברגע שתתקבל תשובה מנציגי העירייה יתעדכן בכך האתר.
ג. אירוע באוניברסיטת באר-שבע: ידחה עד להודעה חדשה עקב חוסר בתגובה מצדם של גורמים באוניברסיטת באר-שבע.

2. מזכירות:
הוחלט כי המזכירות תארגן רשימת תפוצה גדולה לחברי אמא"י הרשומים על-מנת לגייס מתוכם את אלו שירצו להתנדב באירועים עתידיים של אמא"י. דובר על כך עם קורל והיא תיפגש ביום שישי הבא עם לירון כדי לסכם את הפרטים האחרונים בנושא זה.
המכתב החודשי יחל לצאת כסדרו החל מהחודש הנוכחי בתיאום בין ועד אמא"י לקורל שתהיה אחראית על שליחתו לחברי אמא"י.

3. הארוקון 2009:
א. הוגשה רשימת מקומות פוטנציאליים לקיום הכנס:
-רוגוזין
-תיכון עירוני ז'
-האולם הראשי של האוניברסיטה הפתוחה
-מתחם אריסון
ב. לוח-זמנים מעודכן לעבודה על הכנס יוגש לקרן אמבר עד יום שישי ה-12.12.
ג. ראיונות סגל יתקיימו לכל אורך דצמבר. השאיפה היא לסיים את הרכבת הסגל עד תחילת ינואר ומשם להתחיל לעבוד על הכנס באינטנסיביות בחודשים הנותרים. חלק מהעבודה השוטפת על הכנס כבר החלה (חיפוש מקום, בדיקות לוגיסטיות) ותמשיך כמתוכנן.
ד. הדבר שיושם עליו הדגש המרבי בכנס זה הוא תחום הלוגיסטיקה שאיתו תמיד יש בעיות בכנסים. ימונה צוות לוגיסטי ברשות אחראי שיהיה תחת פיקוח קפדני של מנהלי הכנס על מנת למנוע תקלות שקרו בעבר ולייעל את השיטה הקיימת בה אדם אחד היה אחראי על רוב תחום זה.

4. בחירות לועד:
נושא הבחירות נידון באריכות בישיבה זו.
סוכם על-ידי הועד ונציגות האגודה שמועד הבחירות הראשונות של אמא"י יהיה בכנס קיץ 2009. חברי ועד אמא"י הנוכחיים וכן מועמדים פוטנציאליים רבים משקיעים את מירב מאמציהם וזמנם בכנס הארוקון ועל-כן לא יוכלו לקחת חלק בבחירות בכנס זה עקב מעורבותם כאנשי סגל בו. עד למועד זה יבחרו חברי ועד זמניים (בשבועות הקרובים) שיתפקדו כחברי ועד לכל דבר עד למועד הבחירות בו יסיים הועד הנוכחי את תפקידו ויפנה מקום לחברי ועד חדשים המעוניינים להיבחר אליו.

5. מועדון הקריאה:
נכון לכתיבת פרוטוקול זה אחראי על מועדון הקריאה אורי מרקוביץ' ואנו מחפשים לכך אחראי חדש.
יוצא קול קורא בפורומים השונים וכן באתר אמא"י על-מנת למצוא צוות חדש שיהיה לו זמן לנהל את הפרויקט הזה שנמצא כרגע בעדיפות עליונה מבחינת הארגון. אם לא ימצאו אנשים שיוכלו לנהל את הפרויקט הוא יוקפא לבינתיים.

פגישת הועד הבאה תתקיים בתאריך ה-19.12 ושם ייקבעו תאריכים לפגישות לשנת 2009.